{"id":71121,"date":"2024-05-30T15:17:58","date_gmt":"2024-05-30T13:17:58","guid":{"rendered":"https:\/\/www.furious-squad.com\/ressourcenplanung-automatisieren-planen-und-den-agentur-und-beratungs-rush-antizipieren\/"},"modified":"2025-09-19T09:37:47","modified_gmt":"2025-09-19T07:37:47","slug":"ressourcenplanung-automatisieren-planen-und-den-agentur-und-beratungs-rush-antizipieren","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.furious-squad.com\/de\/ressourcenplanung-automatisieren-planen-und-den-agentur-und-beratungs-rush-antizipieren\/","title":{"rendered":"Ressourcenplanung: Automatisieren, planen und den Agentur- und Beratungs-Rush antizipieren"},"content":{"rendered":"\t\t
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Das Ressourcenmanagement in Agenturen und Beratungsfirmen ist eine t\u00e4gliche Aufgabe. Zwischen unvorhergesehenen Ereignissen, neuen Projekten und zu bew\u00e4ltigenden Sto\u00dfzeiten kann die <\/span>Antizipation und Planung schnell zu einem Kopfzerbrechen werden. Ein fehlerhaftes Management f\u00fchrt zu <\/span>Verz\u00f6gerungen<\/span>, explodierenden <\/span>Kosten<\/span> und einer <\/span>sinkenden Rentabilit\u00e4t<\/span>!<\/span><\/p>

Gl\u00fccklicherweise k\u00f6nnen wir mit den richtigen Tools und Praktiken diese Herausforderungen in <\/span>Chancen verwandeln.<\/span><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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\n\t\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t\t\tVerbessern Sie jetzt Ihre Sichtbarkeit<\/span>\n\t\t\t\t\t<\/span>\n\t\t\t\t\t<\/a>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Wie gut ist Ihre Sichtbarkeit auf Ihren Arbeitsplan?<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Zur Erinnerung: Der <\/span>Arbeitsplan ist wie ein Kalender f\u00fcr Ihr Team, aber anspruchsvoller, wobei jede Aufgabe, jedes Projekt und jede Ressource sorgf\u00e4ltig geplant wird, um Konflikte zu vermeiden und die Effizienz zu maximieren. Mit einer guten Projektplanung und -verwaltung<\/a> k\u00f6nnen Sie unvorhergesehene Ereignisse antizipieren, Ihre Ressourcen optimieren und die Rentabilit\u00e4t Ihrer Auftr\u00e4ge sichern. <\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Nehmen Sie sich jetzt einen Moment Zeit, um dar\u00fcber nachzudenken: Wie gut ist Ihre Sichtbarkeit auf Ihren Arbeitsplan<\/a>? 1 Woche, 1 Monat, 3 Monate (seien Sie ehrlich)? <\/p>

Diese scheinbar harmlose Frage ist jedoch entscheidend. F\u00fcr jeden Produktionsleiter ist es unerl\u00e4sslich, die Personalplanung, die Abrechnungsperioden und damit die Rentabilit\u00e4t seines Unternehmens zu antizipieren. <\/p>

Im Durchschnitt haben Agenturen und Dienstleistungsunternehmen eine Sichtbarkeit von 1 bis 3 Wochen auf ihren Arbeitsplan (autsch, autsch, autsch), was die Antizipation und Anpassung von Einstellungen und Kompetenzen an laufende Projekte erschwert. <\/p>

Stellen Sie sich ein Kreativteam mitten im Start einer Werbekampagne vor: Ohne Sichtbarkeit f\u00fcr die n\u00e4chsten Wochen stellen Sie zu sp\u00e4t fest, dass JB, der wichtige Grafiker, n\u00e4chste Woche in den Urlaub f\u00e4hrt, wodurch das Team das Projekt nicht abschlie\u00dfen kann. <\/p>

Dies macht nicht nur jede Antizipation kompliziert, sondern auch die Anpassung von Einstellungen und Kompetenzen an den Vertrieb nahezu unm\u00f6glich. <\/p>

Bei Furious haben wir festgestellt, dass eine Sichtbarkeit von mindestens 2 Monaten es erm\u00f6glicht, Sto\u00dfzeiten besser zu antizipieren \u2013 aber auch und vor allem, ruhiger bez\u00fcglich des Niveaus des Betriebskapitalbedarfs zu sein. Und nein, dieses Sichtbarkeitsniveau ist nicht unerreichbar, wenn Sie die richtigen Reflexe und Tools einsetzen. <\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Die Mehrheit der Agenturen gibt an, Schwierigkeiten zu haben, ihre Ressourcen mehr als zwei Wochen im Voraus zu planen.<\/em><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t

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Wie kann man die Sichtbarkeit auf mehrere Monate ausdehnen?\n<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Um diese Sichtbarkeit zu verbessern, ist es entscheidend, Informationen zu <\/span>zentralisieren und sie <\/span>zug\u00e4nglich zu machen f\u00fcr alle Beteiligten. Dies erm\u00f6glicht es, unvorhergesehene Ereignisse besser zu antizipieren und Urlaubszeiten, Kundenabwesenheiten und Projektvalidierungsphasen zu planen. Die Verwendung visueller Tools wie das PERT-Diagramm<\/a> oder Gantt-Ansichten hilft, kritische Aufgaben effizient zu verwalten, unabh\u00e4ngig vom methodischen Rahmen, den Sie anwenden, sei es die PRINCE2-Projektmethode<\/a>, der V-Modell-Zyklus oder Agile (siehe unseren Artikel Agile Methode vs. V-Modell-Zyklus<\/a>). <\/span><\/p>

Mit \u00fcber<\/span> 5 Jahren Erfahrung und mehr als <\/span>1500 betreuten Dienstleistungsunternehmen haben wir Ihnen eine Checkliste zusammengestellt, die Sie \u00fcberpr\u00fcfen sollten, um besser zu planen, zu antizipieren und Sto\u00dfzeiten zu vermeiden.<\/span><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t

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Schritt 1: Projektinformationen zentralisieren<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Eine der gr\u00f6\u00dften Herausforderungen f\u00fcr Agenturen ist die Zentralisierung von Projektinformationen. Dies ist eines der wesentlichen Projektmanagementprinzipien<\/a>, um eine globale Sichtbarkeit zu gew\u00e4hrleisten und die Antizipation von \u00c4nderungen und unvorhergesehenen Ereignissen zu erleichtern. Durch die Verwendung einer Projektplanungssoftware<\/a> k\u00f6nnen Sie alle Schl\u00fcsseldaten zentralisieren, Zeitpl\u00e4ne visualisieren und die Bed\u00fcrfnisse Ihrer Teams effektiv antizipieren, w\u00e4hrend Sie gleichzeitig Fehler reduzieren, die durch die Streuung von Informationen entstehen. Bei komplexen Projekten, wie denen, die auf dem V-Modell-Projektzyklus<\/a> basieren, wird diese Zentralisierung noch entscheidender, um die Einhaltung vordefinierter Schritte zu gew\u00e4hrleisten und Verz\u00f6gerungen zu vermeiden. Dieser Prozess der hierarchischen \u201eSilos\u201c steht einer reibungslosen Zusammenarbeit entgegen, einem mehr als wichtigen Kriterium in Dienstleistungsunternehmen, wo Mitarbeiter selten allein an einem Projekt\/Kunden arbeiten. <\/span><\/p>

Ergebnis? Ein Mangel an Kommunikation kann zu <\/span>Verz\u00f6gerungen, <\/span>Fehlern und einer <\/span>schlechten Koordination zwischen den Teams f\u00fchren.<\/span><\/p>

Sto\u00dfzeiten, in denen die f\u00fcr ein Projekt verkaufte Zeit am Ende des Laufs abl\u00e4uft, ohne dass die gesamte Mission abgeschlossen wurde, sind h\u00e4ufig.<\/p>

Diese Phasen hohen Drucks k\u00f6nnen zu zus\u00e4tzlichen Verz\u00f6gerungen und einer \u00dcberlastung der Teams f\u00fchren, was die Qualit\u00e4t der Endarbeit beeintr\u00e4chtigt.<\/p>

Um dies zu vermeiden, ist es daher unerl\u00e4sslich, die <\/span>Sichtbarkeit der Projekte mit allen Teams <\/span>in Echtzeit zu teilen <\/i>(wir betonen diesen Punkt).<\/span><\/p>

Eine offene und transparente Kommunikation erm\u00f6glicht es jedem, die Projektentwicklung zu verfolgen, den Ressourcenbedarf zu prognostizieren und sich <\/span>schneller an unvorhergesehene Ereignisse anzupassen. Dies f\u00f6rdert auch eine <\/span>bessere Zusammenarbeit und ein <\/span>harmonischeres Arbeitsumfeld.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Unser Tipp :<\/span> <\/b><\/p>

Stellen Sie den Teams einfache und in Echtzeit aktualisierte Metriken (Projektdaten, Fortschrittsstatus, geplante und fakturierte Auslastung) sowie visuelle Zeitpl\u00e4ne mit den pro Person erfassten Zeiten zur Verf\u00fcgung. Sie k\u00f6nnen beispielsweise Warnungen zu strategischen Zeitpunkten f\u00fcr die Urlaube der Beteiligten einrichten, um bestm\u00f6glich zu antizipieren. <\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Suchen Sie nach einer besseren M\u00f6glichkeit, Ihre Ressourcen zu verwalten? Suchen Sie nicht weiter. <\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Beispiel eines Projektplans in Furious (mit Aufgaben und pro Person erfassten Zeiten)<\/figcaption>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/figure>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Furious<\/span> erm\u00f6glicht es Ihnen, Zeitpl\u00e4ne zu visualisieren und Sie in Echtzeit zu warnen, wenn \u00dcberschreitungen auftreten (Verbrauch des Projektbudgets in vergangener Zeit, nicht bezahlte Rechnungen usw.). Sie k\u00f6nnen steuern, wer was in welchem Umfang sieht, was die Synchronisation im Team verst\u00e4rkt. <\/span><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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\n\t\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t\t\tEntdecken Sie die Funktionen von Furious<\/span>\n\t\t\t\t\t<\/span>\n\t\t\t\t\t<\/a>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Die Dezentralisierung der Rolle des Produktionsleiters und die Gew\u00e4hrung von Transparenz f\u00fcr alle Teams ist ein erster entscheidender Schritt f\u00fcr eine reibungslose Planung.<\/p>

Sobald dieser Schritt getan ist, stellen Sie sicher, dass Sie eine klare Sichtbarkeit von mindestens 6 Wochen auf unterzeichnete Projekte, laufende Angebote und die verf\u00fcgbare Vertriebspipeline haben. Dies ist eine unverzichtbare Grundlage, um einen klaren Projektaktionsplan<\/a> zu strukturieren, den Kompetenzbedarf zu antizipieren und Ihre Ressourcen an den tats\u00e4chlichen Priorit\u00e4ten auszurichten. <\/p>

Dies gew\u00e4hrleistet, dass Ihre Produktionsteams <\/span>ausreichend besetzt sind. Andernfalls m\u00fcssen Sie Ihre Strategie anpassen und <\/span>die Vertriebsaktivit\u00e4ten intensivieren, sei es bei der Akquise neuer Kunden (Newbiz) oder bei der Kundenbindung (Inbiz).<\/span><\/p>

Denken Sie daran, dass Ihre Produktionsteams, um rentabel zu sein, <\/span>besetzt sein m\u00fcssen und 70 bis 80 % ihrer gesamten verf\u00fcgbaren Zeit f\u00fcr abrechenbare Projekte aufwenden sollten. Basierend auf dieser Metrik k\u00f6nnen Sie auch die Aufgabenverteilung jedes Einzelnen neu organisieren, damit sie maximalen Wert f\u00fcr das Unternehmen liefern.<\/span> <\/p>

Bereit f\u00fcr den n\u00e4chsten Schritt?<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Davy Tessier, CEO von Furious Squad<\/b><\/h3>

Im Allgemeinen kommen unsere Kunden in zwei F\u00e4llen zu uns. Entweder in der Wachstumsphase, um das Unternehmen zu strukturieren und Best Practices der Branche zu nutzen, oder nach einem operativen Drama, das sie nicht kommen sahen. Mit Furious ist es unm\u00f6glich, Geld zu verlieren, ohne dass das Tool Sie vorher gewarnt h\u00e4tte! <\/i><\/p><\/div><\/div>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t

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Schritt 2: Aufgaben automatisieren, um Zeit zu sparen<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Die Automatisierung von <\/span>wiederkehrenden und <\/span>zeitaufw\u00e4ndigen Aufgaben ist eine effektive M\u00f6glichkeit, Zeit zu sparen und die Rentabilit\u00e4t zu verbessern.<\/span> <\/p>

Durch die Delegation von Prozessen wie <\/span>Erinnerungen f\u00fcr Rechnungsmahnungen, <\/span>Warnungen bei Zeit\u00fcberschreitungen bei Projekten, <\/span>Workflows f\u00fcr die Nachverfolgung von Leads und die <\/span>Genehmigung von Urlaub <\/span>entlasten Sie Ihr Team von m\u00fchsamen administrativen Aufgaben. Diese Automatisierungen optimieren nicht nur den Workflow, sondern <\/span>reduzieren auch menschliche Fehler, was eine reibungslosere und effizientere Verwaltung von Projekten und Ressourcen erm\u00f6glicht.<\/span><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Unser Tipp :<\/span> <\/b><\/p>

Nutzen Sie ein Business-Tool, das die Zeiterfassung, die Urlaubsfreigabe und die Konsolidierung von Zeitpl\u00e4nen automatisiert. Dies erm\u00f6glicht es den Teams, sich auf wertsch\u00f6pfendere Aufgaben zu konzentrieren. <\/span><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Fallstudie Wokine<\/h3>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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\u2014 Der Kontext<\/h4>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Wokine, eine Agentur in Lille mit etwa drei\u00dfig Mitarbeitern, hatte Schwierigkeiten, die Rentabilit\u00e4t ihrer Pauschalprojekte zu optimieren. Die Verwaltung erfolgte \u00fcber eine geteilte Excel-Datei, was die Nachverfolgung der aufgewendeten Zeit und die Kommunikation mit den Kunden erschwerte. <\/span><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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\u2014 Die anf\u00e4nglichen Probleme<\/h4>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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