Diriges una agencia. Gestionas equipos, proyectos, clientes, comercial, delivery, reporting, facturación… Y a veces te preguntas: ¿todo esto es realmente rentable?
La verdad es que muchas agencias avanzan por instinto. O a ciegas. Por falta de tiempo, por falta de herramientas, o simplemente por falta de buenos indicadores.
Así que hemos decidido simplificarte la vida. Aquí tienes los 11 KPIs esenciales para retomar el control sobre tu actividad, hacer las preguntas correctas… y obtener respuestas con cifras, concretas, accionables.
Los KPIs financieros
1. La facturación global
Lo que ingresas cada mes, es la base. Pero es solo el comienzo.
Una facturación al alza siempre tranquiliza. Pero cuidado: una cifra sola nunca cuenta toda la historia.
Lo que hay que seguir:
Por mes, trimestre, año
Por tipo de oferta o proyecto
Comparando con el año anterior (para anticipar los baches estacionales)
La trampa: conformarse con una buena facturación mientras el margen se desploma. Mantente lúcido.
2. La facturación por colaborador
Un buen indicador de tu eficacia colectiva. Y de tus márgenes futuros.
Es simple: si tu facturación no progresa en proporción a tu plantilla, diluyes tu rentabilidad.
Cómo calcularlo:
- Facturación total ÷ número de colaboradores productivos
A conseguir: entre 100.000 y 130.000 € al año por colaborador en una agencia bien estructurada.
¿Por debajo? Es hora de revisar tu pricing, tu carga o tus proyectos.
El porcentaje de margen bruto
La cifra que transforma un «proyecto bonito» en «verdadero motor de beneficio».
Mide lo que ganas después de pagar a la gente que entrega el proyecto, pero antes de gastos fijos. En resumen, es el margen operativo.
Umbrales clave:
- 60%: excelente
- 40 a 60%: correcto
- <40%: atención, peligro
A seguir sistemáticamente por proyecto. Es tu mejor radar de rendimiento sobre el terreno.
El efectivo disponible
El KPI más básico… pero también el más vital.
Hablamos aquí de tu tesorería real. La que te permite dormir tranquilo (o no). La que absorbe los imprevistos, los retrasos de pago y los baches de actividad.
A seguir:
Cada semana, no una vez por trimestre
Con un cuadro de mando legible
En proyección (efectivo actual + pendiente de cobrar – gastos por venir)
Consejo: sigue también tu NOF (necesidades operativas de financiación) para anticipar las tensiones futuras.
Los KPIs operativos
El porcentaje de ocupación (o carga)
Una planificación bien llena, sí. Pero no a cualquier precio.
Este KPI mide el tiempo realmente vendido respecto al tiempo disponible.
Demasiado bajo = infrautilización. Demasiado alto = riesgo de burn-out y bajada de calidad.
Objetivo saludable: entre 75% y 85%
A seguir: por colaborador, por equipo, por semana
El buen reflejo: cruzar con el porcentaje de margen del proyecto. Un colaborador muy cargado pero mal asignado sigue siendo poco rentable.
La rentabilidad por cliente
Porque un buen cliente no es solo un nombre en una presentación.
Algunos clientes monopolizan tus mejores talentos por un margen famélico. Otros te desafían poco pero aportan mucho.
Analiza:
Tiempo empleado vs facturación generada
Porcentaje de margen global
Coste de seguimientos, reuniones, imprevistos
Acción concreta: categoriza tus clientes (A-B-C) para priorizar tu energía donde realmente aporta.
Los KPIs de gestión de proyectos
La rentabilidad por proyecto
Spoiler: no siempre es el más visible el que más aporta.
Un proyecto muy visible puede movilizar semanas de trabajo por una ganancia modesta. Al contrario, un proyecto discreto pero bien definido puede generar una fuerte rentabilidad.
Mide:
Facturación vs tiempo empleado real
Coste de los recursos movilizados
Desviaciones entre presupuesto previsto y realizado
Objetivo: identificar los proyectos campeones… y los que no volver a aceptar nunca sin revisar su perímetro.
La distribución de proyectos por tipología
Un portfolio desequilibrado es un castillo de naipes.
¿Demasiados forfaits complejos? ¿Demasiados proyectos pequeños de bajo margen? ¿Demasiados recurrentes pero ningún cliente nuevo? Analiza tu mix.
Sigue:
% de proyectos recurrentes vs puntuales
% de proyectos a precio fijo vs por horas
% de clientes estratégicos vs oportunistas
Por qué es clave: porque la estabilidad de tu agencia depende tanto de tus proyectos como de tu tesorería.
El pendiente de facturar
Todo trabajo merece salario. Aún hay que haberlo facturado.
Entre el final de un proyecto y el envío de la factura, a veces pasa… demasiado tiempo. El «pendiente de facturar» te alerta sobre los trabajos en curso olvidados.
A seguir cada semana:
Por cliente
Por jefe de proyecto
Por tipo de misión
Recordatorio simple: una misión terminada no facturada = un mes de efectivo menos.
Los KPIs comerciales
El porcentaje de conversión de presupuestos
Una buena forma de juzgar tu eficacia comercial — y la claridad de tus ofertas.
Enviar 10 presupuestos para firmar un proyecto es agotador (e inquietante). Un buen porcentaje de conversión es un pipeline bien cualificado y una propuesta que da en el clavo.
Objetivo a conseguir: >30%
A seguir: por comercial, por tipo de oferta
Si estás lejos del objetivo: revisa tus propuestas, ajusta tu targeting, o acorta tus ciclos.
La duración media de venta
¿Cuánto tiempo tardas en cerrar un trato? La respuesta puede doler mucho.
Un ciclo de venta demasiado largo inmoviliza a tus comerciales, fragiliza tus previsiones y retrasa tus ingresos.
A medir:
Número de días entre primer contacto y firma
Por tipo de proyecto
Truco: rastrea los cuellos de botella (ej.: espera de un presupuesto, validación interna del cliente) y automatiza lo que se pueda.
Lo que no mides te controla
No te dejes llevar más por impresiones o aproximaciones. Los buenos KPIs te dan el poder de decidir con conocimiento de causa.
Lo importante es no perderse. Por eso hemos diseñado Furious: un cockpit pensado para agencias, que te permite seguir en tiempo real el conjunto de estos indicadores… sin archivo Excel, sin reintroducir datos, sin complicaciones.
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