La modernización de la gestión de su empresa le ha llevado a tomar una decisión crucial: la adquisición de un nuevo software ERP, una tecnología operativa de interfaz gráfica de usuario desarrollada para centralizar y simplificar las operaciones en el corazón de su empresa, ya sea en su agenciaYa sea en su agencia, su ESN, su start-up, su consultoría o sus equipos, la elección es tan amplia como específicas son sus necesidades.
Pero más allá de los retos técnicos y las necesidades organizativas, hay un elemento clave que destaca y se inmiscuye en sus discusiones, y no es sólo Sylvie, su querida Directora Financiera, quien piensa en ello:
Este artículo se propone desmitificar la pregunta que pesa en la mente de todos:“¿Cuánto costará realmente este cambio?”. Desde la adquisición hasta el alojamiento, pasando por los servicios del integrador, no es sólo un paquete de software o un simple CRM lo que va a elegir. Optará por una solución ERP -o PGI(Progiciel de Gestion Intégré)- que puede resultar doblemente beneficiosa: optimizando la productividad de cada puesto de trabajo, pero también haciendo que cada proceso sea más eficaz.
ElERP propietario que busca debe ser accesible y estar adaptado al tamaño de su mercado. El precio varía enormemente en función del número de empleados que haya que formar, las funcionalidades específicas del sector de actividad, la interfaz gráfica desarrollada por Microsoft u otros proveedores y, por supuesto, el tipo de alojamiento elegido. Es esencial disponer de una lista exhaustiva de los costes ocultos para optimizar la asignación presupuestaria – y hacer un buen cálculo de rentabilidad de una agencia ESN en cuanto empiece a pensar en su futura implantación de ERP.
El objetivo es proporcionar a sus empleados una herramienta que mejore la contabilidad, las ventas, la gestión de clientes y muchas otras prácticas esenciales; en otras palabras, un auténtico software de gestión de la rentabilidad de las agencias ESN diseñado para centralizar y maximizar el rendimiento.
¿Cuánto cuesta la migración a un sistema ERP para mi agencia o ESN?
A menudo nos centramos en las cuotas mensuales de los usuarios, que varían de un editor a otro. Pero al igual que cuando compras un coche nuevo, los costes “ocultos” también pueden entrar en juego… y conviene preverlos para tu tranquilidad (y la de Sylvie).
Estos son los 5 costes que hay que comprobar antes de elegir un sistema ERP:
Costes de migración exterior
En primer lugar, el editor que ha elegido: ¿qué costes hay que tener en cuenta además de la cuota mensual de usuario? Por ejemplo: costes de implantación, costes de asistencia y formación, costes de seguimiento administrativo (algunos editores limitan los intercambios y cobran por los intercambios posteriores), etc.
En Furious, hasta nuevo aviso, estamos ofreciendo cubrir los costes de creación de la instancia, puesta en marcha y formación para nuestros clientes de pequeñas empresas. Es una forma de solidarizarnos con ellos en este momento concreto y de facilitarles la posibilidad de dotarse de una herramienta de gestión sofisticada y completa.
También deben tenerse en cuenta otros costes externos:
- Los costes de los consultores externos si está siendo asistido por consultores en su reorganización.
- Los costes de sus empresas de contabilidad: algunas cobran por cualquier cambio ;
- Los posibles costes de otras herramientas que haya que adaptar: de ahí la importancia de elegir una solución de amplio alcance para evitar múltiples costes de licencia y adaptación.
Por ejemplo, Furious sustituye una media de 7 herramientas en las instalaciones de nuestros clientes.
Costes de migración interna
A veces más difíciles de contar, incluyen :
- Tiempo dedicado a la migración de usuarios
- Tiempo de formación: de ahí la importancia de elegir una solución que ofrezca asistencia ad hoc para una eficacia óptima.
- Apoyo durante y después de la fase de prueba: además de su back-office dedicado a los usuarios, Furious ofrece más de 250 vídeos educativos (de menos de 2 minutos de duración) directa y gratuitamente disponibles en la plataforma, que resultan muy útiles en caso de duda.
- Revisar los procesos de su empresa (véase el punto 5)
- La disponibilidad del equipo del proyecto
- La fase de preparación previa, en particular la integración de la información/datos + la fase de prueba de la herramienta, ¡imprescindible! En el marco de su migración a Furious, nuestros equipos le ayudarán a importar sus datos y a configurar y personalizar su Furious.
¿Por qué la arquitectura de un sistema ERP influye en su coste y rendimiento?
La arquitectura de un ERP es uno de los factores determinantes del coste total de implantación de un sistema de este tipo. Se refiere a la forma en que se organizan e interconectan los distintos módulos, la base de datos y las integraciones externas.
Una arquitectura bien pensada ofrece una serie de ventajas clave:
- Costes de mantenimiento reducidos: los sistemas bien estructurados requieren menos parches e intervenciones.
- Facilidad de integración: las API y los módulos interoperables reducen el coste de adaptación de las herramientas existentes.
- Escalabilidad: una buena arquitectura permite añadir nuevos módulos o usuarios sin costes adicionales desproporcionados.
En Furious, por ejemplo, la arquitectura se construye sobre una base modular, lo que garantiza la máxima flexibilidad y un rendimiento óptimo, incluso para las empresas de rápido crecimiento. Comprender esta arquitectura desde la fase de diagnóstico es crucial para controlar el presupuesto global de la migración de su ERP.
Los costes de la(s) editorial(es) que abandona(n)
A veces, nuestros clientes se sorprenden al descubrir que algunos editores los atan a contratos que duran hasta una fecha de aniversario. La rescisión anticipada se convierte en una propuesta costosa.
Para su información, elcompromiso en Furious es sólo trimestral: estamos convencidos de que nuestros clientes permanecen con nosotros porque la herramienta les ayuda a diario, ¡no porque hayan firmado por uno o tres años!
Algunos editores también cobran por recuperar tus datos. Con Furious, todos los datos de su instancia le pertenecen. Pueden ser exportados en cualquier momento por cualquier persona de la empresa que esté autorizada a hacerlo, sin coste adicional.
Gastos de apoyo
Tenga cuidado con las políticas de precios agresivas, que pueden llevarle a sorpresas desagradables si su negocio crece, o después del primer año.
Preguntas que debe hacerse antes de implicarse:
- ¿Existe una cláusula de reevaluación de tarifas? Google y Slack, por ejemplo, han aumentado unilateralmente sus tarifas recientemente.
- ¿En qué se basa la actualización de precios?
- ¿Has negociado escalones al alza (si creces) o a la baja? Por ejemplo, en Furious, cuanto mayor sea tu empresa (y, por tanto, cuantos más usuarios tengas de la plataforma), menor será la tarifa por usuario.
- ¿Cuáles son los plazos de facturación?
- ¿Hay costes adicionales (espacio de almacenamiento, opciones gratuitas o de pago, API, etc.)?
Costes si la solución no le funciona
La fase de prueba es importante y no debe limitarse a 2 semanas (a menos que así lo desee).
Es importante que pueda descubrir toda la potencia de la herramienta y, sobre todo, que se sienta seguro de la capacidad de respuesta y laasistencia del editor que ha elegido.
Sin embargo, si quieres dejar de trabajar juntos, te alegrarás de haber hecho las preguntas adecuadas de antemano:
- ¿Ha comprobado detenidamente las cláusulas de reversibilidad?
- ¿Podrá acceder gratuitamente a sus datos?
- etc. etc.
Entender el coste del ERP
Invertir en un sistema ERP es una decisión importante para cualquier empresa. El coste asociado puede ser considerable, pero se justifica por el valor añadido que puede aportar la herramienta. Comprender este coste en detalle es esencial si se quiere tomar una decisión informada y sacar el máximo partido a la inversión.
¿Cuáles son los componentes esenciales de un ERP y su repercusión en el precio?
El ERP es como un organismo vivo dentro de su empresa, compuesto por varios elementos esenciales que determinan su eficacia y, por extensión, su precio:
- Base de datos única: el corazón del ERP, donde se centralizan todos sus datos.
- Módulos funcionales: gestión financiera, compras, inventario, etc. Cada módulo añade valor, pero también coste.
- Integración: la capacidad del ERP para conectarse con otros sistemas puede aumentar los costes iniciales.
- Personalización: puede resultar costoso ajustar el sistema para que se adapte perfectamente a sus procesos.
- Formación y apoyo: esenciales para un uso óptimo, estos servicios repercuten directamente en el presupuesto.
Cada componente tiene su precio, y el equilibrio entre necesidad y coste es crucial.
¿Cómo afecta al presupuesto la elección entre SaaS y un ERP local?
La decisión entre un ERP SaaS (software como servicio) y una solución in situ es crucial para el presupuesto:
- SaaS: generalmente se paga una suscripción mensual por usuario, que incluye mantenimiento y actualizaciones. Hay menos costes iniciales, pero es un coste continuo.
- On-premise: requiere una mayor inversión inicial en licencias, infraestructura y mano de obra para su gestión y mantenimiento.
Su elección afectará no sólo a su desembolso inicial, sino también a su estructura de costes a largo plazo.
¿Cómo determina su coste la funcionalidad específica de un ERP?
Las funcionalidades que elija definirán directamente la complejidad y, por tanto, el precio de su ERP:
- Estándar frente a avanzado: cuanto más avanzadas o especializadas sean las prestaciones, mayor será el precio.
- Personalización: los ajustes para adaptarse a los procesos exclusivos de su empresa pueden generar costes adicionales.
- Extensibilidad: la capacidad del ERP para crecer con su empresa también puede ser un factor de coste.
Piense en el futuro, no sólo en las necesidades actuales, para evitar costes adicionales inesperados.
¿Cuáles son las ventajas de un ERP modular para la gestión de costes?
Un sistema ERP modular puede ser la solución para controlar los costes:
- Pague sólo por lo que necesite: empiece con módulos básicos y vaya ampliándolos a medida que avanza.
- Flexibilidad: se adapta fácilmente a sus necesidades cambiantes sin grandes reinversiones.
- Aplicación gradual: reduce el riesgo y permite una mejor gestión del gasto.
El enfoque modular es una forma eficaz de controlar el presupuesto al tiempo que se disfruta de la flexibilidad necesaria para hacer crecer la empresa.
¿Qué presupuesto debe destinar a la integración y personalización del ERP?
La integración y la personalización son dos aspectos que pueden afectar significativamente a su presupuesto:
- Integración: asegúrese de que el ERP puede conectarse sin problemas con los sistemas existentes, lo que puede requerir un trabajo técnico adicional.
- Personalización: adaptar el ERP a sus procesos puede resultar costoso, pero a menudo es esencial para aprovechar al máximo sus capacidades.
Asigne parte del presupuesto a estas etapas cruciales. Son fundamentales para garantizar que el ERP esté alineado con su visión estratégica y sus objetivos operativos.
Explicación de los precios de ERP
Implantar un sistema ERP es una inversión importante para cualquier empresa, y más aún para una PYME, donde cada euro cuenta. Comprender la estructura de precios puede ayudarle a tomar las decisiones correctas y anticiparse a los costes.
¿Cómo se estructura el precio de un ERP para PYME?
Para una PYME, el precio de un ERP suele estructurarse en torno a una serie de elementos:
- Licencias de usuario: dependiendo de si el ERP es on-premise o SaaS, los costes varían entre la compra de licencias y las suscripciones.
- Costes de implantación: incluye la instalación, configuración y personalización del sistema.
- Formación: esencial para que los usuarios dominen la herramienta.
- Mantenimiento y asistencia: para garantizar el buen funcionamiento y las actualizaciones.
Comprender estos factores es vital para evaluar el coste real y evitar sorpresas presupuestarias.
¿Cuál es el coste medio de un sistema ERP para una pequeña o mediana empresa?
El precio medio de un ERP para una PYME puede variar significativamente, en general entre 10.000 y 100.000 euros, dependiendo de varios factores:
- Complejidad: cuanto más complejos sean los procesos de la empresa, mayor será el precio.
- Número de usuarios: la mayoría de los sistemas ERP cuestan más a medida que aumenta el número de usuarios.
- Nivel de personalización: las personalizaciones específicas de la empresa pueden aumentar los costes.
Estas gamas son indicativas y pueden variar en función de las necesidades específicas y las opciones tecnológicas.
Criterios para elegir un ERP
Elegir un sistema ERP es una decisión estratégica para cualquier empresa. Los criterios de selección deben alinearse con las necesidades empresariales, el tamaño de la empresa y su visión a largo plazo.
Nube, propietario, SaaS: ¿cómo elegir el modelo de ERP adecuado para su empresa?
La elección entre un ERP en la nube, propietario o SaaS depende de varios factores:
- Nube: recomendada por su flexibilidad, escalabilidad y facilidad de actualización. Ideal para empresas que requieren movilidad y colaboración en tiempo real.
- Propietario: puede ofrecer un control más estricto de la seguridad y la personalización. Adecuado para empresas con procesos específicos que requieren soluciones a medida.
- SaaS: reduce los costes iniciales y es fácil de usar. Preferible para las pymes que buscan evitar la inversión en hardware y mantenimiento informático.
- Mantenimiento y asistencia: para garantizar el buen funcionamiento y las actualizaciones.
¿Qué importancia tienen la modularidad y la automatización a la hora de elegir un sistema ERP?
La modularidad significa que puede elegir funcionalidades específicas que satisfagan las necesidades inmediatas de su empresa, con la opción de añadir módulos adicionales más adelante. La automatización incorporada al ERP puede liberar tiempo al reducir las tareas manuales y minimizar los errores. Estos aspectos deben evaluarse a la luz de los objetivos a largo plazo y la estrategia de crecimiento de la empresa.
Diagnóstico ERP: ¿cómo evaluar sus necesidades reales y su influencia en el precio?
Para realizar un diagnóstico de ERP, es necesario :
- Evaluar los procesos empresariales existentes e identificar las lagunas.
- Determine qué características son esenciales y cuáles son opcionales.
- Comprender las integraciones necesarias con otros sistemas.
- Consultar a los usuarios finales para comprender sus necesidades cotidianas.
Una evaluación precisa de los requisitos repercute directamente en el precio, evitando costes innecesarios por funciones inútiles.
Planificación y gestión de proyectos ERP
Implantar un sistema ERP requiere una planificación meticulosa y una gestión rigurosa para garantizar el éxito del proyecto y el control del presupuesto.
¿Cómo se elabora un pliego de condiciones preciso para su ERP?
Para elaborar un pliego de condiciones preciso, es fundamental :
- Identificar y documentar los requisitos empresariales detallados.
- Definir los objetivos específicos que debe alcanzar el ERP.
- Incluya las limitaciones técnicas, jurídicas y presupuestarias.
- Anticipar las necesidades de formación y apoyo.
Unas especificaciones bien definidas guiarán la elección de la solución ERP y las negociaciones con los proveedores.
¿Cuáles son las etapas clave en la presupuestación de un proyecto ERP?
Los pasos clave en la presupuestación de un proyecto ERP incluyen :
- Estimación de los costes de licencia o suscripción.
- Cálculo de los costes de implantación, incluidas la personalización y la integración.
- Previsión de los costes de formación y asistencia.
- Previsión de los costes de explotación y mantenimiento.
- Un presupuesto preciso y realista evitará sobrecostes imprevistos.
ERP y escalabilidad: ¿cómo prever los costes futuros?
Anticipar los costes futuros significa mirar más allá de los costes iniciales:
- Seleccione un sistema ERP con una arquitectura escalable.
- Evalúe los costes de actualizar y añadir nuevos módulos o usuarios.
- Considere los costes de la formación continua y la actualización de conocimientos.
- Planifique el mantenimiento a largo plazo y la asistencia ampliada.
Anticipar estos costes garantizará la viabilidad a largo plazo de la inversión en ERP y apoyará el crecimiento de la empresa.
En resumen, como puede ver, anticiparse a cualquier coste adicional le ayudará a evitar sorpresas desagradables. Elegir un ERP es una decisión estratégica, que también debe planificarse desde el punto de vista financiero.
Por término medio, espere un mes para la preparación interna y de 2 a 3 meses para la migración.
