Introducción
Integrar un ERP en una pyme de 40 colaboradores es un verdadero quebradero de cabeza. Entre las promesas atractivas de las demos y la complejidad aparente de las funcionalidades, es fácil sentirse abrumado.
Quentin Poignant, dirigente del gabinete de consultoría operacional SommeSi y experto en la integración de Furious, comparte su experiencia y sus recomendaciones para sacar el máximo partido de nuestro ERP y hacer de esta integración un motor de rendimiento.
Como editores de software, en Furious nos encargamos de crear la mejor herramienta posible, y como integradores, nosotros nos encargamos de desplegarla de la mejor manera posible. Por lo tanto, somos muy complementarios.
Desafíos de un despliegue
Cuando una empresa de 40 colaboradores adopta Furious, a menudo alcanza un tamaño crítico en paralelo. Es una fase en la que tiene necesidad de estructurarse con indicadores, herramientas y procesos. Esto coincide a menudo con la aparición de un middle-management, donde cada uno debe encontrar su lugar y su rol en la gestión de la empresa. Furious se convierte entonces en el primer ERP verdadero de estas empresas.
En general, nuestros integradores se enfrentan a 2 problemáticas principales en la instalación de Furious en este tipo de estructura: la disponibilidad de los equipos y la dificultad para aceptar el cambio.
Desafío n.º 1: la disponibilidad de los equipos
En las pequeñas estructuras, los equipos sobrecargados hacen malabares entre varias tareas, dejando poco tiempo para proyectos como la integración de una nueva herramienta de gestión.
Por eso, durante un acompañamiento al despliegue de Furious, SommeSi propone externalizar ciertas tareas al 100%, como la recuperación de los datos, con el fin de aligerar la carga de trabajo de los equipos internos y de acelerar el proceso de integración.
Desafío n.º 2: la resistencia al cambio
El segundo desafío es la dificultad para aceptar el cambio por parte de los equipos. En efecto, la implementación de una nueva herramienta puede ser fuente de estrés para los empleados y percibirse como una tarea adicional en lugar de como una herramienta facilitadora.
Los 3 errores que evitar
1. Perderse en la recuperación de datos: Simplificar la migración de los datos es crucial. Si es demasiado compleja, esto puede ralentizar el despliegue y crear frustraciones. Priorice sus datos esenciales y proceda por etapas. Utilizar herramientas probadas y externalizar esta tarea a expertos puede minimizar los riesgos y aligerar la carga de los equipos internos.
2. Reproducir las antiguas prácticas: Es esencial repensar los procesos para optimizar la utilización de Furious. «Hay que evitar querer reproducirlo todo de forma idéntica», precisa Quentin. Aproveche esta oportunidad para modernizar y mejorar sus prácticas internas. Recurrir a un integrador le permitirá también comparar sus prácticas con las del mercado.
3. Asimilar todas las funcionalidades demasiado rápido: Querer dominar todas las funcionalidades de Furious desde el principio puede conducir a una sobrecarga de información. «Hay que aceptar ir adquiriendo competencias progresivamente», aconseja Quentin. Una formación continua, sesiones de seguimiento y un soporte técnico accesible permiten una adopción progresiva y eficaz de Furious.
Fases clave de la implantación
Integrar una nueva herramienta de gestión como Furious requiere organización, anticipación y una buena dosis de método. Para una pyme de unos cuarenta colaboradores, cada etapa cuenta para que todo se desarrolle sin problemas.
Estas son las 7 etapas clave para lograr esta integración:
1. La auditoría inicial
La auditoría inicial es el momento en que su integrador va a indagar para descubrir los entresijos de la empresa.
Todo comienza por una buena comprensión del cliente. En esta fase, el equipo de SommeSi hace de detective y lleva a cabo entrevistas detalladas para captar las sutilezas de cada empresa: «antes incluso de hablar de Furious, hablamos de cómo funciona la entidad, quién hace qué, cuáles son los ritmos, quién necesita saber qué. Y, por lo tanto, llevamos a cabo entrevistas con numerosas personas .”, precisa Quentin.
Esta primera fase va a permitir cartografiar los procesos y los flujos de información/de decisiones, e identificar las necesidades específicas.
2. La restitución de los procesos
Después de la auditoría, pasamos a la restitución. Una sesión en la que se presenta una visión clara de los procesos actuales y de los objetivos que se deben alcanzar. ¿El objetivo aquí? Asegurarse de que todo el mundo está en la misma onda con respecto a la organización y a la implementación de los procesos. Esta etapa es crucial para validar las hipótesis de trabajo y asegurarse de la alineación de los equipos en las próximas etapas.
Los resultados de este análisis van a permitir:
- Definir una organización objetivo y unos procesos claros: Esto facilita enormemente la configuración de Furious, ya que las expectativas están bien definidas.
- Optimizar la recuperación de los datos: Conocer los ejes de análisis permite una migración de los datos más específica y eficaz.
- Personalizar la formación: Identificar los roles y las responsabilidades de cada uno hace que la formación sea más pertinente y adaptada.
- Facilitar las etapas siguientes: Una claridad inicial sobre los procesos simplifica todas las etapas subsiguientes, desde la configuración hasta la formación, pasando por la migración de los datos.
En resumen, una buena restitución de los procesos es indispensable para sentar unas bases sólidas desde el principio y garantizar una integración fluida y exitosa de Furious.
3. La configuración
Ahora es el momento de parametrizar Furious para que se corresponda perfectamente con las necesidades de su empresa, un poco como confeccionar un traje a medida.
La configuración de Furious es participativa: el equipo de SommeSi trabaja en estrecha colaboración con sus equipos, implicando directamente a los miembros de su empresa.
El objetivo es que estos últimos sean capaces de mantener y de hacer evolucionar la configuración ellos mismos. Al trabajar codo con codo con los expertos de SommeSi, aprenden a utilizar y configurar Furious según sus necesidades específicas.
Este enfoque participativo refuerza la implicación de los equipos, haciéndolos más comprometidos y competentes, lo que facilita enormemente la adopción de la herramienta.
4. El desarrollo de API
Para que todo funcione armoniosamente, las diferentes aplicaciones deben poder comunicarse. Furious es una herramienta abierta en API, lo que la hace particularmente flexible y compatible con numerosas otras soluciones.
Por ejemplo, si su empresa ya utiliza Lucca para la gestión de las ausencias y desea seguir haciéndolo, se puede desarrollar una API para interconectar Lucca y Furious. Así, cuando se valida un permiso en Lucca, la información se transfiere automáticamente a Furious, evitando la doble introducción de datos y simplificando la gestión de los datos.
5. La recuperación de datos (RDD)
La mayoría de las empresas que migran a Furious quieren tener acceso a sus datos anteriores para poder compararse con un período de referencia. Y eso, el equipo de Furious lo ha entendido bien. Esta etapa es, cuando menos, delicada: se manipulan grandes cantidades de datos para importarlos en el nuevo sistema con el fin de asegurar una transición sin problemas.
Quentin Poignant - Fundador y CEO de SommeSi
Hemos desarrollado herramientas de importación por API que permiten ser muy precisos en la recuperación de datos. Esto permite no solo reconstituir un histórico y compararse con este, sino que también da la posibilidad de releer el pasado a través del prisma de análisis y de las funcionalidades de Furious.
6. Las pruebas
En esta fase, se puede entrar en el meollo de la cuestión. Antes del despliegue de Furious, la herramienta es objeto de “pruebas en condiciones reales” para verificar y validar con el cliente que los parámetros, los derechos, etc. que se han implementado se corresponden con lo que esperaba, en el formato que esperaba.
7. La formación inicial
(¡La última etapa antes del “go live»!) Para una adopción rápida y eficaz, el equipo de SommeSi vela por que los usuarios estén bien formados.
La formación se realiza en dos tiempos: primero la teoría para comprender las funcionalidades de Furious, y después casos prácticos para ejercitarse sobre escenarios ficticios. Esto permite a los usuarios poner en práctica lo que han aprendido antes de trabajar con sus propios datos.
Una vez que los datos están integrados y los equipos bien formados, ¡Furious puede por fin lanzarse en la empresa!
La milla extra de SommeSi
Emitir su primera factura o hacer un corte de producción por primera vez puede ser un poco intimidante para los equipos en una nueva herramienta como Furious.
Por eso, incluso después del despliegue de nuestro ERP, es importante que aseguremos un soporte continuo.
«seguimos dando soporte en caso de preguntas y para hacer talleres específicos sobre ciertos temas que pueden ser bastante conflictivos para las empresas, como los cortes de producción…«, precisa Quentin.
El soporte continuo va a permitir apoyar a los equipos en momentos importantes de la empresa, resolver los bloqueos eventuales y optimizar la utilización de la herramienta.
“el primer día nadie sabe hacer nada… ¡hay un poco el síndrome de la página en blanco!”
Las 3 mejores prácticas
1. Dedicar recursos clave al proyecto
La primera buena práctica es identificar a «key people» y a embajadores desde el principio. Estos miembros del equipo, que comprenden bien los procesos y tienen una influencia positiva, pueden ayudar a superar las resistencias mostrando el ejemplo y tranquilizando a sus compañeros sobre los beneficios de Furious. Su implicación es esencial para motivar a los equipos y garantizar una adopción fluida de la herramienta.
2. Permanecer abierto a ajustes de organización/de proceso
La integración de Furious ofrece a las empresas la oportunidad de reevaluar y de optimizar sus métodos de trabajo. Esto puede requerir cambios en los procesos existentes, la adopción de nuevas prácticas más eficaces y la reorganización de las tareas para sacar el máximo partido de las funcionalidades de la herramienta. Al permanecer flexible y dispuesto a ajustar las estrategias, las empresas pueden maximizar las ventajas de Furious y mejorar su rendimiento operativo.
3. Hacerse acompañar por expertos
Hacerse acompañar por expertos garantiza una integración sin contratiempos y permite evitar las trampas comunes. Los consultores de SommeSi aportan una experiencia valiosa y una perspectiva exterior que pueden facilitar la resolución de problemas complejos. Ofrecen un apoyo continuo a lo largo de todo el proceso de integración, desde la configuración inicial hasta la formación de los usuarios y el soporte post-despliegue. Su experiencia permite anticipar los desafíos potenciales y aplicar soluciones probadas para asegurar una transición sin problemas.
1 año después: ¿qué piensan los usuarios?
Implementar Furious es beneficiarse de mejoras en sus operaciones desde el primer día de implementación. Pero como un buen vino, hay que dejarle tiempo para decantar y revelar toda su potencia.
A corto plazo
A medio plazo
A largo plazo
En conclusión
La integración de Furious es una etapa estratégica para las empresas que quieren optimizar su gestión y su rendimiento.
Con un enfoque estructurado y el acompañamiento de expertos integradores como SommeSi, las empresas pueden sacar partido de todas las funcionalidades de Furious para alcanzar sus objetivos de manera eficaz y duradera.
¡No espere más, pruebe Furious hoy mismo y descubra cómo esta herramienta puede transformar su empresa!
