Invertir en la migración de un ERP es mucho más que una simple actualización de software: su precio depende de una multitud de partidas, a menudo subestimadas (licencias, formación, integración, etc.). Para una gestión optimizada, es esencial anticipar estos costes «ocultos» para evitar sorpresas desagradables.
Determinar el coste de la migración de un ERP
La modernización de su gestión empresarial le ha llevado a una decisión crucial: la adquisición de un nuevo software ERP. Esta tecnología de explotación con interfaz gráfica se ha desarrollado para centralizar y simplificar las operaciones en el corazón de su actividad, ya sea para pilotar su agencia, su ESN, su start-up, su consultoría o dentro de sus equipos. La elección es tan amplia como específicas son las necesidades.
Más allá de los desafíos técnicos y las necesidades de organización, un elemento clave destaca y se inmiscuye en sus discusiones, y no es solo Sylvie, su DAF (Directora Administrativa y Financiera) bien amada, quien piensa en ello…
Este artículo se propone desmitificar la pregunta que pesa sobre todas las cabezas: “¿Cuáles serán los costes reales de este cambio?” Desde la adquisición hasta el alojamiento, pasando por los servicios del integrador, no solo elige un paquete de software o un simple CRM. Optará por una solución ERP – o PGI (Progiciel de Gestion Intégré) en francés – que puede resultar doblemente beneficiosa. Ayuda a optimizar la productividad de cada puesto de trabajo y hace que cada proceso sea más eficiente.
El ERP propietario que busca debe ser accesible y adaptado al tamaño de su mercado y de su agencia. El precio varía enormemente en función de varios factores, entre ellos:
- el número de colaboradores a formar
- las funcionalidades específicas del sector de actividad
- la interfaz gráfica desarrollada por Microsoft u otros proveedores
- el tipo de alojamiento elegido.
Es esencial contar con una lista exhaustiva de los precios y costes ocultos para optimizar la asignación del presupuesto, y para lograr un buen cálculo de la rentabilidad de la agencia ESN desde la fase de reflexión sobre su futura implantación de ERP.
El objetivo es poner a disposición de sus empleados una herramienta que mejore la contabilidad, la venta, la gestión de los clientes y muchas otras prácticas esenciales; en otras palabras, un verdadero software de gestión de la rentabilidad de la agencia ESN diseñado para centralizar y maximizar el rendimiento.
Precio de una migración de ERP para una agencia o una ESN
Las agencias a menudo se concentran en los gastos de usuarios mensuales que varían de un editor a otro. Sin embargo, al igual que con la compra de un coche nuevo, los gastos “ocultos” también pueden entrar en juego… y deben anticiparse para su tranquilidad (y la de Sylvie).
Estos son los 5 gastos que debe controlar antes de elegir un ERP:
Costes de migración exterior
En primer lugar, el editor que ha elegido incluye gastos además de la tarifa de usuario mensual. Por ejemplo: los gastos de implementación, los gastos de acompañamiento y de formación, los gastos de seguimiento con el back-office (algunos editores limitan los intercambios y facturan los seguimientos adicionales), etc.
En Furious, ofrecemos hasta nuevo aviso los gastos de creación de instancia, de set-up y de formación a nuestros clientes TPE-PME (microempresas y pequeñas y medianas empresas). Una forma para nosotros de ser solidarios con ellos en estos tiempos particulares y de permitirles equiparse fácilmente con una herramienta de pilotaje precisa y completa.
También deben tenerse en cuenta otros costes externos:
- Los gastos de consultores externos si está acompañado por consultores para su reorganización
- Los gastos de sus asesorías contables: algunas facturan cualquier cambio.
- Los posibles gastos de las otras herramientas a adaptar: de ahí el interés de elegir una solución de amplio alcance para evitar los múltiples costes de licencias y adaptaciones.
¡Furious reemplaza, por ejemplo, una media de 7 herramientas en nuestros clientes!
Costes de migración interna
A veces más difíciles de contabilizar, los gastos de migración de ERP comprenden:
- El tiempo dedicado a la migración de los usuarios
- Los tiempos de formación, que pueden reducirse gracias a una solución que propone un acompañamiento ad-hoc para una eficacia óptima
- El acompañamiento durante y después de la fase de prueba: además de su back-office dedicado a los usuarios, Furious propone directamente y en libre acceso en la plataforma más de 250 vídeos pedagógicos de menos de 2 minutos muy útiles en caso de duda.
- La puesta en marcha de los procesos de su empresa (ver punto 5 aquí)
- La disponibilidad del equipo del proyecto
- La fase de preparación previa, especialmente en la integración de la información/datos + la fase de prueba de la herramienta.
En el marco de su migración a Furious, nuestros equipos le ayudan en la importación de sus datos y le ayudan a configurar y personalizar al máximo el ERP que responde a sus necesidades.
La arquitectura de un ERP está influenciada por su coste y su rendimiento
La arquitectura de un ERP es uno de los elementos determinantes en el coste total de la puesta en marcha de un sistema de este tipo. Designa la manera en que los diferentes módulos, la base de datos y las integraciones externas están organizados e interconectados.
Una arquitectura bien pensada ofrece una serie de ventajas clave:
- Reducción de los costes de mantenimiento: Los sistemas bien estructurados requieren menos correctivos e intervenciones.
- Facilidad de integración: Las APIs y los módulos interoperables reducen los costes relacionados con la adaptación de las herramientas existentes.
- Escalabilidad: Una buena arquitectura permite añadir nuevos módulos o usuarios sin costes adicionales desproporcionados.
Los costes de la(s) editorial(es) que abandona(n)
Nuestros clientes a veces se sorprenden al descubrir que algunos editores los vinculan mediante contratos hasta una fecha de aniversario. La rescisión anticipada se vuelve entonces costosa.
Para información, el compromiso en Furious es únicamente trimestral: estamos convencidos de que nuestros clientes se quedan con nosotros porque la herramienta les ayuda en el día a día, no porque hayan firmado por uno o tres años.
Además, algunos editores también cobran por la recuperación de sus datos. En Furious, todos los datos de su instancia le pertenecen. Se pueden exportar en cualquier momento por las personas de la empresa que estén autorizadas, sin costes adicionales.
Gastos de apoyo
Desconfíe de las políticas de precios agresivas que pueden reservarle malas sorpresas en caso de crecimiento o después del primer año.
Las preguntas que debe hacerse antes de cualquier compromiso:
¿Existe una cláusula de reevaluación de tarifas? Google y Slack, por ejemplo, han aumentado unilateralmente sus tarifas recientemente.
¿En qué se basa la actualización de precios?
¿Ha negociado tramos al alza (si crece) o a la baja? Ejemplo: en Furious, cuanto más crece su empresa (y por lo tanto, más usuarios tiene de la plataforma), más disminuye la tarifa por usuario.
¿Cuáles son los plazos de facturación?
¿Hay gastos adicionales (espacio de almacenamiento, opciones gratuitas o de pago, API, etc.)?
Los gastos si la solución no le conviene/no funciona
La fase de prueba es importante y no debe limitarse a 2 semanas (a menos que así lo desee).
En efecto, es importante que pueda descubrir toda la potencia de la herramienta de gestión, y sobre todo que esté tranquilo con respecto a la reactividad y al acompañamiento del editor elegido.
No obstante, si desea detener la colaboración, estará contento de haber anticipado haciéndose las preguntas correctas:
- ¿Ha comprobado detenidamente las cláusulas de reversibilidad?
- ¿Podrá acceder gratuitamente a sus datos?
Entender el coste del ERP
Invertir en un ERP es una decisión importante para cualquier empresa. El coste asociado puede ser sustancial, pero está justificado por el valor añadido que la herramienta puede aportar. Comprender en detalle este coste es esencial para tomar una decisión informada y sacar el máximo partido de su inversión.
Los componentes esenciales de un ERP y su impacto en el precio
El ERP es como un organismo vivo dentro de su empresa, compuesto por varios elementos esenciales que determinan su eficacia y, por extensión, su precio:
- Base de datos única: el corazón del ERP, donde todos sus datos están centralizados.
- Módulos funcionales: gestión financiera, aprovisionamiento, inventario, etc. Cada módulo añade valor, pero también al coste.
- Integración: la capacidad del ERP para conectarse con otros sistemas puede aumentar los costes iniciales.
- Personalización: los ajustes para que se corresponda perfectamente con sus procesos pueden ser costosos.
- Formación y soporte: indispensables para una utilización óptima, estos servicios tienen un impacto directo en el presupuesto.
Cada componente tiene su precio, y el equilibrio entre necesidad y coste es crucial.
¿Cómo afecta al presupuesto la elección entre SaaS y un ERP local?
Elegir entre un ERP SaaS (Software as a Service) y una solución on-premise es determinante para el presupuesto:
En el caso de un SaaS, generalmente paga una suscripción mensual por usuario. Esto incluye el mantenimiento y las actualizaciones. Hay menos costes fijos e implica un coste continuo.
El ERP On-premise requiere una inversión inicial más importante para la compra de licencias, la infraestructura y la mano de obra para la gestión y el mantenimiento.
Su elección afectará no solo sus gastos iniciales, sino también la estructura de su presupuesto a largo plazo.
El coste del ERP varía según las funcionalidades específicas
Las funcionalidades que elija definen directamente la complejidad y, por lo tanto, el precio de venta de su ERP:
- Estándar vs Avanzado: cuanto más avanzadas o especializadas sean las funcionalidades, más aumenta el precio.
- Personalización: los ajustes para adaptarse a los procesos únicos de su empresa pueden generar costes adicionales.
- Extensibilidad: la capacidad del ERP para evolucionar con su empresa también puede ser un factor de coste.
Piense en el futuro y no solo en las necesidades actuales para evitar costes adicionales inesperados.
¿Cuáles son las ventajas de un ERP modular para la gestión de costes?
Un sistema ERP modular puede ser la solución para controlar los costes:
- Pague solo por lo que necesita: comience con módulos básicos y añada más a medida que avance.
- Flexibilidad: se adapta fácilmente a la evolución de sus necesidades sin reinversión importante.
- Implementación progresiva: reduce los riesgos y permite una mejor gestión de los gastos.
El enfoque modular es un medio eficaz para controlar el presupuesto al tiempo que se beneficia de la flexibilidad necesaria para el crecimiento de la empresa.
¿Qué presupuesto prever para la integración de un ERP?
La integración y la personalización son dos aspectos que pueden afectar significativamente su presupuesto:
- Integración: asegúrese de que el ERP pueda conectarse sin problemas con los sistemas existentes, lo que puede requerir un trabajo técnico adicional.
- Personalización: adaptar el ERP a sus procesos puede ser costoso, pero a menudo es esencial para explotar plenamente sus capacidades.
Asigne una parte del presupuesto para estas etapas cruciales. Son fundamentales para que el ERP se alinee con la visión estratégica y los objetivos operativos de la agencia o de la ESN.
Explicación de los precios de ERP
La puesta en marcha de un sistema ERP es una inversión importante para cualquier empresa, y aún más para una PYME donde cada euro cuenta. Comprender la estructura del precio puede ayudar a tomar decisiones acertadas y a anticipar los costes.
Para una PYME, el precio de un ERP generalmente se estructura en torno a varios ejes:
- Licencias de uso: según si el ERP es on-premise o en SaaS, los costes varían entre la compra de licencias y la suscripción.
- Costes de implementación: incluyendo la instalación, la configuración y la personalización del sistema.
- Formación: esencial para permitir a los usuarios dominar la herramienta.
- Mantenimiento y soporte: para asegurar el buen funcionamiento y las actualizaciones.
Comprender estos factores es vital para evaluar el coste real y evitar sorpresas presupuestarias.
¿Cuál es el precio medio de un ERP para una PYME?
El precio medio de un ERP para una PYME puede variar de manera significativa, generalmente entre 10.000 y 100.000 euros, en función de varios factores:
- Complejidad: cuanto más complejos sean los procesos de la empresa, más elevado será el precio.
- Número de usuarios: la mayoría de los ERP cuestan más a medida que aumenta el número de usuarios.
- Nivel de personalización: las personalizaciones específicas de la empresa pueden aumentar los costes.
Estas gamas son indicativas y pueden variar en función de las necesidades específicas y las opciones tecnológicas.
Criterios para elegir un ERP
La elección de un sistema ERP es una decisión estratégica para cualquier empresa. Los criterios de selección deben estar alineados con las necesidades del negocio, el tamaño de la empresa y su visión a largo plazo.
Cloud, propietario, SaaS: ¿cómo elegir el ERP adecuado?
La elección entre un ERP cloud, propietario o SaaS depende de varios factores como la flexibilidad, los puntos de control y el presupuesto.
Recomendado por su flexibilidad, su escalabilidad y su facilidad de actualización, el cloud es ideal para las empresas que necesitan movilidad y colaboración en tiempo real.
Para un control más estricto sobre la seguridad y la personalización, se recomienda ser propietario del ERP. Esta opción es adecuada para empresas con procesos específicos que requieren soluciones a medida.
La fórmula SaaS permite reducir los costes iniciales y ofrece una simplicidad de uso. Preferible para las PYME que buscan evitar las inversiones en material y en mantenimiento informático.
Mantenimiento y soporte: asegurar el funcionamiento de la herramienta
¿Qué importancia tienen la modularidad y la automatización a la hora de elegir un sistema ERP?
La modularidad permite elegir funcionalidades específicas que corresponden a las necesidades inmediatas de la empresa, con la posibilidad de añadir módulos adicionales más tarde.
La automatización integrada en el ERP puede liberar tiempo reduciendo las tareas manuales y minimizando los errores. Estos aspectos deben evaluarse en función de los objetivos a largo plazo y de la estrategia de crecimiento de la empresa.
Diagnóstico ERP: evaluar sus necesidades para determinar un precio
Para realizar un diagnóstico de ERP, es necesario :
- Evaluar los procesos empresariales existentes e identificar las lagunas.
- Determine qué características son esenciales y cuáles son opcionales.
- Comprender las integraciones necesarias con otros sistemas.
- Consultar a los usuarios finales para comprender sus necesidades cotidianas.
Una evaluación precisa de los requisitos repercute directamente en el precio, evitando costes innecesarios por funciones inútiles.
Planificación y gestión de proyectos ERP
La puesta en marcha de un ERP en una agencia o una ESN requiere una planificación minuciosa y una gestión rigurosa para asegurar el éxito del proyecto y el control del presupuesto.
¿Cómo se elabora un pliego de condiciones preciso para su ERP?
Para elaborar un pliego de condiciones preciso, es fundamental :
- Identificar y documentar los requisitos empresariales detallados.
- Definir los objetivos específicos que debe alcanzar el ERP.
- Incluya las limitaciones técnicas, jurídicas y presupuestarias.
- Anticipar las necesidades de formación y apoyo.
Unas especificaciones bien definidas guiarán la elección de la solución ERP y las negociaciones con los proveedores.
¿Cuáles son las etapas clave en la presupuestación de un proyecto ERP?
Los pasos clave en la presupuestación de un proyecto ERP incluyen :
- Estimación de los costes de licencia o suscripción.
- Cálculo de los costes de implantación, incluidas la personalización y la integración.
- Previsión de los costes de formación y asistencia.
- Previsión de los costes de explotación y mantenimiento.
Un presupuesto preciso y realista evitará sobrecostes imprevistos.
ERP y escalabilidad: ¿cómo prever los costes futuros?
Anticipar los costes futuros implica mirar más allá de la inversión inicial:
- Seleccionar un sistema ERP con una arquitectura evolutiva.
- Evalúe los costes de actualizar y añadir nuevos módulos o usuarios.
- Considere los costes de la formación continua y la actualización de conocimientos.
- Planifique el mantenimiento a largo plazo y la asistencia ampliada.
La anticipación de estos costes asegurará la perennidad de la inversión ERP y apoyará el crecimiento de la empresa.
En resumen, como puede ver, anticiparse a cualquier coste adicional le ayudará a evitar sorpresas desagradables. Elegir un ERP es una decisión estratégica, que también debe planificarse desde el punto de vista financiero.
De media, calcule un mes de preparación interna y, a continuación, de 2 a 3 meses para migrar.
¿Quizás te haces estas preguntas?
01 ¿Por qué es arriesgado utilizar varias herramientas no conectadas?
Porque esto multiplica las reintroducciones, los olvidos y las diferencias de interpretación. Resultado: pérdida de tiempo, errores y dificultad para pilotar la rentabilidad.
02 ¿Es una herramienta centralizada adecuada para todos los tamaños de agencia?
Sí, siempre que sea modulable. Furious, por ejemplo, está pensado para adaptarse tanto a una estructura de 15 personas como a una agencia de 150.
03 ¿Qué datos son prioritarios para conectar?
Planificación, cargas, tiempo dedicado, presupuesto asignado y margen. Estos son los cimientos de tu rendimiento operativo.
04 ¿Se puede empezar poco a poco en la integración?
Absolutamente. Algunas agencias empiezan por conectar la planificación y el seguimiento del tiempo antes de añadir el seguimiento presupuestario.
05 ¿Cuánto tiempo se necesita para cambiar a una solución centralizada?
Esto depende de tu organización, pero la mayoría de las agencias migran en 4 a 8 semanas, con un acompañamiento dedicado.
06 ¿Puede Furious reemplazar mi herramienta de planificación, tiempo y presupuesto?
Sí. Furious ha sido diseñado para reunir todos estos elementos en un solo entorno, sin perder precisión ni flexibilidad.
