El director de operaciones desempeña un papel central en el rendimiento de una ESN, garantizando la coherencia entre los objetivos empresariales y la gestión de los proyectos. Coordina las acciones estratégicas, optimiza los procesos y apoya el crecimiento de los equipos. Esta función exige una visión global para cohesionar a los equipos en torno a un crecimiento sostenible.
Dirigir el equipo y la ESN como director de operaciones
Gestión de las operaciones: ¡3 palabras para un amplio programa!
Para dirigir una agencia o una ESN próspera, ya sea de 20 o 100 empleados, ya esté especializada en marketing, publicidad o desarrollo web, la gestión eficaz de las operaciones es una cuestión de vida o muerte.
Si, para algunos, la gestión de las operaciones de una agencia equivale a la gestión de proyectos, es importante comprender que, en realidad, esto se resume a proporcionar servicios de la manera más eficaz posible. En otras palabras, una gestión operativa exitosa debe tener un impacto positivo en la rentabilidad de su empresa. Si no es así, es que está haciendo algo mal.
Como expertos en la gestión de la actividad para las ESN, hemos aprendido una cosa sobre la gestión de las operaciones: una herramienta de gestión empresarial puede mejorar notablemente su eficacia comercial (¡pero no solo eso!).
Desplácese para descubrir un análisis detallado de los roles y responsabilidades clave, las mejores prácticas y los mayores riesgos de la gestión de las operaciones. En resumen, cómo gestionar mejor el negocio y los equipos.
Descubra también cómo el director de operaciones utiliza la potencia de Furious en materia de ventas, de planificación de los recursos necesarios, de gestión de proyectos, de facturación y de reporting.
Con Furious hemos encontrado una solución que realmente permite tener de principio a fin un seguimiento de nuestros proyectos, pero también de los grandes indicadores que necesitamos para dirigir la agencia en el día a día.
¿Cuál es el rol de un director de operaciones?
El director de operaciones generalmente ha cursado estudios en una gran escuela de comercio, de gestión o de ingenieros. Es posible una formación en la universidad, con especializaciones en gestión, economía, marketing o derecho, etc. Los roles y las responsabilidades varían según el sector en el que ejerza.
Por ejemplo, si trabaja como director de operaciones en una fábrica que produce pasta, probablemente estará más preocupado por la eficacia de sus máquinas. Una parte más pequeña de su trabajo consistirá en equilibrar la carga de trabajo de los obreros de la fábrica.
¿Qué hace entonces un director de operaciones en una agencia o sociedad de consultoría?
La respuesta corta: depende.
La respuesta larga: su principal misión será gestionar la planificación de los recursos y el trabajo de organización. Supervisará las necesidades de perfiles de alto nivel y se comunicará con las direcciones general y financiera para una gestión optimizada de las operaciones. El COO, en su versión inglesa (Chief Operating Officer), es un elemento clave de la buena gestión de la empresa. Su acción también es primordial para los recursos humanos.
Si trabaja en una estructura de mayor tamaño, colaborará estrechamente con los jefes de proyecto y los directores de cuentas para asegurar el éxito de los proyectos equilibrando las cargas de trabajo en función de las competencias, los plazos y los presupuestos.
El COO – aunque su principal cometido es acompañar los elementos operativos de la empresa – desempeña un papel transversal (gestión de varios servicios), estratégico y participa plenamente en el desarrollo de la estructura. Esta es la razón por la que el COO siempre está presente en el CODIR y/o en las direcciones generales de las empresas. .
Planificar y dirigir: los roles clave del director de operaciones
El director de operaciones se encarga a diario de gestionar y de mejorar la eficacia global de la empresa. Estas son algunas de sus responsabilidades y sus roles clave:
- Planificación de los recursos de alto nivel y toma de decisiones estratégicas en materia de gestión de los recursos.
- Elaboración, puesta en marcha y revisión de los procedimientos operativos
- Estrecha colaboración con los jefes de proyecto o los directores de cuentas para supervisar los presupuestos, la utilización de los recursos, la rentabilidad y otros indicadores clave de rendimiento de la empresa.
- Reportings a la dirección general
- Asegurarse de que todos los colaboradores registran el tiempo dedicado y la distribución de las tareas
- Ayudar al equipo de recursos humanos a reclutar y a promover una cultura que fomente un mejor rendimiento.
Además, la mayoría de los directores de operaciones deberá disponer de una buena combinación de competencias analíticas y sociales, tales como:
- Excelentes aptitudes en comunicación y en relaciones interpersonales
- Competencias analíticas que permiten transformar los datos en información fiable facilitando así la toma de decisiones
- La capacidad de mantener la calma y la concentración bajo fuerte presión.
¿Cuáles son las actividades principales de un director de operaciones?
1. Planificación de los recursos
Como responsable de las operaciones, no puede hacer una planificación de los recursos de calidad sin comprender las exigencias del proyecto. Trabajará con los jefes de proyecto o los directores de cuentas para determinar la coordinación de las actividades y la atribución de las tareas. Los jefes de proyecto decidirán las estimaciones de tiempo y evaluarán la disponibilidad de los equipos, mientras que usted se encargará de desplazar los recursos desde un nivel superior.
2. Seguir la evolución del proyecto
Aunque la gestión de las operaciones no sea equivalente a la gestión de proyectos, deberá, aun así, hacer regularmente un seguimiento con los jefes de proyecto para responder a las siguientes preguntas: ¿cuáles son los entresijos? ¿Qué entregables, en qué plazos? ¿Historial particular del cliente?, etc.
Esta planificación es esencial cuando los compañeros se cogen bajas por enfermedad imprevistas o piden vacaciones o, incluso, en caso de cambio de perímetro del proyecto, lo que también ocurre… #agencylife
3. Seguimiento del tiempo y de los costes
Usted vende tiempo a cambio de dinero. La gestión del tiempo comprende, por lo tanto, también el seguimiento de los costes, es decir, la supervisión de los presupuestos con los jefes de proyecto. ¿Los recursos que ha elegido para trabajar en tal o cual proyecto son eficaces? ¿Cómo puede afectar esto a la rentabilidad?
El respeto de los plazos es – por defecto – no negociable, aunque todos sabemos cómo suele ocurrir. Para que los clientes estén satisfechos y que los proyectos sean rentables, es esencial vigilar la forma en la que se gasta el tiempo de la empresa.
4. Colaborar con los RR. HH.
El director de operaciones trabaja en estrecha colaboración con los RR. HH. para determinar las necesidades de contratación e intervenir en la gestión de las vacaciones. Con un seguimiento regular del tiempo dedicado a cada proyecto, es mucho más fácil tomar decisiones de contratación basadas en datos concretos. Esto es aún más importante cuando algunos proyectos requieren muchas horas extraordinarias a sus colaboradores.
5. Reporting a la dirección
El seguimiento de los tiempos no solo facilita la contratación. Los datos en tiempo real que provienen de los tiempos registrados, así como el hecho de estimar sus gastos generales y otros gastos, ayudan a la dirección a dirigir y a anticipar. El director se asegura de que estos datos se integren a los KPI’s de rentabilidad. Sabrá cuándo debe facturar más, aumentar los presupuestos u ofrecer descuentos a los clientes… Y utilizará los datos históricos para mejorar la gestión de las operaciones de la empresa en el futuro.
Una vez más, la forma de gestionar las operaciones varía en función del tamaño y del tipo de sociedad en la que trabaja. Del mismo modo, las principales tensiones y los desafíos son diferentes de una agencia a otra. No obstante, hemos cubierto los puntos más comunes.
Gestión de las operaciones y de los equipos: las buenas prácticas
1. Sea honesto con sus colaboradores y sus clientes.
Defina unas expectativas claras con respecto a sus colaboradores y a sus clientes. Sea realista en cuanto a los plazos. Antes de que su empresa se comprometa con un nuevo proyecto, asegúrese también de prever un tiempo de margen. Esto permitirá a los equipos proporcionar un trabajo de calidad.
2. Equilibre la carga de trabajo.
Póngase en contacto con los jefes de proyecto y los colaboradores a diario o semanalmente con el fin de seguir el avance de los temas. Se trata de un medio eficaz de comprender cómo se pueden optimizar la gestión del tiempo y la planificación de los recursos.
3. Tómese el tiempo de auditar
En materia de gestión de las operaciones, es importante proceder a auditorías regulares tras la finalización de un proyecto y tomarse el tiempo de mejorar los procesos y los procedimientos organizacionales. ¿Qué es lo que ha ido bien? ¿Qué es lo que no ha funcionado? ¿Qué se podría haber hecho de forma diferente? Es esencial tomarse el tiempo de medir lo que se puede mejorar para la próxima vez.
Gestione sus operaciones y sus equipos con Furious
Estudiemos algunos aspectos de la gestión de las operaciones con Furious:
Negocio
Con Furious, configure su embudo de venta por etapas. Añada el importe probable por asunto, la ponderación y otra información clave relacionada con cada nuevo proyecto o cliente potencial. Esto permite al director de operaciones de la agencia tener una idea de los recursos que se deben asignar para las semanas y los meses venideros con el fin de planificar reuniones de sincronización con el desarrollo comercial.
Proyectos y Planificación
Gracias al pipe Proyectos de Furious, puede crear tantos flujos de trabajo como desee. Organice sus proyectos en función de ello. Programe los eventos que se deben adjuntar y, de este modo, podrá automatizar sencillamente una parte de su negocio y ahorrar tiempo.
Furious también propone la creación de pipe ToDo. Puede crear un pipe para los proyectos técnicos, otro para los proyectos de comunicación, otro para los estudios, etc.
También encontrará en tiempo real las alertas en caso de nuevas tareas.
Los tres pilares de la gestión de los recursos en Furious son:
- Equilibrar las cargas de trabajo de los colaboradores y ver en tiempo real quién tiene qué disponibilidad en los días, semanas y meses venideros. Furious alerta automáticamente a las personas afectadas en caso de sobreocupación en el perfil o de carga fuera de presupuesto para el proyecto.
- Anticipar las necesidades en competencias, material o lugares.
- Gestionar las vacaciones
Una gran parte de la gestión de los horarios de los compañeros de equipo consiste en tener un sistema para seguir y gestionar las vacaciones o, incluso, el teletrabajo. Alerta automática del mánager, validación en un clic, las funcionalidades son numerosas.
Una vez que las solicitudes de vacaciones o de teletrabajo se aprueban en Furious, se integran automáticamente a los horarios de trabajo.
Cuadros de mando decisionales
Furious cruza el conjunto de los datos provenientes de diversas fuentes: salarios, gastos generales, seguimiento de los tiempos, gastos, tasa de ocupación, presupuesto y competencias disponibles con el fin de extraer cuadros de mando decisionales.
Para la gestión de las operaciones, puede utilizar un dashboard predefinido con los widgets de reporting que hemos considerado como los más pertinentes. También podrá crear usted mismo sus cuadros de mando a medida con los parámetros que desee.
Estos cuadros de mando son, por supuesto, compartibles, descargables e imprimibles para una mejor gestión de las actividades.
También son posibles alertas automáticas y recurrentes, con el fin de descargarle aún un poco más de su carga mental.
Facturación
Con Furious, es inútil copiar y, a continuación, pegar los datos de sus herramientas de gestión de proyecto a su software de facturación.
Furious le permite generar en un clic facturas, automatizar envíos y recordatorios y eliminar así el riesgo de error humano durante la facturación mensual.
De hecho, le habíamos dado nuestros consejos sobre cómo pasar menos tiempo facturando el tiempo dedicado.
(Y si utiliza un modelo de tabla de tarifas adaptado a su actividad, ¡es aún más rápido!).
El aumento de los márgenes de beneficio de la empresa no es más que una de las numerosas ventajas que aporta una buena gestión de las operaciones. Con una planificación optimizada y una visión clara de las necesidades y de los riesgos, sienta las bases de una mejor toma de decisiones y, por lo tanto, de un futuro mejor para su empresa.
¡Solicite una demostración con el equipo Success y descubra cómo sacar el máximo partido a Furious!
¿Quizás te haces estas preguntas?
01 ¿Por qué la mejora de las competencias suele estar infrautilizada en las agencias?
Falta de tiempo, visión clara o estructura. Muchos directivos lo relegan a un “plus de RRHH” en lugar de integrarlo en su estrategia operativa.
02 ¿Es rentable formar en lugar de contratar?
Sí, sobre todo para los perfiles intermedios. Se reducen los costes de contratación, incorporación y rotación.
03 ¿Cómo identificar a los candidatos adecuados para la mejora de competencias?
Combine rendimiento, motivación y disponibilidad. Un buen empleado, bien respaldado, puede convertirse rápidamente en un pilar.
04 ¿Cuánto tiempo se tarda en notar los efectos?
Con un plan claro, se puede ver un impacto de 2 a 3 meses en los primeros perfiles.
05 ¿Cómo se integra el desarrollo de competencias en la dotación de personal?
Utiliza una herramienta como Furious para cruzar competencias, disponibilidad y necesidades futuras. Así, siempre tendrás el control.
06 ¿Qué puedo hacer si mis mayores no tienen tiempo para formar a otros?
Precisamente: la formación le permite delegar. Al incluir un poco de tiempo de entrenamiento en su agenda, puedes ahorrarles mucho tiempo más adelante.
