Muchos de nuestros usuarios utilizaban Excel, incluso Word o InDesign para los más audaces, antes de descubrir Furious para crear sus presupuestos y facturas.
Sin embargo, más allá de las limitaciones estéticas y del tiempo dedicado a estas tareas, la decisión de no utilizar un software de facturación dedicado resulta ser un verdadero error en la gestión diaria de tu empresa.
En efecto, una factura emitida sin utilizar un software homologado (ya sea monotarea o ERP como Furious) puede ser legalmente impugnada. Además, la integración de una herramienta de facturación en tu sistema de gestión presenta múltiples ventajas, y es precisamente lo que te vamos a detallar.
Para empezar, un software de facturación te permite tener un mejor reporting y un seguimiento preciso del IVA. Tienes la garantía de que todas las menciones legales y obligatorias están presentes en tus documentos, conforme a las exigencias de la dirección general de finanzas públicas (DGFIP). Esto es aún más importante si eres una empresa sujeta al IVA o si realizas operaciones con el sector público.
Un software como Furious se asegura de que cada factura emitida respete las normas vigentes, mostrando claramente la información esencial como el número SIREN, la dirección del emisor y del destinatario, así como los detalles relativos a la entrega o a la prestación de servicio.
Cuando una factura es emitida, debe transmitirse a través de una plataforma de desmaterialización homologada por la DGFIP, asegurando así una transmisión segura de los datos de transacción. En 2023, se acordó el aplazamiento de la entrada en vigor de la obligación de facturación electrónica entre empresas, lo que implica que todas las empresas concernidas por la facturación deben estar preparadas para emitir sus facturas en un formato estructurado y conforme a las exigencias de la DGFIP.
Para resumir, el uso de un software de facturación es ahora un elemento crucial en la gestión administrativa de tu empresa. Garantiza la conformidad de tus documentos, facilita la transmisión de datos esenciales a la DGFIP, y te hace ganar un tiempo valioso (automatización de presupuestos y facturas). No subestimes la importancia de este paso y asegúrate de elegir la mejor solución para tu empresa, para estar perfectamente preparado para la entrada en vigor de la generalización de la facturación electrónica.
*Abril 2024: nuestro software, Furious, acaba de recibir la renovación de la certificación NF203 para el año 2024/2025 y con las felicitaciones del jurado – garantía para nuestros clientes de la conformidad con las nuevas normas para la facturación electrónica. ¡Somos un software certificado!
¿Qué es la facturación electrónica y por qué se ha vuelto imprescindible?
La facturación electrónica es el envío y recepción de facturas en formato digital, permitiendo un procesamiento más rápido, seguro y eco-responsable. Ha tomado un lugar preponderante en el mundo de los negocios, especialmente con las evoluciones legislativas que la hacen obligatoria en muchos casos.
- Modernidad y eficiencia: en una era donde todo se acelera, la facturación electrónica permite no perder tiempo con los envíos postales y los riesgos de error relacionados con la entrada manual.
- Seguridad reforzada: las facturas electrónicas son a menudo más seguras que sus homólogas en papel, con sistemas de cifrado y firma electrónica.
- Archivo simplificado: ¡se acabaron las carpetas polvorientas! Tus facturas se almacenan de manera digital, facilitando su búsqueda y acceso cuando sea necesario.
- Eco-responsabilidad: al elegir la facturación electrónica, participas en la reducción del uso del papel y en la disminución de la huella de carbono.
Las ventajas de la facturación electrónica para las empresas
La adopción de la facturación electrónica representa una palanca de crecimiento y seguridad para las empresas, cualquiera que sea su sector de actividad.
- Reducción de costes: menos papel, menos envíos postales, menos errores... La facturación electrónica permite realizar ahorros sustanciales.
- Mejora de la tesorería: los pagos son a menudo más rápidos con las facturas electrónicas, mejorando así la tesorería de la empresa.
- Conformidad asegurada: con la obligación creciente de pasar a la facturación electrónica, su adopción asegura tu conformidad con las últimas reglamentaciones.
- Relaciones con proveedores y clientes optimizadas: la claridad y rapidez de las transacciones electrónicas contribuyen a reforzar la confianza entre tú, tus proveedores y tus clientes.
Así, integrar la facturación electrónica en tus procesos no es solo una obligación legal, es también una oportunidad de optimizar tu gestión y de reforzar la seguridad y eficiencia de tus transacciones comerciales.
La obligación de digitalización de las facturas como bonus
El Estado francés a través de la Ley de Finanzas de 2020 y 2021 desea acelerar su plan de modernización de la vida económica de las empresas (o e-invoicing) y la transmisión de datos a la administración fiscal (o e-reporting). A modo de ejemplo, ciertos países como Italia están más avanzados que nosotros en el tema.
La obligación de digitalización de las facturas será por tanto efectiva el 1 de julio de 2024 en todos los intercambios B2B.
¿Por qué?
- Reducir el coste de procesamiento
El coste de procesamiento de las facturas no es despreciable y la diferencia entre la versión papel (evaluada en 10 euros) VS la versión desmaterializada (evaluada en 1 euro) habla por sí misma… #obviamente
- Simplificar y hacer más fiables los intercambios / reducir los plazos de pago
También es evidente que es más fácil asegurarse de la buena recepción de las facturas, simplificar los intercambios entre proveedores y clientes, y acelerar todo el proceso pasando por la desmaterialización. Pero esto implica que todas las partes interesadas estén en capacidad de emitir y recibir facturas electrónicas.
- Reforzar la lucha contra el fraude del IVA, pero también prerrellenar tus declaraciones de IVA. En resumen, una mejor trazabilidad.
- Reforzar la competitividad de las empresas francesas
¿Es obligatoria la factura electrónica en Francia y quién está concernido?
Desde el anuncio de la Ley de Finanzas de 2020 y 2021, el Estado francés ha mostrado claramente su voluntad de acelerar la digitalización de las transacciones comerciales y de los intercambios de datos con la administración fiscal. Pero entonces, ¿se ha convertido la factura electrónica en una obligación para todas las empresas?
- Obligación para todos los intercambios B2B: a partir del 1 de julio de 2024, la facturación electrónica será obligatoria para todos los intercambios entre empresas (B2B).
- ¿Quién está afectado? : todas las empresas, cualesquiera que sean su tamaño y su sector de actividad, estarán concernidas por esta obligación. Esto incluye las PYME, las grandes empresas, pero también los autónomos.
El impacto de la obligación de la facturación electrónica en las PYME y las grandes empresas
La obligación de pasar a la facturación electrónica va a tener un impacto considerable en el funcionamiento de las empresas, y particularmente en las PYME que aún no han dado el paso hacia lo digital.
Para las PYME:
- Inversión en herramientas adaptadas: las PYME deberán invertir en soluciones de facturación electrónica para estar en conformidad.
- Formación de los equipos: será necesario formar a los colaboradores en el uso de estas nuevas herramientas.
- Optimización de los procesos internos: es la ocasión de revisar y optimizar los procesos internos relacionados con la facturación.
Para las grandes empresas:
- Adaptación de los sistemas existentes: las grandes empresas, a menudo ya equipadas, deberán adaptar sus sistemas para estar en conformidad con las nuevas exigencias.
- Refuerzo de la seguridad: la digitalización de las facturas necesita un nivel de seguridad elevado para proteger los datos sensibles.
Las fechas clave de implementación de la facturación electrónica obligatoria
La puesta en marcha de la facturación electrónica obligatoria se hará progresivamente, con fechas clave que no hay que perderse.
- 1 de julio de 2024: obligación para todas las empresas de aceptar las facturas electrónicas.
- 1 de julio de 2024 - 30 de junio de 2025: las grandes empresas deberán emitir todas sus facturas en formato electrónico.
- 1 de julio de 2025 - 30 de junio de 2026: las empresas de tamaño intermedio estarán a su vez obligadas a emitir todas sus facturas en formato electrónico.
- A partir del 1 de julio de 2026: esta obligación se extenderá a las PYME y a las microempresas.
Sin embargo, se trata de las fechas inicialmente previstas. Ahora bien, la implementación está aplazada y será decidida durante la ley de finanzas para 2024.
En resumen, la transición hacia la facturación electrónica no es solo una obligación legal, sino que representa también una oportunidad para las empresas de modernizar sus prácticas, ganar en eficiencia y reforzar la seguridad de sus intercambios comerciales. Es por tanto crucial para cada empresa prepararse y adaptarse a estos cambios para seguir siendo competitiva y en conformidad con la legislación.
¿Qué plazos para estar en conformidad?
Laurent Chetcuti, abogado asociado KPMG, ha compartido su experiencia con dafMag.fr:
«A partir del 1 de julio de 2024, todas las empresas deberán estar en condiciones de recibir una factura electrónica. En esta misma fecha, las grandes empresas tendrán obligación de emitir facturas electrónicas. Esta obligación será efectiva a partir del 1 de enero de 2025 para las ETI y 1 de enero de 2026 para las TPE y PYME. Se trata aquí de tener en cuenta la estructura jurídica de la empresa y no del grupo.»
Dos opciones se te ofrecerán en ese momento:
- depositar tus facturas en plataformas acreditadas
- o depositarlas directamente en el portal público de facturación, lo que hacen ya por ejemplo las empresas italianas.
¿Cómo deberán ser mis facturas?
Lo habrás entendido, el Estado, y más ampliamente, la Unión Europea, desea mediante esta directiva uniformizar y estructurar las facturas, para reforzar la coherencia, la seguridad y la calidad de los datos así transmitidos de forma continua a la administración fiscal.
Las facturas emitidas y recibidas deberán respetar imperativamente un formato específico y datos precisos para ser procesadas automáticamente.
¡Adiós por tanto a los formatos papel y PDF no normalizados!
También deberás comunicar a la administración fiscal tus datos procedentes:
- de tus ventas realizadas con empresas extranjeras y/o con particulares (franceses y extranjeros)
- de tus compras realizadas a sociedades extranjeras.
- de pago de ciertas facturas emitidas así como su estado.
¿Cuáles son los estándares y formatos que respetar para las facturas electrónicas?
Para conformarse a la nueva legislación y garantizar una transición suave hacia la facturación electrónica, es esencial comprender los estándares y formatos que tus facturas deben respetar.
- Formato UBL (Universal Business Language): es un formato estandarizado para los documentos comerciales electrónicos, recomendado por la Unión Europea.
- Factur-X: es un estándar franco-alemán que permite integrar los datos de la factura electrónica en un archivo PDF, facilitando así la lectura por el hombre y la máquina.
¿Por qué estos formatos?
- Interoperabilidad: estos estándares permiten una mejor comunicación e intercambio de datos entre los diferentes sistemas informáticos utilizados por las empresas y la administración fiscal.
- Automatización del procesamiento: gracias a estos formatos, es posible procesar automáticamente las facturas, reduciendo así los errores y acelerando los plazos de procesamiento.
Datos que comunicar:
- Ventas con empresas y particulares extranjeros: debes transmitir los datos relativos a estas transacciones.
- Compras a sociedades extranjeras: esta información debe también ser comunicada.
- Pago de ciertas facturas: es necesario transmitir la información de pago y el estado de las facturas.
En resumen, adoptar los buenos formatos y estándares para tus facturas electrónicas no es solo una cuestión de conformidad; es también un medio de simplificar y acelerar tus procesos de facturación, reduciendo al mismo tiempo los riesgos de errores. Esto representa un paso crucial para asegurarse de que tu empresa está preparada y equipada para responder a las exigencias de la facturación electrónica obligatoria.
¿Cuáles son los riesgos si no estoy en conformidad?
Es evidente que la facturación electrónica es un arma eficaz para luchar contra los plazos interminables de pago, mejorar tu BRF y así evitar la quiebra. Hoy, cerca de 420 mil millones de deudas financieras están estimadas en Francia.
Aquellos que no estén en conformidad serán penalizados: » Por el incumplimiento del e-invoicing, arriesgan una multa de 15 euros por factura, limitada a 15.000 euros por año. Por el incumplimiento del e-reporting, la multa es de 250 euros por transmisión, limitada también a 15.000 euros por año civil. Pero la principal penalidad se sitúa, de manera indirecta, a nivel del cash. Si una empresa no transmite una factura electrónica, simplemente no será pagada » indica también Laurent Chetcuti.
¿Cómo me preparo?
«Ningún viento es favorable para quien no sabe adónde va«
Revisamos nuestras herramientas y anticipamos la elección de nuestro socio. De paso, echa un vistazo a este TOP 10 de trampas que evitar durante la migración de un ERP. 😉
Furious detecta automáticamente las facturas que emitir, asegura una conciliación bancaria, anticipa tu tesorería a 12 meses, intercambia de manera autónoma con tus equipos y te hace ganar tiempo. Y sobre todo te permite estar en conformidad con la reglamentación por venir.
Furious es también y sobre todo software certificado para la facturación electrónica (certificación NF203)
¿Cuáles son los pasos a seguir para implementar la facturación electrónica en tu empresa?
La implementación de la facturación electrónica es un proceso que requiere organización y precisión. Aquí tienes los pasos clave a seguir:
- Evaluación de necesidades y recursos existentes: analiza las herramientas y sistemas que utilizas actualmente para la facturación.
- Búsqueda y elección de una solución de facturación electrónica: opta por un software adaptado al tamaño y las necesidades específicas de tu empresa.
- Formación de los equipos: asegúrate de que tus empleados estén formados y cómodos con el nuevo sistema.
- Prueba del sistema: antes de pasar completamente a la facturación electrónica, realiza pruebas para asegurarte de que todo funciona correctamente.
- Implementación: una vez que todo esté listo y probado, implementa la facturación electrónica en toda la empresa.
- Seguimiento y ajustes: supervisa el proceso y realiza los ajustes necesarios para asegurar una transición fluida.
Plataforma de factura electrónica: ¿cómo elegir la solución adecuada?
El mercado ofrece una multitud de soluciones de facturación electrónica, y es crucial elegir la que mejor se adapte a tu empresa.
- Facilidad de uso: opta por una solución intuitiva y fácil de manejar.
- Conformidad con la legislación: asegúrate de que la solución respete las normas y estándares vigentes.
- Integración con tus otras herramientas: la solución debe poder integrarse fácilmente con los otros softwares que utilizas.
- Soporte y asistencia: verifica la calidad del soporte al cliente que ofrece el proveedor.
En resumen, todo cambio es una oportunidad y esta reforma te da una razón más para adoptar un ERP.
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