“Una figura sólo puede sobrevivir si es compartida y enriquecida por todos los actores de la cadena”.
Matthieu Didailler, Director Financiero de Insign
Esta cita adquiere todo su sentido en un contexto en el que la gestión financiera no consiste únicamente en controlar columnas de cifras. Se trata de un verdadero equilibrio entre precisión, anticipación y adaptación, en el que cada actor debe desempeñar su papel para evitar las trampas de la imprecisión.
Y es mucho lo que está en juego: según el Project Management Institute, sólo el 36% de las organizaciones consiguen entregar sus proyectos dentro del presupuesto y los plazos previstos. Esta cifra pone de manifiesto la complejidad de gestionar y supervisar proyectos dentro de un marco de control financiero riguroso.
Preguntas para optimizar la gestión financiera
A medida que su agencia o ESN crece, aumenta la carga de trabajo. A los equipos financieros, abrumados por tareas repetitivas, les cuesta dar un paso atrás y centrarse en lo que realmente importa: la rentabilidad.
¿Cuánto tiempo dedican realmente sus equipos a la gestión de proyectos? ¿Son rentables sus unidades de negocio? ¿Y sus índices de ocupación individual están optimizados? Todas estas preguntas merecen respuestas precisas.
Ya no basta con ver los excesos presupuestarios a posteriori si se quiere ser rentable. Para asegurar sus márgenes y optimizar su gestión financiera, necesita adoptar reflejos estratégicos y disponer de las herramientas adecuadas. Éstas le permitirán evaluar la rentabilidad de sus proyectos para mantener sus finanzas bajo control en todo momento.
En el mundo ultracompetitivo de las agencias, saber qué proyectos te hacen perder dinero es esencial. Un déficit de tesorería nunca se produce por casualidad. Suele ser el resultado de unas estimaciones iniciales demasiado optimistas, un alcance del proyecto mal controlado o retrasos en las entregas que disparan los costes.
La cuestión no es si puede ocurrir, sino cuándo y, sobre todo, cómo reaccionar antes de que sea demasiado tarde.
Identifique ya sus proyectos deficitarios
El primer paso para invertir la tendencia es ser capaz de detectar las señales de alarma lo antes posible. Para ello, hay que establecer un sistema fiable de seguimiento de los indicadores clave mediante herramientas de gestión de riesgos financieros. Es esencial seguir :
- Avance del proyecto: ¿cuánto ha avanzado la producción en relación con las ventas?
- Tiempo realmente dedicado: ¿Cuántas horas han dedicado ya sus equipos, por especialidad o unidad de negocio?
- Costes incurridos: ¿Cuáles son los costes directos (servicios, compras) e indirectos (gastos internos) asociados al proyecto?
Sin embargo, si eres como la mayoría de las agencias, probablemente tengas un problema de información centralizada que te impide calcular la rentabilidad. Cada equipo utiliza sus propias herramientas, a menudo desconectadas entre sí. Como resultado, recuperar los datos correctos se convierte en un quebradero de cabeza y el ejercicio pronto se asemeja a caminar por la cuerda floja. Para superar estos retos, es esencial dominar el cálculo de los porcentajes de margen, un indicador clave para evaluar el rendimiento financiero de tus proyectos. Cuanto más dispersa esté la información, mayor es el riesgo de basar tus decisiones en datos erróneos o incompletos.
Lo que esto significa para usted: Sin una visibilidad inmediata de estos indicadores, es prácticamente imposible gestionar eficazmente su rentabilidad. Para avanzar con confianza, necesitas poder consultar estos datos en tiempo real y tomar decisiones informadas antes de que la tasa de rentabilidad se deteriore.
Herramientas de gestión financiera: ¿aliados u obstáculos?
- Agregue automáticamente los datos de todos sus equipos
- Mostrar indicadores de rentabilidad claros y actualizados
- Emitir alertas en cuanto un proyecto supere el umbral de rentabilidad previsto.
Por qué es esencial este paso
Ignorar esta fase es aceptar que se navega a ciegas. Pero con los reflejos adecuados, identificar los proyectos deficitarios se convierte en un proceso rápido y eficaz. Cuanto antes intervengas, menos afectará el déficit a tus márgenes.
Consejo: Programe puntos de control semanales en sus proyectos de alto riesgo. Así podrá detectar cualquier desvío antes de que sea irrecuperable.
Análisis y diagnóstico
Para corregir la situación a largo plazo, no basta con constatar los rebasamientos presupuestarios: hay que comprender las causas subyacentes. ¿Por qué un proyecto supera el presupuesto inicial? ¿Cómo evitarlo en futuros proyectos? Esta fase del análisis financiero permite pasar de la observación a la acción, apuntando con precisión a los puntos de fallo.
Comprender las causas y utilizarlas como palanca
Detrás de un proyecto deficitario suele haber una combinación de factores. Sin un diagnóstico en profundidad, es difícil aplicar soluciones adecuadas. En las agencias se observan con frecuencia varias fuentes de variación:
- Planificación inadecuada de los recursos
- Estimaciones iniciales demasiado optimistas o incompletas
- Gestión poco clara del alcance del proyecto, lo que da lugar a ajustes imprevistos.
- Retrasos acumulados que generan costes adicionales
- Problemas de comunicación entre los equipos internos y con los clientes
Para cada proyecto deficitario, es esencial documentar las diferencias entre el flujo de caja previsto y la situación real. ¿Dónde están los mayores excesos? ¿Se trata de tiempo invertido no previsto, compras por encima del presupuesto o costes subestimados? Este conocimiento detallado es esencial para evitar cometer los mismos errores en el futuro.
“La ventaja de utilizar software multitarea es la evidente conexión entre las distintas tareas. El uso de este tipo de software permite tener en mente un amplio alcance financiero.”
Paul Vedrine, Jefe de Control de Gestión – Agence Jin
Convertir el análisis de la gestión financiera en acciones concretas
La importancia de una herramienta fiable
Para realizar un análisis pertinente, se necesita la información adecuada. Sin embargo, a muchas agencias les resulta difícil recopilar y procesar los datos.
Cuando las herramientas de cálculo están dispersas o mal sincronizadas, los equipos dedican una cantidad considerable de tiempo a cotejar manualmente las cifras. Este proceso no sólo consume tiempo, sino que también es una fuente de errores.
Una herramienta centralizada de gestión contable y financiera le ofrece visibilidad instantánea de las desviaciones presupuestarias, las horas consumidas y los márgenes asociados a cada proyecto.
Gracias a los informes automatizados y las alertas configurables, puede reaccionar con mayor rapidez. Esto significa que puede identificar las desviaciones en cuanto aparecen, en lugar de al final del proyecto, cuando los márgenes ya se han visto afectados.
Adoptar los reflejos adecuados para el futuro
La cuenta de resultados debe convertirse en parte integrante de sus procesos. Las comprobaciones periódicas no sólo le permiten corregir cualquier discrepancia en los proyectos en curso, sino también aprovechar las lecciones aprendidas para futuros encargos. Cada análisis enriquece su capacidad para anticiparse, ajustar sus prácticas e impulsar la rentabilidad de sus proyectos.
Plan de acción
Una vez realizado el diagnóstico, es hora de pasar a la acción. Disponer de datos precisos sobre los proyectos deficitarios es esencial, pero de nada sirve si esta información no se traduce en decisiones concretas y medidas correctoras. Para enderezar la situación hace falta un plan claro, adaptado a cada proyecto.
Elaborar un plan de acción eficaz
El plan de acción debe basarse en las enseñanzas extraídas del diagnóstico y responder a las causas identificadas. Se pueden activar varias palancas en función de la situación:
- Reasignar recursos: ajustar la carga de trabajo para evitar la sobrecarga de un equipo y optimizar el uso de las competencias disponibles.
- Renegociar los plazos: cuando sea posible, discutir con el cliente cómo ajustar el alcance o posponer ciertos plazos para limitar los costes adicionales y optimizar el flujo de caja.
- Revisión de las estimaciones: actualice sus previsiones para las fases restantes del proyecto a fin de evitar que aumente el déficit.
- Refuerzo de los controles internos: poner en marcha procesos más rigurosos para validar los cambios en el alcance del proyecto y proporcionar un mejor marco para los ajustes durante el proyecto.
Cada medida debe priorizarse en función de su impacto en la rentabilidad y de su viabilidad en términos de gestión de proyectos. Una medida eficaz es aquella que puede aplicarse rápidamente sin comprometer la calidad del resultado ni el capital circulante. Por ejemplo, algunas agencias optan porautomatizar la facturación recurrente para estabilizar su flujo de caja y obtener visibilidad de los ingresos futuros.
Comunicación: la clave para una mejor gestión
Un plan de acción no puede aplicarse sin una comunicación fluida con todas las partes interesadas. Los equipos internos deben comprender los ajustes previstos y las razones que los justifican. Por parte del cliente, la transparencia es esencial. Facilitar información clara sobre cualquier cambio en los plazos o el alcance ayuda a evitar malentendidos y mantener la confianza.
Organice reuniones periódicas con sus equipos de proyecto y financiero para supervisar el progreso de las medidas adoptadas. Si es necesario renegociar con el cliente, prepara argumentos basados en datos concretos de tu diagnóstico.
Anticiparse para evitar el sufrimiento
Aunque este plan tiene por objeto corregir los abusos actuales, también debe servir de base para evitar que la situación se repita. Una gestión proactiva significa incorporar estas acciones a sus procesos habituales. En el futuro, esto le permitirá detectar antes las señales débiles y tomar medidas antes de que la situación se deteriore.
Adoptar una visión a largo plazo no sólo le permite dar la vuelta a proyectos en dificultades, sino también reforzar la rentabilidad global de su agencia a largo plazo.
Acción quirúrgica: anticiparse a los excesos presupuestarios
Corregir un proyecto deficitario es esencial, pero el verdadero dominio de la gestión financiera reside en la anticipación. Prevenir los excesos presupuestarios significa limitar la necesidad de medidas correctoras tardías y mantener la rentabilidad del proyecto sin comprometer las relaciones con los clientes ni la calidad de los resultados.
Este enfoque proactivo, comparable a una operación quirúrgica, requiere precisión, capacidad de reacción y las herramientas adecuadas para intervenir en el momento oportuno.
Gestión presupuestaria ágil y receptiva
Los proyectos rara vez se salen del presupuesto sin señales de alarma. Estos indicadores suelen ser visibles mucho antes de que el rebasamiento se haga realidad. Pero hay que saber detectarlos.
Una gestión presupuestaria rígida, fijada sólo al inicio del proyecto, limita la capacidad de reacción ante imprevistos. Por el contrario, un enfoque ágil permite ajustar continuamente las previsiones, los recursos y los gastos.
Establecer un sistema ágil de gestión presupuestaria implica una serie de acciones clave:
- Actualizar periódicamente las previsiones financieras en función del avance real de los proyectos.
- Realice un seguimiento preciso del tiempo empleado, de modo que la planificación pueda ajustarse para tener en cuenta cualquier discrepancia.
- Establezca puntos de control semanales para anticiparse a las sobrecargas de trabajo o a la necesidad de recursos adicionales.
- Reaccionar rápidamente a los cambios de alcance o retrasos para limitar su impacto financiero.
Esta dinámica de adaptación continua significa que no descubrirá un exceso de presupuesto cuando el proyecto ya haya finalizado, momento en el que a menudo es demasiado tarde para reaccionar.
Comprender la rentabilidad en la fase de preventa
La anticipación no empieza con la producción. Empieza en la fase de oferta y negociación. Las estimaciones preventa demasiado optimistas dan lugar a presupuestos poco realistas que los equipos luchan por cumplir. Por eso es crucial tener en cuenta todos los costes desde el principio: tiempo de gestión, posibles revisiones, comentarios imprevistos de los clientes y problemas técnicos imprevistos.
Para ello:
- Analice proyectos similares realizados en el pasado para afinar sus estimaciones.
- Incorpore márgenes de seguridad realistas para cubrir imprevistos.
- Discutir la viabilidad de los presupuestos propuestos con los equipos operativos.
Una mejor preparación previa limita el número de desviaciones que pueden observarse en el camino y garantiza una conducción más suave.
La importancia de la vigilancia en tiempo real
Para ajustar su gestión presupuestaria, necesita tener una visión clara e instantánea de sus indicadores clave. Esperar al final del proyecto para hacer balance es un error frecuente y costoso. El seguimiento en tiempo real permite intervenir en cuanto aparecen desviaciones y evitar que se agraven.
Las herramientas de gestión modernas ofrecen funciones como :
- Alertas automáticas cuando un proyecto alcanza determinados umbrales de consumo (50%, 75%, 90% del presupuesto previsto).
- Cuadros de mando actualizados automáticamente con las horas introducidas, los costes incurridos y el progreso del proyecto.
- Informes que comparan las previsiones iniciales con los datos reales para identificar rápidamente las discrepancias.
Esta capacidad de reacción permite tomar inmediatamente decisiones correctivas, ya sea reasignar recursos, revisar el alcance del proyecto o negociar ajustes con el cliente.
Aprovechar la experiencia adquirida para futuros proyectos
«Disponer de una herramienta que cubre toda la cadena de valor, desde la centralización al principio (oferta a preventa) hasta la producción y entrega del dispositivo, nos da una mayor coherencia y un mejor control de nuestros procesos.
Jérôme Balmain, Director de Operaciones y cofundador – La Haute Société
Anticiparse a los excesos presupuestarios y a las necesidades de capital circulante también significa aprender de la experiencia pasada. Cada proyecto finalizado, sea rentable o no, contiene valiosas lecciones. Las revisiones periódicas ayudan a identificar patrones recurrentes de gasto excesivo y a ajustar las prácticas para futuros proyectos.
Para optimizar este proceso :
- Organizar reuniones de feedback con los equipos implicados.
- Documente las causas de cualquier discrepancia y las medidas correctoras adoptadas.
- Actualice sus metodologías de estimación y sus procesos internos.
Adoptando esta lógica de mejora continua, reforzará su capacidad para anticiparse a las desviaciones y asegurar la rentabilidad de sus proyectos.
Integración de la gestión del riesgo financiero
Anticiparse a los excesos presupuestarios exige una gestión rigurosa de los riesgos. Todo proyecto contiene áreas de incertidumbre, ya sea por cambios en el alcance, retrasos en la producción o costes imprevistos. Ignorar estos peligros significa exponer sus proyectos a desviaciones presupuestarias difíciles de compensar. Por el contrario, integrar la gestión de riesgos en su proceso de gestión de proyectos le permite identificar posibles fallos antes de que afecten a la rentabilidad.
Identificar los riesgos financieros
El primer paso consiste en identificar los riesgos potenciales ya en la fase de planificación y cálculo de la rentabilidad. Un proyecto puede verse afectado por varios tipos de riesgo:
- Operativos: retrasos en la producción, indisponibilidad de recursos, errores técnicos
- Organizativos: problemas de comunicación, cambios imprevistos de alcance
- Contractual: las cláusulas mal definidas pueden generar costes adicionales
Para no dejar nada al azar, es esencial elaborar un análisis formal de riesgos al inicio del proyecto. Recopile información de los equipos operativos, identifique los puntos críticos del calendario y enumere los elementos susceptibles de generar costes adicionales.
Evaluar la probabilidad y el impacto
No todos los riesgos tienen el mismo nivel de gravedad. Una vez identificados, hay que clasificarlos según su probabilidad de ocurrencia y su impacto potencial en el presupuesto y los plazos. Esta evaluación permite priorizar las acciones.
Puede utilizar una matriz de riesgos para :
- Identificar las amenazas de alto impacto y alta probabilidad que requieren una acción inmediata.
- Priorizar los riesgos que podrían tener un impacto significativo en la rentabilidad del proyecto.
- Identificar los riesgos menores que sólo requieren un seguimiento periódico
Este planteamiento evita la dispersión de esfuerzos y permite concentrar los recursos en los elementos más críticos.
Aplicar planes de gestión financiera
Una vez evaluados los riesgos, es hora de definir planes de respuesta adecuados. Estos planes pueden adoptar varias formas:
- Evitar: modificar el plan inicial para eliminar el riesgo (por ejemplo, elegir un proveedor de servicios más fiable aunque sea ligeramente más caro).
- Mitigación: aplicar medidas para limitar la probabilidad o el impacto del riesgo (ajustar los plazos, reforzar el seguimiento de los entregables).
- Transferencia: externalizar el riesgo subcontratando determinadas tareas o ajustando las cláusulas contractuales con el cliente.
- Aceptación: asumir el riesgo si se considera menor o si las soluciones son demasiado costosas en relación con los beneficios esperados.
Para ser eficaz, cada plan de respuesta debe tener un responsable e integrarse en la gestión diaria del proyecto.
Apóyese en herramientas de supervisión proactiva
La gestión de riesgos no se limita a identificarlos. El seguimiento continuo de la tesorería es esencial para detectar cualquier cambio que pueda afectar al proyecto. Las herramientas de gestión modernas ofrecen funcionalidades específicas:
- Alertas automáticas que se activan cuando se alcanzan determinados umbrales presupuestarios (50%, 75% o 90% del presupuesto consumido).
- Informes de riesgo actualizados en tiempo real para anticipar desviaciones
- Plataformas de colaboración que permiten a cada miembro del equipo informar de los puntos que le preocupan
- Este seguimiento permite tomar decisiones basadas en datos fiables, sin esperar a que el proyecto supere los umbrales críticos.
Integrar la gestión de riesgos en la cultura de su agencia
Para que este enfoque sea plenamente eficaz, debe convertirse en un reflejo compartido por todos los equipos. Anime a sus empleados a informar de las anomalías, organice revisiones periódicas de las tendencias de riesgo y adapte sus procesos internos a este enfoque de prevención.
Una agencia que integra la gestión de riesgos en su cultura operativa está mejor equipada para anticiparse a los imprevistos, proteger sus márgenes y aumentar la satisfacción del cliente.
Utilizar la presupuestación de proyectos desde el principio y durante el proyecto
A menudo se considera que la elaboración de un presupuesto es una formalidad que debe llevarse a cabo al inicio de un proyecto. Sin embargo, para garantizar la rentabilidad, debe ser un proceso vivo, ajustado a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Al incorporarlo en las primeras fases y actualizarlo periódicamente, se gana en capacidad de respuesta y precisión. Este enfoque proactivo limita las desviaciones presupuestarias y facilita la toma de decisiones con conocimiento de causa.
Definir un ámbito de aplicación claro y unos objetivos precisos
Un presupuesto eficaz empieza por definir el alcance del proyecto. Cuanto más preciso sea, más exactas serán las estimaciones. Con demasiada frecuencia, las zonas grises en los objetivos o los entregables dan lugar a malentendidos y sobrecostes imprevistos.
Para evitar estos escollos:
- Elaborar especificaciones detalladas validadas por todas las partes interesadas
- Desglosar el proyecto en subtareas con hitos claros
- Determinar los recursos necesarios para cada fase del proyecto.
- Prevenir posibles cambios en el ámbito de aplicación incorporando márgenes de seguridad.
Una estructura clara desde el principio evita costosos ajustes sobre la marcha y facilita el seguimiento del presupuesto.
Elegir la metodología presupuestaria adecuada
No todos los métodos presupuestarios son iguales. La elección depende de la naturaleza del proyecto, la complejidad de los resultados y el grado de flexibilidad necesario. Existen tres enfoques principales:
Presupuestación descendente: se define el presupuesto global antes de asignarlo a las distintas fases. Este método es rápido, pero puede ser impreciso si los detalles del proyecto aún no están bien establecidos.
Presupuestación ascendente: los costes se estiman tarea por tarea antes de ser consolidados. Más largo de aplicar, este enfoque es ideal para proyectos complejos que requieren la máxima precisión.
Presupuestación basada en el valor: el presupuesto se ajusta en función del valor generado en cada etapa. Este modelo, utilizado a menudo en los métodos ágiles, permite una mayor flexibilidad y una mejor adaptación a los imprevistos.
Sea cual sea la elección, lo más importante es elegir el método que ofrezca el mejor equilibrio entre precisión, flexibilidad y rapidez de ejecución.
Seguimiento y ajustes a lo largo del proyecto
La presupuestación no termina cuando se valida la estimación. Para que sea eficaz, debe reevaluarse continuamente. Los proyectos evolucionan: cambios en el alcance, retrasos o ajustes en los recursos pueden repercutir en los costes. Sólo actualizando periódicamente el presupuesto se puede mantener el rumbo.
Para garantizar este seguimiento :
- Comparar el gasto real con las previsiones iniciales en cada hito clave.
- Analizar las discrepancias e identificar las causas de los rebasamientos
- Ajustar las estimaciones de las fases restantes para limitar futuros desvíos.
- Comunicar estos ajustes a los equipos para garantizar la alineación general.
- Un presupuesto vivo y actualizado proporciona una visión más realista del proyecto, evitando sorpresas desagradables al final del encargo.
La contribución de las herramientas de gestión presupuestaria
El seguimiento de un presupuesto con hojas de cálculo dispersas es una fuente de errores y pérdidas de tiempo. Hoy en día, las soluciones centralizadas pueden simplificar esta tarea al tiempo que mejoran la fiabilidad de los datos. Para ser una buena herramienta de gestión presupuestaria,el ERP financiero debe ofrecer :
- Visualización en tiempo real de los gastos efectuados y de las previsiones actualizadas
- Alertas automáticas cuando los umbrales presupuestarios están a punto de alcanzarse
- Posibilidad de integrar los datos de tiempo empleado, facturación y compras para obtener una visión global.
- Informes detallados para facilitar la toma de decisiones y la comunicación con los clientes
Gracias a estas herramientas, puede ser más reactivo y ajustar sus planes en unos pocos clics, sin esperar hasta el final del proyecto para reaccionar.
Fomentar la mejora continua
Cada proyecto es una oportunidad de aprendizaje. Analizando tus presupuestos anteriores e identificando áreas de mejora, reforzarás tu capacidad para hacer estimaciones más precisas y gestionar tus futuros proyectos con mayor eficacia.
Para aprovechar estas lecciones :
- Organice revisiones financieras de fin de proyecto con sus equipos
- Documentar cualquier discrepancia significativa y las soluciones aplicadas para subsanarla.
- Actualice sus métodos de estimación para reflejar esta información.
Este proceso de mejora continua le permite lograr una mayor precisión y optimizar gradualmente la rentabilidad de sus proyectos.
Optimice su rentabilidad con Furious
La rentabilidad de sus proyectos no sólo depende de los métodos, sino de las herramientas adecuadas. En un entorno en el que la capacidad de respuesta y la precisión son esenciales, Furious es la solución todo en uno imprescindible. La gestión de presupuestos, la planificación de recursos, el seguimiento del tiempo y la facturación se reúnen en una misma plataforma para agilizar sus procesos.
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Furious centraliza toda su información, evitando silos y pérdidas. Te beneficias de una visión clara y global para seguir tus proyectos sin fricciones. Con Furious, puedes :
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Una comunicación fluida es la clave del éxito de los proyectos. Furious permite a todos los implicados acceder a la información que necesitan. Por un lado, los equipos realizan un seguimiento de su carga de trabajo, mientras que los gestores de proyectos controlan los indicadores clave. Los gestores financieros tienen acceso a datos actualizados.
Esta transparencia refuerza las relaciones con los clientes gracias a informes precisos y fáciles de compartir.
Tomar decisiones basadas en datos fiables
Furious transforma sus datos en información práctica a través de cuadros de mando intuitivos. Detecte rápidamente los proyectos en riesgo, mida su rendimiento y ajuste su estrategia con :
- Alertas sobre excesos presupuestarios y retrasos
- Ver márgenes por proyecto o cliente
- Comparaciones entre previsiones y cifras reales
- Análisis de los índices de ocupación para optimizar los recursos
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