¿Qué son las operaciones de agencia y por qué son importantes? En el corazón de cada agencia próspera se encuentra una máquina bien engrasada de esfuerzos coordinados, planificación estratégica y ejecución eficaz. Estas operaciones son el corazón de la organización, asegurando un funcionamiento fluido y una prestación de servicios eficaz a los clientes. Pero a medida que el panorama digital evoluciona, las operaciones de las agencias también deben evolucionar.
Desde priorizar la producción del equipo y promover una cultura de trabajo colaborativa hasta aprovechar la tecnología y la automatización, existen muchas estrategias para optimizar los procesos y fomentar el éxito. Herramientas como Furious ofrecen soluciones integrales adaptadas a las necesidades dinámicas de los sectores creativos y de consultoría, permitiendo a las agencias mejorar sus operaciones, aumentar su productividad y lograr un crecimiento sostenible.
Profundicemos en estas estrategias, con perspectivas valiosas, ejemplos concretos y pasos prácticos para guiarte en el camino hacia la excelencia operacional.
¿Qué son las operaciones de agencia y por qué son importantes?
Las operaciones de agencia abarcan los engranajes esenciales que giran dentro de una organización: el esfuerzo coordinado de planificación, ejecución y gestión de tareas que impulsa a la agencia hacia sus objetivos, asegurando un funcionamiento fluido y una prestación de servicios eficaz.
Entender la esencia de las operaciones de agencia en el panorama digital actual
Las operaciones de agencia son diversas por naturaleza pero unificadas por un objetivo. Pero las cosas están cambiando, y las operaciones de agencia están experimentando una transformación profunda impulsada por la tecnología.
La planificación estratégica debe incluir ahora la anticipación de las disrupciones digitales y el aprovechamiento de las tecnologías emergentes.
La administración es sinónimo de transformación digital, optimizando los procesos y automatizando los flujos de trabajo.
La gestión de datos se ha vuelto crucial para proteger y aprovechar los activos digitales.
La comunicación trasciende las fronteras tradicionales, alcanzando nuevos horizontes a través de plataformas digitales innovadoras y colaborativas.
Los recursos humanos deben centrarse ahora en equipar a la fuerza laboral con competencias digitales.
Las tecnologías y los sistemas de información se han convertido en la columna vertebral de las operaciones modernas, permitiendo la agilidad, la toma de decisiones basada en datos y la innovación.
¿Cómo impactan las operaciones de agencia en la satisfacción del cliente y el crecimiento empresarial?
Las operaciones de agencia son la columna vertebral de la satisfacción del cliente y el crecimiento empresarial. Al optimizar los procesos, proporcionar una comunicación clara, estimular la innovación, empoderar a los empleados y aprovechar los insights basados en datos, las agencias crean experiencias fluidas que superan las expectativas de los clientes.
Debes comprometerte tú mismo y tu agencia con la excelencia – esto no solo garantizará la satisfacción del cliente sino que también alimentará tu éxito y crecimiento a largo plazo en un mercado en rápida evolución.
10 preguntas que hacerte antes de optimizar las operaciones de tu agencia
¿Son nuestras operaciones actuales lo suficientemente eficaces para alcanzar nuestros objetivos de crecimiento?
Antes de optimizar las operaciones de tu agencia, es crucial evaluar si son lo suficientemente eficaces para apoyar tus objetivos de crecimiento. Comienza examinando los indicadores clave de rendimiento (KPI) como la tasa de adquisición de clientes, la tasa de retención de clientes, el crecimiento de ingresos, el margen de beneficio… y considera realizar un análisis DAFO para identificar fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. Recopila feedback de empleados, clientes y partes interesadas para entender los puntos de dolor y las áreas de mejora. También es recomendable analizar tu rendimiento financiero y compararlo con los estándares de la industria para evaluar la eficacia de tu agencia.
Con una imagen clara, puedes priorizar las áreas a optimizar, asegurándote de que tus operaciones estén alineadas con tus aspiraciones de crecimiento. No se trata solo de optimizar los procesos; se trata de preparar el terreno para la innovación y el éxito en tu camino futuro.
¿Cómo podemos mejorar nuestros procesos de gestión de proyectos para aumentar la satisfacción del cliente?
Mantener a los clientes satisfechos debe estar en el centro de todo lo que haces. ¿Estableces canales abiertos y adoptas métodos ágiles para que tus clientes se sientan involucrados y valorados durante todo el proceso? Clientes satisfechos significan más negocios recurrentes, menos tiempo dedicado a corregir errores y más recomendaciones en el futuro.
¿Qué estrategias podemos implementar para minimizar la rotación y maximizar la productividad del equipo?
La eficiencia prospera cuando los flujos de trabajo están optimizados y los obstáculos se eliminan, garantizando que las tareas sean claras y alcanzables. Equipa a tu equipo con herramientas de productividad, automatizando las tareas repetitivas y liberando tiempo valioso. Prioriza su bienestar ofreciendo horarios flexibles y fomentando descansos para prevenir el agotamiento. ¿Nuestro consejo número uno? Usa software de seguimiento de tiempo para monitorizar el progreso, permitiendo una planificación precisa de proyectos y asignación de recursos.
Caroline Vignand Olivier - Cofundadora de Pop For You
Antes de Furious, el gran problema que teníamos era el seguimiento del tiempo de proyecto y por tanto la gestión de la rentabilidad. Nos basábamos en la intuición y las estimaciones para el tiempo empleado. Desde la adopción de Furious, este problema se ha resuelto en gran medida
¿Hay cuellos de botella en nuestras operaciones que nos ralentizan?
Para una gestión eficaz de la agencia, es esencial detectar los desafíos clave. Monitoriza de cerca cosas como las ineficiencias de los flujos de trabajo, las rupturas de comunicación, los procesos demasiado complejos, los problemas tecnológicos…
Jérôme Balmain, COO y cofundador de La Haute Société
Las solicitudes de vacaciones ahora se gestionan mejor. En un sistema de gestión de producción global, tener todos los plannings consolidados y las solicitudes de vacaciones visibles, con las personas pendientes de aprobación, ahorra un tiempo considerable.
¿Cómo podemos asignar mejor nuestros recursos para garantizar una utilización óptima y rentabilidad?
Predecir las necesidades de recursos con antelación, como personal y equipamiento, te ayudará a evitar retrasos innecesarios. Asegúrate de no tener exceso de personal, haciendo coincidir las competencias con los requisitos del proyecto. Optimizar la utilización de recursos alineando la producción con la demanda no solo aumenta la rentabilidad sino que también garantiza que las necesidades de los clientes se satisfagan eficazmente.
¿Nuestro stack tecnológico actual apoya eficazmente nuestras operaciones de agencia, o es hora de actualizarlo?
Jérôme Balmain, COO y cofundador de La Haute Société
Anteriormente, la información estaba centralizada con una persona, limitando la visibilidad para todos. Ahora, podemos acceder fácilmente al planning de todos los miembros del equipo sin tener que pedirlo, ya que la información ya se comparte con todos en el equipo.
Asegúrate de que cualquier tecnología y herramientas utilizadas dentro de tu agencia te permitan identificar y hacer seguimiento de los diversos problemas mencionados anteriormente. ¿Son estas herramientas universalmente adoptadas y entendidas por todos los miembros del equipo? ¿Se utilizan a su máximo potencial? ¿Están alineadas con las necesidades específicas de tu sector?
Caroline Vignand Olivier - Cofundadora de Pop For You
Antes de Furious, utilizábamos varias herramientas, pero sin aprovecharlas completamente. Usar múltiples herramientas hacía que todos abandonaran rápidamente la idea de entenderlas, dejándonos algo sin dirección.
Hoy en día, el 52% de las agencias aún dependen de múltiples herramientas, una práctica que resulta ineficaz ya que estas herramientas a menudo permanecen infrautilizadas, sin lograr alcanzar su máximo potencial. Este enfoque fragmentado no solo conduce a ineficiencias, sino que también obstaculiza la capacidad de identificar y resolver problemas críticos dentro de las operaciones de la agencia. Es imperativo que cualquier tecnología y herramienta empleada dentro de tu agencia permita la identificación y el seguimiento de los diversos desafíos operacionales. Al reemplazar una media de siete herramientas, Furious no solo optimiza las operaciones sino que también permite a las agencias ahorrar una media del 30% del tiempo de back-office.
¿Qué medidas podemos tomar para mejorar la comunicación interna y la colaboración entre equipos?
¿Tus miembros del equipo pasan tiempo valioso en métodos de comunicación informales? Considera seleccionar una herramienta unificada para todos los equipos, que envíe automáticamente alertas y sincronice la información en toda la organización, optimizando así la comunicación y ahorrando tiempo.
¿Cómo podemos automatizar las tareas repetitivas para liberar tiempo para trabajos de mayor valor añadido?
Por ejemplo, cuando se firma un contrato, Furious asigna inmediatamente los miembros del equipo disponibles al planning según las horas acordadas para una competencia particular cada mes. También envía recordatorios automáticos si los proyectos superan los plazos o encuentran otros problemas. ¿Qué otras tareas te hacen perder tiempo?
¿Hacemos seguimiento y analizamos eficazmente nuestros datos operacionales para tomar decisiones informadas?
Caroline Vignand Olivier - Cofundadora de Pop For You
¡Usar Furious me ahorra aproximadamente 5 horas cada semana!
Según el informe «The State of Project Management Report» de Wellingtone (2020), solo el 25% de las organizaciones utilizan software de gestión de proyectos – lo que significa que el 75% de las organizaciones no tienen acceso a análisis KPI en tiempo real. ¿Quieres destacar? Asegúrate de sacar el máximo partido de lo que tienes manteniendo un ojo en las métricas que importan para ti, como el tiempo vendido, el tiempo presupuestado, el tiempo empleado, el tiempo planificado…
¿Cómo podemos crear un marco operacional más ágil y reactivo para adaptarnos a las demandas cambiantes del mercado?
¿Utilizas tarifarios personalizables y software de gestión de recursos humanos avanzado? Este enfoque te permitirá optimizar los procesos de fijación de precios e identificar de manera proactiva las competencias emergentes necesarias, asegurando respuestas rápidas a las necesidades del mercado en evolución y manteniendo así la competitividad.
¿Cuáles son los indicadores clave de que las operaciones de nuestra agencia necesitan mejorarse?
¿Vendes con beneficio? ¿Cómo puedes optimizar las necesidades de capital circulante (BFR) y los procesos de planificación? ¿Cuánto cuestan tus esfuerzos de preventa? ¿Cuáles son los costes de los proyectos? ¿Tu personal es adecuado? Hacer estas preguntas y hacer seguimiento de los KPI correspondientes te ayudará a tomar decisiones informadas, optimizar las operaciones y fomentar un crecimiento y éxito sostenibles.
Optimizar las operaciones de la agencia para la eficiencia y el crecimiento
Ahora que has hecho balance de tu situación actual y la has ajustado si es necesario, es hora de ver qué puedes hacer concretamente para optimizar las operaciones de tu agencia.
Preparar el terreno para la excelencia operacional
Investigaciones de la Social Market Foundation sugieren que los empleados más felices tienden a ser aproximadamente un 12% más productivos que sus colegas infelices. Si quieres que las cosas funcionen lo mejor posible: cuida a tu equipo.
Priorizar tu equipo para máxima producción y mayor creatividad
Asegurar que las competencias se utilicen eficazmente es crucial para mantener la rentabilidad. Piensa en un creativo de tu agencia: en lugar de pasar tiempo valioso en proyectos de branding internos, que podrían no contribuir directamente a los ingresos, ¿no debería priorizar el trabajo en proyectos de clientes externos?
Este enfoque estratégico no solo mejorará tu rendimiento financiero, sino que también garantizará que el talento creativo se utilice al máximo de sus capacidades. Al alinear tus esfuerzos con proyectos facturables, puedes maximizar tu potencial de ingresos y ofrecer mayor valor a tus clientes. ¡Todos ganan!
Fomentar una cultura de trabajo colaborativa y una planificación realista de recursos
La colaboración estimula la creatividad y la innovación, transformando proyectos ordinarios en extraordinarios – al crear un entorno de equipo dinámico donde todos trabajan juntos sin problemas, alimentas el éxito de tu agencia. Añade un poco de planificación realista, y evitarás desastres importantes como perder plazos, agotamiento, desperdiciar dinero, perder oportunidades…
Caroline Vignand Olivier - Cofundadora de Pop For You
Hemos reenfocado nuestra atención en la anticipación, especialmente en la planificación de recursos. Anticipamos mejor nuestras acciones ahora, lo que significa que somos capaces de prever mejor nuestras necesidades de personal.
Aprovechar la tecnología y la automatización para la escalabilidad
Te hemos presentado una multitud de consideraciones, y es natural sentirse un poco abrumado por la complejidad de todo esto. Sin embargo, existe una solución simple para gestionar eficazmente estos aspectos y obtener una visión completa de tu empresa: aprovechar el poder de las herramientas digitales. En lugar de luchar con tareas manuales, ¿por qué no usar un software bien diseñado que pueda gestionarlas rápida y eficientemente? Es una forma inteligente de optimizar tu flujo de trabajo, ahorrando tiempo valioso y asegurándote de que nada se escape.
Jérôme Balmain, COO y cofundador de La Haute Société
Usar una herramienta que cubra toda la cadena de valor, desde la centralización en las primeras etapas hasta la producción y entrega, nos ayuda a mantener la coherencia y mejorar el control de los procesos.
Mejorar las operaciones con automatización y las soluciones de software adecuadas
Furious es una herramienta específicamente adaptada para responder a las necesidades dinámicas de los sectores creativos y de consultoría. Como solución empresarial especializada, ofrece una gama completa de funcionalidades, desde la generación de presupuestos hasta la facturación, manteniéndose adaptable a los cambios rápidos de la industria. Con Furious, todo está en un solo lugar – y toma una fracción del tiempo:
Visualiza el rendimiento y la rentabilidad de los proyectos gracias a paneles de control fáciles de usar, facilitando el seguimiento en tiempo real de los KPI y la toma de decisiones informadas. Facilita la colaboración entre los miembros del equipo con una plataforma centralizada y visualmente intuitiva, mejorando el trabajo en equipo y permitiéndote prever problemas emergentes. Optimiza los procesos de producción, sigue el progreso y anticipa los resultados de manera eficiente.
Agiliza la gestión del progreso con herramientas de planificación conversacional, aliviando el 80% de la carga de trabajo de planificación. Asegura el control de calidad gracias a sistemas de puntuación automática para clientes y empleados. Simplifica los procedimientos de facturación y contabilidad automatizando las tareas críticas, proyectando resultados futuros y garantizando el cumplimiento de las regulaciones venideras.
Equilibrar eficiencia y rentabilidad: Perspectivas de Furious Squad
Mejorar las operaciones de la agencia y garantizar el uso eficaz de una herramienta todo-en-uno por parte de todo el equipo es esencial para tener éxito en el panorama empresarial acelerado de hoy.
He aquí por qué:
- Ganancia de eficiencia : Una herramienta todo-en-uno agiliza las operaciones, eliminando la necesidad de hacer malabarismos con múltiples plataformas y herramientas. Esto permite ahorrar tiempo y reducir el riesgo de errores, permitiendo a los empleados concentrarse más en sus tareas y menos en las molestias administrativas.
- Mayor productividad : Al proporcionar funcionalidades integradas como gestión de proyectos y herramientas de comunicación, una herramienta todo-en-uno permite a los empleados trabajar más eficientemente. Esto significa menos interrupciones y retrasos, resultando en una productividad aumentada en toda la organización.
- Toma de decisiones basada en datos: Las funcionalidades integradas de análisis e informes proporcionan información valiosa sobre el rendimiento de la agencia. Al incluir herramientas para calcular un retorno de la inversión, puedes ir aún más lejos en la optimización de tus operaciones. Esto permite medir con precisión la eficacia de tus iniciativas, identificar los proyectos más rentables y priorizar los esfuerzos estratégicos. Al analizar estos datos, los directivos pueden tomar decisiones informadas para impulsar el crecimiento y maximizar la rentabilidad.
- Colaboración fluida : La colaboración es esencial en cualquier agencia. Una herramienta todo-en-uno crea un centro centralizado para la comunicación del equipo, el intercambio de archivos y la colaboración en proyectos, fomentando una cultura de trabajo en equipo y compartición de conocimientos.
- Coherencia de los entregables : La estandarización de procesos y herramientas garantiza la coherencia en la calidad del trabajo entregado a los clientes. Con una herramienta todo-en-uno, las agencias pueden mantener un alto nivel de servicio, independientemente del equipo o individuo que trabaje en un proyecto.
- Adaptabilidad : En una industria en rápida evolución, las agencias necesitan herramientas capaces de adaptarse a las necesidades y tecnologías cambiantes. Una herramienta todo-en-uno regularmente actualizada y enriquecida garantiza que las agencias puedan mantenerse competitivas y responder a las exigencias de los clientes y del mercado.
Entonces, ¿por qué conformarse con la mediocridad cuando puedes desbloquear todo el potencial de tu agencia con Furious? Únete a las filas de las agencias líderes que han adoptado la innovación y han alcanzado un éxito sin precedentes. Es hora de llevar las operaciones de tu agencia al siguiente nivel – elige Furious y embárcate en un viaje hacia la excelencia hoy mismo.
