As armadilhas ou “trampas de margem” são esses erros invisíveis que corroem os seus lucros em cada etapa de um projeto. Elas se escondem na pré-venda, na gestão de recursos, ou mesmo na faturação e podem comprometer seriamente a sua rentabilidade. O pior? Muitas vezes, você não percebe até que seja tarde demais.
Neste artigo, descubra as 5 principais armadilhas a evitar para proteger as suas margens e maximizar cada projeto… e fique até o final para descobrir a armadilha bônus.
Pronto para manter o controle dos seus lucros?
Armadilha nº1: A pré-venda, esse abismo oculto
O que você não vê chegando
A pré-venda é a etapa onde as agências frequentemente se afogam. Passam-se horas a preparar propostas, a encontrar potenciais clientes, a criar orçamentos… sem sempre perceber o custo real. O problema é que todo esse tempo investido não é medido. Quantas horas as equipas passam numa licitação, sem garantia de que se transformará em cliente? Muitas vezes apostamos sem saber quantos potenciais clientes acabarão por assinar.
Como transformá-lo em uma alavanca?
A chave é quantificar cada minuto gasto na pré-venda. Acompanhe precisamente o tempo e os recursos investidos e associe isso à probabilidade de assinatura. Se você gastar muito tempo num potencial cliente com pouca chance de converter, estará a corroer a sua margem sem retorno sobre o investimento.
Conselho: Filtre os seus potenciais clientes desde o início para se concentrar apenas naqueles que têm verdadeiro potencial. Implemente uma ferramenta para medir esses custos – como o Furious, que permite otimizar a gestão de recursos e reduzir os riscos de perda.
Armadilha nº2: A rentabilidade do projeto
Não confie apenas na faturação
Muitas agências acreditam que a rentabilidade de um projeto se resume à faturação. Uma vez assinado o contrato e enviadas as faturas, consideram que tudo está em ordem. Mas a realidade é bem diferente. Não pode confiar apenas nesse número. As custos ocultos – o tempo real gasto, as compras imprevistas e as despesas indiretas – devem ser considerados para ter uma imagem completa da rentabilidade. Se você olhar apenas para a faturação, não verá as fugas de margem que se escondem por trás.
Como ver mais claramente?
Para ter uma visão real da rentabilidade, é preciso integrar a noção de margem bruta. Acompanhe o custo total do projeto, não apenas o que faturou. Deve calcular o que realmente lhe custa: o tempo gasto pelas suas equipas, as compras, e até os custos administrativos relacionados à gestão do projeto. Com este método, saberá exatamente se o seu projeto é realmente rentável ou se está prestes a custar-lhe mais do que o previsto.
O nosso conselho:
Não se contente com a faturação bruta. Acompanhe todos os custos associados a cada projeto e ajuste a sua gestão em tempo real. Uma ferramenta como Furious pode ajudá-lo a ter uma visão geral e a ajustar a trajetória se perceber que custos imprevistos estão a colocar em risco a sua rentabilidade.
Armadilha nº3: A gestão dos clientes “estrelas”... tóxicos
O que lhe escapa
É tentador concentrar-se nos clientes “estrelas” que trazem uma visibilidade importante e projetos de grande escala. Mas, por vezes, esses clientes podem tornar-se um fardo financeiro. Eles frequentemente exigem entregas excessivas, impõem prazos de pagamento prolongados, e consomem recursos desproporcionais. No final, embora o volume de negócios seja elevado, a sua rentabilidade real pode ser muito baixa, ou até negativa.
Como evitar a deriva?
A chave aqui é priorizar a rentabilidade sobre a notoriedade. Não se deixe seduzir por um cliente “estrela” se isso impactar a sua margem. Isso significa que é preciso saber negociar condições claras : prazos de pagamento, escopo das entregas, e respeito pelos seus processos. Às vezes é preciso estar preparado para dizer não a um cliente, mesmo que pareça difícil. Ao tratar os clientes de acordo com a sua rentabilidade real, evita corroer a sua margem sob o pretexto de visibilidade.
O nosso conselho:
Não se deixe cegar pelo volume. Avalie sempre a rentabilidade real de cada cliente, mesmo os mais influentes. Furious permite-lhe acompanhar essa rentabilidade, calcular o impacto dos clientes nos seus recursos e negociar melhor as condições.
Armadilha nº4: Uma planificação demasiado a curto prazo
O que lhe escapa
A gestão a curto prazo é uma armadilha para muitas agências. Se gerir as equipas dia a dia, sem visão a médio prazo, expõe-se a sobrecargas imprevistas, faltas de recursos e um stress constante. Essa abordagem impede de antecipar as necessidades reais dos projetos, e a longo prazo, gera custos adicionais não planeados. Acaba por reagir em vez de agir de forma proativa.
Como passar a uma gestão estratégica?
Para evitar essa deriva, é crucial ter uma visão a 3 meses (ou mais, idealmente). Isso permite-lhe antecipar melhor os períodos de sobrecarga ou falta de recursos e evitar a gestão de última hora. Assim poderá alocar os recursos certos no momento certo e evitar os custos associados à urgência. Uma planificação mais detalhada também permite gerir melhor as necessidades externas, como a subcontratação, e evitar erros dispendiosos.
O nosso conselho:
Invista tempo numa planificação mais longa. Não se limite a uma visão semanal, mas passe a uma planificação trimestral. Furious oferece-lhe uma visibilidade até 6 meses de antecedência, permitindo-lhe assim manter-se flexível enquanto controla os seus custos a longo prazo.
Armadilha nº5: A latência na faturação...
...e o fluxo de caixa em sofrimento
A faturação tardia e os prazos de cobrança mal geridos são erros clássicos que colocam em risco a saúde financeira de uma agência. Na maioria das vezes, a lentidão da faturação deve-se a uma falta de coordenação entre as equipas operacionais e a contabilidade. Resultado: o fluxo de caixa torna-se frágil, e as liquidez ficam bloqueadas durante meses. Enquanto isso, continua a pagar recursos e fornecedores.
Como agilizar o processo?
A automatização das cobranças e da faturação é indispensável para evitar essa armadilha. O objetivo é encurtar o tempo entre a entrega de um projeto e o envio da fatura. É também importante implementar processos claros entre as equipas de produção e contabilidade para que não haja latência . Ao automatizar esse processo, liberta tempo para se concentrar em projetos de alto valor agregado, enquanto melhora a gestão do seu fluxo de caixa.
O nosso conselho:
Não espere até ao final do mês para emitir as suas faturas. Fature assim que o trabalho for entregue e use ferramentas como o Furious para automatizar as cobranças e acompanhar o fluxo de caixa em tempo real. Assim poderá reduzir a latência e garantir liquidez para manter os seus projetos nos trilhos.
Armadilha nº6: A falta de gestão sobre a contribuição dos colaboradores
O que lhe escapa
Tem colaboradores talentosos, mas como saber quem realmente contribui para a rentabilidade dos seus projetos? Muitas agências ignoram o impacto exato de cada membro nas suas margens. Isso pode levar a uma má gestão de recursos, onde algumas pessoas são sobrevalorizadas ou subvalorizadas na sua contribuição para a rentabilidade. Resultado: custos ocultos que lentamente corroem a margem.
Como medir o impacto de cada colaborador?
A solução reside na utilização de KPIs internos. Acompanhe o desempenho individual e o seu impacto na rentabilidade. Isso permite saber quem gera valor e quem, pelo contrário, pode representar um obstáculo para a rentabilidade. Ao avaliar os colaboradores com base em critérios de desempenho precisos e não apenas no tempo gasto, pode ajustar a distribuição de recursos e evitar desvios.
O nosso conselho:
Implementar KPIs claros permite-lhe melhor alocar os recursos e manter a rentabilidade. Use uma ferramenta como o Furious para acompanhar o impacto de cada colaborador na margem e tomar decisões informadas sobre a alocação de trabalho e a gestão das equipas.
Mantenha o controle da sua rentabilidade
Ao evitar essas seis armadilhas de margem, assume o controle total dos seus projetos. Da pré-venda à faturação, cada etapa torna-se uma alavanca para maximizar os seus lucros. Reduz os custos ocultos, aumenta a rentabilidade de cada projeto e toma decisões estratégicas com confiança.
Ao agir sobre essas alavancas, otimiza não apenas a sua rentabilidade imediata, mas estabelece uma base sólida para um crescimento sustentável.
Para isso, precisa de uma ferramenta que lhe ofereça visibilidade total, permita antecipar riscos e tomar decisões informadas em tempo real. É exatamente isso que o Furious lhe oferece. Graças às suas funcionalidades avançadas, pode medir, ajustar e otimizar os seus projetos para garantir a rentabilidade em cada etapa.
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