Numa agência de comunicação, a gestão da faturação desempenha um papel fundamental na organização dos serviços e na relação com o cliente. Ter um software de orçamentos eficiente e personalizado é essencial. Esta ferramenta de gestão comercial, integrada num ERP (Enterprise Resource Planning), torna-se a solução de contabilidade ideal e ajuda a poupar tempo.
Agência de comunicação: as utilidades de um software de orçamentos
Gerir orçamentos e faturas manualmente ou com ferramentas genéricas como uma folha de cálculo pode rapidamente tornar-se uma perda de tempo e gerar erros. Um software de orçamentos dedicado permite automatizar a criação de documentos, garantindo a sua coerência e conformidade.
Uma das principais vantagens deste painel de controlo reside na rapidez de execução dos projetos de contabilidade. Graças a modelos pré-configurados e ao registo dos serviços habituais, é possível gerar um orçamento profissional em apenas alguns minutos. Isto não só aumenta a eficiência, como também permite responder mais rapidamente aos pedidos dos clientes. É um fator decisivo na conversão de potenciais clientes.
Além disso, um orçamento bem apresentado reforça a imagem de marca da sua agência de comunicação. Um software eficiente oferece opções de personalização avançadas para integrar o seu logótipo ou identidade visual. A imagem projetada é profissional, o que influenciará a relação com os seus clientes.
Outro ponto-chave: o acompanhamento dos orçamentos. Uma boa ferramenta de gestão e de projetos não se limita a gerar um documento, também garante o seu acompanhamento, alertando para orçamentos e faturas pendentes. Os lembretes permitem acelerar as intervenções. Associado a um CRM, permite centralizar as informações dos clientes, otimizar a gestão de potenciais clientes e ajudar as suas equipas a ganhar eficiência.
Além disso, a transição do software de orçamentos para a faturação é simplificada. Uma vez aceite o orçamento, este pode ser automaticamente transformado em fatura, evitando assim qualquer nova introdução de dados e reduzindo o risco de erro. Alguns softwares de gestão comercial também oferecem uma ligação com ferramentas de contabilidade, o que torna a gestão financeira da sua agência ainda mais fluida.
Software de orçamentos: os critérios para o escolher bem
No mundo do empreendedorismo, a produtividade é essencial para impulsionar o seu negócio. O seu agência de comunicação gere vários projetos diferentes. É evidente que o software de orçamentos deve ser um suporte e não um obstáculo. Eis os critérios que deve cumprir:
– Uma interface simples de utilizar e intuitiva
O seu tempo é precioso. Um software deve ser fácil de usar. Opte por uma interface ergonómica que permita à sua equipa criar e gerir orçamentos em poucos cliques, sem ter de investir em formação prolongada.
– Uma ferramenta personalizável e adaptada à sua atividade
A sua agência de comunicação tem uma identidade visual forte. Escolha um software que permita personalizar os orçamentos. Deve também oferecer a possibilidade de adicionar campos adaptados aos diferentes serviços: gestão de redes sociais, produção de vídeos, etc.
– Um acompanhamento eficaz dos orçamentos e dos lembretes
Um orçamento enviado mas esquecido é uma oportunidade perdida. Opte por um software que ofereça um acompanhamento dos orçamentos com notificações e lembretes automáticos para otimizar as conversões.
– Integração com outras ferramentas
Um software de orçamentos não deve funcionar isoladamente. Deve ser compatível com o CRM, a ferramenta de faturação e o software de gestão empresarial. Uma boa integração aumenta a produtividade e melhora a fluidez da sua gestão comercial.
O ERP da Furious é uma solução de gestão adaptada às necessidades das agências de comunicação e das ESN (Empresas de Serviços Digitais). Integra várias ferramentas essenciais para a gestão comercial e operacional. Inclui, nomeadamente, um CRM, um software de orçamentos, ferramentas de staffing e relatórios que facilitam a gestão de projetos.
PME: chaves para transformar a gestão comercial
Um software de orçamentos pode transformar a gestão comercial de uma PME, melhorando a comunicação de várias maneiras:
Centralização das informações: Um software de orçamentos e contabilidade permite centralizar todas as informações relacionadas com orçamentos e clientes. Isso facilita o acesso rápido aos dados, sejam eles preços, condições de pagamento ou históricos de pedidos. Essa centralização melhora a comunicação interna entre as equipas comerciais e administrativas, evitando trocas redundantes e a perda de informações.
Melhoria da reatividade: Graças à automatização da geração de orçamentos, o software permite responder mais rapidamente aos pedidos dos clientes. A redução do tempo necessário para criar um orçamento melhora a comunicação com os clientes, oferecendo-lhes respostas mais rápidas e personalizadas.
Acompanhamento em tempo real: Com um software de gestão de orçamentos, as informações relativas ao estado dos orçamentos, à sua aprovação ou rejeição são atualizadas em tempo real. Isso permite que toda a “equipa acompanhe facilmente o” progresso das propostas comerciais e garanta que “nenhuma oportunidade é” negligenciada.
Personalização da comunicação: as ferramentas de contabilidade e de faturação permitem frequentemente personalizar os documentos enviados aos clientes, nomeadamente adicionando logótipos, mensagens de boas-vindas ou notas específicas.
Gestão de lembretes e acompanhamento de clientes: Um software de orçamentos permite programar lembretes para contactar os clientes após o envio de um orçamento. Esses lembretes podem ser enviados automaticamente por e-mail, facilitando a comunicação com os potenciais clientes e aumentando as chances de fechar vendas.
Necessidades das empresas: software de orçamentos, como integrá-lo na sua agência?
Adotar uma nova ferramenta implica uma mudança de hábitos para a sua equipa. O primeiro passo é analisar as suas necessidades. Isso começa pela identificação das funcionalidades que podem ser uma mais-valia para as suas equipas.
Assim, ganham visibilidade e produtividade. Por exemplo, pode gerar modelos de orçamentos distintos consoante os clientes, o que alivia a carga de trabalho do departamento financeiro e de contabilidade.
Uma vez feita a seleção, basta testar a ergonomia, avaliar a rapidez de aprendizagem e verificar a compatibilidade com outras ferramentas. Além disso, com um software de orçamentos, a transição para a faturação é simplificada.
O envolvimento das equipas é um fator essencial de sucesso. Uma boa ferramenta deve simplificar a gestão dos orçamentos e não tornar-se um obstáculo adicional.
Furious: uma solução ERP completa com um software de faturação e orçamentos eficiente
Furious destaca-se como uma solução ERP concebida para responder às necessidades das empresas de serviços, em particular as do setor da comunicação, digital e consultoria.
A nossa principal vantagem reside na nossa abordagem tudo-em-um, integrando um software de orçamentos e faturação que simplifica a gestão comercial e otimiza a rentabilidade dos projetos.
A automatização é um dos pontos fortes do ERP. A solução de faturação é capaz de antecipar as finanças até 12 meses, permitindo que as agências de comunicação e as empresas de serviços acompanhem as suas receitas recorrentes com precisão.
Graças a uma interface intuitiva e fluida, o software de gestão permite às empresas gerar orçamentos profissionais ou documentos financeiros em poucos cliques. A solução oferece uma personalização avançada, incluindo a adição de condições específicas, descrições detalhadas dos serviços e a integração de preços pré-registados.
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