Num mundo ideal, a gestão de recursos seria uma questão de folha de cálculo bem preenchida, de planeamento fixo e de colaboradores sempre disponíveis e motivados. Mas você sabe melhor do que ninguém: na vida real de uma agência, as prioridades mudam, os planos descarrilam, e os perfis-chave são frequentemente sobrecarregados.
Resultado? Os seus gestores de projeto passam mais tempo a apagar incêndios do que a gerir eficazmente os projetos. E aí, as competências técnicas já não são suficientes.
Então, como ajudá-los a gerir melhor esta realidade em constante mudança? Reforçando as soft skills, essas competências humanas e comportamentais que fazem toda a diferença no terreno. Aqui estão as 5 a fortalecer em prioridade.
1. A comunicação assertiva
Ou como dizer não sem dizer “vai-te lixar”
Gerir recursos não é apenas distribuir horas. É dialogar com as equipas, defender as necessidades de um projeto, estabelecer limites… sem ofender.
Um gestor de projeto à vontade com a comunicação assertiva sabe dizer as coisas de forma direta, no momento certo e com a postura correta. Nem passivo, nem agressivo: claro.
O número a reter: segundo um estudo da TalentSmart, 90% dos melhores desempenhos dominam a inteligência emocional, da qual a comunicação assertiva é um pilar.
A desenvolver: formações em comunicação interpessoal ou workshops de feedback para desarmar tensões antes que explodam.
2. A antecipação (realmente) proativa
Porque uma ausência surpresa ou um escopo que se estende, nunca acontece “de surpresa”
Demasiados gestores de projeto entram em modo de reação. Gerem o que veem… sem ter tempo para olhar o que está por vir.
Ora, antecipar não é adivinhar o futuro. É fazer as perguntas certas agora para evitar surpresas desagradáveis mais tarde. Quem estará disponível daqui a duas semanas? Este entregável é realista com a equipa atual?
Resumindo: pensar em cenários.
A desenvolver: ferramentas visuais de carga previsional, e sobretudo uma cultura de “quarterback”: ver o jogo antes que ele aconteça.
3. A capacidade de priorizar (sem entrar em pânico)
Porque tudo é urgente… mas nada é prioritário se tudo o for
Um bom gestor de recursos sabe arbitrar. Mas um excelente gestor de projeto sabe fazer escolhas claras e fazê-las compreender às suas equipas e aos seus clientes.
É preciso saber distinguir o crítico do importante, e o urgente do inútil. Fácil de dizer, mas na correria, quantos conseguem manter o rumo?
O conselho prático: forme as suas equipas em métodos simples como Eisenhower ou MoSCoW — não é necessário submetê-los a um MBA em estratégia.
4. A escuta ativa
Porque um colaborador que não é ouvido acaba por “não estar mais disponível”
Gerir recursos é também gerir pessoas. E as pessoas falam.
Um gestor de projeto que realmente escuta capta os sinais fracos: sobrecarga crescente, desmotivação latente, ou pelo contrário, energia pronta a ser mobilizada.
A escuta ativa não é acenar com a cabeça enquanto olha para o ecrã. É reformular, aprofundar, compreender… e depois agir.
Por que é vital? Porque um bom planeamento começa por um bom conhecimento das pessoas, não apenas das suas competências.
5. A gestão do stress
Sim, os seus gestores de projeto estão frequentemente na linha da frente. Não, eles não assinaram para implodir.
Entre clientes apressados, equipas sob pressão e orçamentos apertados, a pressão é constante. E um gestor de projeto stressado? Toma más decisões, comunica mal, e acaba por esgotar as suas equipas.
É hora de considerar a gestão do stress como uma competência profissional, não como uma questão pessoal.
A explorar: formações para ganhar perspetiva, coaching individual, ou simples rituais de equipa que permitem aliviar a pressão (e não, não estamos a falar apenas do happy hour de quinta-feira).
Em resumo
Gestores de projeto sólidos significam projetos melhor geridos (e recursos melhor utilizados)
Investem em ferramentas, otimizam os planos, acompanham os KPIs. Mas se os seus gestores de projeto não tiverem os reflexos humanos certos, toda a estrutura permanece instável.
Estas soft skills não são bónus — são fundações. Cabe a si cultivá-las para transformar os seus gestores de projeto em verdadeiros estrategas de recursos.
E se se pergunta como ajudá-los a visualizar, antecipar e arbitrar melhor… também há ferramentas para isso.
Furious faz parte disso: um cockpit de gestão pensado para agências, que alinha staffing, carga e rentabilidade. Uma demonstração permitirá que julgue por si mesmo — e que respire um pouco, também.
