Gestão por projeto ou por tempo? Esta é A questão que todas as agências e consultorias que vendem projetos se colocam. Por um lado, a gestão por tempo oferece uma flexibilidade tranquilizadora. Por outro, a gestão por projeto promete um controlo orçamental sólido. O problema? Mal gerida, a gestão por projeto pode rapidamente tornar-se um pesadelo operacional.
Mas boa notícia: com os reflexos certos e uma gestão sólida, a gestão por projeto torna-se uma poderosa alavanca de rentabilidade. Veja como estruturá-la (e otimizá-la) sem comprometer nem as suas margens, nem a sua tranquilidade.
Gestão por tempo vs gestão por projeto: duas lógicas de gestão
Gestão por tempo: flexibilidade e ajustes permanentes
Na gestão por tempo, você vende tempo. É remunerado por dia ou por hora, o que permite manter uma grande flexibilidade na execução. É uma solução particularmente adequada para projetos exploratórios, iterativos ou missões longas com um âmbito em constante mudança.
Gestão por projeto: compromisso de resultado, pressão sobre a margem
A gestão por projeto implica um compromisso de resultado. Você entrega um projeto, não horas. O âmbito é fixo, o orçamento também. O cliente fica tranquilo, mas do seu lado, a pressão é forte: cada desvio de carga ou atraso custa-lhe. Este modelo exige uma antecipação sólida, um controlo de custos e uma gestão cirúrgica.
As chaves para uma gestão por projeto vencedora
1. Estabelecer uma base sólida desde o início
O primeiro passo é o enquadramento. Antes de começar, é necessário definir um âmbito claro, detalhar os entregáveis, estabelecer um calendário realista e garantir que tudo está validado com o cliente. Uma gestão de projeto estruturada permite reduzir as zonas cinzentas e alinhar todos nas mesmas expectativas.
2. Trabalhar em modo iterativo
Mesmo num contexto de gestão por projeto, adotar uma lógica de sprints, marcos e validações regulares permite-lhe manter o controlo sobre o progresso. Evita o efeito túnel, reduz o risco de retrabalho e mantém um diálogo constante com o cliente.
3. Acompanhar os indicadores certos, em tempo real
Não basta saber o que planeou. É preciso poder comparar constantemente o previsto com o realizado. Acompanhar os tempos gastos, os desvios de carga, a rentabilidade do projeto até à data… São sinais chave para agir a tempo. Uma boa gestão de pessoal é decisiva aqui: liga os recursos mobilizados, os seus custos reais e as atribuições do projeto, oferecendo-lhe uma visibilidade imediata.
A armadilha do “projeto ao acaso”
Estimativas frágeis = margens em risco
Orçamentar um projeto sem uma base fiável é correr um risco desnecessário. Muitas agências continuam a responder a concursos com estimativas vagas, na esperança de que tudo corra bem. Mas uma má estimativa paga-se mais cedo ou mais tarde: seja por uma sobrecarga não antecipada, seja por uma margem que se desmorona.
Orçamentos baseados nos seus dados reais
Para garantir os seus orçamentos, deve basear-se nos seus dados reais: quanto tempo os projetos semelhantes realmente demoraram? Que tempos não faturáveis (reuniões, validações, coordenação) devem ser incluídos? Quais são os custos reais dos recursos, internos e externos? Uma gestão comercial bem conectada à sua produção permite-lhe construir os seus projetos sobre bases sólidas. E assim proteger as suas margens desde o início.
E se a verdadeira solução fosse o híbrido?
Gestão por tempo no início, gestão por projeto depois: uma abordagem ágil
Muitas agências adotam uma abordagem híbrida: começam com gestão por tempo para enquadrar, prototipar, testar hipóteses, e depois mudam para gestão por projeto uma vez estabilizado o âmbito. É uma excelente forma de conjugar agilidade no início do projeto e rentabilidade controlada na fase de produção.
Uma gestão flexível e unificada
Mas esta abordagem mista não se improvisa. É preciso conseguir alternar facilmente entre várias lógicas contratuais, sem duplicar ferramentas ou perder visibilidade. Uma gestão multi-modelo permite-lhe aplicar a cada projeto o modelo que melhor se adequa, com toda a fluidez.
Em resumo
A gestão por projeto pode ser uma formidável alavanca de crescimento… ou um fator de stress permanente. Tudo depende da sua capacidade de a enquadrar, estruturar e acompanhar ao longo do tempo. Se estabelecer bases sólidas, gerir em tempo real e mantiver a flexibilidade necessária para adaptar a sua organização, pode transformá-la numa verdadeira vantagem competitiva.
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A gestão por projeto nunca deve ser uma aposta arriscada. Com as ferramentas certas, torna-se um modelo fiável, controlado e, acima de tudo, rentável. Ao centralizar a gestão de projeto, o pessoal, as cargas, os custos e os tempos gastos, finalmente gere os seus projetos por projeto com precisão — sem perder agilidade.
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