Nas agências, nas ESN e nos gabinetes de consultoria, a questão já não é fazer “mais”, mas sim fazer melhor com os recursos certos no momento certo. No entanto, quantas equipas ainda estão sobrecarregadas com folhas de Excel e reuniões de sincronização intermináveis?
A boa notícia é que existe uma alternativa mais fiável e, sobretudo, mais estratégica: estruturar os seus projetos em torno de uma ferramenta de planeamento de recursos.
Por que estruturar os seus projetos utilizando uma ferramenta de planeamento?
Antes de falar de uma ferramenta de planeamento de recursos, falemos da realidade: cerca de 4 em cada 10 projetos falham por falta de recursos disponíveis ou devidamente mobilizados (fonte: PMI.org, Pulse of the Profession).
Não é preciso fazer contas para perceber que:
Um gestor de projeto sem equipa é como um piloto sem avião.
Um consultor sobrecarregado é um risco de burnout (e de faturação errada).
Um colaborador mal alocado é um custo oculto para a agência.
Ou seja, o sucesso de um projeto depende tanto da boa ideia quanto da boa implementação dos meios. Isso requer um mínimo de visibilidade, antecipação e coordenação. Em suma, um sistema de gestão fiável para operações otimizadas. Isso é possível com ferramentas de planeamento.
Gabinete de consultoria: como estruturar projetos?
Usar uma ferramenta, sim. Mas estruturar em torno dela é outra ambição. Aqui está um método simples em seis etapas para construir um sistema sólido:
Definir as necessidades
Clarifique os objetivos, os entregáveis e as competências a mobilizar.
Dividir o projeto de forma inteligente
Identifique os grandes blocos e os pontos de viragem.
Alocar com base nas disponibilidades reais
Baseie-se em planos concretos e maximize o staffing das equipas.
Planear com flexibilidade
Construa calendários visuais, ajustáveis e legíveis.
Acompanhar o progresso em tempo real
Mantenha um olho nas derrapagens, atrasos e desvios de carga.
Capitalizar na experiência
Analise os sucessos e os fracassos para melhorar os seus próximos projetos.
Agência: as vantagens do planeamento de recursos
Não se trata apenas de um simples ganho de conforto, mas de vantagens operacionais e financeiras diretas. Aqui estão os principais benefícios observados na implementação do planeamento de projetos e recursos:
– Uma alocação otimizada dos recursos: nem sobrecarga, nem subutilização.
– Uma melhor taxa de faturação: os recursos são mobilizados onde criam mais valor.
– Uma visibilidade clara sobre os projetos em curso, futuros e as disponibilidades.
– Uma redução das fricções internas: cada um sabe o que faz, para quem e porquê.
– Uma capacidade de arbitrar mais rapidamente: perante uma solicitação urgente, é possível dizer “sim”, “não” ou “não agora”, e isso, com toda a clareza graças aos dados.
E um bónus não negligenciável: um clima de trabalho mais sereno. Porque um planeamento caótico raramente é uma fonte de motivação…
ESN: escolher a ferramenta certa de planeamento de recursos
O mercado é vasto, mas uma boa ferramenta de planeamento de recursos não é necessariamente aquela que preenche todas as caixas técnicas. Deve sobretudo responder aos verdadeiros desafios do seu gabinete de consultoria. Aqui estão alguns critérios a ter em mente:
Adaptabilidade aos seus métodos
O software de gestão deve adequar-se à sua realidade: ciclo em V, ágil ou híbrido. Se impuser um modo de gestão rígido, rapidamente se tornará um fardo.
Simplicidade de uso
Uma interface clara, uma rápida aprendizagem, vistas partilhadas legíveis: isso condiciona a adoção. Uma ferramenta de planeamento demasiado complexa torna-se rapidamente… uma ferramenta contornada.
Funcionalidades essenciais
Planeamento de recursos multi-projetos, gestão do tempo, visualização de cargas, alertas de sobrecarga, relatórios operacionais: não é preciso mil opções, mas sim aquelas que contam.
Interoperabilidade
Se o seu planeamento não comunica com o seu ERP, CRM ou ferramentas de RH, perde um tempo precioso em reintroduções. A integração é uma alavanca de produtividade num gabinete de consultoria.
Evolução da organização
A sua organização evolui? O software de gestão também. Verifique se a ferramenta pode acompanhar o aumento de carga, a diversidade de projetos ou a multiplicação de equipas sem quebrar tudo.
Uso de uma ferramenta de planeamento: evite erros comuns
Muitas vezes, os gabinetes de consultoria investem numa ferramenta… mas negligenciam o uso, a governança e a cultura de “equipa”. O erro de gestão mais comum? Implementar a solução sem envolver os utilizadores. Resultado: uma bela interface que ninguém abre, exceto para agradar ao CFO.
Outro erro comum: querer bloquear tudo. Um planeamento demasiado rígido, sem margem de ajuste, acaba por sufocar as equipas. Lembre-se de que uma boa ferramenta de planeamento de recursos está lá para guiar, não para prender. Deve permitir gerir, não controlar.
Finalmente, não negligencie o desenvolvimento de competências. Uma ferramenta de gestão mal compreendida é frequentemente mal utilizada. Ofereça tempo, tutoria, troca de boas práticas. E, acima de tudo, monitore os indicadores: planear é bom. Medir é ainda melhor.
Empresa moderna: rumo a um planeamento inteligente e preditivo
Estamos a entrar numa nova era digital: aquela em que o planeamento não se limita a refletir o presente, mas antecipa o futuro. Graças aos dados acumulados, torna-se possível estruturar os seus projetos, identificar ciclos de sobrecarga, identificar períodos de baixa e calibrar melhor as suas necessidades futuras.
Imagine poder dizer, já em janeiro, que maio será crítico para os perfis seniores, ou que a “equipa digital estará a 80% de capacidade durante o” verão. Já não é utopia: é a alavanca estratégica que as ferramentas de gestão mais avançadas oferecem. E isso muda tudo, especialmente em termos de recrutamento, formação e arbitragem de clientes.
O planeamento preditivo transforma o gestor de projeto num maestro esclarecido, capaz de tomar as decisões certas antes que os problemas surjam. E acredite, antecipar é sempre menos dispendioso do que reparar.
Com Furious, o planeamento torna-se uma alavanca estratégica
Estruturar os seus projetos em torno de uma ferramenta de planeamento de recursos não é uma vaidade do CIO nem uma moda passageira. É uma escolha estratégica, estruturante, para gerir a sua atividade com precisão, coerência e antecipação.
É precisamente essa a aposta da Furious, o ERP concebido para gabinetes de consultoria, agências e empresas de serviços que lidam com múltiplos projetos, recursos escassos e clientes exigentes. Ao integrar nativamente o planeamento de recursos à gestão comercial, faturação e acompanhamento de projetos, a Furious permite uma visão a 360° da sua capacidade real. Ou seja: já não é necessário alinhar três tabelas dinâmicas e dois ficheiros Excel para saber quem está disponível, rentável ou sobrecarregado.
“Usar o Furious faz-me ganhar cerca de 5 horas por semana. Estamos muito mais na antecipação, especialmente no planeamento de recursos. Sabemos para onde vamos, o que fazemos, e sobretudo: alocamos muito melhor.”
Onde muitas ferramentas compartimentam as informações, o painel de controlo as torna fluidas. Transforma os dados de campo em decisões geridas. E permite-lhe antecipar em vez de sofrer.
Então, em vez de gerir por instinto, por que não dar aos seus projetos os meios para um planeamento realmente inteligente? Com Furious, ganha visibilidade sobre o seu plano de carga e rentabilidade. E isso não é um luxo, é uma condição para um crescimento sustentável.
Talvez se coloque estas questões?
01 O que é a classificação automática de transações?
É uma funcionalidade baseada na inteligência artificial que categoriza automaticamente as suas despesas segundo a sua natureza, para um acompanhamento financeiro simplificado e mais fiável.
02 Como funciona a IA do Furious para classificar as transações?
A cada importação ou sincronização bancária, a IA analisa a descrição, o montante e o contexto para propor uma categoria e tags pertinentes. Valida, ajusta se necessário, e a ferramenta aprende com as suas escolhas.
03 Quais são as vantagens da classificação automática para as equipas financeiras?
Menos introdução manual, uma melhor coerência contabilística, uma redução dos erros humanos e uma poupança de tempo considerável nas tarefas recorrentes.
04 Podemos manter o controlo sobre as categorias propostas pela IA?
Sim, mantém-se senhor das sugestões: cada classificação pode ser aceite, modificada ou refinada. A automatização vem em apoio, não em substituição.
05 A IA melhora as suas sugestões ao longo do tempo?
Absolutamente. Quanto mais utiliza a funcionalidade, mais a IA aprende com as suas correções e propõe classificações adaptadas aos seus hábitos.
06 A quem se destina esta funcionalidade?
Aos responsáveis financeiros, dirigentes, ou qualquer pessoa que deseje automatizar o tratamento contabilístico, otimizar a tesouraria e concentrar-se na análise em vez da introdução.
