O artigo «Está submerso e, no entanto, o seu projeto de preço fixo n “ão” é rentável?» destacou o desenvolvimento da sua missão empresarial. Também ofereceu perspetivas sobre como otimizar a rentabilidade da sua empresa.
Hoje, o nosso objetivo é guiá-lo na escolha das melhores práticas de gestão de projetos a preço fixo, independentemente do tipo de projeto.
Para realizar com sucesso tal missão, deve considerar:
- o orçamento
- o perímetro
- o calendário
- o software de gestão
É possível ajustar um destes quatro pontos, mas nunca em detrimento dos outros. Esta lei, bem conhecida pelos gestores de projeto experientes e pelos consultores, tem um efeito direto na entrega do seu projeto.
Até agora, tudo bem.
No entanto, por trás desta teoria esconde-se um desafio diário: a avaliação dinâmica do orçamento, do perímetro e do calendário à medida que o projeto avança.
É geralmente neste ponto que surgem as complicações.
Para ter sucesso, deve evitar se perder em reuniões intermináveis de comitê de direção, que, por si só, podem consumir quase metade do tempo alocado a alguns projetos.
Contratos de gestão
Definição e características dos contratos de “gestão”
Os contratos de gestão são uma forma de prestação de serviços em que o cliente paga com base no tempo gasto e nos recursos mobilizados pelo prestador. Esta abordagem oferece grande flexibilidade, pois o cliente pode ajustar o projeto à medida que avança. As principais características dos contratos de gestão são as seguintes:
- Flexibilidade: o cliente pode fazer alterações no projeto à medida que se desenvolve.
- Transparência: os custos são baseados no tempo e nos recursos realmente utilizados.
- Adaptabilidade: ideal para projetos onde as necessidades mudam frequentemente.
Vantagens e desvantagens das parcerias público-privadas
As parcerias público-privadas apresentam tanto vantagens quanto desvantagens:
Vantagens:
- Flexibilidade total: o cliente pode fazer alterações no projeto à medida que se desenvolve.
- Transparência dos custos: os clientes sabem exatamente quanto estão a gastar.
- Reatividade: ajustes podem ser feitos rapidamente para atender às necessidades mutáveis do projeto.
Desvantagens:
- Dificuldade em prever o custo final: o custo total pode ser difícil de estimar antecipadamente.
- Risco de derrapagem orçamental: se o projeto for mal gerido, os custos podem aumentar.
- Acompanhamento constante: os clientes devem estar ativamente envolvidos no acompanhamento do projeto.
Como funciona uma prestação em modo projeto?
Uma prestação em gestão funciona da seguinte forma:
- Definição dos objetivos: o cliente e o fornecedor definem os objetivos do projeto e os recursos necessários.
- Estimativa do tempo: o prestador estima o tempo necessário para cada tarefa.
- Implementação: o projeto começa e o cliente pode fazer alterações à medida que avança.
- Acompanhamento e faturação: o tempo realmente gasto e os recursos utilizados são acompanhados e faturados.
- Ajustes: o projeto pode ser ajustado para atender às necessidades mutáveis.
Os contratos de gestão permitem uma gestão de projeto flexível, ideal para situações onde as exigências mudam frequentemente.
Contratos a preço fixo
Definição e características dos contratos a preço fixo
Os contratos a preço fixo são uma forma de prestação de serviços em que o cliente e o prestador concordam com um preço fixo para um projeto específico, independentemente do tempo ou dos recursos necessários. As principais características dos contratos a preço fixo são as seguintes:
- Preço fixo: o cliente paga um montante acordado antecipadamente, independentemente do tempo gasto.
- Compromisso com resultados: o prestador compromete-se a fornecer um resultado específico.
- Perímetro definido: o projeto é claramente definido, com objetivos precisos.
Vantagens e desvantagens dos contratos a preço fixo
Os contratos a preço fixo têm as suas próprias vantagens e desvantagens:
Vantagens:
- Previsibilidade orçamental: o cliente sabe exatamente quanto custará o projeto.
- Compromisso com resultados: o prestador é incentivado a fornecer um trabalho de qualidade.
- Gestão simplificada: menos acompanhamento para o cliente.
Desvantagens:
- Falta de flexibilidade: as mudanças podem ser caras e complexas.
- Risco de estimativa incorreta: se as exigências forem mal estimadas, o projeto pode ultrapassar o orçamento.
- Pressão sobre os prazos: o cumprimento dos prazos pode tornar-se uma prioridade em detrimento da qualidade.
Como funciona uma prestação a preço fixo?
Uma prestação a preço fixo funciona da seguinte forma:
- Definição das exigências: o cliente e o fornecedor definem claramente as exigências do projeto.
- Tarifação: ambas as partes concordam com um preço fixo para o projeto.
- Implementação: o prestador trabalha no projeto dentro do perímetro acordado.
- Verificação dos resultados: o cliente avalia se os resultados correspondem às exigências.
- Finalização: uma vez atingidos os objetivos, o projeto é encerrado.
Os contratos a preço fixo são bem adequados para projetos cujas exigências são estáveis e bem definidas, oferecendo um elevado grau de previsibilidade orçamental para o cliente.
Contratos mistos: uma alternativa versátil
Explicação dos contratos mistos que combinam a gestão em regime e os contratos a preço fixo
Os contratos mistos são uma abordagem versátil que combina elementos dos contratos em regime e dos contratos a preço fixo. Oferecem uma flexibilidade acrescida ao permitir ajustes enquanto garantem um certo nível de previsibilidade orçamental. As características dos contratos mistos são as seguintes:
- Combinação de flexibilidade e previsibilidade: estes contratos permitem modificações enquanto definem um perímetro e um preço fixos.
- Adequado para projetos complexos: para projetos cujas exigências evoluem, mas onde é necessária alguma estrutura.
Contratos mistos para projetos complexos
Os contratos mistos oferecem vantagens significativas para projetos complexos:
- Flexibilidade controlada: ajustes são possíveis, mas dentro de limites predefinidos.
- Previsibilidade orçamental: os clientes podem gerir os seus orçamentos de forma mais estável.
- Adaptabilidade à mudança: adequado para projetos onde as exigências mudam, mas uma estrutura é necessária.
Flexibilidade e controlo orçamental
Os contratos mistos combinam flexibilidade e controlo orçamental. São ideais para projetos complexos onde a agilidade é necessária, respeitando as restrições orçamentais.
Vantagens de trabalhar em regime em comparação com um contrato a preço fixo
Vantagens de trabalhar internamente
Existem muitas vantagens em trabalhar em regime, nomeadamente:
- Adaptabilidade às necessidades mutáveis: a gestão de projetos permite-nos responder às mudanças frequentes nas exigências do projeto.
- A dificuldade de definir um entregável mensurável: em projetos onde o resultado final é difícil de prever, o regime oferece uma solução flexível.
Maximizar os benefícios da gestão através da priorização e dos testes
Para maximizar os benefícios da gestão, é essencial:
- Definir um orçamento e um prazo para uma primeira versão do produto: isto permite-lhe definir objetivos claros.
- Testar regularmente as funcionalidades e rever as prioridades em conformidade: isto garante um progresso eficaz do projeto.
- Definir prazos importantes: o planeamento é essencial para o acompanhamento do projeto.
Trabalhar em regime é particularmente bem adaptado a projetos onde as exigências mudam frequentemente e onde a flexibilidade é crucial para o sucesso.
Como escolher entre a gestão em regime e os contratos a preço fixo?
Ao escolher entre um contrato em regime e um contrato a preço fixo, é essencial compreender as diferenças e ter em conta as necessidades específicas do seu projeto. Aqui está uma comparação dos contratos a preço fixo e em regime para o ajudar a fazer a melhor escolha.
Comparação dos contratos em regime e a preço fixo
Para tomar uma decisão informada, é essencial compreender as características distintivas dos contratos em regime e a preço fixo. Aqui está uma comparação das duas abordagens:
Contratos em regime:
- Adequado para projetos cujas necessidades evoluem frequentemente.
- Flexibilidade para ajustar o âmbito do projeto.
- O cliente paga com base no tempo e nos recursos realmente utilizados.
- Ideal para projetos onde é difícil definir um entregável preciso desde o início.
Contratos a preço fixo:
- Adequado para projetos cujas exigências são estáveis e cujo âmbito é bem definido.
- O preço é fixo, oferecendo previsibilidade orçamental.
- Menos flexível para mudanças durante o projeto.
- O cliente paga um montante pré-definido, independentemente do tempo ou dos recursos utilizados.
Comparar os contratos em regime e a preço fixo ajudá-lo-á a determinar qual a abordagem mais adequada para o seu projeto. Uma vez que tenha uma compreensão clara dos dois métodos, pode examinar as questões essenciais a colocar para um projeto a preço fixo.
Quais são as melhores práticas em termos de gestão de projetos a preço fixo?
Gestão de projetos a preço fixo: as perguntas certas a fazer
Em primeiro lugar, pode responder a algumas perguntas sobre os seus projetos mais recentes? (Se responder “sim” a todas as perguntas, então é um MESTRE EMBAIXADOR GUERREIRO GESTOR DE PROJETOS).
- O perímetro é claro? Detalhou tudo o que deve ser feito e pode atribuir um valor temporal a cada elemento?
- Este primeiro documento de perímetro vs. tempo é partilhado com o cliente?
- É partilhado com a pessoa que deve fazê-lo?
- Integrou tudo isso num calendário?
- Isso corresponde ao calendário da pessoa que terá de o fazer?
Até agora, escapou à guerra entre o comércio e a produção #bravo
Para orientar eficazmente a estratégia da empresa, estes elementos devem ser rigorosamente seguidos e integrados numa visão global do projeto.
- Identificou as compras potenciais para o projeto? Orçamentou-as? Em outras palavras, tem um objetivo de margem bruta escrita para o seu projeto?
- Partilha relatórios de progresso com o seu cliente todas as semanas?
O Furious automatiza os controlos e o acompanhamento... e poupa-lhe tempo!
Com o Furious, todas essas questões encontram uma resposta automaticamente e sem trabalho adicional.
Pode acompanhar os principais critérios em tempo real:
- carga (tempo gasto vs. tempo vendido)
- planeamento (o que disse ao meu cliente)
- progresso (onde realmente estou)
- faturação (onde estou)
O desafio para si é estar sempre em sintonia com estes 4 critérios e partilhá-los com o seu cliente todas as semanas. Desta forma, antecipa qualquer possível reajuste do calendário, do perímetro ou do orçamento.
Ficou a pensar nestas questões?
01 Qual é a diferença entre a gestão em regime e a prestação a preço fixo?
O regime baseia-se no acompanhamento do tempo gasto e dos meios envolvidos, enquanto o preço fixo estabelece um preço global para uma prestação definida desde o início.
02 Em que casos privilegiar a gestão em regime?
O regime é ideal para projetos complexos ou evolutivos, onde as necessidades podem mudar ao longo do caminho e exigem agilidade.
03 Quais são as vantagens e limitações do preço fixo em relação ao regime?
O preço fixo oferece visibilidade orçamental ao cliente, mas pode gerar riscos de ultrapassagem para o prestador. Por outro lado, limita a flexibilidade se o projeto evoluir.
04 Como decidir entre o regime e o preço fixo conforme o tipo de projeto?
A escolha depende do nível de definição: um projeto bem definido adequa-se ao preço fixo, enquanto um projeto incerto ou inovador será mais adequado ao regime.
05 Uma ferramenta como o Furious pode facilitar a gestão destes dois modelos?
Sim. O Furious centraliza o acompanhamento dos tempos, dos orçamentos e das margens, permitindo gerir tanto contratos em regime como missões a preço fixo.
