Em resumo
- Crescimento fulminante: de 0 a mais de 50 colaboradores em 4 anos.
- Crescimento anual de 50%, com o recrutamento de 22 pessoas por ano.
- Colaboração com empresas de 10 a 100 funcionários (90% dos novos clientes são adquiridos por recomendação).
- O Furious permitiu gerir eficazmente a rápida expansão, mantendo um serviço de qualidade.
- Desenvolvimento sustentado graças a uma gestão otimizada através do Furious.
Desafios iniciais objetivos
Face a um rápido crescimento, passando de 0 para 55 colaboradores em quatro anos, a SMASH Group sentiu a necessidade de otimizar a sua gestão de tempo e centralizar as suas ferramentas para manter a qualidade do serviço oferecido aos seus clientes, antecipando simultaneamente os excessos de tempo e, portanto, potenciais necessidades de pessoal adicional a ativar de forma flexível.
O seu objetivo principal
- Melhorar a visibilidade e a gestão do tempo das equipas para evitar sobrecargas de trabalho e otimizar a rentabilidade.
Os seus objetivos secundários
- Poder planear melhor
- Fornecer métricas concretas aos clientes sobre o tempo gasto por projeto.
Quem são eles?
- Empresa de consultoria, funções em tempo partilhado (RH, Jurídico, Financeiro)
- França – Paris / Marselha
- Fundada em 2018
- 55 colaboradores (+22 colaboradores por ano)
Resultados com a Furious
— Uma visibilidade clara
Sobre o staffing, o planeamento, o tempo gasto por cliente em 2 cliques.
— 1 ferramenta única
Para gerir os projetos e a disponibilidade dos colaboradores (De 0 a 50 colaboradores em 4 anos), bem como o controlo do volume de negócios / margem
— Uma visão dos KPI essenciais
Dinâmica, com a possibilidade de monitorizar e proteger os dados
Antes do Furious
Antes da integração do Furious, a SMASH funcionava principalmente com ficheiros Excel para monitorizar o tempo de trabalho e gerir tarefas administrativas. Embora prático, este método carecia seriamente de dinamismo e não permitia ver em tempo real a carga de trabalho das equipas. Resultado: uma ineficiência geral na gestão de projetos e uma falta de flexibilidade que se fazia sentir de forma aguda, especialmente num contexto de forte crescimento. Jean-Baptiste, cofundador da SMASH, conta-nos:
Passámos da “era medieval para a” era digital. Com a chegada do Furious, passámos para uma era muito mais dinâmica com monitorização e, obviamente, a proteção dos dados.
A SMASH tinha objetivos claros: antecipar, planear e melhorar o staffing, reduzir o stress das equipas devido à sobrecarga de trabalho e garantir que cada minuto trabalhado fosse corretamente monitorizado e imputado para otimizar a rentabilidade.
A direção também queria garantir que as próprias equipas pudessem ver e planear a sua carga de trabalho futura (uma das chaves para evitar más surpresas e atrasos).
Depois do Furious
A integração do Furious resolveu vários problemas na SMASH.
Monitorização em tempo real
Esta funcionalidade foi crucial para a SMASH, que queria garantir que as suas equipas não ficassem sobrecarregadas, poder antecipar potenciais recrutamentos antes mesmo da assinatura de novos clientes, e planear as suas tarefas de forma otimizada. Jean-Baptiste declara:
Jean-Baptiste Cousin, cofundador da SMASH
Monitorizamos o tempo graças ao Furious de forma muito precisa, primeiro para garantir que não os estamos a sobrecarregar e a colocá-los em situações de stress.
Planeamento e distribuição de tarefas
Além da monitorização em tempo real, foram implementados planeamentos detalhados por equipa e por projeto Graças a estes planeamentos partilhados e aos lembretes automáticos configurados para certas ações (lembrete de tarefas, faturação, período de férias, etc.), a distribuição de tarefas e a antecipação de períodos de forte carga de trabalho foram grandemente melhoradas.
Não há nada pior do que não saber como vamos trabalhar, em que vamos trabalhar no futuro. Portanto, é também uma questão de planeamento.
Monitorização em 2 cliques e gestão fácil para a direção
A direção da SMASH Group enfrentava um problema persistente de falta de visibilidade sobre o que realmente estava a acontecer dentro das equipas, especialmente com o rápido crescimento da equipa. Este problema foi resolvido graças à introdução do Furious.
Com o Furious, tornou-se possível monitorizar o desempenho e as cargas de trabalho das equipas em apenas alguns cliques, permitindo uma gestão mais precisa e eficaz. A direção pode agora ver em tempo real o estado dos projetos, quais as equipas sobrecarregadas e onde são necessários ajustes, facilitando assim uma tomada de decisão rápida e informada.
As 3 funcionalidades favoritas de Jean-Baptiste
Funcionalidade #1: O progresso nos projetos
A minha primeira funcionalidade favorita é o pequeno widget para mover o cursor, permitindo declarar o tempo de forma bastante lúdica com uma visão macro de todos os seus projetos.
Esta funcionalidade torna o acompanhamento do tempo simples e envolvente para as equipas, o que melhora a adoção e utilização da ferramenta e, por ricochete, uma maior visibilidade do estado da rentabilidade por projeto. A prova em imagem:
Este widget permite aos utilizadores declarar facilmente e rapidamente o tempo gasto por projeto – mais precisamente o estado de progresso por projeto, oferecendo uma visão geral clara e intuitiva para cada um deles: está atrasado? Deve iniciar a faturação? Adicionar o tempo vendido? Alertas automáticos também podem ser configurados aqui.
Funcionalidade #2: Os planeamentos por equipa
A segunda funcionalidade que aprecio muito é a visão macro total da empresa, ou seja, os planeamentos por equipa para ter esta visão macro de quantos dias foram alocados, quanto tempo de férias também foi marcado, etc.
Esta visão global dos planeamentos permite uma gestão eficaz dos recursos humanos e uma melhor antecipação das necessidades de pessoal. Os planeamentos por equipa facilitam a distribuição de tarefas e a organização de projetos, garantindo que as cargas de trabalho são equilibradas e que os objetivos são alcançados de forma coordenada.
Funcionalidade #3: A imputação por pessoa
Há uma terceira que gosto muito que se chama "imputação por pessoa", que permite constatar uma espécie de realidade económica uma vez que faturámos, finalmente sobre um total de tempo disponível, quanto tempo faturei, quanto tempo não faturei.
Esta funcionalidade permite acompanhar com precisão a utilização do tempo de cada funcionário, comparar o tempo faturado com o tempo total disponível e detetar discrepâncias. Isso ajuda a identificar ineficiências e a otimizar a faturação, garantindo que o tempo dos funcionários é utilizado de forma rentável.
Resultados obtidos
O impacto do Furious na SMASH foi imediato e significativo. A empresa notou uma melhoria notável no acompanhamento do tempo gasto por projeto e conseguiu antecipar com mais precisão o recrutamento de colaboradores em função dos períodos de forte carga ou da assinatura de novos clientes a acompanhar. Jean-Baptiste explica:
Passar para o Furious era óbvio. Tanto para evitar que passássemos muito tempo a tentar entender o que estava a acontecer ao nível das equipas, como também para as equipas, para que tivessem visibilidade da sua carga de trabalho.
Finalmente, do lado das equipas, é um sucesso total — apesar de algumas “fricções” durante a implementação da ferramenta: elas beneficiam de uma previsibilidade aumentada da sua carga de trabalho, o que lhes permite organizar melhor a sua semana e evitar atrasos.
Graças a esta solução, a SMASH transformou a sua gestão de tempo, passando de um acompanhamento manual e estático para uma gestão dinâmica e proativa. Esta transformação reduziu erros e atrasos nos projetos, melhorando assim a satisfação dos clientes e o bem-estar das equipas.
Augustin Marcotte, cofundador da SMASH
Hoje, graças ao Furious, conseguimos acompanhar bem os nossos leads, os leads convertidos, os prospects que temos no pipeline, o tempo de conversão do prospect (...), isso permitiu-nos progredir e analisar bem por que perdíamos este ou aquele lead e compreender o nosso desempenho.
Formação acompanhamento
Para garantir uma adoção bem-sucedida da ferramenta, demos tudo! Primeiro, organizámos sessões de formação ultra dinâmicas para mostrar todas as funcionalidades e vantagens da nossa ferramenta. E não é tudo! Garantimos um suporte técnico contínuo para que, mesmo se surgir um problema, seja rapidamente resolvido.
Mas não acaba aqui. Mantemos contacto regular com a SMASH para garantir que tudo corre sobre rodas e para ter em conta o seu feedback. Afinal, é graças a este feedback que podemos continuar a melhorar a nossa ferramenta e torná-la ainda mais eficiente.
