Planeamento numa ferramenta, orçamento noutra, registo de tempo num canto de uma folha de cálculo? Bem-vindo ao quotidiano de muitas agências. Resultado: dados dispersos, equipas que perdem tempo à procura de informação e uma visibilidade fragmentada dos seus projetos.
Mas existe uma alternativa mais eficaz (e menos frustrante): conectar as suas ferramentas de gestão para centralizar planeamento, tempo e orçamentos num único ambiente. Menos reintrodução de dados, menos esquecimentos e muito mais serenidade nas suas tomadas de decisão.
Vamos ver como transformar esta bela promessa em realidade.
Porque conectar as suas ferramentas? Uma questão de desempenho (não apenas de conforto)
Tomemos um exemplo concreto: um gestor de projeto precisa de ajustar um prazo. Consulta o planeamento na ferramenta A, verifica as disponibilidades na ferramenta B e depois pergunta ao diretor financeiro se ainda há orçamento na ferramenta C. Quantos e-mails, capturas de ecrã e reuniões para uma informação que deveria estar disponível num clique?
De acordo com um estudo da McKinsey, os funcionários passam em média 1,8 horas por dia à procura de informações. Multiplique este número pelo número de colaboradores na sua agência e depois pelo número de dias úteis… Começa a ver o impacto na rentabilidade?
Conectar as suas ferramentas é:
- Agilizar as trocas entre as equipas de projeto, financeira e de direção.
- Reduzir os erros relacionados com duplas entradas ou dados obsoletos.
- Ganhar em reatividade no ajuste dos projetos (recursos, cargas, orçamentos).
- Gerir melhor a margem em tempo real.
Em suma, não é um bónus tecnológico. É uma condição sine qua non para gerir uma agência eficiente.
Os sinais de alerta: quando as suas ferramentas trabalham contra si
Antes de correr para a solução, faça uma paragem rápida na caixa de diagnóstico. Faça a si próprio estas perguntas:
- As suas equipas reintroduzem dados de uma ferramenta para outra?
- Já alguma vez notou discrepâncias entre o tempo vendido e o tempo realmente gasto?
- Tem uma visão clara da rentabilidade a “nível do projeto” e a nível global?
- O acompanhamento das cargas de trabalho e do planeamento ainda se baseia em ficheiros internos?
Se respondeu sim a pelo menos duas destas perguntas, é altura de passar à ação.
"O que o Furious realmente nos trouxe? Serenidade. Menos esquecimentos, menos confusão, mais fluidez."
As etapas-chave para conectar as suas ferramentas de forma eficiente
Não é necessário um projeto faraónico para recuperar a coerência. Aqui está uma abordagem simples e acionável em 4 etapas.
1. Mapear as suas ferramentas atuais
Liste todas as ferramentas utilizadas na agência para:
- O planeamento das equipas
- O registo do tempo
- A gestão orçamental
- A gestão de projetos
Objetivo: identificar duplicações, áreas de fricção e ferramentas que podem (ou não) comunicar entre si.
2. Identificar os fluxos de dados críticos
Pergunte-se: que dados devem absolutamente circular entre estas ferramentas para garantir uma gestão fluida?
Exemplos:
- O orçamento inicial de um projeto deve estar visível para o gestor de projeto no momento do planeamento.
- Os tempos registados devem ser refletidos nos indicadores de rentabilidade.
- O planeamento deve ajustar-se de acordo com o consumo orçamental real.
São estes fluxos que devem orientar a sua escolha de ferramenta (ou arquitetura).
3. Escolher entre interconexão ou plataforma centralizada
Aqui está uma tabela comparativa para ajudar a esclarecer:
Abordagem | Vantagens | Desvantagens |
Interconectar várias ferramentas | Mantém os seus hábitos atuais | Manutenção técnica, riscos de rutura |
Mudar para uma ferramenta centralizada | Visão unificada, menos reinserções, mais rápido | Mudança de hábitos, migração a prever |
O nosso conselho? Se parte de um empilhamento de ferramentas, interconectar pode parecer mais simples… mas é frequentemente um penso rápido. Uma ferramenta única como o Furious, concebida para agrupar planeamento, tempo, orçamento, CRM e gestão de projetos, traz uma coerência estrutural duradoura.
4. Acompanhar as equipas na mudança
Lembre-se: não é a tecnologia que bloqueia, é o uso. Mesmo a melhor ferramenta permanecerá subutilizada se as suas equipas não a adotarem. Preveja tempos de formação, designe referências internas e, acima de tudo, mostre os benefícios concretos no dia-a-dia.
O que ganha ao conectar planeamento, tempo e orçamento
Passar para uma gestão integrada não é apenas “fazer bonito”. É ganhar em clareza, agilidade e desempenho.
Aqui estão alguns resultados observados em agências que centralizaram a sua gestão:
- +30% de ganho de tempo na consolidação de dados do projeto.
- Redução de 40% nas discrepâncias entre o previsto e o realizado.
- Visão da margem do projeto atualizada em tempo real, sem passar pela fase do “Excel de quinta-feira à noite”.
E acima de tudo: equipas menos frustradas, que passam mais tempo a produzir… e menos a procurar informações dispersas.
E se passasse para o Furious?
Em vez de tentar fazer dialogar ferramentas que não foram pensadas em conjunto, porque não passar para uma solução tudo-em-um, concebida especialmente para agências exigentes?
O Furious permite-lhe:
- Planear os seus recursos em função das competências e dos orçamentos,
- Acompanhar o tempo das suas equipas com um clique,
- Gerir a rentabilidade projeto por projeto, com uma visão consolidada de toda a agência.
Tudo numa única interface.
Uma vez adotado, é um pouco como passar de um mapa rodoviário amassado para um GPS em tempo real. Sabe para onde vai, com quem, a que preço… e pode até evitar os engarrafamentos.
Talvez se questione sobre estas questões?
01 Por que é arriscado utilizar várias ferramentas não conectadas?
Porque multiplica as reinserções, os esquecimentos e as discrepâncias de interpretação. Resultado: perda de tempo, erros e dificuldade em gerir a rentabilidade.
02 Uma ferramenta centralizada é adequada para todos os tamanhos de agência?
Sim, desde que seja modulável. O Furious, por exemplo, foi pensado para se adaptar tanto a uma estrutura de 15 pessoas como a uma agência de 150.
03 Quais são os dados prioritários a conectar?
Planeamento, cargas, tempo gasto, orçamento alocado e margem. Estas são as bases do seu desempenho operacional.
04 Podemos começar pequeno na integração?
Absolutamente. Algumas agências começam por conectar o planeamento e o registo de tempo antes de adicionar o acompanhamento orçamental.
05 Quanto tempo é necessário para mudar para uma solução centralizada?
Depende da sua organização, mas a maioria das agências migra em 4 a 8 semanas, com acompanhamento dedicado.
06 O Furious pode substituir a minha ferramenta de planeamento, tempo e orçamento?
Sim. O Furious foi concebido para reunir todos estes componentes num único ambiente, sem perder precisão nem flexibilidade.
