Numa ESN, cada hora conta. A satisfação do cliente e a rentabilidade assentam num dado simples: o planeamento das tarefas. A folha de horas continua a ser vista como uma obrigação administrativa. A ferramenta de medição é uma alavanca estratégica para melhorar o desempenho dos projetos.
A folha de horas: indicador de rentabilidade subestimado
Muitas empresas consideram a folha de horas, ou timesheet, como uma formalidade, ou até uma perda de tempo. É um erro que pode custar caro. Na realidade, a folha de horas é a ferramenta-chave para calcular a taxa de atividade excluindo férias (TACE), que indica a percentagem de dias faturáveis em relação ao número total de dias de trabalho excluindo férias.
No setor ESN, um TACE entre 75% e 85% é considerado como um indicador de rentabilidade. Quanto mais elevada for esta taxa, mais a empresa maximiza os seus dias faturáveis e gera receitas. Pelo contrário, uma taxa baixa revela períodos de intercontratos ou uma subutilização dos colaboradores, impactando diretamente a rentabilidade. Porque é que este acompanhamento é crucial? Porque permite identificar as diferenças entre o tempo previsto e o tempo realmente investido.
Em que consiste uma boa folha de horas?
Uma boa folha de horas não se limita a contabilizar horas; deve refletir a realidade operacional com precisão e clareza. Para ser eficaz, deve incluir campos essenciais como a data, o nome do colaborador, o projeto ou cliente em questão, o tipo de tarefa realizada e o número de horas investidas, sejam elas faturáveis ou não.
A possibilidade de adicionar comentários ou anotações contextuais é também uma vantagem, pois permite justificar certos desvios ou sinalizar necessidades específicas. Por fim, a simplicidade de utilização continua a ser um parâmetro fundamental: uma folha de horas demasiado complexa desencoraja a introdução regular e resulta em dados incompletos, enquanto uma ferramenta intuitiva e acessível no telemóvel favorece a regularidade e a fiabilidade das informações.
Benefícios partilhados por todos
Nas agências e nos gabinetes, a folha de horas bem concebida não é uma limitação, mas uma ajuda à organização. Permite-lhes visualizar melhor a carga de trabalho dos consultores, valorizar as suas atividades e dispor de elementos concretos para justificar o seu desempenho. Para os gestores, é uma fonte de informações preciosa para antecipar necessidades, distribuir a carga de forma equilibrada e detetar projetos em risco antes que se tornem incontroláveis. No final, uma equipa mais organizada é também uma equipa mais empenhada e mais fiel, e isso traduz-se em rentabilidade.
As vantagens diretas na tua rentabilidade
O flagelo silencioso da produtividade é a falta de planeamento de tarefas e uma má distribuição do tempo de trabalho. Uma visão geral das taxas de ocupação em tempo real permite uma redistribuição inteligente das tarefas.
A prevenção do burn-out não é apenas uma questão de bem-estar: é pura rentabilidade. Um colaborador feliz é um colaborador produtivo. Segundo um estudo da Exaegis, 47% dos diretores de RH consideram a ferramenta GTA (gestão de tempos e atividades) como uma alavanca fundamental para reduzir o absentismo, uma vez que aumenta a estabilidade das operações.
O ROI humano mede-se concretamente: redução do absentismo, melhoria da produtividade e diminuição da rotatividade.
Orçamentar para aumentar a rentabilidade com uma folha de horas
Acabaram-se as estimativas e aproximações que te fazem perder concursos ou aceitar projetos deficitários. O cálculo preciso dos custos de mão de obra por projeto torna-se automático. A distribuição detalhada entre múltiplos projetos efetua-se sem complicações.
Resultado: margens controladas e um sono reparador. Otimizar o tempo de gestão permite libertar os gestores que podem empreender tarefas de maior valor acrescentado.
Antecipar os atrasos antes que aconteçam
O teu painel de controlo em tempo real torna-se um radar anti-derrapagem. Os alertas automáticos sobre os desvios orçamento/realização transformam-te num piloto proativo em vez de bombeiro de serviço.
As poupanças são múltiplas: penalizações por atraso evitadas, recursos otimizados, relação com o cliente preservada. Um software de gestão de tempos permite um melhor controlo do recurso a horas majoradas e a trabalhadores temporários.
A melhoria do cumprimento de prazos torna-se a tua assinatura profissional. Graças às ferramentas de medição do tempo integradas num ERP como o Furious, a empresa aumenta a sua produtividade e rentabilidade.
Ao gerir melhor os nossos projetos, ganhamos tempo para ser mais eficazes. Do lado do back-office, o Furious permite-nos gerir a folha de pagamento quase instantaneamente e integrar as faturas dos fornecedores diretamente na contabilidade dos projetos, o que nos ajuda a acompanhar a sua rentabilidade em tempo real.
Os critérios para escolher o teu software sem te enganares
Os critérios técnicos (não negociáveis)
- Fiabilidade: os teus dados valem ouro, protege-os com alojamento seguro e cópias de segurança automáticas.
- Segurança: conformidade RGPD obrigatória, encriptação de dados, acessos controlados.
- Desempenho: tempo de resposta inferior a 3 segundos, caso contrário é o abandono garantido das tuas equipas.
- Cópia de segurança: plano B sempre pronto, recuperação de dados garantida.
Os critérios funcionais (diferenciadores)
- Cobertura profissional: adaptado ao TEU setor de atividade específico, não uma ferramenta genérica.
- Flexibilidade: parametrizável segundo os teus processos internos, não o contrário.
- Apoio ao cliente: reatividade e experiência verificáveis – testa antes de assinar.
- Formação: acompanhamento na mudança incluído na oferta.
Os critérios económicos (decisivos)
Os custos ocultos a detetar imperativamente:
- Custo de licença (o mais óbvio)
- Formação das equipas (frequentemente esquecida nos orçamentos)
- Migração de dados (surpresa desagradável)
- Manutenção e atualizações (recorrente)
- Apoio técnico (variável segundo o fornecedor)
Pergunta fundamental a fazer: “Que ROI em quanto tempo?” O retorno do investimento deve ser avaliável segundo critérios objetivos adaptados ao teu contexto.
Escolher a ferramenta certa de gestão de tempo
O ERP Furious distingue-se pelas suas funcionalidades avançadas de gestão do tempo, oferecendo às empresas um controlo completo dos seus projetos e recursos. Graças a ferramentas integradas de acompanhamento de horas, planeamento de tarefas e relatórios automatizados, permite visualizar em tempo real a utilização dos recursos e identificar rapidamente os desvios entre o tempo previsto e o tempo realmente consumido.
Esta visibilidade acrescida favorece uma alocação ótima das equipas, reduz as perdas de produtividade e reforça a rentabilidade dos projetos. Ao centralizar todos os dados de tempo num só sistema, o Furious simplifica também a conformidade e o acompanhamento administrativo, facilitando simultaneamente a tomada de decisões estratégicas baseadas em dados fiáveis e atualizados.
O que mais gosto no Furious é que ganhámos tempo na gestão de projetos e serenidade muito rapidamente. Estimo que ganhei cerca de 30 % de tempo em todas as funções de gestor de projeto, o que também alivia a equipa, que agora tem um melhor controlo.
Os benefícios ocultos que fazem a diferença
A transparência sobre os objetivos de tempo é uma forma de aumentar o envolvimento natural das equipas. A autorregulação torna-se a norma: a melhor gestão é a autogestão.
Os teus colaboradores tornam-se proativos. Esta antecipação colaborativa vale todas as ferramentas de pilotagem do mundo.
A identificação automática dos estrangulamentos permite uma otimização dos processos baseada em dados reais, não em impressões. A padronização das boas práticas faz-se naturalmente.
Uma alavanca de desempenho a não negligenciar
A folha de horas não é apenas uma ferramenta de acompanhamento administrativo. Bem utilizada, torna-se uma alavanca estratégica para melhorar a produtividade, reforçar a relação com o cliente e aumentar a rentabilidade. Para as ESN, a sua adoção impõe-se como uma evidência num contexto onde cada hora conta.
Talvez se coloque estas questões?
01 O que é a classificação automática de transações?
É uma funcionalidade baseada na inteligência artificial que categoriza automaticamente as suas despesas segundo a sua natureza, para um acompanhamento financeiro simplificado e mais fiável.
02 Como funciona a IA do Furious para classificar as transações?
A cada importação ou sincronização bancária, a IA analisa a descrição, o montante e o contexto para propor uma categoria e tags pertinentes. Valida, ajusta se necessário, e a ferramenta aprende com as suas escolhas.
03 Quais são as vantagens da classificação automática para as equipas financeiras?
Menos introdução manual, uma melhor coerência contabilística, uma redução dos erros humanos e uma poupança de tempo considerável nas tarefas recorrentes.
04 Podemos manter o controlo sobre as categorias propostas pela IA?
Sim, mantém-se senhor das sugestões: cada classificação pode ser aceite, modificada ou refinada. A automatização vem em apoio, não em substituição.
05 A IA melhora as suas sugestões ao longo do tempo?
Absolutamente. Quanto mais utiliza a funcionalidade, mais a IA aprende com as suas correções e propõe classificações adaptadas aos seus hábitos.
06 A quem se destina esta funcionalidade?
Aos responsáveis financeiros, dirigentes, ou qualquer pessoa que deseje automatizar o tratamento contabilístico, otimizar a tesouraria e concentrar-se na análise em vez da introdução.
