As empresas equilibram portfólios de projetos, urgentes e estratégicos. Como manter uma visão geral quando cada projeto tem suas próprias missões e necessidades? Para realizar as tarefas, o gestor de programas precisará das ferramentas certas de gestão. Os ERP são concebidos para dar visibilidade e estruturar as operações.
Gestor de programas: papel chave e estratégico
O gestor de programas não deve ser confundido com um gestor de projeto. Enquanto este último cuida de um projeto específico, o gestor de programas supervisiona um portfólio inteiro, com uma missão: alinhar os projetos com a estratégia global.
Na prática, o gestor de programas torna-se o garante da coerência entre os objetivos da organização e a execução operacional para melhorar a produtividade e assegurar uma melhor gestão da qualidade. Um estudo realizado pela Capterra indica que 96% das empresas francesas que adotaram a inteligência artificial na gestão de projetos observam benefícios significativos em termos de eficácia.
Assim, 65% dos entrevistados destacam uma melhoria na tomada de decisões estratégicas graças às capacidades analíticas da IA, enquanto 55% mencionam uma otimização do planeamento.
A gestão de portfólio de projetos (GPP) corresponde a uma abordagem estruturada destinada a escolher, priorizar e supervisionar todos os projetos e programas dentro de uma organização. Graças a esta abordagem centralizada, a empresa dispõe de um quadro de referência sólido para orientar suas decisões e manter uma coerência global.
As missões concretas do gestor de programas
O dia a dia do gestor de programas baseia-se em várias missões essenciais:
Planear e estruturar os portfólios: definir as prioridades e organizar os projetos de acordo com a estratégia.
Gerir os recursos: humanos, financeiros, materiais. A arbitragem é constante.
Antecipar e gerir os riscos: identificar as ameaças antes que se transformem em crises.
Assegurar a comunicação e a ligação entre as partes interessadas: diretor de operações, gestores de projetos, clientes, equipas.
Medir e ajustar o desempenho: indicadores chave, feedback, relatórios.
Em outras palavras, é um equilibrista que avança sobre um fio esticado entre a visão estratégica e o operacional… com uma folha de cálculo debaixo do braço e reuniões em série.
Os desafios diários: complexidade, priorização, relatórios
O papel é crucial, mas longe de ser simples. O gestor de programas deve gerir:
- Projetos que se cruzam, por vezes com objetivos contraditórios.
- Uma pressão constante sobre os prazos e os orçamentos.
- Partes interessadas exigentes, que querem resultados rápidos.
Um estudo da McKinsey mostra que 45% dos grandes projetos de TI excedem o seu orçamento inicial e muitos deles não atingem plenamente os seus objetivos. Em muitos casos, o problema não é a falta de competência, mas a ausência de ferramentas adequadas.
A utilidade dos ERP e dos PPM para a gestão de programas
É aqui que os ERP e os softwares de gestão de portfólio de projetos (PPM) entram em jogo. Eles não substituem a expertise humana, mas a amplificam.
Os ERP como o Furious permitem centralizar os dados, simplificar a gestão financeira, acompanhar os orçamentos em tempo real, automatizar os relatórios e oferecer uma visão consolidada dos recursos. Por sua vez, os PPM oferecem uma abordagem mais especializada. Eles dispõem de funcionalidades avançadas para priorizar os projetos, simular diferentes cenários e medir a contribuição de cada iniciativa para a estratégia global.
Ou seja, o ERP assegura uma governança integrada no coração da empresa, enquanto o PPM fornece ao gestor uma torre de controle dedicada exclusivamente ao portfólio de projetos. As ferramentas de gestão têm várias vantagens. Uma vez implementadas, contribuem para reduzir os custos. Em 91% dos casos, impactam positivamente o ROI.
Usamos o Furious há pouco mais de dois anos. [...] Desde que instalámos o Furious, duplicámos o nosso volume de negócios em dois anos. [...] Isso permite-nos gerir o nosso negócio e fazer com que as pessoas trabalhem juntas, vejam o que está a ser feito e realmente ganhemos em fluidez.
Como escolher a ferramenta certa de gestão de programas?
Nem todas as soluções são iguais, e uma má escolha pode rapidamente transformar um software em uma dor de cabeça. Aqui estão alguns critérios chave:
- Adaptabilidade: a ferramenta deve refletir as suas necessidades específicas, não o contrário.
- Integração: um ERP deve dialogar com os seus sistemas internos (finanças, RH, CRM), enquanto um PPM deve se integrar com as suas ferramentas de projeto.
- Simplicidade de uso: uma ferramenta muito complexa desencorajará as suas equipas.
- Escalabilidade: seja um ERP ou um PPM, a solução deve acompanhar o crescimento e a evolução dos seus projetos.
Vamos a um exemplo: uma agência de serviços digitais que gere simultaneamente 15 projetos de clientes. Sem ERP, ela depende de ficheiros Excel dispersos e a direção tem apenas uma visibilidade parcial.
Ter uma ferramenta que cobre toda a cadeia de valor, desde a edição do orçamento até à produção e entrega, permite-nos ser muito mais coerentes e controlar melhor os nossos processos.
Entre as muitas soluções de gestão de portfólio disponíveis no mercado, alguns softwares de planeamento destacam-se pelas suas funcionalidades e adaptabilidade às realidades das empresas. Aqui estão alguns frequentemente citados como referências, úteis de conhecer se estás a pensar em equipar-te.
- monday.com: muito flexível, interface visual, painéis personalizáveis, monitorização de orçamentos, recursos, prazos, etc.
- Triskell Software: solução robusta para médias e grandes empresas, combinando gestão estratégica, simulação de cenários, priorização, monitorização em tempo real de projetos de acordo com diferentes metodologias.
- Sciforma: antiguidade, credibilidade, ampla base de utilizadores em todo o mundo, adequado para grandes portfólios de projetos, forte capacidade de análise, relatórios, planeamento avançado.
Da profissão à solução: um duo inseparável
O gestor de programas, o ERP e o PPM formam um trio complementar.
- Sem um gestor competente, as ferramentas permanecem conchas vazias.
- Sem ferramentas de gestão adequadas, o gestor acaba por improvisar com ficheiros dispersos, correndo o risco de perder tempo e tomar más decisões.
Um ERP nunca substituirá o discernimento humano e um PPM não tomará boas decisões sozinho. Juntos, dão ao gestor a capacidade de transformar múltiplos projetos em resultados tangíveis. Um pouco como um piloto que tem tanto um cockpit completo como um GPS preciso: um sem o outro tem pouco interesse.
Rumo a uma governança mais eficaz e ágil
O gestor de programas é hoje um dos atores mais estratégicos da empresa. O seu papel: transformar uma multidão de projetos num conjunto coerente e eficaz. Mas para ter sucesso, precisa de ferramentas robustas, capazes de centralizar informações, otimizar o planeamento e oferecer visibilidade em tempo real.
O ERP Furious fornece uma governança integrada que contribui para a gestão do portfólio de projetos. A ferramenta de gestão permite ao gestor de programas controlar e supervisionar com lucidez, antecipar riscos e envolver todas as partes interessadas.
Talvez se coloque estas questões?
01 O que é a classificação automática de transações?
É uma funcionalidade baseada na inteligência artificial que categoriza automaticamente as suas despesas segundo a sua natureza, para um acompanhamento financeiro simplificado e mais fiável.
02 Como funciona a IA do Furious para classificar as transações?
A cada importação ou sincronização bancária, a IA analisa a descrição, o montante e o contexto para propor uma categoria e tags pertinentes. Valida, ajusta se necessário, e a ferramenta aprende com as suas escolhas.
03 Quais são as vantagens da classificação automática para as equipas financeiras?
Menos introdução manual, uma melhor coerência contabilística, uma redução dos erros humanos e uma poupança de tempo considerável nas tarefas recorrentes.
04 Podemos manter o controlo sobre as categorias propostas pela IA?
Sim, mantém-se senhor das sugestões: cada classificação pode ser aceite, modificada ou refinada. A automatização vem em apoio, não em substituição.
05 A IA melhora as suas sugestões ao longo do tempo?
Absolutamente. Quanto mais utiliza a funcionalidade, mais a IA aprende com as suas correções e propõe classificações adaptadas aos seus hábitos.
06 A quem se destina esta funcionalidade?
Aos responsáveis financeiros, dirigentes, ou qualquer pessoa que deseje automatizar o tratamento contabilístico, otimizar a tesouraria e concentrar-se na análise em vez da introdução.
