Em agências, lidar com vários projetos, orçamentos precisos e clientes exigentes tornou-se a norma. Para responder a isso, um software de gestão é essencial. O Software PSA é uma ferramenta empresarial poderosa que permite a automatização de serviços, revolucionando a forma como as agências, consultórios e ESN (Empresa de Serviços Digitais) pilotam e entregam eficazmente os seus projetos.
Software PSA: um software de automatização vantajoso para agências
Concebido para ajudar as empresas de serviços profissionais a centralizar e automatizar as tarefas operacionais, o Software PSA (Professional Services Automation) é uma ferramenta que pode ser adaptada. Este tipo de software de gestão cobre uma vasta gama de necessidades para a gestão de uma agência: a gestão de projetos, o controlo do tempo, a ocupação dos recursos, a faturação, o CRM e, claro, o reporting.
A ideia é passar de uma organização dispersa, baseada em várias ferramentas como o Excel, Trello, Google Sheets, para uma abordagem unificada. Já não é preciso cruzar manualmente as informações para saber se um projeto é rentável ou se uma equipa pode ganhar eficiência: tudo está centralizado numa única plataforma.
Automatização dos serviços: as funcionalidades do software PSA
Um software PSA moderno reúne várias funções essenciais para centralizar a atividade de uma agência:
– Assistência e gestão comercial ou marketing: ferramenta CRM integrada e automatização das campanhas.
– Solução de gestão de recursos e talentos: planeamento, competências, disponibilidade, recrutamento e acompanhamento de RH.
– Gestão financeira e faturação: acompanhamento orçamental, margens, geração automática de faturas e lembretes.
– Gestão de projetos: planeamento de tarefas e coordenação das equipas.
– Reporting e business intelligence: painéis de controlo personalizados, indicadores-chave, análise de desempenho.
Por que optar por um Software PSA numa agência?
A introdução de uma ferramenta de automatização dos serviços profissionais permite ganhar clareza, eficiência e reatividade. Para uma agência, os benefícios são concretos em cada etapa do ciclo do projeto:
- Visão global em tempo real: projetos, encargos, margens e planeamentos reunidos numa única ferramenta.
- Poupança de tempo: automatização das tarefas repetitivas (acompanhamento, faturação, reporting).
- Otimização da rentabilidade: acompanhamento preciso dos custos e dos desvios orçamentais.
- Otimização dos recursos: melhor afetação de talentos de acordo com as disponibilidades e competências.
- Gestão simplificada: dados fiáveis para tomar decisões rápidas e informadas.
Software PSA: melhor utilização e gestão dos recursos
Um bom Software PSA oferece uma visão geral sobre as disponibilidades, as competências e os encargos de trabalho dentro da agência ou do consultório. O gestor pode, assim, afetar as pessoas certas aos projetos certos, favorecer a produtividade e reduzir os riscos de burn-out. Pode planear melhor as contratações ou os contactos com freelancers.
Isto também permite otimizar o trabalho internamente: cada um sabe em que está a trabalhar, durante quanto tempo e com quem. O equilíbrio entre produção e desempenho torna-se mais simples de gerir.
Finanças: uma ferramenta para otimizar a rentabilidade
Outro ponto crucial para um dirigente: a rentabilidade da agência. Um software de gestão PSA permite comparar continuamente os orçamentos previstos com os custos realmente incorridos. Torna-se fácil identificar os projetos rentáveis, os que estão a descarrilar ou os que estão mesmo no limite.
Algumas ferramentas vão mesmo até calcular automaticamente as margens por cliente, por equipa ou por tipo de prestação. Estes indicadores são preciosos para tomar decisões informadas: é preciso rever as tarifas? Recusar um projeto que parece demasiado arriscado? Investir num novo polo de competência? Graças ao Software PSA, as respostas já não se baseiam em aproximações, mas em dados e cálculos fiáveis.
Poupança de tempo: aproveite uma faturação simples e rápida
Numa agência ou numa ESN, a faturação continua a ser uma fonte de erros, de atrasos e de stress. Com um Software PSA otimizado para responder às necessidades da empresa, este aspeto torna-se muito mais fluido. As faturas podem ser geradas automaticamente a partir do tempo gasto nos processos ou dos contratos em regime de gestão.
Acabaram-se os esquecimentos, as entradas aproximadas ou as idas e vindas com o cliente para corrigir um montante. Ao automatizar esta parte, a agência ganha tempo, garante o seu volume de negócios e melhora a sua tesouraria. A automatização dos serviços profissionais é uma mais-valia para os responsáveis administrativos e os dirigentes.
Centralização dos dados ao serviço da estratégia
Por fim, os Software PSA também transformam a forma como os dirigentes tomam decisões. Graças a dados consolidados e exploráveis em tempo real, torna-se possível identificar as alavancas de crescimento de uma agência, os clientes mais rentáveis ou os tipos de projetos mais eficazes.
Quer saber se a sua equipa está subdimensionada? Ou se os seus projetos a forfait são mais lucrativos do que as suas missões em regime de gestão? Já não precisa de lançar uma auditoria fastidiosa: as respostas estão na sua ferramenta PSA.
Isto dá uma vantagem àqueles que querem pilotar a sua agência não à vista, mas com indicadores precisos, fiáveis e atualizados.
Furious: um ERP tudo-em-um para agências e consultórios
Entre as ferramentas do mercado, o Furious destaca-se como um ERP pensado especificamente para as ESN e consultórios. Ao contrário dos softwares demasiado genéricos, o Furious reúne tudo o que uma agência de serviços precisa: gestão de projeto, recursos humanos, relação com o cliente, faturação e reporting. Tudo está conectado numa única ferramenta.
Os painéis de controlo facilitam a gestão em tempo real, beneficiando ao mesmo tempo de alertas inteligentes de acordo com as expectativas. Acompanhe os indicadores que realmente lhe interessam, sem ter de extrair ou tratar os dados de diferentes fontes Excel. Isto simplifica as revisões semanais, as reuniões de produção e a gestão previsional.
O Furious permite pilotar a agência como um cockpit, tendo os bons indicadores à vista.
