Em resumo:
Graças a estes 5 KPIs:
- Evite os riscos de sobrecarga e subutilização graças a indicadores claros.
- Verifique se as suas equipas preenchem corretamente as folhas de ponto para um acompanhamento preciso do staffing.
- Assegure-se de que o tempo previsto em projetos de clientes é respeitado.
- Analise as tarefas internas: identifique quem dedica demasiado tempo a elas, porquê, e a natureza dessas atividades.
Gerir o staffing em agência sem KPIs é avançar sem referências. Demasiados recursos mobilizados, e a sua margem “desmorona-se. Poucos recursos, e as suas equipas” esgotam-se ou os seus projetos atrasam-se. Felizmente, existe uma bússola fiável: os KPIs de staffing. Com eles, maximiza a rentabilidade enquanto preserva os seus talentos. Neste artigo, vamos ver quais são os 5 indispensáveis.
Os riscos de uma gestão sem KPIs
Sem indicadores claros, expõe a sua agência a vários riscos importantes:
- Sobrestaffing de projetos: Quando afeta demasiados recursos, como dias ou perfis mais caros do que o necessário, reduz a sua margem e fragiliza a rentabilidade global.
- Subutilização ou sobrecarga dos colaboradores: Equipas sobrecarregadas esgotam-se rapidamente, enquanto talentos subutilizados desmotivam-se, aumentando o risco de burnout ou turnover.
- Falta de visibilidade: Sem dados fiáveis, torna-se complexo antecipar as suas prioridades ou necessidades futuras, transformando o planeamento num quebra-cabeças.
- Oportunidades perdidas e insatisfação das equipas: Pode ter dificuldades em responder a pedidos urgentes ou gerir períodos de baixa atividade, impactando tanto os seus resultados como a motivação das equipas.
Estes obstáculos não comprometem apenas o desempenho financeiro da sua agência, mas também o bem-estar dos seus colaboradores. Pelo contrário, uma gestão baseada em KPIs relevantes abre caminho para uma otimização global. Vamos explorá-los em detalhe.
Os 5 KPIs essenciais para otimizar o seu staffing
1. Taxa de utilização (ou de staffing)
A taxa de utilização mede a carga de trabalho real em relação à capacidade total disponível das suas equipas. É um indicador crucial para evitar cenários de sobrecarga ou inatividade que prejudicam o desempenho global da sua agência.
Este KPI ajuda a identificar:
- Os colaboradores em sobrecarga.
- Os períodos ou projetos onde os talentos estão subutilizados.
- As discrepâncias entre o tempo faturável e o tempo gasto em atividades secundárias.
Porque é importante?
Uma taxa demasiado alta gera sobrecargas, enquanto uma taxa demasiado baixa leva a uma subutilização dos recursos e perdas financeiras.
Como segui-la?
- Software de gestão de recursos: Integre uma ferramenta para centralizar e visualizar em tempo real as cargas de trabalho individuais e coletivas.
- Painéis de controlo personalizáveis: Configure indicadores-chave que permitam identificar rapidamente situações de sobrecarga ou subutilização.
- Previsão: Utilize ferramentas preditivas para prever as necessidades futuras e evitar gargalos durante os picos de atividade ou períodos de inatividade prolongada.
Impacto esperado: Uma gestão equilibrada das cargas de trabalho melhora a produtividade dos colaboradores, reduz o risco de burnout e maximiza a utilização eficaz dos recursos, aumentando a rentabilidade global.
2. Taxa de improdutividade
Uma empresa desperdiça 11,4% dos seus recursos devido a uma má gestão de projeto.
Este KPI mede o tempo não faturável ou gasto em tarefas internas. Destaca as ineficiências na gestão do tempo e das prioridades.
Este KPI ajuda a identificar:
- Os colaboradores que passam demasiado tempo em projetos internos ou atividades de baixo valor acrescentado.
- Os gargalos nos processos que atrasam as entregas.
- As atividades não faturáveis que consomem tempo, como reuniões desnecessárias ou tarefas administrativas.
Por que é crucial?
Reduzir a improdutividade permite maximizar o tempo faturável e melhorar a rentabilidade.
Como segui-la e otimizá-la?
- Análise das folhas de ponto: Examine regularmente as folhas de ponto para identificar as atividades não faturáveis e as missões internas que ocupam uma parte desproporcional.
- Automatização: Implante ferramentas para automatizar tarefas repetitivas ou administrativas, como a inserção de dados ou a gestão de reuniões.
- Otimização das reuniões: Limite a duração e o número de participantes nas reuniões, e introduza agendas claras para evitar perdas de tempo.
- Processos simplificados: Identifique as etapas desnecessárias nos seus fluxos de trabalho e simplifique-as para acelerar as entregas.
- Feedback das equipas: Organize sessões com os seus colaboradores para identificar os bloqueios na gestão do tempo e priorizar as soluções adequadas.
Impacto esperado: Ao reduzir as tarefas não faturáveis, concentra os esforços das suas equipas em atividades geradoras de valor, o que melhora as margens e aumenta a satisfação dos colaboradores.
3. O objetivo faturável
O objetivo faturável permite definir uma percentagem-alvo de tempo faturável por colaborador e compará-lo com a realidade no terreno. Este indicador é crucial para avaliar se a alocação dos recursos permanece alinhada com os objetivos financeiros da agência.
Este KPI ajuda a identificar:
- As discrepâncias entre a taxa faturável esperada e a taxa real por colaborador.
- As derivas que impactam a rentabilidade dos projetos e aumentam o custo por colaborador.
- Os sinais de um desequilíbrio entre o tempo gasto em assuntos de clientes e tarefas secundárias.
Por que é crucial?
Um objetivo faturável realista garante que os colaboradores permanecem focados em missões de alto valor acrescentado. Se a taxa faturável real for inferior ao objetivo, isso leva a um aumento dos custos por colaborador e a uma pressão acrescida sobre a rentabilidade global.
Como segui-lo?
- Análise das taxas faturáveis por colaborador: Acompanhe regularmente a percentagem de tempo gasto em projetos de clientes em relação ao total de horas trabalhadas. Identifique as discrepâncias para ajustar as suas prioridades.
- Acompanhamento da rentabilidade do projeto: Verifique se o tempo realmente dedicado aos projetos de clientes está em conformidade com os objetivos previstos para evitar derivas financeiras.
- Avaliação das tarefas secundárias: Identifique os colaboradores que dedicam demasiado tempo a atividades não relacionadas com os clientes e implemente soluções para otimizar o seu tempo.
Impacto esperado:
Um objetivo faturável bem seguido permite manter a rentabilidade dos projetos, evitar um aumento dos custos operacionais e garantir uma alocação ótima dos recursos às missões estratégicas.
Caroline Vignand
Diretora Associada, POP FOR YOU (Grupo Humanskills)
Graças a um planeamento antecipado dos recursos e a uma melhor estimativa do tempo gasto por projeto, a agência não só melhorou o seu acompanhamento de rentabilidade, mas também economizou 5 horas por semana. Um verdadeiro avanço possibilitado pela utilização do Furious.
4. Taxa de tempo gasto em projetos vendidos
Este KPI mede a proporção de tempo que as suas equipas dedicam a projetos faturados, em relação ao total de horas trabalhadas.
Este KPI ajuda a identificar:
- As discrepâncias entre o tempo previsto e o tempo realmente gasto em projetos de clientes.
- As perdas de tempo em atividades não prioritárias ou ineficazes.
- Os recursos subutilizados em projetos onde as suas competências poderiam ser melhor aproveitadas.
Por que é crucial?
Este KPI garante que o tempo investido pelos colaboradores gera o máximo de valor para a agência.
Como segui-lo?
- Comparação previsões/realizações: Integre um software de gestão de recursos para comparar automaticamente o tempo previsto para cada projeto com o tempo realmente gasto. Estas discrepâncias devem ser analisadas regularmente para detectar ineficiências ou ajustar as práticas.
- Painéis de controlo detalhados: Configure indicadores para acompanhar:
- A relação entre horas faturadas e horas trabalhadas.
- As discrepâncias por projeto ou por equipa para identificar as missões menos rentáveis.
- Análise qualitativa: Organize revisões de projeto para identificar por que razão alguns projetos consomem mais tempo do que o previsto (dificuldades imprevistas, planeamento subestimado, competências mal alocadas).
- Otimização das prioridades: Identifique as tarefas não prioritárias que consomem o tempo disponível para missões faturadas e implemente soluções para reduzir ou externalizar essas atividades.
- Feedback dos colaboradores: Consulte as equipas para compreender os eventuais bloqueios na gestão do seu tempo e ajuste os seus processos para reduzir as perdas.
Impacto esperado:
Um melhor controlo deste KPI permitirá aumentar o tempo produtivo alocado aos projetos de clientes, melhorar a rentabilidade de cada missão e maximizar a utilização das competências dos colaboradores.
5. Taxa sobre as ausências
A taxa sobre as ausências mede o impacto das ausências (férias, doenças, turnover) na produtividade global da agência. Este KPI não deve limitar-se apenas às ausências pontuais, mas também integrar os efeitos das saídas e chegadas de colaboradores, que podem afetar a continuidade dos projetos.
Este KPI ajuda a identificar:
- As ausências recorrentes que perturbam os planos.
- Os períodos críticos em que um turnover ou férias impactam a continuidade dos projetos.
- As necessidades de flexibilidade adicionais para lidar com imprevistos.
- As fases de transição relacionadas com saídas e integrações de novos colaboradores, que podem causar interrupções nos projetos.
Por que é crucial?
Um acompanhamento preciso das ausências e transições permite prevenir perturbações nos projetos, antecipar picos de atividade e reduzir a sobrecarga para as equipas restantes. Uma má gestão destas fases pode atrasar os projetos e impactar a satisfação do cliente.
Como segui-lo e otimizá-lo?
- Acompanhamento em tempo real: Utilize um sistema centralizado para registar as ausências e movimentos de pessoal. Isso dá-lhe uma visão geral sobre as férias planeadas, ausências imprevistas e períodos de transição.
- Painéis de controlo dinâmicos: Configure indicadores para acompanhar:
- A taxa de ausências por equipa ou por período.
- As ausências críticas (em projetos-chave ou em momentos sensíveis).
- Os períodos de transição (aviso prévio, integração) para antecipar o impacto nos projetos.
- Plano de transição estruturado: Antecipe as saídas e integrações com processos de passagem claros. Implemente soluções como mentoria, documentação de projetos ou formações aceleradas para os novos colaboradores.
- Recursos de apoio: Preveja soluções flexíveis como colaboradores de backup ou um pool de freelancers para manter a continuidade dos projetos.
- Comunicação regular: Informe as suas equipas sobre as saídas e chegadas futuras para melhor organizar a distribuição das tarefas e facilitar as transições.
Impacto esperado: Ao integrar a gestão das ausências e fases de transição, limita as perturbações nos seus projetos, assegura uma continuidade na produção e reduz a sobrecarga de trabalho para as suas equipas. Reforça assim a resiliência da sua organização face aos movimentos de pessoal.
Como integrar estes KPIs nas suas práticas diárias
Envolva as suas equipas no processo
Um bom acompanhamento dos KPIs começa com uma boa adoção das ferramentas e práticas. As equipas que compreendem a importância dos KPIs investem-se mais no seu acompanhamento e respeito.
Dica prática: Organize reuniões regulares para partilhar os desempenhos e explicar como os dados influenciam as suas decisões. A adesão coletiva reforça a dinâmica de equipa.
Centralize os seus dados para uma visão global
Trabalhar com KPIs dispersos por vários ficheiros ou ferramentas é como montar um puzzle com peças em falta. Uma centralização eficaz permite-lhe visualizar em tempo real o estado dos seus recursos.
Como fazer?
Utilize uma plataforma única para recolher, analisar e partilhar os seus dados em tempo real. Configure painéis de controlo personalizáveis acessíveis a todos os responsáveis.
Impacto: Ganha em visibilidade e pode tomar decisões informadas rapidamente.
Automatize o acompanhamento dos indicadores
O acompanhamento manual dos KPIs é demorado e sujeito a erros. Uma automatização permite-lhe dedicar o seu tempo a tarefas estratégicas.
Como fazer?
- Configure alertas automáticos para detetar discrepâncias críticas em tempo real.
- Utilize uma ferramenta para automatizar o relatório e obter dados precisos.
Impacto: Economiza tempo e melhora a fiabilidade das suas análises.
(Com o Furious, os painéis de controlo atualizam-se automaticamente com base nos dados inseridos pelas suas equipas. Recebe até alertas para antecipar sobrecargas ou desequilíbrios.)
Passe para a análise preditiva
Uma gestão eficaz não se limita ao presente: projeta-se no futuro. Graças a ferramentas de previsão, antecipa as necessidades futuras e distribui melhor os seus recursos.
Como fazer?
- Integre ferramentas de previsão para antecipar as variações de atividade.
- Analise as tendências históricas para ajustar as suas estratégias.
Impacto: Reduz os imprevistos e otimiza os seus planos.
Avalie regularmente as suas práticas
Os KPIs não são fixos. As necessidades da sua agência evoluem e os seus indicadores devem adaptar-se para permanecerem relevantes.
A nossa dica: Após cada projeto, organize um balanço para analisar o que funcionou (ou não) e ajustar as suas metodologias. Desta forma, manterá uma gestão ágil e eficaz.
Faça dos seus KPIs uma alavanca estratégica
Acompanhar estes KPIs é dar à sua agência os meios para gerir eficazmente o seu pessoal, maximizando ao mesmo tempo a rentabilidade.
Com o Furious, visualiza estes KPIs em tempo real. Graças a painéis de controlo claros e alertas automáticos, transforma os seus dados em decisões informadas. Resultado: mais visibilidade, menos stress e uma agência que se mantém no caminho do crescimento.
Não deixe que os KPIs sejam meros números: faça deles os alavancadores estratégicos do seu sucesso.
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