A gestão de recursos em agências e escritórios é uma tarefa diária. Entre imprevistos, novos projetos para iniciar e picos de trabalho para gerir, antecipar e planear pode rapidamente tornar-se um quebra-cabeças. Uma gestão deficiente significa atrasos que se acumulam, custos que disparam, e uma rentabilidade que desmorona!
Felizmente, com as ferramentas e práticas certas, podemos transformar estes desafios em oportunidades.
Qual é a sua visibilidade sobre o seu plano de carga?
Recordamos que o plano de carga é como um calendário para a sua equipa, mas mais sofisticado, onde cada tarefa, projeto e recurso é minuciosamente planeado para evitar conflitos e maximizar a eficiência. Com um bom planeamento e gestão de projeto, pode antecipar imprevistos, otimizar os seus recursos e garantir a rentabilidade das suas missões.
Agora, pare um momento para refletir: qual é a sua visibilidade sobre o seu plano de carga? 1 semana, 1 mês, 3 meses (seja honesto)?
Esta questão, aparentemente simples, é crucial. Para qualquer diretor de produção, antecipar o seu staffing, os seus períodos de faturação e, por consequência, a rentabilidade da sua empresa é essencial.
Em média, as agências e empresas de serviços têm uma visibilidade de 1 a 3 semanas sobre o seu plano de carga (ai ai ai), o que complica a antecipação e adaptação dos recrutamentos e competências aos projetos em curso.
Imagine uma equipa criativa em pleno lançamento de campanha publicitária: sem visibilidade sobre as próximas semanas, descobre tarde demais que o JB, o designer-chave, vai de férias na semana seguinte, deixando a equipa incapaz de finalizar o projeto.
Isto não só torna qualquer antecipação complicada, como também torna quase impossível adaptar os recrutamentos e competências às necessidades comerciais.
Na Furious, verificámos que uma visibilidade mínima de 2 meses permitia antecipar melhor os períodos de pico – mas também e sobretudo estar mais tranquilo quanto ao nível do seu fundo de maneio. E não, este nível de visibilidade não é impossível de alcançar se implementar os reflexos e ferramentas certas.
A maioria das agências declara ter dificuldades em planear os seus recursos com mais de duas semanas de antecedência.
Como aumentar a visibilidade para vários meses?
Para melhorar esta visibilidade, é crucial centralizar as informações e torná-las acessíveis a todas as partes interessadas. Isto permite antecipar melhor os imprevistos e planear os períodos de férias, as ausências dos clientes e as fases de validação dos projetos. Utilizar ferramentas visuais como o diagrama PERT ou as vistas Gantt ajuda a gerir eficazmente as tarefas críticas, independentemente do quadro metodológico que adote, quer se trate de metodologia de projeto PRINCE 2, do ciclo em V ou Agile (veja o nosso artigo método agile vs ciclo v).
Com mais de 5 anos de experiência e mais de 1500 empresas de serviços acompanhadas, preparámos a checklist a validar para melhor planear, antecipar e evitar os picos.
Etapa 1: Centralizar as informações relativas aos projetos
Um dos principais desafios para as agências é centralizar as informações relativas aos projetos. Este é um dos princípios de gestão de projeto essenciais para garantir uma visibilidade global e facilitar a antecipação das mudanças e imprevistos. Ao utilizar um software de planeamento de projeto, pode centralizar todos os dados-chave, visualizar os planeamentos e antecipar eficazmente as necessidades das suas equipas, reduzindo os erros devidos à dispersão das informações. No âmbito de projetos complexos, como os baseados no projeto ciclo em v, esta centralização torna-se ainda mais crucial para assegurar o respeito pelas etapas predefinidas e evitar atrasos. Este processo de “silos” hierárquicos vai contra uma colaboração fluida, critério mais do que importante nas empresas de serviços onde os colaboradores raramente trabalham sozinhos num projeto/cliente.
Resultado? Uma falta de comunicação pode levar a atrasos, erros e uma má coordenação entre as equipas.
Os períodos de pico onde o tempo vendido para realizar um projeto chega ao fim sem que toda a missão tenha sido realizada são frequentes.
Estes períodos de forte pressão podem resultar em atrasos adicionais e sobrecarga de trabalho para as equipas, afetando assim a qualidade do trabalho final.
Para evitar chegar a este ponto, é essencial partilhar a visibilidade sobre os projetos com todas as equipas em tempo real (insistimos neste ponto).
Uma comunicação aberta e transparente permite que cada um acompanhe a evolução dos projetos, preveja as necessidades de recursos e se adapte mais rapidamente aos imprevistos. Isto também promove uma melhor colaboração e um ambiente de trabalho mais harmonioso.
O nosso conselho:
Disponibilize às equipas métricas simples e atualizadas em tempo real (datas do projeto, estado de avanço, carga planeada e faturada) assim como planeamentos visuais com os tempos imputados por pessoa. Por exemplo, pode configurar alertas em momentos estratégicos para as férias das partes interessadas para melhor antecipar.
Procura uma melhor forma de gerir os seus recursos? Não procure mais.
Furious permite-lhe visualizar os planeamentos e alerta-o em tempo real se ocorrerem desvios (consumo do orçamento do projeto em tempo gasto, faturação não honrada, etc.). Pode controlar quem vê o quê de forma mais ou menos ampla, o que acentua a sincronização na equipa.
Descentralizar o papel do diretor de produção e dar visibilidade a todas as equipas é um primeiro passo crucial para um planeamento fluido.
Uma vez ultrapassada esta etapa, certifique-se de que tem uma visibilidade clara de pelo menos 6 semanas sobre os projetos assinados, os orçamentos em curso e o pipeline comercial disponível. Esta é uma base indispensável para estruturar um plano de ação de projeto claro, antecipar as necessidades em competências e alinhar os seus recursos com as prioridades reais.
Isto permitirá garantir que as suas equipas de produção estão suficientemente staffadas. Caso contrário, terá de ajustar a sua estratégia e intensificar as atividades comerciais, seja na aquisição de novos clientes (newbiz) ou na fidelização (inbiz).
Tenha em mente que para ser rentável, as suas equipas de produção devem estar staffadas, passar tempo em projetos faturáveis entre 70 e 80% do total do seu tempo disponível. Baseando-se nesta métrica, pode também reorganizar as atribuições de cada um para que entreguem o máximo valor para a empresa.
Pronto para passar à próxima etapa?
Davy Tessier, CEO da Furious Squad
Geralmente, os nossos clientes vêm até nós em 2 situações. Em fase de crescimento para estruturar a empresa e adquirir o retorno de experiência das melhores práticas setoriais, ou na sequência de um drama operacional que não viram chegar. Com o Furious, é impossível perder dinheiro sem que a ferramenta o tenha avisado antes!
Etapa 2: Automatizar as tarefas para ganhar tempo
A automatização das tarefas repetitivas e demoradas é uma forma eficaz de ganhar tempo e melhorar a rentabilidade.
Ao delegar processos como os lembretes de cobrança de faturas, os alertas de excesso de tempo nos projetos, os workflows de acompanhamento dos prospects e a validação de férias, você liberta a sua equipa das tarefas administrativas fastidiosas. Estas automatizações otimizam não só o fluxo de trabalho mas reduzem também os erros humanos, permitindo uma gestão mais fluida e eficaz dos projetos e dos recursos.
O nosso conselho:
Utilize uma ferramenta profissional que automatize a imputação dos tempos, a validação das férias e a consolidação dos planeamentos. Isto permitirá às equipas concentrarem-se em tarefas de maior valor acrescentado.
Zoom sobre o caso da Wokine
— O contexto
A Wokine, uma agência de Lille com cerca de trinta pessoas, tinha dificuldade em otimizar a rentabilidade dos seus projetos vendidos a preço fixo. A gestão era feita através de um ficheiro Excel partilhado, complicando o acompanhamento do tempo gasto e a comunicação com os clientes.
— As problemáticas iniciais
- Rentabilidade dos projetos difícil de garantir.
- Complexidade na gestão dos projetos a preço fixo.
- Falta de transparência e de comunicação eficaz com os clientes.
— Solução e resultados com o Furious
- Centralização e automatização: A agência substituiu o ficheiro Excel por painéis de controlo dinâmicos, alertas automáticos e dados partilhados em tempo real com os clientes.
Transparência e comunicação: Ao partilhar os painéis de controlo com os clientes, a Wokine estabeleceu uma transparência total. Os clientes podem ver em tempo real o tempo gasto nos seus projetos, as pessoas envolvidas e as tarefas realizadas.
Rentabilidade e reatividade: A utilização do Furious permitiu à Wokine explicar claramente aos clientes as razões dos tempos gastos, facilitando a compreensão e a aceitação dos desvios. Isto levou a uma resolução quase imediata dos problemas e reforçou a confiança dos clientes.
Com o Furious, a Wokine transformou a sua gestão de projetos, tornando os processos e a comunicação com os seus clientes mais fluida e transparente, melhorando a satisfação dos clientes e a rentabilidade global dos projetos.
Etapa 3: Fazer o staffing das suas equipas logo após a assinatura do orçamento
“Logo após a assinatura do orçamento”? Um pouco exagerado, dirá você.
E no entanto…
Para uma empresa de serviços, maximizar o tempo de cada colaborador constitui a base de uma rentabilidade sustentável. Planear o tempo das equipas pode ser um quebra-cabeças diário (e uma enorme perda de tempo), especialmente além de três semanas.
A solução? Uma imputação dos tempos automatizada baseada nos recursos disponíveis.
Para maximizar a rentabilidade, é crucial fazer o staffing das equipas rápida e eficazmente. Isto implica acompanhar as taxas de ocupação por competências e planear os recursos em função das necessidades dos projetos.
Fazer o staffing das suas equipas não é apenas uma questão de gestão de projeto. Deve ter uma visibilidade global sobre as taxas de ocupação por competências para períodos específicos, assim como sobre os níveis de imputação por pessoa.
As suas equipas passam o seu tempo em pré-venda? Em produção pura? Em back-office?
As ponderações de tempo faturável variam em função das profissões: um gestor de projeto passará 80% do seu tempo em trabalho faturável, enquanto um cargo de marketing estará a 30% de faturável.
Por outro lado, fazer o staffing de uma equipa num grande projeto pode levar vários dias para os seus gestores de projeto ou diretor de operações.
O nosso conselho:
Utilize ferramentas de gestão de recursos que ofereçam uma visibilidade global sobre as taxas de ocupação e as competências disponíveis.
O Furious permite fazer o staffing das equipas em poucos minutos logo após a assinatura do orçamento, em função das competências e das disponibilidades.
Planeie facilmente e ganhe tempo com o Furious
Concebido por especialistas do setor para responder às verdadeiras necessidades das empresas de serviços, o Furious é a solução profissional que simplifica o seu dia-a-dia. O seu objetivo? Fazer-lhe ganhar tempo maximizando a rentabilidade e a eficiência das suas equipas.
Em poucos cliques, planeie a sua carga de trabalho para 6 a 12 meses, automatize a imputação dos tempos, valide as férias através de workflows fluidos e acompanhe o progresso dos projetos com uma vista Gantt clara e prática. Melhor ainda, os seus clientes recebem automaticamente relatórios de progresso.
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