Temos a sorte de acompanhar um vasto leque de empresas, desde start-ups dinâmicas, agências criativas, ESNs inovadoras, anunciantes audaciosos ou gabinetes especializados. Através desta diversidade, conseguimos criar um resumo rico e preciso das tendências observadas em termos de acompanhamento de atividade. Interessantemente, a maioria das empresas com menos de 20 funcionários opta por uma abordagem baseada na faturação, enquanto as agências com mais de 100 colaboradores escolhem uma direção completamente diferente.
O mundo profissional está em constante evolução, e os métodos para acompanhar os vários projetos e missões em curso não são exceção. Mas então, por que privilegiar o progresso em vez da faturação? Quais são os benefícios concretos para a sua empresa e para cada membro da sua equipa?
A Furious, com a sua experiência e conhecimento, assumiu a missão de lhe fornecer as respostas a estas questões cruciais. Estamos aqui para o orientar, para criar consigo o caminho que levará a uma gestão mais precisa e mais colorida dos seus projetos. Desde a redação de relatórios à criação de diagramas dinâmicos, passando pelo estabelecimento de marcos claros e a realização de reuniões de acompanhamento semanais, estamos aqui para o ajudar a resolver os problemas encontrados e a otimizar os seus processos.
Ao utilizar percentagens para representar o progresso dos seus projetos, ao realizar reuniões semanais para atualizar os seus diagramas e ao utilizar cores para ilustrar a “evolução dos seus projetos, poderá ver, num piscar de olhos, em que ponto se encontra e o que precisa de ser feito”. Isto permitirá que cada membro da sua equipa compreenda o seu papel e a sua carga de trabalho, garantindo assim que os objetivos sejam alcançados e que os projetos cheguem a bom porto.
Na Furious, estamos convencidos de que esta abordagem orientada para o progresso é a chave para compreender e dominar tanto o fluxo de trabalho como os custos associados. Então, venha descobrir como podemos ajudá-lo a transformar os seus métodos de trabalho e criar juntos o futuro da gestão de projetos.
Acompanhamento de atividade pela faturação
O que é? Significa que todo o acompanhamento da produção se baseia no número de faturas enviadas aos clientes/ano. O volume de negócios é geralmente definido no final do ano. O João da contabilidade pergunta rapidamente sobre as últimas faturas enviadas (sabem, aquelas últimas semanas de dezembro em que todos os gestores de clientes faturam a torto e a direito após o aviso do Chefão ou do Diretor Financeiro) para fazer a ligação com o volume de negócios.
Dezembro é então sinónimo de listas de PCA e FAE para preencher para a contabilidade. É também, curiosamente, o melhor mês para estas agências…
A vantagem? Este modo de acompanhamento é simples e sem complicações: basta somar as faturas enviadas e passar para a contabilidade.
A desvantagem? É uma visão contabilística, muito distante da realidade.
Exemplo: imagine que está atrasado na faturação de alguns clientes. Poderia pensar que a empresa está mal; e se estiver adiantado, poderia ser tentado a acreditar – erradamente – que está bem…
Mas o mais grave é que corre o risco de passar várias semanas ou até meses de desfasamento entre a realidade e o que este modo de acompanhamento o faz acreditar… #failed
Outro risco não negligenciável (e sabemos que provavelmente já lhe aconteceu… Caso contrário, que sorte!): avançou mais no projeto do que o cliente pagou… E este último faz-lhe chantagem para obter mais tempo do que aquele que comprou.
Em suma, geralmente passa-se para o acompanhamento pelo progresso após um drama no projeto…
Acompanhamento de atividade pelo progresso
Aqui já não se acompanha o nível de faturação dos clientes, mas sim o nível real de progresso do projeto.
Portanto, se estamos a 50% do progresso do projeto → estamos a meio do projeto.
Tudo se torna claro, pois a soma do progresso dos projetos dá-lhe EM TEMPO REAL o verdadeiro nível de produção. E, portanto, o volume de negócios real da sua empresa EM TEMPO REAL! Adeus à fastidiosa revisão de PCA e FAE…
E assim, em tempo real, vê tudo: os atrasos e os avanços na faturação, os riscos dos projetos, os riscos dos clientes, os riscos de subcontratação ou de sobrecontratação, etc.
Acabaram-se as surpresas: tudo se torna mais simples, transparente e as perspetivas no tempo são evidentes.
Mas como fazer? Não há nada de mágico nem impossível aqui. Reconhecer o progresso em tempo real de um projeto requer uma metodologia robusta. Isto explica, nomeadamente, que este método seja mais utilizado na grande maioria dos casos nas empresas mais estruturadas. E, portanto, de uma certa dimensão.
Que pena então que uma pequena agência que começasse a trabalhar pelo progresso cresceria mais serenamente e teria, portanto, mais hipóteses de ter sucesso no seu crescimento!
Com efeito, por experiência, as empresas esperam e apercebem-se do problema quando atingem os 30 a 50 colaboradores. A fase em que já não tem tudo à mão e, portanto, já não sente intuitivamente as coisas corretamente.
Demasiado tarde porque nesta fase torna-se difícil mudar os hábitos de toda a agência!
Os benefícios de uma abordagem orientada para o progresso no acompanhamento de projetos
Acompanhar um projeto pelo progresso em vez da faturação apresenta múltiplas vantagens que podem melhorar significativamente a gestão e a realização dos seus projetos. Eis porque esta abordagem pode ser benéfica para si:
- Melhor visibilidade: obtém uma visão geral precisa do estado de progresso dos seus projetos, o que lhe permite antecipar melhor eventuais atrasos e reagir de forma proativa.
- Otimização dos recursos: ao compreender onde está o seu projeto, pode alocar os seus recursos de forma mais eficiente, seja em termos de tempo, dinheiro ou pessoal.
- Melhoria da comunicação: um acompanhamento pelo progresso favorece uma comunicação transparente e eficaz dentro da sua equipa, mas também com os seus clientes e partes interessadas.
- Tomada de decisão informada: com dados precisos à sua disposição, está em condições de tomar decisões mais sensatas e ajustar a sua estratégia se necessário.
- Maior satisfação do cliente: ao entregar os seus projetos a tempo e respeitando as expectativas, reforça a satisfação e a confiança dos seus clientes.
Assim, adotar uma abordagem orientada para o progresso no acompanhamento de projetos permite-lhe ganhar em eficiência, transparência e satisfação do cliente, reduzindo simultaneamente os riscos de derrapagens.
Como é que o estado de progresso se insere no ciclo de vida de um projeto?
O estado de progresso desempenha um papel crucial ao longo do ciclo de vida de um projeto, desde a iniciação até ao encerramento. Eis como se integra em cada fase:
- Iniciação: nesta fase, o estado de progresso ajuda a definir claramente os objetivos e as expectativas, assegurando que todas as partes interessadas estão na mesma linha de pensamento.
- Planeamento: durante o planeamento, permite estabelecer um plano de projeto realista, tendo em conta os recursos disponíveis e as restrições de tempo.
- Execução: durante a execução, acompanhar o progresso é essencial para garantir que o projeto se mantém no bom caminho, identificando rapidamente os desvios em relação ao plano inicial.
- Monitorização e controlo: nesta fase, o estado de progresso é utilizado para monitorizar os progressos, controlar a qualidade do trabalho realizado e ajustar o plano se necessário.
- Encerramento: finalmente, durante o encerramento, a avaliação do progresso permite garantir que todos os objetivos foram alcançados e que o projeto pode ser considerado terminado.
Ao integrar o estado de progresso em cada etapa do ciclo de vida do seu projeto, maximiza as suas hipóteses de sucesso e garante uma gestão eficaz e transparente de A a Z.
Métodos e ferramentas para avaliar o estado de progresso
Avaliar com precisão o estado de progresso dos seus projetos é crucial para garantir o seu sucesso. Felizmente, existe uma multitude de métodos e ferramentas disponíveis para o ajudar nesta tarefa. Eis uma visão geral para o orientar:
Os indicadores-chave de desempenho para medir o progresso
Para acompanhar o progresso de um projeto, é essencial concentrar-se em indicadores-chave de desempenho (KPIs). Eis alguns dos mais relevantes:
- Percentagem de conclusão: estime a proporção do trabalho já realizado em relação ao conjunto do projeto.
- Valor ganho (Earned Value): um método de gestão de projeto que avalia o desempenho comparando o trabalho realizado com o planeamento e o orçamento previstos.
- Índice de desempenho de custos (CPI): calcule a eficiência dos custos do seu projeto dividindo o valor ganho pelos custos reais.
- Índice de desempenho de prazos (SPI): avalie a eficiência do tempo utilizado dividindo o valor ganho pelo valor planeado.
- Atraso no planeamento: identifique qualquer desvio entre os prazos previstos e a realidade.
Ao acompanhar estes indicadores, estará em condições de tomar decisões informadas para manter o seu projeto no bom caminho.
Utilizar software de gestão de projetos para um acompanhamento eficaz
O software de gestão de projetos é um aliado precioso para acompanhar o progresso dos seus projetos. Oferece:
- Centralização da informação: todos os dados relativos ao projeto são armazenados no mesmo local, facilitando o acesso e a atualização.
- Automatização dos relatórios: gere rapidamente relatórios de progresso para partilhar os progressos com a sua equipa e as partes interessadas.
- Colaboração em tempo real: permita que a sua equipa colabore eficazmente, independentemente de onde se encontrem.
- Acompanhamento dos recursos: assegure-se de que os seus recursos são utilizados de forma otimizada e ajuste em tempo real se necessário.
Ao utilizar estas ferramentas, ganha em eficiência e precisão no acompanhamento do progresso dos seus projetos.
As técnicas manuais: vantagens e limitações
Embora as ferramentas digitais sejam muito populares, algumas equipas preferem ou precisam de utilizar técnicas manuais para o acompanhamento do progresso.
Vantagens:
- Simplicidade: não é necessária formação complexa ou investimentos em software.
- Flexibilidade: facilmente adaptável a diferentes situações sem restrições técnicas.
Limitações:
- Menos preciso: o risco de erro é mais elevado sem os cálculos automatizados.
- Consumo de tempo: as atualizações e os relatórios demoram mais tempo a realizar.
- Falta de centralização: os dados podem estar dispersos, tornando o acesso e a análise mais complicados.
Ao pesar as vantagens e as limitações, pode escolher o método que melhor se adequa ao seu projeto e à sua equipa.
Estratégias para uma comunicação eficaz sobre o progresso do projeto
A comunicação é um elemento-chave da gestão de projetos, e isto aplica-se particularmente ao acompanhamento do progresso. Eis como pode otimizar esta comunicação para benefício de todos os intervenientes do projeto.
Como informar as partes interessadas do estado de progresso?
- Relatórios regulares: forneça atualizações periódicas para manter todos informados.
- Reuniões de acompanhamento: organize reuniões dedicadas à discussão do progresso e das próximas etapas.
- Ferramentas de comunicação: utilize ferramentas apropriadas para partilhar as informações rápida e eficazmente.
- Personalização da comunicação: adapte a sua comunicação em função do público para assegurar a clareza e a pertinência.
A importância da transparência e da clareza na comunicação
- Evite o jargão: utilize uma linguagem clara e simples para que todos compreendam.
- Seja transparente: partilhe as boas e as más notícias para construir a confiança.
- Clarifique as responsabilidades: assegure-se de que cada um sabe o que é esperado dele para evitar mal-entendidos.
- Forneça exemplos concretos: utilize exemplos reais para ilustrar o progresso e os desafios.
Gerir as expectativas e responder às preocupações relativas ao progresso
- Seja proativo: antecipe as questões e preocupações e aborde-as antes que se tornem um problema.
- Escute ativamente: esteja atento ao feedback e mostre que tem em conta as preocupações.
- Ajuste o planeamento se necessário: esteja preparado para reajustar os planos para responder às necessidades e expectativas.
- Mostre empatia: compreenda as preocupações das partes interessadas e mostre que lhes dá importância.
Para acompanhar o progresso de um projeto, é essencial concentrar-se em indicadores-chave de desempenho (KPIs). Aqui estão alguns dos mais relevantes:
- Percentagem de conclusão: estime a proporção do trabalho já realizado em relação ao projeto total.
- Valor Agregado (Earned Value): um método de gestão de projetos que avalia o desempenho comparando o trabalho realizado com o planeamento e o orçamento previstos.
- Índice de Desempenho de Custos (CPI): calcule a eficiência dos custos do seu projeto dividindo o valor agregado pelos custos reais.
- Índice de Desempenho de Prazos (SPI): avalie a eficiência do tempo utilizado dividindo o valor agregado pelo valor planeado.
- Atraso no cronograma: identifique qualquer desvio entre os prazos previstos e a realidade.
Ao acompanhar estes indicadores, estará em condições de tomar decisões informadas para manter o seu projeto no caminho certo.
Utilizar software de gestão de projetos para um acompanhamento eficaz
Os softwares de gestão de projetos são aliados valiosos para acompanhar o progresso dos seus projetos. Eles oferecem:
- Centralização da informação: todos os dados relativos ao projeto são armazenados no mesmo local, facilitando o acesso e a atualização.
- Automatização de relatórios: gere rapidamente relatórios de progresso para partilhar os avanços com a sua equipa e as partes interessadas.
- Colaboração em tempo real: permita que a sua equipa colabore eficazmente, independentemente de onde estejam.
- Monitorização de recursos: assegure-se de que os seus recursos são utilizados de forma otimizada e ajuste em tempo real, se necessário.
Ao utilizar estas ferramentas, ganha em eficiência e precisão no acompanhamento do progresso dos seus projetos.
Técnicas manuais: vantagens e limitações
Embora as ferramentas digitais sejam muito populares, algumas equipas preferem ou necessitam de utilizar técnicas manuais para acompanhar o progresso.
Vantagens:
- Simplicidade: não é necessária formação complexa ou investimentos em software.
- Flexibilidade: facilmente adaptável a diferentes situações sem restrições técnicas.
Limitações:
- Menos preciso: o risco de erro é maior sem cálculos automatizados.
- Consumo de tempo: as atualizações e os relatórios demoram mais tempo a realizar.
- Falta de centralização: os dados podem estar dispersos, tornando o acesso e a análise mais complicados.
Ao pesar as vantagens e as limitações, pode escolher o método que melhor se adequa ao seu projeto e à sua equipa.
Dicas e boas práticas para um acompanhamento de progresso bem-sucedido
Para garantir um acompanhamento de progresso bem-sucedido, é essencial adotar boas práticas e estar atento a potenciais armadilhas.
Erros a evitar no acompanhamento do progresso
- Negligenciar a atualização dos dados: certifique-se de que todas as informações estão atualizadas para uma visão precisa do progresso, a fim de evitar erros a evitar em agência.
- Ignorar pequenos desvios: mesmo os pequenos desvios podem acumular-se, esteja vigilante.
- Não comunicar problemas: partilhe os desafios e atrasos assim que forem identificados para encontrar soluções rapidamente.
- Falta de consistência no acompanhamento: adote um método de acompanhamento consistente para resultados fiáveis.
Conselhos para melhorar continuamente o processo de acompanhamento
- Reavalie regularmente os seus métodos: reserve tempo para refletir sobre o que funciona e o que pode ser melhorado.
- Forme a sua equipa: certifique-se de que todos têm as competências necessárias para contribuir eficazmente para o acompanhamento.
- Utilize as ferramentas certas: adote ferramentas de gestão de projetos que atendam às necessidades da sua equipa.
- Peça feedback: incentive a equipa e as partes interessadas a partilharem as suas ideias para melhorar o processo.
Utilizar o feedback para aperfeiçoar o acompanhamento do progresso
- Analise projetos passados: observe o que funcionou bem e o que poderia ser melhorado para projetos futuros.
- Crie uma cultura de aprendizagem: incentive uma abordagem em que os erros são vistos como oportunidades de aprendizagem.
- Partilhe as lições aprendidas: certifique-se de que o conhecimento adquirido é partilhado dentro da equipa e da organização.
- Ajuste os processos se necessário: esteja preparado para mudar os seus métodos e ferramentas com base no feedback e nas lições aprendidas.
Seguindo estes conselhos e mantendo-se atento às necessidades de comunicação da sua equipa e das partes interessadas, pode garantir um acompanhamento de progresso eficaz e contribuir para o sucesso dos seus projetos.
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