Investir na migração de um ERP é muito mais do que uma simples atualização de software: o seu preço depende de uma multiplicidade de itens, frequentemente subestimados (licenças, formação, integração, etc.). Para uma gestão otimizada, é essencial antecipar estes custos “ocultos” para evitar surpresas desagradáveis.
Determinar o custo da migração de um ERP
A modernização da gestão da sua empresa levou-o a uma decisão crucial: a aquisição de um novo software ERP. Esta tecnologia de exploração com interface gráfica é desenvolvida para centralizar e simplificar as operações no centro da sua atividade, seja para gerir a sua agência, a sua ESN, a sua start-up, o seu gabinete de consultoria ou dentro das suas equipas. A escolha é tão vasta quanto as necessidades são específicas.
Para além dos desafios técnicos e das necessidades de organização, um elemento-chave destaca-se e infiltra-se nas suas discussões – e não é apenas a Sílvia, a sua querida DAF, que pensa nisso…
Este artigo propõe-se a desmistificar a questão que pesa em todas as mentes: “Quais serão os custos reais desta mudança?” Da aquisição ao alojamento, passando pelos serviços do integrador, não está apenas a escolher um software ou um simples CRM. Estará a optar por uma solução ERP – ou PGI (Progiciel de Gestion Intégré) em francês – que pode revelar-se duplamente benéfica. Ajuda a otimizar a produtividade de cada posto de trabalho e torna cada processo mais eficiente.
O ERP proprietário que procura deve ser acessível e adaptado ao tamanho do seu mercado e da sua agência. O preço varia enormemente em função de vários fatores, incluindo:
- o número de colaboradores a formar
- as funcionalidades específicas do setor de atividade
- a interface gráfica desenvolvida pela Microsoft ou outros fornecedores
- o tipo de alojamento escolhido.
É essencial munir-se de uma lista exaustiva dos preços e custos ocultos para otimizar a alocação do orçamento – e conseguir um bom cálculo de rentabilidade da agência ESN logo na fase de reflexão sobre a sua futura implementação de ERP.
O objetivo é disponibilizar aos seus funcionários uma ferramenta que melhorará a contabilidade, as vendas, a gestão de clientes e muitas outras práticas essenciais – em suma, um verdadeiro software de gestão de rentabilidade de agência ESN concebido para centralizar e maximizar o desempenho.
Preço de uma migração ERP para uma agência ou uma ESN
As agências concentram-se frequentemente nas taxas mensais de utilizador que variam de um editor para outro. No entanto, tal como na compra de um carro novo, podem surgir custos “ocultos” que também devem ser tidos em conta… e devem ser antecipados para a sua tranquilidade (e a da Sílvia).
Aqui estão os 5 custos a controlar antes de qualquer escolha de ERP:
As despesas de migração externas
Em primeiro lugar, o editor que escolheu inclui taxas além do preço mensal por utilizador. Por exemplo: taxas de implementação, taxas de acompanhamento e formação, taxas de acompanhamento com o back-office (alguns editores limitam as trocas e cobram pelos acompanhamentos adicionais), etc.
Na Furious, oferecemos até nova ordem as taxas de criação de instância, de configuração e de formação aos nossos clientes TPE-PME. Uma forma de sermos solidários com eles nestes tempos particulares e de lhes permitir equiparem-se facilmente com uma ferramenta de gestão avançada e completa.
Outras despesas externas devem também ser tidas em conta:
- As taxas de consultores externos se for acompanhado por consultores para a sua reorganização
- As taxas dos seus gabinetes de contabilidade: alguns cobram por qualquer alteração;
- As eventuais taxas de outras ferramentas a adaptar: daí o interesse em escolher uma solução de âmbito alargado para evitar os múltiplos custos de licenças e adaptações.
A Furious substitui, por exemplo, em média 7 ferramentas nos nossos clientes!
As despesas de migração internas
Por vezes mais difíceis de contabilizar, as taxas de migração ERP incluem:
- O tempo gasto na migração dos utilizadores
- Os tempos de formação, que podem ser reduzidos graças a uma solução que oferece um acompanhamento ad-hoc para uma eficácia ideal
- O acompanhamento durante e após a fase de teste: além do seu back-office dedicado aos utilizadores, a Furious oferece diretamente e em livre acesso na plataforma mais de 250 vídeos pedagógicos de menos de 2 minutos, muito úteis em caso de dúvida.
- A revisão dos processos da sua empresa (ver ponto 5 aqui)
- A disponibilidade da equipa de projeto a prever
- A fase de preparação a montante, nomeadamente sobre a integração das informações/dados + a fase de teste da ferramenta.
No âmbito da sua migração para a Furious, as nossas equipas apoiam-no na importação dos seus dados e ajudam-no a configurar e personalizar da melhor forma o ERP que responde às suas necessidades.
A arquitetura de um ERP é influenciada pelo seu custo e desempenho
A arquitetura de um ERP é um dos elementos determinantes no custo total de implementação de tal sistema. Designa a forma como os diferentes módulos, a base de dados e as integrações externas são organizados e interligados.
Uma arquitetura bem pensada oferece várias vantagens-chave:
- Redução dos custos de manutenção: Os sistemas bem estruturados necessitam de menos correções e intervenções.
- Facilidade de integração: As APIs e módulos interoperáveis reduzem os custos relacionados com a adaptação das ferramentas existentes.
- Escalabilidade: Uma boa arquitetura permite adicionar novos módulos ou utilizadores sem custos adicionais desproporcionados.
As despesas do(s) editor(es) que deixa
Os nossos clientes ficam por vezes surpreendidos ao descobrir que alguns editores os vinculam por contratos até uma data de aniversário. A rescisão antecipada torna-se então paga.
Para sua informação, o compromisso com a Furious é apenas trimestral: estamos de facto convencidos de que os nossos clientes permanecem connosco porque a ferramenta os ajuda no dia-a-dia, não porque assinaram por um ou três anos!
Além disso, alguns editores também cobram pela recuperação dos seus dados. Na Furious, todos os dados da sua instância pertencem-lhe. Podem ser exportados a qualquer momento pelas pessoas da empresa que estão autorizadas a fazê-lo, sem custos adicionais.
As despesas de patamares
Desconfie das políticas de preços agressivas que podem reservar-lhe más surpresas em caso de crescimento ou após o primeiro ano.
As perguntas a fazer antes de qualquer compromisso:
Existe uma cláusula de reavaliação das tarifas? O Google ou o Slack, por exemplo, aumentaram recentemente unilateralmente as suas tarifas.
Qual é a base de atualização dos preços?
Negociou patamares para cima (se crescer) ou para baixo. Exemplo: na Furious, quanto mais a sua empresa cresce (e, portanto, mais utilizadores tem na plataforma), mais o preço por utilizador diminui.
Quais são os prazos de faturação?
Há custos adicionais (espaço de armazenamento, opções gratuitas ou pagas, API, etc.)?
Os custos se a solução não lhe convém/não funciona
A fase de teste é importante e não se deve limitar a 2 semanas (exceto se o desejar).
De facto, é importante que possa descobrir todo o poder da ferramenta de gestão e, sobretudo, que esteja tranquilo em relação à reatividade e ao acompanhamento do editor escolhido.
No entanto, se quiser terminar a colaboração, ficará contente por ter antecipado fazendo as perguntas certas:
- Controlou bem as cláusulas de reversibilidade?
- Terá acesso aos seus dados sem custos?
Compreender o custo de um ERP
Investir num ERP é uma decisão importante para qualquer empresa. O custo associado pode ser substancial, mas é justificado pelo valor acrescentado que a ferramenta pode trazer. Compreender em detalhe este custo é essencial para fazer uma escolha informada e tirar o melhor partido do seu investimento.
Os componentes essenciais de um ERP e o seu impacto no preço
Um ERP é como um organismo vivo no seio da sua empresa, composto por vários elementos essenciais que determinam a sua eficácia e, por extensão, o seu preço:
- Base de dados única: o coração do ERP, onde todos os seus dados são centralizados.
- Módulos funcionais: gestão financeira, aprovisionamento, inventário, etc. Cada módulo acrescenta valor, mas também custo.
- Integração: a capacidade do ERP de se conectar com outros sistemas pode aumentar os custos iniciais.
- Personalização: os ajustes para que corresponda perfeitamente aos seus processos podem ser dispendiosos.
- Formação e suporte: indispensáveis para uma utilização ótima, estes serviços têm um impacto direto no orçamento.
Cada componente tem o seu preço, e o equilíbrio entre necessidade e custo é crucial.
Como é que a escolha entre ERP SaaS e on-premise influencia o orçamento?
Escolher entre um ERP SaaS (Software as a Service) e uma solução on-premise é determinante para o orçamento:
No caso de um SaaS, geralmente paga-se uma subscrição mensal por utilizador. Isto inclui a manutenção e as atualizações. Há menos custos fixos e implica um custo contínuo.
O ERP On-premise requer um investimento inicial maior para a compra de licenças, infraestrutura e mão-de-obra para a gestão e manutenção.
A sua escolha afetará não só as suas despesas iniciais, mas também a estrutura do seu orçamento a longo prazo.
O custo do ERP varia de acordo com as funcionalidades específicas
As funcionalidades que escolhe definem diretamente a complexidade e, portanto, o preço de venda do seu ERP:
- Standard vs Avançado: quanto mais avançadas ou especializadas forem as funcionalidades, mais o preço aumenta.
- Personalização: os ajustes para se adaptar aos processos únicos da sua empresa podem acarretar custos adicionais.
- Extensibilidade: a capacidade do ERP de evoluir com a sua empresa também pode ser um fator de custo.
Pense no futuro e não apenas nas necessidades atuais para evitar custos adicionais inesperados.
Quais são as vantagens de um ERP modular para a gestão dos custos?
Um ERP modular pode ser a solução para dominar os custos:
- Pague apenas pelo que precisa: comece com módulos básicos e adicione mais à medida que avança.
- Flexibilidade: adapta-se facilmente à evolução das suas necessidades sem reinvestimento significativo.
- Implementação progressiva: reduz os riscos e permite uma melhor gestão das despesas.
A abordagem modular é uma forma eficaz de controlar o orçamento, proporcionando ao mesmo tempo a flexibilidade necessária para o crescimento da empresa.
Que orçamento prever para a integração de um ERP?
A integração e a personalização são dois aspetos que podem afetar significativamente o seu orçamento:
- Integração: certifique-se de que o ERP pode conectar-se sem problemas com os sistemas existentes, o que pode exigir trabalho técnico adicional.
- Personalização: adaptar o ERP aos seus processos pode ser dispendioso, mas é frequentemente essencial para explorar plenamente as suas capacidades.
Aloque uma parte do orçamento para estas etapas cruciais. São fundamentais para que o ERP se alinhe com a visão estratégica e os objetivos operacionais da agência ou da ESN.
A tarificação dos ERP desconstruída
A implementação de um sistema ERP é um investimento considerável para qualquer empresa, e ainda mais para uma PME onde cada euro conta. Compreender a estrutura do preço pode ajudar a fazer escolhas judiciosas e a antecipar os custos.
Para uma PME, o preço de um ERP é geralmente estruturado em torno de vários eixos:
- Licenças de utilização: dependendo se o ERP é on-premise ou SaaS, os custos variam entre a compra de licenças e a subscrição.
- Custos de implementação: incluindo a instalação, configuração e personalização do sistema.
- Formação: essencial para permitir que os utilizadores dominem a ferramenta.
- Manutenção e suporte: para garantir o bom funcionamento e as atualizações.
A compreensão destes elementos é vital para avaliar o custo real e evitar as surpresas orçamentais.
Qual é o preço médio de um ERP para uma PME?
O preço médio de um ERP para uma PME pode variar significativamente, geralmente entre 10.000 e 100.000 euros, dependendo de vários fatores:
- Complexidade: quanto mais complexos forem os processos da empresa, mais elevado será o preço.
- Número de utilizadores: a maioria dos ERPs torna-se mais cara à medida que o número de utilizadores aumenta.
- Nível de personalização: as personalizações específicas da empresa podem aumentar os custos.
Estas faixas são indicativas e podem mudar segundo as exigências específicas e as escolhas tecnológicas.
Os critérios de escolha para um ERP
A escolha de um sistema ERP é uma decisão estratégica para qualquer empresa. Os critérios de seleção devem estar alinhados com as necessidades do negócio, o tamanho da empresa e a sua visão a longo prazo.
Cloud, proprietário, SaaS: como escolher o ERP adequado?
A escolha entre um ERP cloud, proprietário ou SaaS depende de vários fatores como flexibilidade, pontos de controlo e orçamento.
Recomendado pela sua flexibilidade, escalabilidade e facilidade de atualização, o cloud é ideal para empresas que necessitam de mobilidade e colaboração em tempo real.
Para um controlo mais rigoroso sobre a segurança e personalização, é recomendado ser proprietário do ERP. Esta opção é adequada para empresas com processos específicos que requerem soluções personalizadas.
A fórmula SaaS permite reduzir os custos iniciais e oferece simplicidade de utilização. Preferível para PMEs que procuram evitar investimentos em hardware e manutenção de TI.
Manutenção e suporte: garantir o funcionamento da ferramenta
Qual a importância de dar à modularidade e automação na escolha de um ERP?
A modularidade permite escolher funcionalidades específicas que correspondem às necessidades imediatas da empresa, com a possibilidade de adicionar módulos adicionais mais tarde.
A automação integrada no ERP pode libertar tempo reduzindo tarefas manuais e minimizando erros. Estes aspetos devem ser avaliados em função dos objetivos a longo prazo e da estratégia de crescimento da empresa.
Diagnóstico ERP: avaliar as suas necessidades para determinar um preço
Para realizar um diagnóstico ERP, é necessário:
- Avaliar os processos de negócios existentes e identificar as lacunas.
- Determinar as funcionalidades indispensáveis e as que são opcionais.
- Compreender as integrações necessárias com outros sistemas.
- Consultar os utilizadores finais para entender as suas necessidades diárias.
Uma avaliação precisa das necessidades influencia diretamente o preço, evitando custos supérfluos para funcionalidades desnecessárias.
Planeamento e gestão do projeto ERP
A implementação de um ERP numa agência ou ESN requer um planeamento minucioso e uma gestão rigorosa para garantir o sucesso do projeto e o controlo do orçamento.
Como estabelecer um caderno de encargos preciso para o seu ERP?
Para estabelecer um caderno de encargos preciso, é crucial:
- Identificar e documentar os requisitos detalhados do negócio.
- Definir os objetivos específicos que o ERP deve alcançar.
- Incluir as restrições técnicas, legais e de orçamento.
- Prever as necessidades de formação e suporte.
Um caderno de encargos bem definido orientará a escolha da solução ERP e as negociações com os fornecedores.
Quais são as etapas chave para orçamentar um projeto ERP?
As etapas chave para orçamentar um projeto ERP incluem:
- A estimativa dos custos de licença ou assinatura.
- O cálculo das taxas de implementação, incluindo personalização e integração.
- A previsão das despesas de formação e suporte.
- A antecipação dos custos operacionais e de manutenção.
Uma orçamentação precisa e realista evitará ultrapassagens de custos imprevistas.
ERP e escalabilidade: Como antecipar os custos futuros?
Antecipar os custos futuros implica olhar além do investimento inicial:
- Selecionar um sistema ERP com uma arquitetura escalável.
- Avaliar os custos de atualização e adição de novos módulos ou utilizadores.
- Considerar os custos de formação contínua e atualização de competências.
- Planear para uma manutenção a longo prazo e um suporte alargado.
A antecipação destes custos assegurará a sustentabilidade do investimento em ERP e apoiará o crescimento da empresa.
Em suma, como já deve ter percebido, uma boa antecipação dos custos adicionais potenciais permitirá evitar surpresas desagradáveis. A escolha de um ERP é estratégica e também deve ser planeada financeiramente.
Em média, conte com um mês de preparação interna, seguido de 2 a 3 meses para migrar.
Talvez se coloque estas questões?
01 Por que é arriscado utilizar várias ferramentas não conectadas?
Porque multiplica as reinserções, os esquecimentos e as discrepâncias de interpretação. Resultado: perda de tempo, erros e dificuldade em gerir a rentabilidade.
02 Uma ferramenta centralizada é adequada para todos os tamanhos de agência?
Sim, desde que seja modulável. O Furious, por exemplo, foi pensado para se adaptar tanto a uma estrutura de 15 pessoas como a uma agência de 150.
03 Quais são os dados prioritários a conectar?
Planeamento, cargas, tempo gasto, orçamento alocado e margem. Estas são as bases do seu desempenho operacional.
04 Podemos começar pequeno na integração?
Absolutamente. Algumas agências começam por conectar o planeamento e o registo de tempo antes de adicionar o acompanhamento orçamental.
05 Quanto tempo é necessário para mudar para uma solução centralizada?
Depende da sua organização, mas a maioria das agências migra em 4 a 8 semanas, com acompanhamento dedicado.
06 O Furious pode substituir a minha ferramenta de planeamento, tempo e orçamento?
Sim. O Furious foi concebido para reunir todos estes componentes num único ambiente, sem perder precisão nem flexibilidade.
