A modernização da sua gestão de empresa levou-o a uma decisão crucial: a aquisição de um novo software ERP, esta tecnologia de exploração com interface gráfica desenvolvida para centralizar e simplificar as operações no centro da sua atividade, seja na sua agência, na sua ESN, na sua start-up, no seu gabinete de consultoria ou nas suas equipas – a escolha é tão vasta quanto as necessidades são específicas.
Mas para além dos desafios técnicos e das necessidades de organização, um elemento-chave destaca-se e insinua-se nas suas discussões – e não é apenas a Sílvia, a sua querida DAF, que pensa nisso:
Este artigo propõe-se desmistificar a questão que pesa em todas as cabeças: “Quais serão os custos reais desta mudança?” Da aquisição ao alojamento, passando pelos serviços do integrador, não é apenas um programa ou um simples CRM que escolherá. Optará por uma solução ERP – ou SGI (Sistema de Gestão Integrado) em português – que pode revelar-se duplamente benéfica: ao otimizar a produtividade de cada posto de trabalho, mas também ao tornar cada processo mais eficiente.
O ERP proprietário que procura deve ser acessível e adaptado ao tamanho do seu mercado. O preço varia enormemente em função do número de colaboradores para formar, das funcionalidades específicas do setor de atividade, da interface gráfica desenvolvida pela Microsoft ou outros fornecedores, e claro, do tipo de alojamento escolhido. É essencial munir-se de uma lista exaustiva dos custos ocultos para otimizar a alocação do orçamento — e conseguir um bom cálculo de rentabilidade agência ESN desde a fase de reflexão sobre a sua futura implantação ERP.
O objetivo é disponibilizar aos seus funcionários uma ferramenta que melhorará a contabilidade, a venda, a gestão de clientes e muitas outras práticas essenciais — ou seja, um verdadeiro software de gestão de rentabilidade agência ESN concebido para centralizar e maximizar o desempenho.
Quanto custa a migração para um ERP para a minha agência ou a minha ESN?
Com efeito, concentramo-nos frequentemente nas taxas de utilizadores mensais que variam de um editor para outro. Mas como para a compra de um carro novo, despesas “ocultas” podem também entrar em linha de conta… e devem ser antecipadas para a sua tranquilidade (e a da Sílvia).
Aqui estão as 5 despesas a controlar antes de qualquer escolha de ERP:
As despesas de migração externas
Primeiro, o editor que escolheu: que despesas devem ser previstas para além da tarifa mensal por utilizador? Por exemplo: as despesas de implementação, as despesas de acompanhamento e formação, as despesas de seguimento com o back-office (alguns editores limitam as trocas e faturam as seguintes) etc.
Na Furious, oferecemos até nova ordem as despesas de criação de instância, de configuração e de formações aos nossos clientes TPE-PME. Uma forma de sermos solidários com eles nestes tempos particulares e de lhes permitir equiparem-se facilmente com uma ferramenta de pilotagem precisa e completa.
Outras despesas externas devem também ser tidas em conta:
- As despesas de consultores externos se for acompanhado por consultores para a sua reorganização
- As despesas dos seus gabinetes de contabilidade: alguns faturam qualquer mudança;
- As eventuais despesas das outras ferramentas a adaptar: daí o interesse de escolher uma solução de perímetro alargado para evitar os múltiplos custos de licenças e adaptações.
A Furious substitui, por exemplo, em média 7 ferramentas nos nossos clientes!
As despesas de migração internas
Por vezes mais difíceis de contabilizar, incluem:
- O tempo gasto na migração dos utilizadores
- Os tempos de formação: daí o interesse de escolher uma solução que propõe um acompanhamento ad-hoc para uma eficácia ótima
- O acompanhamento durante e após a fase de teste: para além do seu back-office dedicado aos utilizadores, a Furious propõe diretamente e em livre acesso na plataforma mais de 250 vídeos pedagógicos de menos de 2 minutos muito úteis em caso de dúvida.
- A definição dos processos da sua sociedade (ver ponto 5 aqui)
- A disponibilidade da equipa de projeto a prever
- A fase de preparação a montante, nomeadamente sobre a integração das informações/dados + a fase de teste da ferramenta, indispensável! No âmbito da sua migração para a Furious, as nossas equipas auxiliam-no na importação dos seus dados e ajudam-no a configurar e personalizar da melhor forma o seu Furious.
Porque é que a arquitetura de um ERP influencia o seu custo e desempenho?
A arquitetura de um ERP é um dos elementos determinantes no custo total de implementação de tal sistema. Designa a forma como os diferentes módulos, a base de dados e as integrações externas são organizados e interligados.
Uma arquitetura bem pensada oferece várias vantagens-chave:
- Redução dos custos de manutenção: Os sistemas bem estruturados necessitam de menos correções e intervenções.
- Facilidade de integração: As APIs e módulos interoperáveis reduzem os custos ligados à adaptação das ferramentas existentes.
- Evolutividade: Uma boa arquitetura permite adicionar novos módulos ou utilizadores sem custos suplementares desproporcionados.
Por exemplo, na Furious, a arquitetura assenta numa base modular, garantindo uma flexibilidade máxima e desempenhos ótimos, mesmo para as empresas em pleno crescimento. Compreender esta arquitetura desde a fase de diagnóstico é crucial para dominar o orçamento global da sua migração ERP.
As despesas do(s) editor(es) que deixa
Os nossos clientes têm por vezes a surpresa de descobrir que alguns editores os vinculam por contratos até uma data de aniversário. A rutura antecipada torna-se paga.
Para informação, o compromisso na Furious é apenas trimestral: estamos de facto convencidos de que os nossos clientes ficam connosco porque a ferramenta os ajuda no quotidiano, não porque assinaram por um ou três anos!
Além disso, alguns editores fazem também pagar a recuperação dos seus dados. Na Furious, todos os dados da sua instância pertencem-lhe. São exportáveis a qualquer momento pelas pessoas da empresa que estão autorizadas, sem custos adicionais.
As despesas de patamares
Desconfie das políticas de preços agressivas que podem reservar-lhe más surpresas em caso de crescimento ou após o primeiro ano.
As questões a colocar antes de qualquer compromisso:
- Existe uma cláusula de reavaliação das tarifas? O Google ou o Slack, por exemplo, aumentaram recentemente unilateralmente as suas tarifas.
- Qual é a base de atualização dos preços?
- Negociou patamares para cima (se crescer) ou para baixo. Exemplo: na Furious, quanto mais a sua sociedade cresce (e portanto mais utilizadores tem da plataforma), mais a tarifa por utilizador diminui.
- Quais são os prazos de faturação?
- Há despesas suplementares (espaço de armazenamento, opções gratuitas ou pagas, API etc…).
As despesas se a solução não lhe convém/não funciona
A fase de teste é importante e não se deve limitar a 2 semanas (exceto se o desejar).
Com efeito, é importante que possa descobrir toda a potência da ferramenta, e sobretudo que esteja sereno em relação à reatividade e ao “acompanhamento do editor” escolhido.
No entanto, se desejar parar a colaboração, ficará contente por ter antecipado colocando as questões certas:
- Controlou bem as cláusulas de reversibilidade?
- Terá acesso aos seus dados sem custos?
- etc. etc.
Compreender o custo de um ERP
Investir num ERP é uma decisão importante para qualquer empresa. O custo associado pode ser substancial, mas é justificado pelo valor acrescentado que a ferramenta pode trazer. Compreender em detalhe este custo é essencial para fazer uma escolha esclarecida e tirar o melhor partido do seu investimento.
Quais são os componentes essenciais de um ERP e o seu impacto no preço?
Um ERP é como um organismo vivo no seio da sua empresa, composto por vários elementos essenciais que determinam a sua eficácia e, por extensão, o seu preço:
- Base de dados única: o coração do ERP, onde todos os seus dados são centralizados.
- Módulos funcionais: gestão financeira, aprovisionamento, inventário, etc. Cada módulo acrescenta valor, mas também ao custo.
- Integração: a capacidade do ERP para se ligar com outros sistemas pode aumentar os custos iniciais.
- Personalização: os ajustes para que corresponda perfeitamente aos seus processos podem ser dispendiosos.
- Formação e suporte: indispensáveis para uma utilização ótima, estes serviços têm um impacto direto no orçamento.
Cada componente tem o seu preço, e o equilíbrio entre necessidade e custo é crucial.
Como é que a escolha entre ERP SaaS e on-premise influencia o orçamento?
A decisão entre um ERP SaaS (Software as a Service) e uma solução on-premise é determinante para o orçamento:
- SaaS: paga geralmente uma subscrição mensal por utilizador, o que inclui a manutenção e as atualizações. Há menos custos iniciais, mas é um custo contínuo.
- On-premise: necessita de um investimento inicial mais importante para a compra de licenças, a infraestrutura e a mão de obra para a gestão e manutenção.
A sua escolha afetará não só as suas despesas iniciais mas também a estrutura dos seus custos a longo prazo.
Como é que as funcionalidades específicas de um ERP determinam o seu custo?
As funcionalidades que escolhe definem diretamente a complexidade e portanto o preço do seu ERP:
- Standard vs Avançado: quanto mais avançadas ou especializadas forem as funcionalidades, mais o preço aumenta.
- Personalização: os ajustes para se adaptar aos processos únicos da sua empresa podem acarretar custos suplementares.
- Extensibilidade: a capacidade do ERP para evoluir com a sua empresa pode também ser um fator de custo.
Pense no futuro e não apenas nas necessidades atuais para evitar custos suplementares inesperados.
Quais são as vantagens de um ERP modular para a gestão dos custos?
Um ERP modular pode ser a solução para dominar os custos:
- Pague apenas pelo que precisa: comece com módulos de base e acrescente-os progressivamente.
- Flexibilidade: adapta-se facilmente à evolução das suas necessidades sem reinvestimento importante.
- Implementação progressiva: reduz os riscos e permite uma melhor gestão das despesas.
A abordagem modular é um meio eficaz para controlar o orçamento beneficiando da flexibilidade necessária ao crescimento da empresa.
Que orçamento prever para a integração e personalização de um ERP?
A integração e a personalização são dois aspetos que podem afetar significativamente o seu orçamento:
- Integração: assegure-se de que o ERP pode ligar-se sem problemas com os sistemas existentes, o que pode necessitar de trabalho técnico suplementar.
- Personalização: adaptar o ERP aos seus processos pode ser dispendioso, mas é frequentemente essencial para explorar plenamente as suas capacidades.
Aloque uma parte do orçamento para estas etapas cruciais. São fundamentais para que o ERP se alinhe com a sua visão estratégica e objetivos operacionais.
A tarificação dos ERP desconstruída
A implementação de um sistema ERP é um investimento considerável para qualquer empresa, e ainda mais para uma PME onde cada euro conta. Compreender a estrutura do preço pode ajudar a fazer escolhas judiciosas e a antecipar os custos.
Como é estruturado o preço de um ERP para as PME?
Para uma PME, o preço de um ERP é geralmente estruturado em torno de vários eixos:
- Licenças de utilização: consoante o ERP seja on-premise ou em SaaS, os custos variam entre a compra de licenças e a subscrição.
- Custos de implementação: incluindo a instalação, a configuração e a personalização do sistema.
- Formação: essencial para permitir aos utilizadores dominar a ferramenta.
- Manutenção e suporte: para assegurar o bom funcionamento e as atualizações.
A compreensão destes elementos é vital para avaliar o custo real e evitar as surpresas orçamentais.
Qual é o preço médio de um ERP para uma pequena ou média empresa?
O preço médio de um ERP para uma PME pode variar de forma significativa, geralmente entre 10.000 e 100.000 euros, em função de vários fatores:
- Complexidade: quanto mais complexos forem os processos da empresa, mais elevado será o preço.
- Número de utilizadores: a maioria dos ERP custa mais caro à medida que o número de utilizadores aumenta.
- Nível de personalização: as personalizações específicas da empresa podem aumentar os custos.
Estas faixas são indicativas e podem mudar segundo as exigências específicas e as escolhas tecnológicas.
Os critérios de escolha para um ERP
A escolha de um sistema ERP é uma decisão estratégica para qualquer empresa. Os critérios de seleção devem estar alinhados com as necessidades do negócio, o tamanho da empresa e a sua visão a longo prazo.
Cloud, proprietário, SaaS: Como escolher o modelo de ERP adequado para a sua empresa?
A escolha entre um ERP cloud, proprietário ou SaaS depende de vários fatores:
- Cloud: recomendado pela sua flexibilidade, escalabilidade e facilidade de atualização. Ideal para empresas que necessitam de mobilidade e colaboração em tempo real.
- Proprietário: pode oferecer um controlo mais rigoroso sobre a segurança e a personalização. Adequado para empresas com processos específicos que necessitam de soluções à medida.
- SaaS: permite reduzir os custos iniciais e oferece simplicidade de uso. Preferível para PME que procuram evitar investimentos em hardware e manutenção informática.
- Manutenção e suporte: para garantir o bom funcionamento e as atualizações.
Qual a importância de dar à modularidade e automação na escolha de um ERP?
A modularidade permite escolher funcionalidades específicas que correspondem às necessidades imediatas da empresa, com a possibilidade de adicionar módulos adicionais mais tarde. A automação integrada no ERP pode libertar tempo ao reduzir tarefas manuais e minimizar erros. Estes aspetos devem ser avaliados em função dos objetivos a longo prazo e da estratégia de crescimento da empresa.
Diagnóstico ERP: Como avaliar as suas necessidades reais e a sua influência no preço?
Para realizar um diagnóstico ERP, é necessário:
- Avaliar os processos de negócios existentes e identificar as lacunas.
- Determinar as funcionalidades indispensáveis e as que são opcionais.
- Compreender as integrações necessárias com outros sistemas.
- Consultar os utilizadores finais para entender as suas necessidades diárias.
Uma avaliação precisa das necessidades influencia diretamente o preço, evitando custos supérfluos para funcionalidades desnecessárias.
Planeamento e gestão do projeto ERP
A implementação de um ERP requer um planeamento minucioso e uma gestão rigorosa para garantir o sucesso do projeto e o controlo do orçamento.
Como estabelecer um caderno de encargos preciso para o seu ERP?
Para estabelecer um caderno de encargos preciso, é crucial:
- Identificar e documentar os requisitos detalhados do negócio.
- Definir os objetivos específicos que o ERP deve alcançar.
- Incluir as restrições técnicas, legais e de orçamento.
- Prever as necessidades de formação e suporte.
Um caderno de encargos bem definido orientará a escolha da solução ERP e as negociações com os fornecedores.
Quais são as etapas chave para orçamentar um projeto ERP?
As etapas chave para orçamentar um projeto ERP incluem:
- A estimativa dos custos de licença ou assinatura.
- O cálculo das taxas de implementação, incluindo personalização e integração.
- A previsão das despesas de formação e suporte.
- A antecipação dos custos operacionais e de manutenção.
- Uma orçamentação precisa e realista evitará ultrapassagens de custos imprevistas.
ERP e escalabilidade: Como antecipar os custos futuros?
Antecipar os custos futuros implica olhar além dos custos iniciais:
- Selecionar um sistema ERP com uma arquitetura escalável.
- Avaliar os custos de atualização e adição de novos módulos ou utilizadores.
- Considerar os custos de formação contínua e atualização de competências.
- Planear para uma manutenção a longo prazo e um suporte alargado.
A antecipação destes custos assegurará a sustentabilidade do investimento ERP e apoiará o crescimento da empresa.
Em suma, como já deve ter percebido, uma boa antecipação dos custos adicionais potenciais permitirá evitar surpresas desagradáveis. A escolha de um ERP é estratégica e também deve ser planeada financeiramente.
Em média, conte com um mês de preparação interna, seguido de 2 a 3 meses para a migração.
