Imagine um dia típico numa agência criativa movimentada. Antes do advento do software de gestão de agências, era um cenário de caos organizado: os gestores de projeto lutavam para controlar o tempo manualmente, os designers malabarizavam várias folhas de cálculo para a alocação de recursos e os gestores de contas tinham de gerir uma avalanche de e-mails para manter os clientes informados.
Agora, avancemos no tempo até um dia com um software de gestão de agências implementado. O caos é substituído por um fluxo de trabalho integrado e sem falhas. As tarefas são planeadas sem esforço e as operações financeiras são racionalizadas, reduzindo consideravelmente a carga administrativa. O resultado? Os projetos são concluídos a tempo, dentro do orçamento, e os clientes estão mais satisfeitos do que nunca.
Está pronto para transformar a rotina diária da sua agência numa operação eficiente e racionalizada? Deixe-nos ajudá-lo a consegui-lo.
O que é um software de gestão de agências e como pode beneficiar o seu negócio?
O software de gestão de agências é uma ferramenta especializada que integra várias funções essenciais, como gestão de projetos, controlo de tempo, alocação de recursos e comunicação com clientes numa única plataforma. Esta integração permite melhorar a eficiência operacional da sua agência, resultando em melhorias notáveis nos resultados dos projetos e na satisfação dos clientes.
Então, o que acontece quando as agências não utilizam software de gestão?
Com base na nossa experiência, muitas vezes lutam com processos fragmentados, resultando em prazos não cumpridos, horas faturáveis não controladas e diminuição da satisfação do cliente devido a uma comunicação deficiente (como é frequentemente o caso).
Para lhe dar uma ideia concreta: de acordo com um estudo do Project Management Institute, a comunicação ineficaz é um fator importante no fracasso dos projetos, afetando os resultados em mais de 50% das vezes e arriscando 75 milhões de dólares por cada 135 milhões de dólares gastos em projetos. Ao implementar um software de gestão de agências, as agências podem garantir uma comunicação fluida, um melhor acompanhamento dos projetos e uma gestão melhorada dos recursos, o que resulta num aumento de 30% nas taxas de conclusão dos projetos e num aumento de 25% na retenção de clientes, segundo o relatório do Agency Management Institute.
Funcionalidades essenciais que melhoram a supervisão e a entrega dos projetos
Agora que vimos o que é um software de gestão de agências, vamos analisar as funcionalidades que deve procurar ao escolher um software para estruturar e organizar a sua agência.
Optámos por destacar as funcionalidades-chave, concebidas para automatizar tarefas rotineiras, fornecer informações em tempo real e simplificar operações complexas – em suma, tudo o que o ajudará a poupar tempo, satisfazer os clientes e aumentar as suas receitas.
Projetos gerados automaticamente a partir de orçamentos
Uma das funcionalidades principais é a capacidade de gerar automaticamente projetos a partir de orçamentos, garantindo que, uma vez aprovado um orçamento, é instantaneamente criado um projeto correspondente com todos os detalhes necessários.
Esta automatização elimina a introdução manual de dados do projeto, reduzindo erros e poupando-lhe um tempo precioso – de acordo com um estudo da McKinsey, as empresas que automatizaram os seus processos de trabalho relatam um aumento de 20 a 30% na eficiência. Esta transição fluida do orçamento para o projeto permite que as equipas comecem a trabalhar nos entregáveis imediatamente, permitindo-lhe responder rapidamente aos clientes e garantir o bom funcionamento do seu negócio.
Acompanhamento automatizado em tempo real do progresso
Outra funcionalidade crítica é o acompanhamento automatizado em tempo real do progresso, que permite aos seus gestores de projeto e membros da equipa monitorizar facilmente o estado das suas tarefas e marcos. O acompanhamento em tempo real garante que qualquer desvio do plano é identificado rapidamente, permitindo ações corretivas rápidas.
De acordo com o Project Management Institute, os projetos com ferramentas de acompanhamento em tempo real têm 28% mais probabilidades de serem concluídos a tempo. Uma supervisão contínua permitirá que os seus projetos progridam sem problemas e garantirá que cumpre consistente e precisamente os prazos.
Vistas simplificadas de todos os dados-chave
Imagine: todas as informações críticas de que necessita para os seus projetos estão ao seu alcance, disponíveis instantaneamente e apresentadas de forma intuitiva. É o sonho, não é? Ter uma vista simplificada de todos os dados-chave faz exatamente isso, fornecendo-lhe uma visão abrangente da saúde financeira do seu projeto, da alocação de recursos e das métricas de progresso. Estes painéis são personalizáveis e apresentam os dados essenciais num formato facilmente compreensível.
De acordo com um relatório da Deloitte, as empresas que utilizam ferramentas de visualização de dados para a gestão de projetos registam uma melhoria de 25% na velocidade de tomada de decisões. Ter todas as métricas essenciais num relance permite aos gestores tomar decisões informadas rapidamente, garantindo que os projetos se mantêm no caminho certo e dentro do orçamento.
Planeamento Fácil
As funcionalidades de planeamento fácil simplificam o processo de planeamento de tarefas, alocação de recursos e definição de prazos. As ferramentas de planeamento avançadas incluem frequentemente interfaces de arrastar e largar e sugestões de planeamento automatizadas baseadas na disponibilidade de recursos e nos calendários do projeto.
A Gartner relata que as ferramentas de planeamento de projetos podem melhorar a produtividade em 15 a 20%, reduzindo o tempo gasto em planeamento manual. Este ganho de eficiência permitirá que as suas equipas se concentrem mais na execução das tarefas do que no seu planeamento, uma utilização muito melhor do seu talento.
Compras e Faturação Fluidas
Operações financeiras eficientes não só poupam tempo, como também melhoram a precisão e a conformidade. Ao integrar a gestão financeira nos fluxos de trabalho do projeto, terá um melhor controlo dos orçamentos e reduzirá o tempo que você e as suas equipas passam em tarefas administrativas.
Certifique-se de que o seu software de gestão de agências inclui ordens de compra automatizadas, controlo de despesas e geração de faturas. Estas funcionalidades não só irão racionalizar as suas operações, como também melhorar a supervisão e a entrega global dos seus projetos, aumentando assim a eficiência, os resultados dos projetos e a satisfação dos clientes (e clientes satisfeitos são clientes fiéis!).
O que é o onboarding de agência e como afeta as relações com os clientes?
O onboarding de agência é o processo de integração de novos clientes no fluxo de trabalho da sua agência, lançando as bases para uma parceria bem-sucedida. Esta fase inicial envolve a recolha de informações essenciais, o estabelecimento de canais de comunicação claros e o alinhamento de expectativas. Um onboarding eficaz é crucial, pois define o tom para toda a relação com o cliente.
Quando bem feito, o onboarding garante que os clientes se sentem valorizados e compreendidos, o que reforça a confiança e promove uma relação de trabalho positiva desde o início. Ao definir claramente os processos, prazos e entregáveis, pode evitar mal-entendidos e demonstrar o profissionalismo e o empenho da sua agência no sucesso do cliente. Este investimento inicial num processo de onboarding fluido pode levar a uma maior satisfação do cliente, maior fidelização e mais oportunidades de colaboração a longo prazo.
Além disso, um processo de onboarding eficaz pode racionalizar as operações internas, garantindo que todos os membros da equipa estão alinhados e têm as informações e recursos necessários para começar a trabalhar nos projetos dos clientes imediatamente. Isto não só melhora a produtividade da equipa, como também permite que a sua agência entregue resultados de qualidade mais rapidamente, reforçando ainda mais a confiança do cliente nas suas capacidades. Em suma, um onboarding de agência eficaz é essencial para estabelecer relações sólidas e duradouras com os clientes e lançar as bases para resultados de projeto bem-sucedidos.
Furious, a sua próxima e única solução para fazer crescer a sua agência
Escolher a ferramenta certa para fazer crescer a sua agência pode fazer a diferença entre prosperar e simplesmente sobreviver no panorama competitivo de hoje.
Concebido por antigos líderes de agências da DISKO, uma agência internacional francesa, Davy Tessier e Mickael Lellouche, o Furious responde às necessidades complexas de agências de comunicação, empresas de consultoria, startups e ESN, com 10 a 1000 funcionários. As suas principais capacidades incluem poupança de tempo, melhoria da rentabilidade e aceleração das operações através de aconselhamento antecipatório e apoio em cada etapa da criação de valor.
O Furious integra CRM, gestão comercial, relatórios, staffing, gestão de projetos, despesas e subcontratação com assistência contínua alimentada por IA. Esta abordagem holística consolida vários fluxos operacionais num único espaço inteligente e conversacional, substituindo em média sete ferramentas para os seus clientes.
Soluções personalizadas para diferentes perfis operacionais, gestores e decisores melhoram a eficiência das tarefas, a gestão de equipas e a tomada de decisões estratégicas. Isto garante que cada membro da equipa, desde o pessoal júnior até aos quadros superiores, pode tirar partido das capacidades da plataforma para otimizar o seu fluxo de trabalho.
O Furious oferece uma plataforma unificada que simplifica as tarefas administrativas, reduz os riscos e permite que as equipas se concentrem em atividades de elevado valor acrescentado. Esta abordagem unificada é instrumental na gestão diária das equipas e no planeamento estratégico, tornando o Furious uma ferramenta indispensável para as agências que pretendem racionalizar as suas operações e melhorar a sua rentabilidade.
Eis o que Michael Illouz, CEO da Conceptory, uma agência de branding e comunicação, apreciou no trabalho com o Furious:
- Desde a adoção do Furious, a agência de Michael utiliza menos duas ferramentas, racionalizando as operações.
- A plataforma permitiu poupar um tempo considerável, tornando os projetos mais rentáveis.
- As funcionalidades melhoradas de relatórios e back-office impulsionaram a rentabilidade dos projetos.
- As operações financeiras, incluindo a faturação e a gestão de tesouraria, melhoraram significativamente.
- Os responsáveis de equipa têm uma visão clara do progresso dos projetos e da saúde financeira, permitindo uma identificação e resolução rápidas dos problemas.
- O Furious forneceu informações e rácios valiosos, melhorando as estratégias de venda e a gestão do pipeline.
- A melhoria da rede e das informações de dados foi uma vantagem notável.
- Melhor controlo dos fechos de fim de mês.
- A gestão do tempo na agência melhorou consideravelmente.
- O Furious preparou a agência para uma melhor tomada de decisões e melhores resultados no futuro.
A capacidade do Furious para transformar as operações das agências, desde a gestão completa de projetos até à supervisão financeira precisa, torna-o a ferramenta indispensável para as agências que procuram crescer de forma eficaz e eficiente. Está pronto para experimentar?
