Einleitung
In unserem letzten Artikel enthüllte Quentin von SommeSi seine Geheimnisse für eine erfolgreiche Integration von Furious in ein KMU mit 40 Mitarbeitern. In diesem Artikel gehen wir eine andere Größenordnung an, um die Herausforderungen der ERP-Integration in einem Unternehmen mit 200 Mitarbeitern zu verstehen. Quentin, unser professioneller Integrator, kehrt zurück, um Sie durch die Herausforderungen und Best Practices zu führen.
Herausforderungen
Mehr Mitarbeiter… mehr Herausforderungen!
In einer durchschnittlichen Struktur ist der Ansatz oft „Bottom-up“: Projekte werden einzeln verwaltet, und solange sie gut laufen, folgt das gesamte Unternehmen! Bei etwa 200 Mitarbeitern wird der Ansatz pragmatischer und konzentriert sich auf konsolidierte Indikatoren.
Herausforderung #1: Spezifische Erwartungen verstehen
Die erste und wichtigste Herausforderung besteht darin, genau zu verstehen, warum sich das Unternehmen für Furious entschieden hat und welche Verbesserungen jede Abteilung im Vergleich zum alten Tool erwartet. Es ist entscheidend, die spezifischen Erwartungen jedes Teams zu erfassen und sicherzustellen, dass das neue Tool ihre täglichen Bedürfnisse effektiv erfüllt.
Die Antwort während der Integration: Führen Sie ein umfassendes Vorabaudit bei jedem Team durch, das das Tool nutzen wird.
Herausforderung #2: Integration in bestehende Prozesse
Unternehmen mit 200 Mitarbeitern verfügen oft bereits über etablierte Tools und Prozesse. Die Herausforderung besteht daher darin, Furious so zu integrieren, dass diese bestehenden Prozesse verbessert werden ohne den laufenden Betrieb zu stören. In diesen Strukturen ist das mittlere Management bereits vorhanden, und Tools und Prozesse sind normalerweise bereits etabliert.
Die Antwort während der Integration: Ihre Mitarbeiter im Team schulen können, um auf ihre Probleme einzugehen und sich nicht nur in das Bestehende zu integrieren, sondern auch das zu beheben, was ihnen bisher fehlte.
Herausforderung #3: Den menschlichen Faktor managen
In einer Struktur dieser Größe gibt es in der Regel eine Vielfalt an Erwartungen und unterschiedliche Grade der Akzeptanz von Veränderungen. Aus diesem Grund ist es unerlässlich, eine klare und konstante Kommunikation aufrechtzuerhalten, um die Vorteile von Furious zu erläutern und die Zustimmung aller Mitarbeiter zu gewinnen.
Die Antwort während der Integration: Nicht alles in kurzer Zeit erledigen, regelmäßige Nachbesprechungen durchführen und die Fortschritte und konkreten Beiträge der Lösung in direkter Verbindung mit den Teams messen.
Herausforderung #4: Technische Herausforderungen meistern
Schließlich gibt es noch die technischen Herausforderungen, insbesondere die Integration von Furious in bestehende Informationssysteme. Quentin betont, dass Furious oft mit einem robusten Informationssystem verbunden werden muss, das von einer IT-Abteilung (DSI) verwaltet wird. In diesem Zusammenhang spielen APIs eine entscheidende Rolle, und Furious zeichnet sich durch seine hervorragende Leistung in diesem Bereich aus.
Die Antwort während der Integration: Ein dediziertes technisches Team einrichten, um die API-Integration und die Kompatibilität mit bestehenden Informationssystemen sicherzustellen und einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
Die 3 Fehler, die es zu vermeiden gilt
Fehler #1: Versuchen, es allen recht zu machen
In einem Unternehmen dieser Größe ist es verlockend, jeden individuellen Wunsch erfüllen zu wollen, aber das kann zu einer chaotischen und ineffizienten Implementierung führen. Quentin betont die Bedeutung der Standardisierung und Rationalisierung von Prozessen. Der Versuch, es allen recht zu machen, kann die Etablierung eines strukturierten und kohärenten Rahmens verhindern.
Fehler #2: Akzeptieren, dass einige nicht mitspielen
Um den Erfolg der Einführung zu gewährleisten, ist die vollständige Akzeptanz des Tools unerlässlich. Es ist zwingend erforderlich, dass alle Mitarbeiter, einschließlich der Manager, Furious konsequent nutzen. Quentin betont, dass ein Nichtbestehen auf einer einheitlichen Nutzung zu Brüchen im Team führen und die Gesamteffizienz beeinträchtigen kann.
Fehler #3: Vernachlässigung des Change Managements
Eine erfolgreiche Implementierung erfordert ein rigoroses Change Management. Quentin erklärt, dass es entscheidend ist, die Vorteile von Furious klar zu kommunizieren und die Teams während des gesamten Integrationsprozesses zu unterstützen. Die Vernachlässigung dieses Aspekts kann zu Widerständen und Schwierigkeiten bei der Akzeptanz des Tools führen.
Die wichtigsten Etappen der Einführung
Obwohl die wichtigsten Schritte unabhängig von der Mitarbeiterzahl gleich bleiben, erfordert die Unternehmensgröße einige Anpassungen. Der Prozess kann etwas länger dauern und zusätzliche Vorbesprechungen sowie intensivere Vorbereitungen vor den kritischen Phasen umfassen. Dennoch legt SommeSi immer den gleichen Wert darauf, genau zu verstehen, wie jedes Unternehmen funktioniert, unabhängig von seiner Größe und Komplexität. Dies beinhaltet oft die Befragung einer größeren Anzahl von Personen, um die spezifischen Bedürfnisse jeder Abteilung genau zu erfassen, aber letztendlich bleiben die Schritte die gleichen.
1. Das erste Audit
Das erste Audit ist der Ausgangspunkt, an dem der Integrator hinter die Kulissen des Unternehmens blickt. Es beginnt mit einem tiefgreifenden Verständnis des Kunden. Das SommeSi-Team führt detaillierte Interviews durch, um die Feinheiten jedes Unternehmens zu erfassen: wie es funktioniert, wer was tut, die Arbeitsrhythmen und die spezifischen Bedürfnisse jeder Abteilung. Diese Phase ermöglicht es, Prozesse und Informationsflüsse abzubilden und so spezifische Bedürfnisse zu identifizieren.
2. Die Prozessdarstellung
Nach dem Audit wird in einer Präsentation eine klare Vision der aktuellen Prozesse und der zu erreichenden Ziele vorgestellt. Ziel ist es, sicherzustellen, dass alle auf die Zielorganisation und die zu implementierenden Prozesse abgestimmt sind. Dieser Schritt ist entscheidend, um die Arbeitshypothesen zu validieren und die Ausrichtung der Teams auf die nächsten Schritte zu gewährleisten. Eine gute Prozessdarstellung erleichtert die Konfiguration von Furious, optimiert die Datenübernahme, personalisiert die Schulung und vereinfacht die nachfolgenden Schritte.
3. Die Konfiguration
Jetzt ist es an der Zeit, Furious so zu konfigurieren, dass es perfekt den Bedürfnissen des Unternehmens entspricht. Das Anpassen des Tools an die Kundenbedürfnisse ist wie das Maßschneidern eines Anzugs: Jedes Detail muss tadellos angepasst werden. Die Konfiguration erfolgt partizipativ, wobei die Mitarbeiter des Unternehmens direkt einbezogen werden. Dieser pädagogische Ansatz stärkt die Beteiligung der Teams, macht sie engagierter und kompetenter, was die Akzeptanz des Tools erheblich erleichtert.
4. Die Entwicklung von APIs
Um eine harmonische Integration zu gewährleisten, müssen die verschiedenen Anwendungen des Unternehmens miteinander kommunizieren können. Furious, offen für APIs, ist besonders flexibel und mit vielen anderen Lösungen kompatibel. Wenn das Unternehmen beispielsweise bereits ein Abwesenheitsmanagement-Tool verwendet, kann eine API entwickelt werden, um dieses Tool mit Furious zu verbinden, wodurch doppelte Eingaben vermieden und die Datenverwaltung vereinfacht werden.
5. Die Datenübernahme (RDD)
Die meisten Unternehmen möchten auf ihre früheren Daten zugreifen, um sich mit einem Referenzzeitraum zu vergleichen. Dieser heikle Schritt beinhaltet die Bearbeitung großer Datenmengen, um sie in das neue System zu importieren und einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
6. Die Tests
Vor der Implementierung wird Furious unter realen Bedingungen getestet, um zu überprüfen und zu validieren, ob die Parameter, Berechtigungen und andere Konfigurationen den Erwartungen des Kunden entsprechen. Dies stellt sicher, dass alles in Ordnung ist, bevor mit der Schulung begonnen wird.
7. Die Erstschulung
Damit die Akzeptanz des Tools schnell und effizient erfolgt, wird eine Erstschulung angeboten. Diese findet in zwei Phasen statt: ein theoretischer Teil zum Verständnis der Funktionen von Furious und ihrer Integration in den Arbeitsalltag, gefolgt von praktischen Fällen, in denen die Mitarbeiter an fiktiven Szenarien üben, bevor sie mit ihren eigenen realen Daten arbeiten. Sobald die Daten integriert und die Teams gut geschult sind, kann Furious offiziell im Unternehmen eingeführt werden.
Der Extra-Meilenstein von SommeSi
Nach dem Go-Live bietet SommeSi weiterhin Unterstützung und fortlaufende Schulungen an. Quentin betont die Wichtigkeit, für Kunden erreichbar zu bleiben, indem er spezielle Workshops für Schlüsselmomente wie die erste Rechnungsstellung oder den ersten Produktionsstopp organisiert.
Der Extra-Meilenstein von SommeSi
Nach dem Go-Live bietet SommeSi weiterhin Unterstützung und fortlaufende Schulungen an. Quentin betont die Wichtigkeit, für Kunden erreichbar zu bleiben, indem er spezielle Workshops für Schlüsselmomente wie die erste Rechnungsstellung oder den ersten Produktionsstopp organisiert.
Die 3 Best Practices
1. Eine interne Person für das Projekt abstellen
Quentin betont die Bedeutung, eine interne Person zu benennen, die für das Implementierungsprojekt verantwortlich ist. Diese Person fungiert als zentrale Anlaufstelle, bearbeitet täglich die Themen und baut schrittweise Kompetenzen im Umgang mit dem Tool auf. Obwohl diese Person nicht unbedingt die gesamte Implementierung durchführt, spielt sie eine entscheidende Rolle bei der Erleichterung der Kommunikation und der Koordination der Bemühungen zwischen dem internen Team und den externen Beratern.
2. Sich von Experten begleiten lassen
Laut Quentin ist es unerlässlich, spezialisierte Integratoren für eine reibungslose und effiziente Implementierung hinzuzuziehen. Das zentrale Verwaltungs- und Steuerungstool eines Unternehmens mit 200 Mitarbeitern zu ändern, ist ein heikler Vorgang, der spezifisches Fachwissen erfordert. Die Integratoren von SommeSi verfügen über eine doppelte Kompetenz, sowohl technisch als auch fachlich, was ihnen eine reibungslose Integration und eine optimale Nutzung von Furious ermöglicht.
3. Veränderungen akzeptieren und managen
Eine erfolgreiche Implementierung erfordert ein gutes Change Management. Quentin betont die Bedeutung, zu akzeptieren, dass sich bestimmte Praktiken weiterentwickeln müssen, und offen für neue Arbeitsweisen zu sein. Das Change Management muss gut geplant und ausgeführt werden, um die Zustimmung der Mitarbeiter zu gewinnen und Widerstände zu minimieren. Durch die klare Kommunikation der Vorteile des Tools und die frühzeitige Einbindung der Benutzer kann der Übergang erleichtert und eine vollständige Akzeptanz von Furious gewährleistet werden.
1 Jahr später: Was denken die Benutzer?
Furious einzuführen bedeutet, bereits am ersten Tag der Implementierung Verbesserungen in den Abläufen zu erzielen. Aber wie ein guter Wein braucht es Zeit, um sein volles Potenzial zu entfalten.
Kurzfristig
Mittelfristig
Langfristig
Zusammenfassend
Die Integration von Furious stellt einen entscheidenden Schritt für Unternehmen dar, die ihre Verwaltung optimieren und ihre Leistung verbessern möchten. Durch einen strukturierten Ansatz und die Nutzung der Expertise von Integratoren wie SommeSi können Unternehmen alle Funktionen von Furious voll ausschöpfen, um ihre Ziele effizient und nachhaltig zu erreichen.
Verlieren Sie keine Zeit mehr, probieren Sie Furious noch heute aus und genießen Sie die Leistungsfähigkeit unseres ERP, um Ihre Rentabilität zu steigern!
