En un mundo ideal gestión de recursos sería cuestión de una hoja de cálculo bien surtida, un horario fijo y personal siempre disponible y motivado. Pero tú lo sabes mejor que nadie: en la vida real de un agencialas prioridades cambian, los calendarios se descarrilan y los perfiles clave suelen estar saturados.
¿Cuál es el resultado? Tus gestores de proyectos pasan más tiempo apagando fuegos que gestionando eficazmente los proyectos. Y ahí es donde las habilidades técnicas ya no son suficientes.
Entonces, ¿cómo podemos ayudarles a gestionar más eficazmente esta realidad cambiante? Reforzando habilidades socialesSon las habilidades humanas y de comportamiento que marcan la diferencia en el terreno de juego. Éstas son las 5 en las que debes centrarte.
1. Comunicación asertiva
O cómo decir no sin decir “que te den”.
Gestionar los recursos no es sólo asignar horas. Significa hablar con los equipos, defender las necesidades de un proyecto, poner límites… sin ofender.
Un gestor de proyectos a gusto con la comunicación asertiva sabe decir las cosas con franqueza, en el momento adecuado y con la postura correcta. Ni pasivo ni agresivo: claro.
Cifra clave Según un estudio de TalentSmart, el 90% de los trabajadores de alto rendimiento dominan la inteligencia emocional, de la que la comunicación asertiva es una piedra angular.
Por desarrollar Formación en comunicación interpersonal o talleres de retroalimentación para calmar las tensiones antes de que exploten.
2. Anticipación (verdaderamente) proactiva
Porque una ausencia por sorpresa o un alcance ampliado nunca llegan “por sorpresa”.
Demasiados jefes de proyecto están en modo reacción. Se enfrentan a lo que ven… sin tomarse el tiempo de mirar lo que viene.
Pero anticiparse no consiste en adivinar el futuro. Se trata de haz ahora las preguntas adecuadas para evitar sorpresas desagradables más adelante. ¿Quién estará disponible dentro de quince días? ¿Es realista esta entrega con el equipo actual?
En resumen: pensar en escenarios.
Por desarrollar Herramientas visuales de previsión de la carga y, sobre todo, una cultura de “quarterback”: ver el partido antes de que se juegue.
3. La capacidad de establecer prioridades (sin dejarse llevar por el pánico)
Porque todo es urgente… pero nada es prioritario si todo es urgente
Un buen gestor de recursos sabe cómo arbitrar. Pero una excelente director de proyecto que sabe tomar decisiones claras y transmitirlas a sus equipos y a sus clientes.
Es importante distinguir entre crítico de loimportantey lourgente de loinútil. Es fácil decirlo, pero con las prisas, ¿cuántos siguen el ritmo?
Consejos para el terreno forma a tus equipos en métodos sencillos como Eisenhower o MoSCoW – no hay necesidad de infligirles un MBA en estrategia.
4. Escucha activa
Porque un empleado al que no se escucha acaba “dejando de estar disponible”.
Gestionar recursos también significa gestionar personas. Y las personas hablan.
Un jefe de proyecto que escucha de verdad capta las señales débiles: sobrecarga creciente, desmotivación latente o, por el contrario, energía lista para ser movilizada.
La escucha activa no consiste en asentir con la cabeza y mirar la pantalla. Consiste en reformular, indagar, comprender… y luego actuar.
¿Por qué es vital? Porque una buena contratación empieza por conocer a las personas, no sólo sus aptitudes.
5. Gestión del estrés
Sí, tus jefes de proyecto suelen estar en primera línea. No, no han firmado para implosionar.
Con clientes con prisas, equipos bajo presión y presupuestos ajustados, la presión no cesa. ¿Y un director de proyecto estresado? Toma decisiones equivocadas, comunica mal y acaba quemando a sus equipos.
Es hora de pensar en la gestión del estrés como una habilidad profesional, no como un asunto personal.
Para explorar formación, coaching individual o simples rituales de equipo que os permitan desahogaros (y no, no hablamos sólo de sólo el aperitivo del jueves).
En pocas palabras
Unos gestores de proyectos fuertes significan proyectos mejor gestionados (y un mejor uso de los recursos)
Inviertes en herramientas, optimizas los calendarios, controlas los KPI. Pero si tus gestores de proyectos no tienen los reflejos humanos adecuados, todo el edificio se tambalea.
Estas habilidades interpersonales no son un extra, son la base. De ti depende cultivarlas para convertir a tus gestores de proyectos en verdaderos estrategas de recursos.
Y si te preguntas cómo ayudarles a visualizar, anticipar y arbitrar mejor… también hay herramientas para ello.
Furioso es una de ellas: una cabina diseñada para agencias, que alinea dotación de personal, carga de trabajo y rentabilidad. Una demostración te dará la oportunidad de verlo por ti mismo, y también de tomarte un respiro.
