Las trampas o “pozos de margen” son esos errores invisibles que erosionan tus beneficios en cada etapa de un proyecto. Se esconden en la preventa, la gestión de recursos, o incluso la facturación y pueden comprometer seriamente tu rentabilidad. ¿Lo peor? A menudo no te das cuenta hasta que es demasiado tarde.
En este artículo, descubre las 5 principales trampas que evitar para proteger tus márgenes y maximizar cada proyecto… y quédate hasta el final para descubrir la trampa bonus.
¿Listo para mantener el control de tus beneficios?
Trampa n.º 1: La preventa, ese abismo oculto
Lo que no ves venir
La preventa es la etapa donde las agencias a menudo se ahogan. Pasamos horas preparando propuestas, reuniéndonos con prospectos, creando presupuestos… sin darnos cuenta siempre del coste real. El problema es que todo ese tiempo invertido no se mide. ¿Cuántas horas pasan los equipos en una licitación, sin garantía de que se convierta en cliente? A menudo apostamos sin saber cuántos prospectos acabarán firmando.
¿Cómo convertirlo en una palanca?
La clave es cuantificar cada minuto pasado en preventa. Haz un seguimiento preciso del tiempo y los recursos invertidos y asócialos con la probabilidad de firma. Si pasas demasiado tiempo en un prospecto con pocas posibilidades de convertir, erosionas tu margen sin retorno de la inversión.
Consejo: Filtra tus prospectos desde el principio para concentrarte solo en aquellos que tienen verdadero potencial. Implementa una herramienta para medir estos costes – como Furious, que permite optimizar la gestión de recursos y reducir los riesgos de pérdida.
Trampa n.º 2: La rentabilidad del proyecto
No te fíes únicamente de la facturación
Muchas agencias creen que la rentabilidad de un proyecto se resume a la facturación. Una vez firmado el contrato y enviadas las facturas, estiman que todo está en orden. Pero la realidad es muy diferente. No puedes fiarte únicamente de esa cifra. En costes ocultos – el tiempo real empleado, las compras imprevistas y los gastos indirectos – deben tenerse en cuenta para tener una imagen completa de la rentabilidad. Si solo miras la facturación, no ves las fugas de margen que se esconden detrás.
¿Cómo ver más claro?
Para tener una visión real de la rentabilidad, hay que integrar el concepto de margen bruto. Haz seguimiento del coste total del proyecto, no solo lo que has facturado. Debes calcular lo que realmente te cuesta: el tiempo empleado por tus equipos, las compras, e incluso los costes administrativos relacionados con la gestión del proyecto. Con este método, sabrás exactamente si tu proyecto es realmente rentable o si está a punto de costarte más de lo previsto.
Nuestro consejo:
No te conformes con la facturación bruta. Haz seguimiento de todos los costes asociados a cada proyecto y ajusta tu gestión en tiempo real. Una herramienta como Furious puede ayudarte a tener una visión de conjunto, y a ajustar la trayectoria si constatas que costes imprevistos ponen en peligro tu rentabilidad.
Trampa n.º 3: La gestión de clientes “estrella”... tóxicos
Lo que se te escapa
Es tentador concentrarse en los clientes “estrella” que aportan una visibilidad importante y proyectos a gran escala. Pero a veces, estos clientes pueden convertirse en una carga financiera. A menudo exigen entregables excesivos, imponen plazos de pago interminables, y consumen recursos desproporcionados. Al final, aunque su volumen de negocio sea elevado, su rentabilidad real puede ser muy baja, incluso negativa.
¿Cómo evitar la deriva?
La clave aquí es priorizar la rentabilidad sobre la notoriedad. No te dejes seducir por un cliente “estrella” si eso impacta tu margen. Esto significa que hay que saber negociar condiciones claras : plazos de pago, alcance de los entregables, y respeto de tus procesos. A veces hay que estar dispuesto a decir no a un cliente, aunque parezca difícil. Al tratar a los clientes según su rentabilidad real, evitas erosionar tu margen bajo el pretexto de visibilidad.
Nuestro consejo:
No te dejes cegar por el volumen. Evalúa siempre la rentabilidad real de cada cliente, incluso los más influyentes. Furious te permite hacer seguimiento de esta rentabilidad, calcular el impacto de los clientes en tus recursos y negociar mejor las condiciones.
Trampa n.º 4: Una planificación demasiado cortoplacista
Lo que se te escapa
La gestión a corto plazo es una trampa para muchas agencias. Si gestionas los equipos día a día, sin visión a medio plazo, te expones a sobrecargas imprevistas, falta de recursos y estrés constante. Este enfoque impide anticipar las necesidades reales de los proyectos, y a largo plazo, genera costes adicionales no planificados. Acabas reaccionando en lugar de actuar de manera proactiva.
¿Cómo pasar a un pilotaje estratégico?
Para evitar esta deriva, es crucial tener una visión a 3 meses (o más, en el ideal). Esto te permite anticipar mejor los períodos de sobreactividad o de falta de recursos y evitar la gestión de última hora. Así podrás asignar los recursos adecuados en el momento oportuno y evitar los costes relacionados con la urgencia. Una planificación más precisa también permite gestionar mejor las necesidades externas, como la subcontratación, y evitar errores costosos.
Nuestro consejo:
Invierte tiempo en una planificación más larga. No te limites a una visión semanal, sino pasa a una planificación trimestral. Furious te ofrece una visibilidad hasta 6 meses por adelantado, permitiéndote así mantenerte flexible mientras controlas tus costes a largo plazo.
Trampa n.º 5: La latencia en la facturación…
…y el cashflow en sufrimiento
La facturación tardía y los plazos de cobro mal gestionados son errores clásicos que ponen en peligro la salud financiera de una agencia. La mayoría de las veces, la lentitud de la facturación se debe a una falta de coordinación entre los equipos operacionales y la contabilidad. Resultado: el cashflow se vuelve frágil, y la liquidez se queda bloqueada durante meses. Mientras tanto, sigues pagando recursos y proveedores.
¿Cómo fluidificar el proceso?
La automatización de los recordatorios de pago y de la facturación es indispensable para evitar esta trampa. El objetivo es acortar el plazo entre la entrega de un proyecto y el envío de la factura. También es importante establecer procesos claros entre los equipos de producción y de contabilidad para que no haya ninguna latencia . Al automatizar este proceso, liberas tiempo para concentrarte en proyectos de alto valor añadido, mientras mejoras la gestión de tu tesorería.
Nuestro consejo:
No esperes al final del mes para emitir tus facturas. Factura en cuanto el trabajo esté entregado y utiliza herramientas como Furious para automatizar los recordatorios y hacer seguimiento del cashflow en tiempo real. Así podrás reducir la latencia y garantizar liquidez para mantener tus proyectos en buen rumbo.
Trampa n.º 6: La falta de pilotaje sobre la contribución de los colaboradores
Lo que se te escapa
Tienes colaboradores talentosos, pero ¿cómo saber quién contribuye realmente a la rentabilidad de tus proyectos? Muchas agencias ignoran el impacto exacto de cada miembro en sus márgenes. Esto puede llevar a una mala gestión de los recursos, donde ciertas personas están sobrevaloradas o infravaloradas en su contribución a la rentabilidad. Resultado: costes ocultos que erosionan lentamente el margen.
¿Cómo medir el impacto de cada colaborador?
La solución reside en el uso de KPIs internos. Haz seguimiento de los rendimientos individuales y su impacto en la rentabilidad. Esto permite saber quién genera valor y quién, por el contrario, puede representar un freno para la rentabilidad. Al evaluar a los colaboradores con criterios de rendimiento precisos y no solo por el tiempo empleado, puedes ajustar la distribución de recursos y evitar derivas.
Nuestro consejo:
Establecer KPIs claros te permite asignar mejor los recursos y mantener la rentabilidad. Utiliza una herramienta como Furious para hacer seguimiento del impacto de cada colaborador en el margen y tomar decisiones informadas sobre las asignaciones de trabajo y la gestión de equipos.
Mantén el control de tu rentabilidad
Al evitar estas seis trampas de margen, tomas el control total de tus proyectos. Desde la preventa hasta la facturación, cada etapa se convierte en una palanca para maximizar tus beneficios. Reduces los costes ocultos, aumentas la rentabilidad de cada proyecto y tomas decisiones estratégicas con confianza.
Al actuar sobre estas palancas, no solo optimizas tu rentabilidad inmediata, sino que instalas una base sólida para un crecimiento sostenible.
Para ello, necesitas una herramienta que te ofrezca una visibilidad total, te permita anticipar los riesgos y tomar decisiones informadas en tiempo real. Esto es exactamente lo que Furious te aporta. Gracias a sus funcionalidades avanzadas, puedes medir, ajustar y optimizar tus proyectos para garantizar la rentabilidad en cada etapa.
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