Seamos honestos: el staffing es a menudo la pesadilla de los directores de agencia. Entre los colaboradores movilizados en cinco misiones al mismo tiempo, los freelances cuyo coste explota discretamente el presupuesto, y los tiempos de trabajo registrados “cuando se nos ocurre”, la serenidad le parece inalcanzable.
¿El resultado? Pasa más tiempo gestionando conflictos de planificación que dirigiendo estratégicamente su actividad. Esta gestión sobre la marcha sale cara: proyectos retrasados, rentabilidad bajo presión y equipos agotados.
Sin embargo, existe una forma simple y concreta de remediarlo: pasar de una gestión reactiva del staffing a un proceso anticipado, fluido y conectado a sus KPIs. Se acabaron las sorpresas desagradables, paso a una agencia ágil, rentable y tranquila.
¿Cómo conseguirlo? Aquí están las claves prácticas, probadas sobre el terreno, para transformar radicalmente su forma de gestionar sus equipos y sus proyectos.
Staffing y registro de tiempos: el dúo indispensable
Si quiere controlar la rentabilidad de sus proyectos, todo empieza por una regla simple: cada minuto cuenta. El problema es que muy a menudo se descuida el registro de tiempos. Resultado: navega a ciegas sobre la rentabilidad de sus misiones, y eso acaba saliendo caro.
Para retomar el control, la solución se resume en dos palabras: rigor y regularidad.
Instaurar una higiene de registro: regularidad y uniformidad
Primera regla del juego: imponga a sus equipos registrar sus tiempos al mismo ritmo, en el mismo momento. ¿Por qué? Porque sin esta “higiene” diaria o semanal, es imposible tener una visión precisa de los esfuerzos realmente realizados.
Concretamente, fije una franja horaria precisa (al final del día o cada viernes por la tarde, por ejemplo) donde todo el mundo rellene su hoja de tiempos. Es un pequeño gesto que lo cambia todo:
- Identifica inmediatamente los proyectos que consumen demasiados recursos.
- Obtiene datos fiables para anticipar mejor sus futuros presupuestos.
- Sus equipos desarrollan una disciplina que fluidifica su dirección global.
Controlar para dirigir mejor
Seamos realistas: incluso con reglas claras, los olvidos o errores siempre ocurren. La clave es el control regular. Un jefe de proyecto o un responsable operacional debería verificar sistemáticamente cada semana que el registro de tiempos esté bien hecho.
El objetivo no es perseguir a sus colaboradores, sino identificar rápidamente las anomalías para rectificarlas inmediatamente. Un control regular también permite recordar la importancia estratégica del seguimiento de tiempos a sus equipos.
No deje ningún tiempo en la sombra
Otro error clásico en las agencias: ignorar ciertas actividades consideradas “anexas”, como la preventa o las reuniones internas. Sin embargo, estos tiempos “ocultos” impactan directamente en su rentabilidad real.
¿La buena práctica? Rastree todo, absolutamente todo:
- Los tiempos comerciales y de preventa (AVV).
- Las reuniones internas y administrativas.
- El seguimiento del cliente, incluso informal.
Pronto descubrirá que ciertos clientes, aunque prometedores, consumen en realidad muchos más recursos de lo previsto. Gracias a este seguimiento exhaustivo, podrá ajustar sus estrategias comerciales y mejorar sus márgenes.
Integre directamente los costes en su staffing
Si no vincula claramente el staffing con los costes reales (especialmente sus freelances), dirige a ciegas. ¿Cuántas veces ha descubierto demasiado tarde que un freelance, aunque indispensable, venía a explotar discretamente su presupuesto?
Un consejo de campo: desde el staffing inicial, tenga sistemáticamente en cuenta el coste real de los recursos movilizados. Esto le permite:
- Evaluar inmediatamente la rentabilidad esperada del proyecto.
- Reaccionar rápidamente si los costes se descontrolan durante la misión.
- Negociar con la máxima precisión desde el principio con sus freelances.
Simple, pragmático, eficaz.
Conecte su staffing con los KPIs en tiempo real
Otra buena práctica ineludible: su staffing debe estar conectado directamente con sus KPIs, y esto, en tiempo real.
¿La idea? Ser alertado inmediatamente si un recurso está asignado a un proyecto deficitario o si supera los presupuestos de tiempo asignados. Cuanto antes detecte un problema, antes lo corrige.
Ejemplo concreto: en cuanto asigne un colaborador a un proyecto, debería saber instantáneamente si esta elección mejora o deteriora su rentabilidad. No hace falta esperar al balance de fin de mes, actúa inmediatamente para limitar los daños.
Haga staffing temprano para ganar mucho
Por último, si realmente quiere optimizar su staffing, hágalo lo antes posible. La anticipación es su mejor aliada:
- Evita los conflictos de planificación y las tensiones internas.
- Controla mejor sus costes, porque los ajustes tardíos siempre cuestan más caro.
- Gana en serenidad gracias a una visibilidad a largo plazo.
En resumen, cuanto antes haga staffing, mejor le va a su agencia.
Pase a la acción con Furious
Optimizar su staffing no es una cuestión de herramientas complejas, sino de métodos claros y rigor operacional. Aplicando estas buenas prácticas, constatará rápidamente mejoras concretas en su rentabilidad, la fluidez de sus planificaciones y el bienestar de sus equipos.
Pero para simplificar aún más su día a día, Furious es la solución ideal. Esta herramienta está diseñada específicamente para las agencias que quieren un staffing fluido, anticipado, directamente conectado con sus KPIs en tiempo real:
- Planifique desde la validación de un presupuesto, para evitar conflictos de recursos.
- Anticipe fácilmente los descontroles presupuestarios y ajuste rápidamente.
- Benefíciese de una interfaz ultrasimple, para que cada colaborador pueda registrar sus tiempos sin esfuerzo.
¿Listo para transformar la gestión de su staffing y potenciar su rentabilidad?
