En pocas palabras
- Facturación duplicada en 2 años desde la integración de Furious.
- Visibilidad clara sobre los proyectos futuros y gestión proactiva de los excesos de tiempo.
- Seguimiento preciso de la rentabilidad y la satisfacción de los equipos.
- Automatización de las tareas administrativas, liberando el 15% del tiempo de trabajo para actividades de mayor valor añadido.
- Transformación del rendimiento operativo y refuerzo del compromiso de los colaboradores gracias a Furious.
Desafíos iniciales
Ante un crecimiento rápido, pasando de 25 colaboradores en 2016 a 50-60 en 2021, Ceetadel sintió la necesidad de optimizar su gestión y centralizar sus herramientas para mantener la calidad de servicio ofrecida a sus clientes. La creciente variedad de proyectos, con varias agencias dentro del mismo grupo y cada una con sus especialidades, hizo que la comunicación y la coordinación fueran cruciales.
Además, Ceetadel se enfrentaba a varios desafíos cruciales: retención del talento, crecimiento de los equipos y mantenimiento de los mejores colaboradores para contribuir al crecimiento de la empresa. Por último, la rápida expansión mediante la compra y fusión de varias agencias requirió la integración de diferentes sistemas y prácticas de gestión, subrayando la necesidad de una herramienta única y centralizada para armonizar las operaciones y mejorar la eficiencia.
¿Quiénes son?
- Grupo independiente de comunicación y marketing, compuesto por 5 agencias especializadas:
- Nouveau Monde — agencia de estrategias de marca y creación
- Monet — agencia de relaciones públicas, elegida agencia de RRPP del año 2022.
- AllMatik — 1.ª agencia de medios de marketing de precisión
- Smartfire — agencia tecnológica dedicada a la transformación digital
- Conversationnel — agencia de redes sociales
- Francia – París, Lyon, Nantes, Burdeos
- Fundado en 2023
- +210 colaboradores
Resultados con Furious
Mayor visibilidad
Un seguimiento en tiempo real de los márgenes y el tiempo dedicado a cada proyecto.
Eficiencia operativa
Una reducción de los excesos de tiempo gracias a una gestión precisa de los horarios.
Mejora de la rentabilidad
Una gestión rigurosa de los costes y presupuestos, aumentando la rentabilidad de los proyectos.
Satisfacción de los equipos
Una mejor organización del trabajo, aumentando la satisfacción de los colaboradores.
Pasamos a Furious cuando facturábamos algo más de 6 millones de euros - necesitábamos una herramienta que nos permitiera dirigir nuestro negocio y seguir nuestro crecimiento - desde que instalamos Furious, hemos duplicado nuestra facturación en 2 años.
Objetivos
- Mejorar la visibilidad y la gestión de los márgenes brutos de los proyectos tanto a nivel realizado como a nivel previsional para tener una visión clara y precisa de la rentabilidad.
- Optimizar la gestión de los recursos para maximizar la rentabilidad de los proyectos.
- Mejorar la satisfacción de los equipos implementando herramientas que permitan una mejor organización del trabajo y una reducción de los excesos de tiempo.
- Facilitar la toma de decisiones con datos en tiempo real para tomar decisiones rápidas e informadas.
Amaury Bataille, Director General del grupo Ceetadel
Hemos creado un sistema de gestión de compras que nos ofrece una visión general de la rentabilidad del margen bruto por proyecto y un seguimiento automatizado. Ahora podemos agregar nuestras estimaciones de margen bruto tanto para las cifras reales como para las previstas, lo que nos permite dirigir el negocio.
Antes de Furious
Antes de la integración de Furious, Ceetadel funcionaba principalmente con métodos manuales y herramientas dispares para gestionar los tiempos de trabajo y las tareas administrativas. Amaury, Director General del grupo Ceetadel, explica: «Antes de la implementación de Furious en el verano de 2021, no gestionábamos los márgenes de nuestro tiempo dedicado a nuestros proyectos.» La estructura era lo suficientemente pequeña y con experiencias en un mismo ámbito como para permitir una gestión visual, sin necesidad de herramientas de gestión sofisticadas.
La gestión de proyectos también se hacía manualmente, lo que dificultaba el seguimiento preciso del tiempo dedicado y los costes asociados.
Bénédicte Raffin, Directora de Estudio del grupo Ceetadel, cuenta: «Antes de Furious, funcionábamos con un bolígrafo y un papel en el que escribíamos quién era el cliente, la demanda del cliente y luego estimábamos aproximadamente el tiempo que podía llevar.«
Las herramientas inadecuadas llevaron a una falta de eficiencia creciente a medida que la agencia crecía y diversificaba sus servicios. Amaury añade: «En 2019-2020 (nos damos cuenta de que) el sentido común, nuestro seguimiento, nuestro conocimiento ya no es suficiente para dirigir el negocio.»
Después de Furious
La integración de Furious marcó un punto de inflexión decisivo para Ceetadel, transformando radicalmente su manera de gestionar los proyectos y optimizar los recursos. La herramienta permitió resolver varios problemas críticos y aportó mejoras significativas en su día a día.
Seguimiento en tiempo real
Hoy en día, Furious ofrece a Ceetadel la posibilidad de seguir los márgenes brutos y el tiempo dedicado a cada proyecto en tiempo real. Amaury explica: » Lo que seguimos hoy en Furious es a varios niveles. Seguimos el tiempo dedicado de los equipos en los proyectos para asegurarnos de que el tiempo que se vendió corresponde al tiempo que se dedica (…) Así que tenemos un enfoque donde vamos a seguir bien el tiempo a nivel macro de los proyectos para asegurarnos de que estamos dentro de los límites. »
Esta funcionalidad es crucial para garantizar que los proyectos sigan siendo rentables y para tomar decisiones informadas rápidamente.
Eficiencia operativa
La implementación de Furious ha permitido una gestión más precisa de los horarios y una reducción significativa de los excesos de tiempo. Bénédicte destaca:
Bénédicte Raffin, Directora de Estudio de Nouveau Monde
Furious indica directamente cuando hay exceso de tiempo. Sé en cuanto supera el 100%.
Esto ha permitido reajustar las estimaciones en tiempo real y optimizar el uso de los recursos. Gracias a Furious, Bénédicte y sus equipos de producción se benefician de una visibilidad clara sobre los proyectos futuros, a menudo con 15 días de antelación.
Optimizar los recursos
Gracias a Furious, Ceetadel puede ahora asignar sus recursos de manera más eficiente, maximizando así la rentabilidad de los proyectos. Clémence Vuillermet, responsable comercial, precisa:
Con Furious, lo que también es interesante es esta visión, todas estas partes de CRM, que nos permite también tener una medida complementaria a la parte de proyecto para todo lo que es rentabilidad de un tema hasta su finalización.
Aunque su papel se centra en la parte comercial, su testimonio subraya cómo la integración de las funcionalidades CRM de Furious complementa la gestión de proyectos. Esto es indispensable para la buena sincronización entre los equipos comerciales y de producción, asegurando una visión holística de la rentabilidad de cada tema, de principio a fin.
Mejora de la rentabilidad
El uso de Furious ha llevado a una gestión más rigurosa de los costes y presupuestos, aumentando así la rentabilidad de los proyectos. Clémence menciona:
Clémence Vuillermet, Directora de Nuevos Negocios de Ceetadel
Hoy en día, Furious nos permite tener medidas de seguimiento, medidas de rentabilidad, medidas también sobre el tiempo dedicado, ya sean los equipos de dirección de proyecto hasta los responsables de proyecto, hasta el seguimiento de los creativos.
Satisfacción de los equipos
Furious también ha contribuido a una mejor organización del trabajo, reduciendo el estrés y aumentando la satisfacción de los colaboradores. Clémence afirma: » hoy en día, como Ceetadel, también tenemos el KPI de satisfacción de nuestros colaboradores y de nuestros clientes. Y hoy en día, Furious también nos permite tener esta medida y este arbitraje. (…)
Las 3 funcionalidades favoritas de Amaury
Funcionalidad #1: El margen bruto producido por unidad de negocio
«Pasamos al margen bruto producido por unidad de negocio. Es el KPI clave que nos permite garantizar que la producción vendida a nuestros clientes cubre los costes de nuestras unidades de negocio. »
- Arriba: el margen bruto producido por unidad de negocio en Furious
Amaury explica que este enfoque es vital para la empresa, ya que permite incorporar eficazmente a los diferentes responsables y gestores de las unidades de negocio. Con varias estructuras jurídicas y unidades de negocio transversales, el seguimiento del margen bruto producido es indispensable para una gestión óptima y una visibilidad clara sobre el rendimiento financiero. Sin esta funcionalidad, Ceetadel no podría dirigir su actividad de manera eficaz.
Funcionalidad #2: El margen bruto facturado por unidad de negocio
«El segundo, desde un punto de vista puramente financiero, es el margen bruto facturado por unidad de negocio. Es ese el que, al final, también viene a ser el juez de paz aunque el margen bruto producido sea igual al margen bruto facturado al final del proyecto. En nuestra gestión financiera también tenemos este enfoque que nos permite medir la rentabilidad de un proyecto. «
- Arriba: vista del panel financiero en Furious que recoge las compras introducidas y facturadas en un período determinado, el margen bruto facturado, el margen bruto estimado con los proyectos no creados y el margen bruto firmado.
Otra funcionalidad clave para Ceetadel es el seguimiento del margen bruto facturado por proyecto. Este enfoque permite medir la rentabilidad de un proyecto y evaluar la capacidad de la empresa para cubrir sus costes.
Amaury añade: «Es con este margen bruto facturado por proyecto que somos capaces de decirnos ‘oye, en tal proyecto, sí, tal proveedor, podemos pagarlo, queda margen, quitamos la provisión y gestionamos nuestras compras y nos aseguramos de que la rentabilidad global de la empresa es suficiente.«
Funcionalidad #3: El panel de presupuesto
«Una de las funcionalidades que uso muy regularmente es el panel de presupuesto que me permite mirar proyecto por proyecto, cliente por cliente, el margen bruto generado y sobre todo las compras no recibidas […] Es una herramienta que nos permite tener un enfoque global de los KPI financieros.» – Amaury Bataille
- Arriba: ejemplo de un widget en el panel de Finanzas
Esta funcionalidad es particularmente útil porque permite adoptar un enfoque conservador en materia de costes. Amaury añade: » Tenemos un enfoque bastante conservador diciéndonos, dudo entre 8 y 9 de costes en el proyecto, voy a poner 10 de costes y al final si tengo 8 y medio, quito 1 y medio de provisión y tenemos la impresión de tener una buena noticia.«
Resultados obtenidos
La implementación de Furious en Ceetadel les ha permitido mejorar su gestión de proyectos y la optimización de sus recursos. Amaury subraya: «Hoy en día, Furious nos permite seguir en tiempo real dónde están nuestros márgenes.» Esta transparencia ha permitido una gestión más precisa y reactiva.
Además, Furious ha mejorado la organización del trabajo, reduciendo el estrés de los equipos y aumentando su satisfacción. Amaury afirma: «Creo que hoy en día hay una buena aceptación de los equipos, ven que no estamos detrás con el palo y que está más ahí para dar los medios para crecer.»
Escuchar el extracto de audio:
Además, la implementación de la gestión de órdenes de compra ha permitido a Ceetadel dirigir sus compras de manera muy precisa. Amaury explica: «Hace 2-3 años, implementamos la gestión de órdenes de compra que nos permite dirigir nuestras compras y pagar a nuestros proveedores cuando nuestros clientes nos han pagado y eso es lo que Furious nos permite seguir a través del sistema de órdenes de compra.» Esta funcionalidad, combinada con los recordatorios automáticos en las facturas y la facturación automatizada desde el primer día del mes, ha mejorado considerablemente la necesidad de capital circulante (BFR) de la empresa.
Por último, la automatización aportada por Furious ha permitido ganar un tiempo valioso en las tareas administrativas y recurrentes. Fouad Salhi, contable de Ceetadel, declara: «Gracias a Furious, hemos automatizado toda la introducción de notas de gastos en contabilidad y la introducción de facturas de clientes.» Esta automatización ha permitido a Fouad ganar aproximadamente el 15% de su tiempo, permitiéndole concentrarse en tareas de mayor valor añadido.
En pocas palabras
En resumen, Furious ha transformado la gestión de Ceetadel permitiendo:
1. Una gestión dinámica y proactiva.
2. La reducción de errores y retrasos.
3. La mejora de la satisfacción de los clientes y el bienestar de los equipos.
Una gestión precisa de los proyectos
Amaury Bataille, Director General del grupo Ceetadel
Hoy en día en nuestro funcionamiento, seguimos el avance basado en las fechas de proyecto, lo que nos permite dirigir el margen bruto producido de manera bastante precisa con respecto a la realidad, ya que vendemos tiempo de trabajo (...) así que eso nos permite suavizar las diferencias de facturación donde he facturado un anticipo, donde he facturado solo al final. Tenemos una visión de margen bruto producido basada en los avances, en las fechas de proyecto.
Ceetadel y Furious felices (sin final)
«La gestión del tiempo es algo que es clave para nosotros para dirigir la rentabilidad ya que somos una agencia de servicios, así que vendemos tiempo de trabajo, así que es nuestra materia de alguna manera. (…) vendemos tiempo de trabajo y necesitamos dirigir y saber dónde se ponen los recursos y si ponemos el recurso adecuado en el lugar adecuado para entregar suficiente rentabilidad para la estructura, rentabilidad que nos va a permitir reinvertir para nuestro desarrollo, que nos va a permitir hacer crecer nuestros equipos, continuar con la prospección, invertir en el mercado, invertir en comunicación para continuar desarrollándonos y necesitamos entender dónde están nuestros márgenes y nuestros márgenes hoy en día es la diferencia entre el tiempo que hemos vendido y el tiempo valorizado que dedicamos.» – Amaury Bataille
Y tú, ¿cuándo empiezas?
