Die Erfolgsgeheimnisse von Ceetadel mit Furious

Kurz gesagt

• Umsatz in 2 Jahren seit der Integration von Furious verdoppelt.
• Klare Sicht auf kommende Projekte und proaktives Management von Zeitüberschreitungen.
• Präzises Tracking von Rentabilität und Teamzufriedenheit.
• Automatisierung administrativer Aufgaben – dadurch werden 15 % der Arbeitszeit für wertschöpfendere Tätigkeiten frei.
• Transformation der operativen Performance und Stärkung des Mitarbeiterengagements dank Furious.

Anfängliche Herausforderungen

Angesichts eines schnellen Wachstums – von 25 Mitarbeitenden im Jahr 2016 auf 50–60 im Jahr 2021 – verspürte Ceetadel den Bedarf, sein Management zu optimieren und seine Tools zu zentralisieren, um die Servicequalität für seine Kunden aufrechtzuerhalten. Die zunehmende Vielfalt der Projekte, mit mehreren Agenturen innerhalb derselben Gruppe und jeweils eigenen Spezialisierungen, machte Kommunikation und Koordination entscheidend.

Zudem stand Ceetadel vor mehreren zentralen Herausforderungen: Talentbindung, Teamwachstum und das Halten der besten Mitarbeitenden, um zum Wachstum des Unternehmens beizutragen. Schließlich erforderte die schnelle Expansion durch den Kauf und die Fusion mehrerer Agenturen die Integration unterschiedlicher Systeme und Managementpraktiken – was die Notwendigkeit eines einzigen, zentralisierten Tools unterstrich, um Abläufe zu harmonisieren und die Effizienz zu steigern.

Wer sind sie?

• Unabhängige Kommunikations- & Marketinggruppe, bestehend aus 5 spezialisierten Agenturen:

1. Nouveau Monde — Agentur für Markenstrategien und Kreation
2. Monet — PR-Agentur, zur PR-Agentur des Jahres 2022 gewählt.
3. AllMatik — 1. Agentur für Precision-Marketing-Media
4. Smartfire — Tech Agency für digitale Transformation
5. Conversationnel — Social-Media-Agentur

• Frankreich – Paris, Lyon, Nantes, Bordeaux
• Gegründet 2023
• +210 Mitarbeitende

Ergebnisse mit Furious

Mehr Transparenz

Echtzeit-Tracking der Margen und der aufgewendeten Zeiten pro Projekt.

Operative Effizienz

Weniger Zeitüberschreitungen dank präziser Planung.

Verbesserte Rentabilität

Striktes Kosten- und Budgetmanagement – für höhere Projektrentabilität.

Teamzufriedenheit

Bessere Arbeitsorganisation – für höhere Mitarbeiterzufriedenheit.

Wir sind auf Furious umgestiegen, als wir etwas mehr als 6 Mio. € Umsatz gemacht haben – wir brauchten ein Tool, mit dem wir unser Business steuern und unser Wachstum verfolgen können – seit wir Furious installiert haben, haben wir unseren Umsatz in 2 Jahren verdoppelt.

Amaury Bataille – Geschäftsführer bei Ceetadel

Ziele

• Mehr Transparenz und bessere Steuerung der Bruttomargen der Projekte – sowohl Ist als auch Forecast –, um eine klare und präzise Sicht auf die Rentabilität zu haben.
• Ressourcenmanagement optimieren, um die Projektrentabilität zu maximieren.
• Teamzufriedenheit steigern, indem Tools eingeführt werden, die eine bessere Arbeitsorganisation und weniger Zeitüberschreitungen ermöglichen.
• Entscheidungsfindung erleichtern – mit Echtzeitdaten für schnelle, fundierte Entscheidungen.

Amaury Bataille, Geschäftsführer der Ceetadel-Gruppe

Wir haben den Bereich Einkaufsmanagement eingeführt, der uns einen Überblick über die Bruttomargen-Rentabilität pro Projekt gibt und es uns ermöglicht, sie automatisiert zu verfolgen.
Wir können unsere Bruttomargen-Schätzungen sowohl für Ist als auch für Forecast aggregieren – und so das Business steuern.

Vor Furious

Vor der Integration von Furious arbeitete Ceetadel hauptsächlich mit manuellen Methoden und unterschiedlichen Tools, um Arbeitszeiten und administrative Aufgaben zu verwalten. Amaury, Geschäftsführer der Ceetadel-Gruppe, erklärt: „Vor der Einführung von Furious im Sommer 2021 haben wir die Margen unserer auf Projekten verbrachten Zeiten nicht gesteuert.“ Die Struktur war klein genug und die Expertisen lagen im gleichen Scope, sodass eine Sichtsteuerung möglich war, ohne anspruchsvolle Steuerungstools zu benötigen.

Auch das Projektmanagement erfolgte manuell, was ein präzises Tracking der aufgewendeten Zeiten und der damit verbundenen Kosten erschwerte.

Bénédicte Raffin, Studioleiterin innerhalb der Ceetadel-Gruppe, erzählt: „Vor Furious haben wir mit Stift und Papier gearbeitet: Wir haben aufgeschrieben, wer der Kunde ist, was der Kunde will, und dann ungefähr geschätzt, wie lange das dauern könnte.„

Ungeeignete Tools führten zu einem wachsenden Effizienzverlust, je mehr die Agentur wuchs und ihre Leistungen diversifizierte. Amaury ergänzt: „2019–2020 (merken wir), dass der gesunde Menschenverstand, unser Tracking, unser Wissen nicht mehr ausreichen, um das Business zu steuern.“

Nach Furious

Die Integration von Furious war für Ceetadel ein entscheidender Wendepunkt: Sie hat die Art, Projekte zu managen und Ressourcen zu optimieren, grundlegend verändert. Das Tool löste mehrere kritische Probleme und brachte spürbare Verbesserungen im Alltag.

Echtzeit-Verfolgung

Heute bietet Furious Ceetadel die Möglichkeit, Bruttomargen und aufgewendete Zeiten pro Projekt in Echtzeit zu verfolgen. Amaury erklärt: „Was wir heute in Furious tracken, ist auf mehreren Ebenen. Wir verfolgen die auf Projekten verbrachte Zeit der Teams, um sicherzustellen, dass die verkaufte Zeit der tatsächlich aufgewendeten Zeit entspricht (…) Also verfolgen wir die Zeit auf Makroebene der Projekte sehr genau, um sicherzustellen, dass wir im Rahmen bleiben.“

Diese Funktion ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Projekte rentabel bleiben, und um schnell fundierte Entscheidungen zu treffen.

Operative Effizienz

Die Implementierung von Furious ermöglichte eine präzisere Planung und eine deutliche Reduzierung von Zeitüberschreitungen. Bénédicte betont:

Bénédicte Raffin, Studioleiterin bei Nouveau Monde

Furious zeigt direkt an, wenn es eine Zeitüberschreitung gibt. Ich weiß es, sobald es über 100 % geht.

Das machte es möglich, Schätzungen in Echtzeit nachzujustieren und die Ressourcennutzung zu optimieren. Dank Furious haben Bénédicte und ihre Produktionsteams eine klare Sicht auf die kommenden Projekte – oft 15 Tage im Voraus.

Optimierung der Ressourcen

Dank Furious kann Ceetadel seine Ressourcen heute effizienter zuweisen und so die Projektrentabilität maximieren. Clémence Vuillermet, Vertriebsverantwortliche, präzisiert:

Mit Furious ist auch diese Sicht interessant, all diese CRM-Teile, die es uns ermöglichen, zusätzlich zum Projektteil eine Messung zu haben – für alles, was die Rentabilität eines Themas bis zu dessen Abschluss betrifft.

Clémence Vuillermet, Vertriebsverantwortliche bei Ceetadel

Auch wenn ihre Rolle auf den Vertrieb fokussiert ist, zeigt ihr Erfahrungsbericht, wie die Integration der CRM-Funktionen von Furious das Projektmanagement ergänzt. Das ist unverzichtbar für die gute Synchronisierung zwischen Sales- und Produktionsteams und sorgt für eine ganzheitliche Sicht auf die Rentabilität jedes Themas – von Anfang bis Ende.

Verbesserte Rentabilität

Der Einsatz von Furious führte zu einem strengeren Kosten- und Budgetmanagement und erhöhte damit die Rentabilität der Projekte. Clémence erwähnt:

Clémence Vuillermet, Direktorin New Biz bei Ceetadel

Heute ermöglicht uns Furious, Follow-up-Kennzahlen zu haben, Rentabilitätskennzahlen, auch Kennzahlen zur aufgewendeten Zeit – von den Projektleitungs-Teams über die Projektmanager bis hin zum Ongoing der Kreativen.

Teamzufriedenheit

Furious hat auch zu einer besseren Arbeitsorganisation beigetragen, Stress reduziert und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden erhöht. Clémence sagt: „Heute haben wir als Ceetadel auch den KPI zur Zufriedenheit unserer Mitarbeitenden und unserer Kunden. Und heute ermöglicht uns Furious auch, diese Messung und diese Abwägung zu haben. (…)“

Amaurys 3 liebsten Killer-Features

Feature #1: Die produzierte Bruttomarge pro Business Unit

„Wir sind auf eine produzierte Bruttomarge pro Business Unit umgestiegen. Das ist der zentrale KPI, der uns sicherstellt, dass die an unsere Kunden verkaufte Produktion die Kosten unserer Business Units abdeckt.“

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  Oben: die produzierte Bruttomarge pro Business Unit in Furious

Amaury erklärt, dass dieser Ansatz für das Unternehmen essenziell ist, weil er es ermöglicht, die verschiedenen Verantwortlichen und Manager der Business Units effizient zu onboarden. Mit mehreren juristischen Strukturen und bereichsübergreifenden Business Units ist das Tracking der produzierten Bruttomarge unverzichtbar – für optimales Management und klare Transparenz über die finanzielle Performance. Ohne diese Funktion könnte Ceetadel seine Aktivität nicht mehr effektiv steuern.

Feature #2: Die fakturierte Bruttomarge pro Business Unit

“Das zweite, aus rein finanzieller Sicht, ist die fakturierte Bruttomarge pro Business Unit. Das ist diejenige, die am Ende auch der maßgebliche Maßstab ist – auch wenn die produzierte Bruttomarge am Projektende der fakturierten Bruttomarge entspricht. In unserer finanziellen Steuerung haben wir auch diesen Ansatz, der es uns ermöglicht, die Rentabilität eines Projekts zu messen.”

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  Oben: Ansicht des Finanz-Dashboards in Furious mit den erfassten und fakturierten Einkäufen über einen bestimmten Zeitraum, der fakturierten Bruttomarge, der geschätzten Bruttomarge mit nicht angelegten Projekten sowie der unterzeichneten Bruttomarge.

Eine weitere Schlüsselfunktion für Ceetadel ist das Tracking der fakturierten Bruttomarge pro Projekt. Dieser Ansatz ermöglicht es, die Rentabilität eines Projekts zu messen und die Fähigkeit des Unternehmens zu bewerten, seine Kosten zu decken.

Amaury ergänzt: „Mit dieser fakturierten Bruttomarge pro Projekt können wir sagen: ‚Schau, bei diesem Projekt, ja, diesen Lieferanten können wir bezahlen, es bleibt Marge übrig, wir ziehen die Rückstellung ab, und dann steuern wir unsere Einkäufe und stellen sicher, dass die Gesamtrentabilität der Firma ausreichend ist.“

Feature #3: Das Budget-Dashboard

„Eines der Features, das ich sehr regelmäßig nutze, ist das Budget-Dashboard. Damit kann ich Projekt für Projekt, Kunde für Kunde die generierte Bruttomarge ansehen und vor allem die noch nicht erhaltenen Einkäufe […] Das ist ein Tool, das uns eine ganzheitliche Sicht auf die Finanz-KPIs ermöglicht.“ - Amaury Bataille

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  Oben: Beispiel eines Widgets im Finance-Dashboard

Diese Funktion ist besonders nützlich, weil sie eine konservative Herangehensweise bei den Kosten ermöglicht. Amaury ergänzt: „Wir haben einen eher konservativen Ansatz und sagen uns: Ich schwanke zwischen 8 und 9 Kosten im Projekt, ich setze 10 Kosten an, und am Ende, wenn ich 8,5 habe, nehme ich 1,5 Rückstellung raus, und dann hat man das Gefühl, eine gute Nachricht zu haben.“

Ergebnisse

Die Implementierung von Furious bei Ceetadel hat ihnen ermöglicht, ihr Projektmanagement und die Optimierung ihrer Ressourcen zu verbessern. Amaury betont: „Heute ermöglicht uns Furious, in Echtzeit zu verfolgen, wo unsere Margen liegen.“ Diese Transparenz ermöglichte ein präziseres und reaktiveres Management.

Außerdem hat Furious die Arbeitsorganisation verbessert, den Stress der Teams reduziert und ihre Zufriedenheit erhöht. Amaury sagt: “Ich glaube heute, dass es eine gute Akzeptanz in den Teams gibt: Sie sehen, dass wir nicht mit dem Stock dahinterstehen und dass es eher dazu da ist, die Mittel zu geben, um zu wachsen.”

Audioausschnitt anhören: .

Darüber hinaus hat die Implementierung der Verwaltung von Bestellscheinen Ceetadel ermöglicht, seine Einkäufe sehr fein zu steuern. Amaury erklärt: „Vor 2–3 Jahren haben wir die Verwaltung der Bestellscheine eingeführt, die es uns ermöglicht, unsere Einkäufe zu steuern und unsere Lieferanten zu bezahlen, wenn unsere Kunden uns bezahlt haben – und das ist Furious, das uns das über das Bestellschein-System nachverfolgen lässt.“ Diese Funktion, kombiniert mit automatischen Mahnungen für Rechnungen und der automatisierten Fakturierung ab dem ersten Tag des Monats, hat den Working Capital (BFR)-Bedarf des Unternehmens deutlich verbessert.

Schließlich hat die von Furious eingebrachte Automatisierung wertvolle Zeit bei administrativen und wiederkehrenden Aufgaben eingespart. Fouad Salhi, Buchhalter bei Ceetadel, erklärt: „Dank Furious haben wir die gesamte Erfassung der Spesenabrechnungen in der Buchhaltung und die Erfassung der Kundenrechnungen automatisiert.“ Diese Automatisierung hat Fouad rund 15 % seiner Zeit eingespart, sodass er sich auf Aufgaben mit höherer Wertschöpfung konzentrieren kann.

Zusammenfassung

Kurz gesagt: Furious hat das Management von Ceetadel transformiert, indem es ermöglicht hat:

1. Ein dynamisches und proaktives Management.
2. Weniger Fehler und Verzögerungen.
3. Mehr Kundenzufriedenheit und mehr Wohlbefinden in den Teams.

Feinsteuerung der Projekte

Amaury Bataille, Geschäftsführer der Ceetadel-Gruppe

Heute verfolgen wir in unserer Arbeitsweise den Fortschritt auf Basis der Projektdaten. Das ermöglicht uns, die produzierte Bruttomarge im Verhältnis zur Realität ziemlich fein zu steuern, weil wir Mannzeit verkaufen (…) und so können wir Abrechnungsdifferenzen glätten, wenn ich eine Anzahlung fakturiert habe oder erst am Ende fakturiere. Wir haben eine Sicht auf die produzierte Bruttomarge, die auf den Fortschritten, auf den Projektdaten basiert.

Happy Ceetadel & Furious (no ending)

„Zeitmanagement ist für uns etwas, das entscheidend ist, um die Rentabilität zu steuern, weil wir eine Serviceagentur sind, also verkaufen wir Mannzeit, das ist sozusagen unser Rohstoff. (…) Wir verkaufen Mannzeit und wir müssen steuern und wissen, wo Ressourcen eingesetzt werden, und ob wir die richtige Ressource am richtigen Ort einsetzen, um genügend Rentabilität für die Struktur zu liefern – Rentabilität, die es uns ermöglicht, für unsere Entwicklung zu reinvestieren, unsere Teams wachsen zu lassen, weiter zu akquirieren, den Markt zu bearbeiten, in Kommunikation zu investieren, um uns weiterzuentwickeln. Und wir müssen verstehen, wo unsere Margen sind, und unsere Margen sind heute die Differenz zwischen der Zeit, die wir verkauft haben, und der bewerteten Zeit, die wir dafür aufwenden.“ - Amaury Bataille

Und Sie – wann starten Sie?

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