En resumen
- Crecimiento fulgurante: de 0 a más de 50 colaboradores en 4 años.
- Crecimiento anual del 50%, con la contratación de 22 personas al año.
- Colaboración con empresas de 10 a 100 empleados (el 90% de los nuevos clientes se adquieren por el boca a boca).
- Furious ha permitido gestionar eficazmente la expansión rápida manteniendo un servicio de calidad.
- Desarrollo sostenido gracias a una gestión optimizada a través de Furious.
Desafíos iniciales y objetivos
Ante un crecimiento rápido, pasando de 0 a 55 colaboradores en cuatro años, SMASH Group sintió la necesidad de optimizar su gestión del tiempo y centralizar sus herramientas para mantener la calidad de servicio ofrecida a sus clientes, anticipando al mismo tiempo los excesos de tiempo y las posibles necesidades de personal adicional que activar de manera flexible.
Su objetivo principal
- Mejorar la visibilidad y la gestión del tiempo de los equipos para evitar las sobrecargas de trabajo y optimizar la rentabilidad.
Sus objetivos secundarios
- Poder planificar mejor
- Aportar métricas concretas a los clientes sobre el tiempo dedicado por proyectos.
¿Quiénes son?
- Consultoría, funciones a tiempo compartido (RRHH, Jurídico, Financiero)
- Francia – París / Marsella
- Fundada en 2018
- 55 colaboradores (+22 colaboradores al año)
Resultados con Furious
— Una visibilidad clara
Sobre el personal, la planificación, el tiempo dedicado por clientes en 2 clics.
— 1 herramienta única
Para gestionar los proyectos y la disponibilidad de colaboradores (De 0 a 50 colaboradores en 4 años) así como el control de la facturación / el margen
— Una vista de los KPI esenciales
Dinámica, con la posibilidad de monitorizar y asegurar los datos
Antes de Furious
Antes de la integración de Furious, SMASH funcionaba principalmente con archivos Excel para hacer el seguimiento del tiempo de trabajo y gestionar las tareas administrativas. Aunque práctico, este método carecía seriamente de dinamismo y no permitía ver en tiempo real la carga de trabajo de los equipos. Resultado: una ineficiencia general en la gestión de proyectos y una falta de flexibilidad que se hacía notar cruelmente, especialmente en un contexto de fuerte crecimiento. Jean-Baptiste, cofundador de SMASH, nos cuenta:
Hemos pasado de la era medieval a la era digital. Con la llegada de Furious, hemos pasado a una era mucho más dinámica con monitorización también y evidentemente la segurización de los datos.
SMASH tenía objetivos claros: anticipar, planificar y dotar mejor de personal, reducir el estrés de los equipos debido a la sobrecarga de trabajo y asegurarse de que cada minuto trabajado fuera correctamente seguido e imputado para optimizar la rentabilidad.
La dirección también deseaba garantizar que los propios equipos pudieran ver y planificar su carga de trabajo futura (una de las claves para evitar las malas sorpresas y los retrasos).
Después de Furious
La integración de Furious ha solucionado varias problemáticas en SMASH.
Seguimiento en tiempo real
Esta funcionalidad ha sido crucial para SMASH que deseaba asegurarse de que sus equipos no estuvieran abrumados, poder anticipar posibles contrataciones antes incluso de la firma de nuevos clientes, y planificar sus tareas de manera óptima. Jean-Baptiste declara:
Jean-Baptiste Cousin, cofundador de SMASH
Monitorizamos el tiempo gracias a Furious de manera muy precisa, primero para asegurarnos de que no los estamos sobrecargando y poniéndolos en situaciones de estrés.
Planificación y distribución de tareas
Además del seguimiento en tiempo real, planificaciones detalladas por equipo y por proyecto se han puesto en marcha. Gracias a estas planificaciones compartidas y a los recordatorios automáticos configurados para ciertas acciones (recordatorio de tareas, facturación, periodo de vacaciones, etc.), la distribución de tareas y la anticipación de los periodos de alta carga de trabajo han sido enormemente mejoradas.
No hay nada peor que no saber cómo vas a trabajar, en qué vas a trabajar en el futuro. Así que también es un desafío de planificación.
Seguimiento en 2 clics y control fácil para la dirección
La dirección de SMASH Group se enfrentaba a un problema persistente de falta de visibilidad sobre lo que realmente pasaba dentro de los equipos, especialmente con el rápido crecimiento del equipo. Esta problemática se ha resuelto gracias a la introducción de Furious.
Con Furious, se ha vuelto posible hacer el seguimiento del rendimiento y las cargas de trabajo de los equipos en solo unos clics, permitiendo un control más preciso y eficaz. La dirección puede ahora ver en tiempo real en qué punto están los proyectos, qué equipos están sobrecargados y dónde son necesarios ajustes, facilitando así una toma de decisiones rápida e informada.
Las 3 funcionalidades favoritas de Jean-Baptiste
Funcionalidad #1: El avance en los proyectos
Mi primera funcionalidad favorita es el pequeño widget para mover el cursor que permite declarar su tiempo de manera bastante lúdica con una vista macro del conjunto de sus proyectos.
Esta funcionalidad hace que el seguimiento del tiempo sea simple y atractivo para los equipos, lo que mejora la adopción y el uso de la herramienta y por rebote una visibilidad aumentada del estado de la rentabilidad por proyectos. La prueba en imagen:
Este widget permite a los usuarios declarar fácil y rápidamente el tiempo dedicado por proyectos – más precisamente el estado de avance por proyectos ofreciendo una vista de conjunto clara e intuitiva para cada uno de ellos: ¿estás retrasado? ¿Debes lanzar la facturación? ¿Añadir el tiempo vendido? Alertas automáticas también pueden configurarse ahí.
Funcionalidad #2: Las planificaciones por equipo
La segunda funcionalidad que aprecio mucho, es la vista macro total de la empresa, es decir las planificaciones por equipo para tener esta vista macro de cuántos días han sido asignados, cuánto tiempo de vacaciones también se ha solicitado, etc.
Esta vista global de las planificaciones permite una gestión eficaz de los recursos humanos y una mejor anticipación de las necesidades de personal. Las planificaciones por equipo facilitan la distribución de tareas y la organización de proyectos, garantizando que las cargas de trabajo estén equilibradas y que los objetivos se alcancen de manera coordinada.
Funcionalidad #3: La imputación por persona
Hay una tercera que me gusta mucho que se llama "imputación por persona", que permite constatar una especie de realidad económica una vez que has facturado, finalmente sobre un total de tiempo disponible, cuánto tiempo he facturado, cuánto tiempo no he facturado.
Esta funcionalidad permite hacer un seguimiento preciso de la utilización del tiempo de cada empleado, comparar el tiempo facturado con el tiempo total disponible y detectar las desviaciones. Esto ayuda a identificar las ineficiencias y a optimizar la facturación, garantizando que el tiempo de los empleados se utilice de manera rentable.
Resultados obtenidos
El impacto de Furious en SMASH ha sido inmediato y significativo. La empresa ha constatado una mejora notable del seguimiento del tiempo dedicado por proyectos y ha podido anticipar más finamente la contratación de colaboradores en función de los periodos de alta carga o de la firma de nuevos clientes que acompañar. Jean-Baptiste explica:
Pasar a Furious era una evidencia. A la vez para evitarnos pasar demasiado tiempo tratando de entender lo que pasaba a nivel de los equipos y también para los equipos, para que tuvieran una visibilidad de su carga de trabajo.
Finalmente, del lado de los equipos, es un éxito total — a pesar de algunas «fricciones» durante la implementación de la herramienta: se benefician de una previsibilidad aumentada de su carga de trabajo, lo que les permite organizar mejor su semana y evitar los retrasos.
Gracias a esta solución, SMASH ha transformado su gestión del tiempo, pasando de un seguimiento manual y estático a una gestión dinámica y proactiva. Esta transformación ha reducido los errores y los retrasos en los proyectos, mejorando así la satisfacción de los clientes y el bienestar de los equipos.
Augustin Marcotte, cofundador de SMASH
Hoy gracias a Furious conseguimos hacer un buen seguimiento de nuestros leads, los leads transformados, los prospectos que tenemos en el pipeline, el tiempo de transformación del prospecto (...), eso nos ha permitido progresar y analizar bien por qué perdíamos tal o cual lead y entender nuestro rendimiento.
Formación y acompañamiento
Para garantizar una adopción exitosa de la herramienta, ¡hemos puesto toda la carne en el asador! Primero, hemos organizado sesiones de formación ultra dinámicas para mostrar todas las funcionalidades y las ventajas de nuestra herramienta. ¡Y eso no es todo! Aseguramos un soporte técnico continuo para que, incluso si surge un problema, se resuelva rápidamente.
Pero no termina ahí. Mantenemos contacto regular con SMASH para asegurarnos de que todo funciona sobre ruedas y para tener en cuenta sus comentarios. Después de todo, es gracias a estos comentarios que podemos seguir mejorando nuestra herramienta y haciéndola aún más eficiente.
