Introducción
En nuestro último artículo, Quentin de SommeSi nos desvelaba sus secretos para una integración exitosa de Furious en una pyme de 40 colaboradores. En este artículo, pasamos a otra escala para comprender los desafíos de la integración de un ERP en una empresa de 200 personas. Quentin, nuestro integrador profesional, vuelve para guiarle a través de los retos y las mejores prácticas.
Desafíos encontrados
Más colaboradores… ¡más desafíos!
En una estructura mediana, el enfoque suele ser «bottom-up»: se gestionan los proyectos individualmente y, mientras se desarrollen bien, ¡el conjunto de la empresa sigue! Alrededor de los 200 colaboradores, el enfoque se vuelve más pragmático y orientado hacia indicadores consolidados.
Desafío #1: Comprender las expectativas específicas
El primer desafío, y el más importante, es comprender con precisión por qué la empresa ha optado por Furious y qué mejoras espera obtener cada departamento en comparación con la herramienta anterior. Es esencial entender las expectativas específicas de cada equipo y garantizar que la nueva herramienta responderá eficazmente a sus necesidades diarias.
La respuesta durante la integración: realizar una auditoría previa exhaustiva con cada equipo que utilizará la herramienta.
Desafío #2: Integrar con los procesos existentes
Las empresas de 200 colaboradores suelen tener ya herramientas y procesos bien establecidos. El desafío reside entonces en la integración de Furious de manera que mejore estos procesos existentes sin perturbar las operaciones habituales. En estas estructuras, el middle management ya está presente y normalmente ya hay herramientas y procesos implementados.
La respuesta durante la integración: poder formar a sus colaboradores en equipo, de manera que responda a sus problemáticas y no solo se integre en lo existente, sino que también cubra lo que les faltaba hasta ahora.
Desafío #3: Gestionar el factor humano
En una estructura de este tamaño, generalmente hay una diversidad de expectativas y niveles de adhesión al cambio. Por esta razón es esencial mantener una comunicación clara y constante para explicar los beneficios de Furious y obtener la adhesión de todos los colaboradores.
La respuesta durante la integración: no hacer todo en un corto lapso de tiempo, hacer puntos de seguimiento regulares y medir los avances y aportaciones concretas de la solución en relación directa con los equipos.
Desafío #4: Superar los desafíos técnicos
Por último, están los desafíos técnicos, especialmente la integración de Furious con los sistemas de información existentes. Quentin subraya que Furious debe a menudo interconectarse con un sistema de información robusto, gestionado por una dirección de sistemas de información (DSI). En este contexto, las API juegan un papel crucial, y Furious se distingue por su excelente rendimiento en este ámbito.
La respuesta durante la integración: establecer un equipo técnico dedicado para asegurar la integración de las API y la compatibilidad con los sistemas de información existentes, garantizando una transición fluida y sin problemas.
Los 3 errores que evitar
Error #1: Intentar contentar a todo el mundo
En una empresa de este tamaño, es tentador querer satisfacer cada petición individual, pero esto puede llevar a una implementación caótica e ineficaz. Quentin insiste en la importancia de estandarizar y racionalizar los procesos. Querer contentar a todo el mundo puede impedir la implementación de un marco estructurado y coherente.
Error #2: Aceptar que algunos no participen
Para garantizar el éxito de la implementación, la adhesión total a la herramienta es indispensable. Es imperativo que todos los colaboradores, incluidos los managers, utilicen Furious de manera coherente. Quentin subraya que no insistir en un uso uniforme puede crear fracturas en el seno del equipo y perjudicar la eficacia global.
Error #3: Descuidar la gestión del cambio
Una implementación exitosa requiere una gestión rigurosa del cambio. Quentin explica que es vital comunicar claramente los beneficios de Furious y apoyar a los equipos durante todo el proceso de integración. Descuidar este aspecto puede provocar resistencias y dificultades de adopción de la herramienta.
Fases clave de la implantación
Aunque los pasos clave siguen siendo idénticos independientemente del número de colaboradores, el tamaño de la empresa implica algunos ajustes. El proceso puede llevar un poco más de tiempo e incluir sesiones de pre-restitución adicionales así como preparaciones más exhaustivas antes de las fases críticas. Sin embargo, SommeSi siempre concede la misma importancia a comprender bien cómo funciona cada empresa, independientemente de su tamaño y complejidad. Esto implica a menudo entrevistar a un mayor número de personas para entender bien las necesidades específicas de cada departamento, pero al final, los pasos siguen siendo los mismos.
1. La auditoría inicial
La auditoría inicial es el punto de partida donde el integrador va a explorar los entresijos de la empresa. Esto comienza por una comprensión profunda del cliente. El equipo de SommeSi realiza entrevistas detalladas para captar las sutilezas de cada empresa: cómo funciona, quién hace qué, los ritmos de trabajo, y las necesidades específicas de cada departamento. Esta fase permite cartografiar los procesos y los flujos de información, identificando así las necesidades específicas.
2. La restitución de los procesos
Después de la auditoría, una sesión de restitución presenta una visión clara de los procesos actuales y los objetivos a alcanzar. El objetivo es asegurarse de que todo el mundo esté alineado sobre la organización objetivo y los procesos a implementar. Este paso es crucial para validar las hipótesis de trabajo y asegurarse de la alineación de los equipos sobre los próximos pasos. Una buena restitución de los procesos facilita la configuración de Furious, optimiza la recuperación de datos, personaliza la formación y simplifica los pasos siguientes.
3. La configuración
Es el momento de parametrizar Furious para que corresponda perfectamente a las necesidades de la empresa. Adaptar la herramienta a las necesidades del cliente es un poco como hacer un traje a medida: cada detalle debe estar impecablemente ajustado. La configuración se hace de manera participativa, implicando directamente a los miembros de la empresa. Este enfoque pedagógico refuerza la implicación de los equipos, haciéndolos más comprometidos y competentes, lo que facilita enormemente la adopción de la herramienta.
4. El desarrollo de API
Para asegurar una integración armoniosa, las diferentes aplicaciones de la empresa deben poder comunicarse entre ellas. Furious, abierto en API, es particularmente flexible y compatible con numerosas otras soluciones. Por ejemplo, si la empresa ya utiliza una herramienta de gestión de ausencias, se puede desarrollar una API para interconectar esta herramienta con Furious, evitando así la doble entrada y simplificando la gestión de datos.
5. La recuperación de datos (RDD)
La mayoría de las empresas desean acceder a sus datos anteriores para compararse con un período de referencia. Este paso delicado implica la manipulación de grandes cantidades de datos para importarlos al nuevo sistema, asegurando una transición suave.
6. Las pruebas
Antes de la implementación, Furious se somete a pruebas en condiciones reales para verificar y validar que los parámetros, los derechos, y otras configuraciones corresponden a las expectativas del cliente. Esto permite asegurarse de que todo está en orden antes de pasar a la formación.
7. La formación inicial
Para que la adopción de la herramienta sea rápida y eficaz, se imparte una formación inicial. Se desarrolla en dos tiempos: una parte teórica para comprender las funcionalidades de Furious y su integración en el día a día profesional, seguida de casos prácticos donde los empleados se ejercitan en escenarios ficticios antes de trabajar con sus propios datos reales. Una vez que los datos están integrados y los equipos bien formados, Furious puede ser oficialmente lanzado en la empresa.
La milla extra de SommeSi
Después del Go Live, SommeSi continúa proporcionando apoyo y formación continua. Quentin insiste en la importancia de mantenerse disponible para los clientes, organizando talleres dedicados para momentos clave como la primera facturación o el primer cut-off de producción.
La milla extra de SommeSi
Después del Go Live, SommeSi continúa proporcionando apoyo y formación continua. Quentin insiste en la importancia de mantenerse disponible para los clientes, organizando talleres dedicados para momentos clave como la primera facturación o el primer cut-off de producción.
Las 3 mejores prácticas
1. Dedicar una persona interna al proyecto
Quentin subraya la importancia de designar una persona interna que será responsable del proyecto de implementación. Esta persona actúa como punto de contacto central, avanza en los temas diariamente y sube progresivamente de nivel de competencia en la herramienta. Aunque esta persona no realice necesariamente toda la implementación, juega un papel crucial facilitando la comunicación y coordinando los esfuerzos entre el equipo interno y los consultores externos.
2. Hacerse acompañar por expertos
Según Quentin, es esencial recurrir a integradores especializados para una implementación serena y eficaz. Cambiar la herramienta central de gestión y pilotaje de una empresa de 200 personas es una operación delicada que requiere una experiencia específica. Los integradores de SommeSi poseen una doble competencia, tanto técnica como de negocio, lo que les permite asegurar una integración fluida y optimizar el uso de Furious.
3. Aceptar y gestionar el cambio
Una implementación exitosa requiere una buena gestión del cambio. Quentin insiste en la importancia de aceptar que ciertas prácticas deben evolucionar y estar abierto a nuevos métodos de trabajo. La gestión del cambio debe estar bien planificada y ejecutada para obtener la adhesión de los colaboradores y minimizar las resistencias. Comunicando claramente los beneficios de la herramienta e implicando a los usuarios desde el principio, es posible facilitar la transición y garantizar una adopción completa de Furious.
1 año después: ¿qué piensan los usuarios?
Implementar Furious es beneficiarse de mejoras en sus operaciones desde el primer día de implementación. Pero como un buen vino, hay que dejarle tiempo para decantar y revelar toda su potencia.
A corto plazo
A medio plazo
A largo plazo
En conclusión
La integración de Furious representa un paso crucial para las empresas que desean optimizar su gestión y mejorar su rendimiento. Adoptando un enfoque estructurado y apoyándose en la experiencia de integradores como SommeSi, las empresas pueden explotar plenamente todas las funcionalidades de Furious para alcanzar sus objetivos de manera eficaz y duradera.
¡No pierda más tiempo, pruebe Furious hoy mismo y aprecie la potencia de nuestro ERP para ganar en rentabilidad!
