Las claves del éxito de Ceetadel con Furious

En resumen

• Cifra de negocios duplicada en 2 años desde la integración de Furious.
• Visibilidad clara de los próximos proyectos y gestión proactiva de los excesos de tiempo.
• Seguimiento preciso de la rentabilidad y de la satisfacción de los equipos.
• Automatización de las tareas administrativas, liberando el 15 % del tiempo de trabajo para actividades de mayor valor añadido.
• Transformación del rendimiento operativo y refuerzo del compromiso de los empleados gracias a Furious.

Desafíos iniciales

Ante un crecimiento rápido, pasando de 25 empleados en 2016 a 50-60 en 2021, Ceetadel sintió la necesidad de optimizar su gestión y centralizar sus herramientas para mantener la calidad del servicio ofrecido a sus clientes. La creciente variedad de proyectos, con varias agencias dentro del mismo grupo y cada una con sus especialidades, hizo que la comunicación y la coordinación fueran cruciales.

Además, Ceetadel se enfrentaba a varios retos cruciales: retención de talento, crecimiento de los equipos y mantenimiento de los mejores empleados para contribuir al crecimiento de la empresa. Por último, la rápida expansión mediante la adquisición y fusión de varias agencias requirió la integración de diferentes sistemas y prácticas de gestión, subrayando la necesidad de una herramienta única y centralizada para armonizar las operaciones y mejorar la eficiencia.

¿Quiénes son?

• Grupo independiente de comunicación y marketing, compuesto por 5 agencias especializadas:

1. Nouveau Monde — agencia de estrategias de marca y creación
2. Monet — agencia de RR. PP., elegida agencia de RR. PP. del año 2022.
3. AllMatik — 1.ª agencia de medios de marketing de precisión
4. Smartfire — agencia tecnológica dedicada a la transformación digital
5. Conversationnel — agencia de Social Media

• Francia - París, Lyon, Nantes, Burdeos
• Fundado en 2023
• +210 empleados

Resultados con Furious

Mayor visibilidad

Un seguimiento en tiempo real de los márgenes y de los tiempos dedicados a cada proyecto.

Eficiencia operativa

Una reducción de los excesos de tiempo gracias a una gestión precisa de la planificación.

Mejora de la rentabilidad

Una gestión rigurosa de los costes y presupuestos, aumentando la rentabilidad de los proyectos.

Satisfacción de los equipos

Una mejor organización del trabajo, aumentando la satisfacción de los empleados.

Pasamos a Furious cuando facturábamos algo más de 6 millones de euros de cifra de negocios; necesitábamos una herramienta que nos permitiera pilotar nuestro negocio y seguir nuestro crecimiento. Desde que instalamos Furious, hemos duplicado nuestra cifra de negocios en 2 años.

Amaury Bataille - Director General de Ceetadel

Objetivos

• Mejorar la visibilidad y la gestión de los márgenes brutos de los proyectos, tanto a nivel real como previsional, para tener una visión clara y precisa de la rentabilidad.
• Optimizar la gestión de los recursos para maximizar la rentabilidad de los proyectos.
• Mejorar la satisfacción de los equipos implementando herramientas que permitan una mejor organización del trabajo y una reducción de los excesos de tiempo.
• Facilitar la toma de decisiones con datos en tiempo real para tomar decisiones rápidas e informadas.

Amaury Bataille, Director General del grupo Ceetadel

Hemos implementado la parte de gestión de compras que nos permite tener visibilidad sobre la rentabilidad del margen bruto por proyecto y seguirlo de manera automatizada.
Somos capaces de agregar nuestras estimaciones de margen bruto tanto en lo real como en lo previsional, lo que nos permite pilotar el negocio.

Antes de Furious

Antes de la integración de Furious, Ceetadel funcionaba principalmente con métodos manuales y herramientas dispares para gestionar los tiempos de trabajo y las tareas administrativas. Amaury, Director General del grupo Ceetadel, explica: “Antes de la implementación de Furious en el verano de 2021, no controlábamos los márgenes de nuestros tiempos dedicados a los proyectos.” La estructura era lo suficientemente pequeña y con especialidades en un mismo ámbito para permitir una gestión a ojo, sin necesidad de herramientas de pilotaje sofisticadas.

La gestión de los proyectos también se hacía a mano, lo que dificultaba el seguimiento preciso de los tiempos dedicados y los costes asociados.

Bénédicte Raffin, Directora de Estudio en el grupo Ceetadel, relata: “Antes de Furious, funcionábamos con papel y bolígrafo; escribíamos quién era el cliente, su solicitud y luego estimábamos más o menos el tiempo que podía llevar.”

Las herramientas inadecuadas provocaron una falta de eficiencia creciente a medida que la agencia crecía y diversificaba sus servicios. Amaury añade: “En 2019-2020 nos dimos cuenta de que el sentido común, nuestro seguimiento y nuestro conocimiento ya no eran suficientes para pilotar el negocio.”

Después de Furious

La integración de Furious marcó un punto de inflexión decisivo para Ceetadel, transformando radicalmente su manera de gestionar los proyectos y optimizar los recursos. La herramienta permitió resolver varios problemas críticos y aportó mejoras significativas en su día a día.

Seguimiento en tiempo real

Hoy en día, Furious ofrece a Ceetadel la posibilidad de seguir los márgenes brutos y los tiempos dedicados a cada proyecto en tiempo real. Amaury explica: “Lo que seguimos hoy en Furious es a varios niveles. Seguimos el tiempo dedicado por los equipos a los proyectos para asegurarnos de que el tiempo vendido corresponde al tiempo dedicado (…) Así que tenemos un enfoque en el que seguimos bien el tiempo a nivel macro de los proyectos para asegurarnos de que estamos dentro de lo previsto.”

Esta funcionalidad es crucial para garantizar que los proyectos sigan siendo rentables y para tomar decisiones informadas rápidamente.

Eficiencia operativa

La implementación de Furious ha permitido una gestión más precisa de la planificación y una reducción significativa de los excesos de tiempo. Bénédicte destaca:

Bénédicte Raffin, Directora de Estudio de Nouveau Monde

Furious indica directamente cuándo hay un exceso de tiempo. Lo sé en cuanto supera el 100 %.

Esto ha permitido reajustar las estimaciones en tiempo real y optimizar el uso de los recursos. Gracias a Furious, Bénédicte y sus equipos de producción disfrutan de una visibilidad clara de los próximos proyectos, a menudo con 15 días de antelación.

Optimizar los recursos

Gracias a Furious, Ceetadel puede ahora asignar sus recursos de manera más eficaz, maximizando así la rentabilidad de los proyectos. Clémence Vuillermet, responsable comercial, precisa:

Con Furious, lo que también es interesante es esa visión, toda esa parte de CRM, que nos permite también tener una medición complementaria a la parte de proyecto para todo lo que es la rentabilidad de un tema hasta su finalización.

Clémence Vuillermet, responsable comercial de Ceetadel

Aunque su rol se centra en la parte comercial, su testimonio destaca cómo la integración de las funcionalidades CRM de Furious complementa la gestión de proyectos. Esto es indispensable para la correcta sincronización entre los equipos comerciales y de producción, asegurando una visión holística de la rentabilidad de cada asunto, de principio a fin.

Mejora de la rentabilidad

El uso de Furious ha llevado a una gestión más rigurosa de los costes y presupuestos, aumentando así la rentabilidad de los proyectos. Clémence menciona:

Clémence Vuillermet, Directora de New Biz en Ceetadel

Hoy, Furious nos permite tener medidas de seguimiento, medidas de rentabilidad, medidas también sobre el tiempo dedicado, desde los equipos de dirección de proyecto hasta los gestores de proyecto y el trabajo continuo de los creativos.

Satisfacción de los equipos

Furious también ha contribuido a una mejor organización del trabajo, reduciendo el estrés y aumentando la satisfacción de los empleados. Clémence afirma: “hoy, como Ceetadel, también tenemos el KPI de satisfacción de nuestros empleados y de nuestros clientes. Y hoy, Furious también nos permite tener esa medición y ese arbitraje. (…)

Las 3 funcionalidades estrella favoritas de Amaury

Funcionalidad #1: El margen bruto producido por unidad de negocio

“Hemos pasado al margen bruto producido por unidad de negocio. Es el KPI clave que nos permite asegurarnos de que la producción vendida a nuestros clientes permite absorber los costes de nuestras unidades de negocio.”

• 
  Arriba: el margen bruto producido por unidad de negocio en Furious

Amaury explica que este enfoque es vital para la empresa, ya que permite integrar eficazmente a los diferentes responsables y gestores de las unidades de negocio. Con varias estructuras jurídicas y unidades de negocio transversales, el seguimiento del margen bruto producido es indispensable para una gestión óptima y una visibilidad clara de los resultados financieros. Sin esta funcionalidad, Ceetadel ya no podría pilotar su actividad de manera eficaz.

Funcionalidad #2: El margen bruto facturado por unidad de negocio

“El segundo, desde un punto de vista puramente financiero, es el margen bruto facturado por unidad de negocio. Es este el que, al final, acaba siendo el veredicto final, aunque el margen bruto producido sea igual al margen bruto facturado al final del proyecto. En nuestro pilotaje financiero también tenemos este enfoque que nos permite medir la rentabilidad de un proyecto.”

• 
  Arriba: vista del panel financiero en Furious que muestra las compras registradas y facturadas en un periodo determinado, el margen bruto facturado, el margen bruto estimado con los proyectos no creados y el margen bruto firmado.

Otra funcionalidad clave para Ceetadel es el seguimiento del margen bruto facturado por proyecto. Este enfoque permite medir la rentabilidad de un proyecto y evaluar la capacidad de la empresa para cubrir sus costes.

Amaury añade: “Es con este margen bruto facturado por proyecto con el que somos capaces de decirnos ‘mira, en tal proyecto, sí, a tal proveedor podemos pagarle, queda margen, quitamos la provisión y gestionamos nuestras compras asegurándonos de que la rentabilidad global de la empresa es suficiente’.”

Funcionalidad #3: El panel de presupuesto

“Una de las funcionalidades que utilizo muy a menudo es el panel de presupuesto, que me permite ver proyecto por proyecto, cliente por cliente, el margen bruto generado y, sobre todo, las compras no recibidas […] Es una herramienta que nos permite tener un enfoque global de los KPIs financieros.” - Amaury Bataille

• 
  Arriba: ejemplo de un widget en el panel de Finanzas

Esta funcionalidad es particularmente útil porque permite adoptar un enfoque conservador en materia de costes. Amaury añade: “Tenemos un enfoque más bien conservador al decirnos: dudo entre 8 y 9 de costes en el proyecto, voy a poner 10 de costes y al final, si tengo 8 y medio, quito 1 y medio de provisión y tenemos la sensación de tener una buena noticia.”

Resultados obtenidos

La implementación de Furious en Ceetadel les ha permitido mejorar su gestión de proyectos y la optimización de sus recursos. Amaury destaca: “Hoy, Furious nos permite seguir en tiempo real dónde están nuestros márgenes.” Esta transparencia ha permitido una gestión más precisa y reactiva.

Además, Furious ha mejorado la organización del trabajo, reduciendo el estrés de los equipos y aumentando su satisfacción. Amaury afirma: “Creo que hoy en día hay una buena aceptación por parte de los equipos; ven que no estamos con el látigo detrás y que está más bien para dar los medios para crecer.”

Escuchar el extracto de audio: .

Además, la implementación de la gestión de pedidos ha permitido a Ceetadel pilotar sus compras de manera muy detallada. Amaury explica: “Hace 2-3 años, implementamos la gestión de pedidos que nos permite pilotar nuestras compras y pagar a nuestros proveedores cuando nuestros clientes nos han pagado, y eso es lo que Furious nos permite seguir a través del sistema de pedidos.” Esta funcionalidad, combinada con los recordatorios automáticos de facturas y la facturación automatizada desde el primer día del mes, ha mejorado considerablemente las necesidades de fondo de maniobra (NOF) de la empresa.

Por último, la automatización aportada por Furious ha permitido ganar un tiempo valioso en las tareas administrativas y recurrentes. Fouad Salhi, contable de Ceetadel, declara: “Gracias a Furious, hemos automatizado toda la entrada de notas de gastos en contabilidad y la entrada de facturas de clientes.” Esta automatización ha permitido a Fouad ganar aproximadamente un 15 % de su tiempo, permitiéndole concentrarse en tareas de mayor valor añadido.

En pocas palabras

En resumen, Furious ha transformado la gestión de Ceetadel al permitir:

1. Una gestión dinámica y proactiva.
2. La reducción de errores y retrasos.
3. La mejora de la satisfacción de los clientes y del bienestar de los equipos.

Una gestión detallada de los proyectos

Amaury Bataille, Director General del grupo Ceetadel

Hoy en nuestro funcionamiento, seguimos el progreso basado en las fechas del proyecto, lo que nos permite pilotar el margen bruto producido de manera bastante precisa en relación con la realidad, ya que vendemos horas hombre (…) así que esto nos permite eliminar las desviaciones de facturación donde he facturado un anticipo o he facturado solo al final. Tenemos una visión del margen bruto producido basada en los avances, en las fechas del proyecto.

Happy Ceetadel & Furious (sin final)

“La gestión del tiempo es algo clave para nosotros para pilotar la rentabilidad, ya que somos una agencia de servicios, por lo que vendemos horas hombre, que es nuestra materia prima en cierto modo. (…) vendemos horas hombre y necesitamos pilotar y saber dónde se ponen los recursos y si ponemos el recurso adecuado en el lugar adecuado para entregar suficiente rentabilidad para la estructura, rentabilidad que nos permitirá reinvertir para nuestro desarrollo, que nos permitirá hacer crecer a nuestros equipos, continuar con la prospección, invertir en el mercado, invertir en comunicación para seguir desarrollándonos y necesitamos entender dónde están nuestros márgenes, y nuestros márgenes hoy son la diferencia entre el tiempo que hemos vendido y el tiempo valorado que dedicamos.” - Amaury Bataille

¿Y usted, cuándo empieza?

Descubre Furiosa