En una agencia, todo se basa en una ecuación delicada: entregar resultados de calidad, a tiempo, con una gestión de proyectos eficaz y un equipo productivo capaz de superar los desafíos.
Pero muy a menudo, el staffing es una fuente de tensión constante. Recursos movilizados en varias misiones, planificaciones ajustadas con urgencia y conflictos detectados demasiado tarde. Pasa más tiempo apagando fuegos que dirigiendo serenamente su actividad, con una carga de trabajo que se vuelve abrumadora y objetivos fijados difíciles de alcanzar.
Este modo de gestión reactivo frena el rendimiento y agota a sus equipos. Sin embargo, existe otro enfoque: integrar staffing y gestión de proyectos desde la fase de presupuesto para anticipar las necesidades, evitar conflictos y ajustar los recursos con flexibilidad.
¿Cómo transformar su gestión del staffing para ganar en agilidad y rentabilidad? ¿Cuáles son las palancas concretas que activar para una planificación más fluida y eficaz? Análisis.
Gestión de proyectos: el desafío actual de las agencias
Una constatación contundente: el staffing sobre la marcha no funciona
Si aún gestiona sus proyectos con un enfoque reactivo, probablemente ya se haya enfrentado a estas situaciones:
- Descubre demasiado tarde que un colaborador ya está asignado a otra misión.
- Se ve obligado a trastornar sus planificaciones con urgencia para repartir la carga de trabajo.
- Le falta visibilidad sobre sus recursos, lo que complica la gestión de proyectos y la realización de los objetivos.
Esta gestión de proyectos fragmentada conlleva una pérdida de agilidad, plazos que se alargan y una bajada de rentabilidad. Cuanto más tardíos son los ajustes, más costosos resultan, tanto en tiempo como en energía para sus equipos. Una carga de trabajo mal repartida también perjudica la productividad del equipo, haciendo que los esfuerzos para alcanzar los objetivos sean aún más difíciles.
Por el contrario, un enfoque anticipado y fluido permite optimizar la asignación de los equipos, repartir mejor la carga de trabajo, reducir los conflictos y mejorar la rentabilidad de los proyectos. Una gestión eficaz de los recursos y del staffing garantiza que cada colaborador esté asignado donde es más útil, lo que permite maximizar la eficiencia global.
Un staffing iterativo y previsional: el dúo ganador
Los tres pilares de un buen staffing
Un staffing eficaz no debe ser una lucha diaria, sino un proceso fluido y natural. Sin embargo, demasiadas agencias siguen gestionando sus recursos día a día, sin verdadera anticipación de la carga de trabajo.
¿Resultado? Equipos sobrecargados en ciertos proyectos, mientras que otros carecen de recursos en el momento crítico, lo que obstaculiza la productividad y retrasa la realización de los objetivos. Por tanto, es crucial establecer una gestión proactiva y estructurada para evitar estos desequilibrios.
El verdadero desafío es hacer staffing a largo plazo. Al integrar el staffing desde la fase de presupuesto y proyectar los recursos sobre toda la duración del proyecto, evita los ajustes permanentes y gana en estabilidad. Este enfoque garantiza que cada miembro del equipo sepa de antemano en qué va a trabajar, y que los responsables puedan repartir mejor la carga de trabajo sin estrés de último minuto.
Los tres pilares de un staffing eficaz son, por tanto, claros:
- Un proceso iterativo
La planificación evoluciona naturalmente, en función de las necesidades del proyecto y las disponibilidades de los equipos. - Una visibilidad a largo plazo
Proyecta sus recursos con mucha antelación, lo que permite anticipar los conflictos y evitar los períodos de falta de personal. - Una gestión fluida
La planificación está estructurada al 80% desde el principio, lo que reduce la carga mental y los ajustes imprevistos.
Al apostar por una planificación proactiva y una asignación inteligente de los recursos, evita los desequilibrios y las decisiones tomadas con urgencia.
Los beneficios concretos para su agencia
La integración del staffing y de la gestión de proyectos le permite transformar la manera en que dirige sus recursos. Concretamente, esto se traduce en:
- Un ahorro de tiempo – Al limitar las urgencias de último minuto, dispone de más tiempo para hacer balance de los proyectos en curso y ajustar su estrategia.
- Menos conflictos – Todo está planificado desde el principio, lo que reduce las tensiones relacionadas con la falta de organización y permite mantener una mejor coordinación durante todo el proyecto.
- Una mejor visibilidad – Sabe precisamente qué recursos están disponibles y cuándo, lo que facilita la toma de decisiones y permite movilizar un equipo eficaz en el momento adecuado.
- Un control por datos y el control de los KPI – Cuando staffing y gestión de proyectos están bien integrados, puede seguir en tiempo real el tiempo realmente dedicado a cada proyecto y comparar con el tiempo inicialmente previsto. Este análisis permite identificar rápidamente las desviaciones, ajustar la carga de trabajo e incluso hacer predicciones: si un proyecto supera regularmente su presupuesto de tiempo, lo detecta mucho antes de que se convierta en un problema.
- Un crecimiento controlado – Puede aceptar más proyectos sin riesgo de sobrecargar a sus colaboradores, porque sabe precisamente dónde se encuentra y puede ajustar sus recursos en función de las previsiones reales, para una gestión de proyectos más fluida y controlada.
Con este enfoque, cada proyecto se lanza sobre bases sólidas, con una gestión de recursos optimizada.
¿Cómo pasar a la acción?
Estructurar un flujo de trabajo claro
- Cada franja de trabajo está directamente vinculada a una tarea precisa.
- Los colaboradores saben inmediatamente lo que deben hacer en función de su disponibilidad.
- El seguimiento de los proyectos se simplifica, porque cada acción está planificada y vinculada a un recurso.
¿Por qué fracasan las agencias?
Muchas agencias tienen dificultades para adoptar este enfoque por varias razones:
- Una falta de herramientas adaptadas – La gestión del staffing se basa a menudo en hojas de cálculo o soluciones demasiado rígidas, lo que impide una planificación ágil y centralizada.
- Una cultura de lo reactivo – El hábito de gestionar las urgencias en lugar de anticipar conlleva una sobrecarga constante de los equipos, una carga de trabajo mal repartida y ajustes de último minuto que perjudican la rentabilidad. Esto también conduce a un equipo menos productivo, porque los recursos se reajustan constantemente en lugar de utilizarse de manera óptima.
- Una compartimentación entre gestión de proyectos y staffing – Cuando ambos están disociados, los recursos se atribuyen sin tener en cuenta las prioridades estratégicas, generando conflictos de planificación y una falta de flexibilidad.
- Una baja integración del cliente en el proceso – Muy a menudo, los clientes son informados de las planificaciones una vez que están fijadas, lo que limita su capacidad de anticipar y genera solicitudes tardías que vienen a perturbar la organización de la agencia. Al integrar al cliente desde el principio – compartiendo una visión de los recursos asignados y de los hitos clave –, la agencia mejora la comunicación, reduce los imprevistos y gana en eficiencia.
Una agencia que elimina estos frenos y adopta un modelo más transparente y colaborativo se da los medios para mejorar su rendimiento mientras asegura sus compromisos.
El caso de SMASH Group
Para ilustrar este enfoque, tomemos el ejemplo de SMASH Group, una consultora francesa fundada en 2018. En solo cuatro años, pasaron de 0 a 55 colaboradores, con un crecimiento anual del 50%, contratando una media de 22 personas al año. Esta expansión rápida puso de manifiesto la necesidad de optimizar la gestión del tiempo y centralizar las herramientas para mantener la calidad del servicio al cliente.
Los desafíos encontrados por SMASH Group:
- Visibilidad limitada
Con un crecimiento rápido, se volvía difícil seguir en tiempo real la carga de trabajo de los equipos, lo que podía conllevar sobrecargas y un estrés aumentado.
- Herramientas dispersas
El uso de archivos Excel para el seguimiento del tiempo y la gestión administrativa carecía de dinamismo y no permitía una visión de conjunto eficaz.
- Planificación insuficiente
La ausencia de un sistema centralizado hacía compleja la planificación y la anticipación de las necesidades en recursos humanos.
Las soluciones aportadas por Furious:
- Seguimiento en tiempo real
Gracias al software de gestión de proyectos Furious, SMASH pudo supervisar con precisión el tiempo dedicado a cada proyecto, anticipar las necesidades de contratación (competencias necesarias) y planificar las tareas de manera óptima. Jean-Baptiste Cousin, cofundador de SMASH, declara: “Monitorizamos el tiempo gracias a Furious de manera muy precisa, primero para asegurarnos de que no estamos sobrecargando a los equipos y poniéndolos en situación de estrés.”
- Centralización de las herramientas
Al adoptar la herramienta de gestión de proyectos Furious, SMASH reemplazó sus archivos Excel por una plataforma única, ofreciendo una visión clara del staffing, de la planificación y del tiempo dedicado por cliente en solo dos clics.
- Mejora de la planificación
Con una visión de conjunto de las planificaciones y recordatorios automáticos para ciertas acciones, la repartición de las tareas y la anticipación de los períodos de alta carga se mejoraron considerablemente.
Los resultados fueron significativos: una mejor visibilidad sobre los proyectos, una mayor anticipación de las necesidades de personal y una reducción del estrés para los equipos. Como subraya Jean-Baptiste Cousin: «Pasamos de la “era medieval a la” era digital. Con la llegada de Furious, pasamos a una era mucho más dinámica con monitorización también y evidentemente la securización de los datos.»
¿Por qué Furious es la herramienta ideal?
Furious ha sido diseñado para las agencias que quieren una gestión de proyectos más fluida y eficaz. Concretamente, le permite:
- Planificar desde la fase de presupuesto – En cuanto un proyecto se valida, sabe qué recursos se movilizarán y cuándo.
- Detectar los conflictos con mucha antelación – Identifica inmediatamente los riesgos de sobrecarga y puede resolverlos antes de que se conviertan en un problema.
- Ganar tiempo con una interfaz ultraintuitiva – Sin configuraciones complejas, sin gestión administrativa pesada. El software de gestión de proyectos Furious automatiza lo que debe automatizarse.
- Beneficiarse de una planificación preconstruida al 80% – Solo tiene que ajustar y afinar, en lugar de empezar de cero en cada proyecto.
Con Furious, da a su agencia una verdadera ventaja competitiva: una capacidad para entregar sus proyectos con fluidez, con total serenidad.
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