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Passer d’Excel à Furious : le choix de SMASH Group pour accompagner sa croissance

Résultats avec Furious

Sur le staffing, la planification, le temps passé par clients en 2 clics.

Pour manager les projets et les dispo collaborateurs (De 0 à 50 collaborateurs en 4 ans) ainsi que le pilotage du CA / la marge 

Dynamique, avec la possibilité de monitorer et sécuriser les données 

Défis initiaux & objectifs

Face à une croissance rapide, passant de 0 à 55 collaborateurs en quatre ans, SMASH Group a ressenti le besoin d’optimiser sa gestion du temps et de centraliser ses outils pour maintenir la qualité de service offerte à ses clients tout en anticipant les dépassements de temps donc de potentiels besoins en staffing supplémentaire à activer de manière flexible.

Leur objectif principal

  • Améliorer la visibilité et la gestion du temps des équipes pour éviter les surcharges de travail et optimiser la rentabilité.

Leurs objectifs secondaires

  • Pouvoir mieux planifier
  • Apporter des métriques concrètes aux clients concernant le temps passé par projets. 

Avant Furious

Avant l’intégration de Furious, SMASH fonctionnait principalement avec des fichiers Excel pour suivre le temps de travail et gérer les tâches administratives. Bien que pratique, cette méthode manquait sérieusement de dynamisme et ne permettait pas de voir en temps réel la charge de travail des équipes. Résultat : une inefficacité générale dans la gestion des projets et un manque de flexibilité qui se faisait cruellement sentir, surtout dans un contexte de forte croissance. Jean-Baptiste, cofondateur de SMASH, nous raconte :

"On est passé de l'ère médiévale à l'ère digitale. Avec l'arrivée de Furious, on est passé à une ère beaucoup plus dynamique avec du monitoring aussi et évidemment la sécurisation des données."

SMASH avait des objectifs clairs : anticiper, planifier et mieux staffer, réduire le stress des équipes dû à la surcharge de travail et s’assurer que chaque minute travaillée soit correctement suivie et imputée pour optimiser la rentabilité. 

La direction souhaitait également garantir que les équipes elles-mêmes puissent voir et planifier leur charge de travail future (l’une des clés pour éviter les mauvaises surprises et les retards).

Après Furious

L’intégration de Furious a solutionné plusieurs problématiques chez SMASH.

Suivi en temps réel

Cette fonctionnalité a été cruciale pour SMASH qui souhaitait s’assurer que ses équipes ne soient pas submergées, pouvoir anticiper de potentiels recrutements avant même la signature de nouveaux clients, et planifier leurs tâches de manière optimale. Jean-Baptiste déclare :

On monitore le temps grâce à Furious de manière très précise, d'abord pour s'assurer qu'on n'est pas en train de les surcharger et les mettre dans des situations de stress.

Planification et répartition des tâches

En plus du suivi en temps réel, des plannings détaillés par équipe et par projet ont été mis en place. Grâce à ces plannings partagés et aux rappels automatiques configurés pour certaines actions (rappel de tâches, facturation, période de congé, etc.), la répartition des tâches et l’anticipation des périodes de forte charge de travail ont été grandement améliorées.

"Il n'y a rien de pire que de ne pas savoir comment on va travailler, sur quoi on va travailler dans le futur. Donc c'est aussi un enjeu de planification."

Suivi en 2 clics et pilotage facile pour la direction

La direction de SMASH Group faisait face à un problème persistant de manque de visibilité sur ce qui se passait vraiment au sein des équipes, surtout avec la croissance rapide de l’équipe. Cette problématique a été résolue grâce à l’introduction de Furious.

Avec Furious, il est devenu possible de suivre les performances et les charges de travail des équipes en seulement quelques clics, permettant un pilotage plus précis et efficace. La direction peut désormais voir en temps réel où en sont les projets, quelles équipes sont surchargées et où des ajustements sont nécessaires, facilitant ainsi une prise de décision rapide et informée.

Les 3 killing features préférées de Jean-Baptiste

Feature #1 : L’avancement sur les projets

"Ma première fonctionnalité préférée est le petit widget pour déplacer le curseur permettant de déclarer son temps de manière assez ludique avec une vue macro sur l'ensemble de ses projets."

Cette fonctionnalité rend le suivi du temps simple et engageant pour les équipes, ce qui améliore l’adoption et l’utilisation de l’outil et par ricochets une visibilité accrue de l’état de la rentabilité par projets. La preuve en image :

Ce widget permet aux utilisateurs de déclarer facilement et rapidement le temps passé par projets  – plus précisément l’état d’avancement par projets offrant une vue d’ensemble claire et intuitive pour chacun d’entre eux : êtes vous en retard ? Devez-vous lancer la facturation ? Ajouter le temps vendu ? Des alertes automatiques peuvent aussi y être configurées. 

Feature #2 : Les plannings par équipe

"La deuxième fonctionnalité que j'apprécie beaucoup, c'est la vue macro totale de la boîte, donc les plannings par équipe pour avoir cette vue macro de combien de jours ont été staffés, combien de temps de vacances aussi ont été posés, etc."

Cette vue globale des plannings permet une gestion efficace des ressources humaines et une meilleure anticipation des besoins en personnel. Les plannings par équipe facilitent la répartition des tâches et l’organisation des projets, garantissant que les charges de travail sont équilibrées et que les objectifs sont atteints de manière coordonnée.

Feature #3 : L'imputation par personne

"Il y en a un troisième que j'aime beaucoup qui s'appelle l'imputation par personne, qui permet de constater une sorte de réalité économique une fois qu'on a facturé, finalement sur un total de temps disponible, combien de temps j'ai facturé, combien de temps je n'ai pas facturé."

Cette fonctionnalité permet de suivre précisément l’utilisation du temps de chaque employé, de comparer le temps facturé au temps total disponible et de détecter les écarts. Cela aide à identifier les inefficacités et à optimiser la facturation, garantissant que le temps des employés est utilisé de manière rentable.

Résultats obtenus

L’impact de Furious sur SMASH a été immédiat et significatif. L’entreprise a constaté une amélioration notable du suivi du temps passé par projets et a pu anticiper plus finement le recrutement de collaborateurs en fonction des périodes de forte charge ou de la signature de nouveaux clients à accompagner. Jean-Baptiste explique :

"Passer sur Furious c'était une évidence. A la fois pour nous éviter de passer trop de temps à essayer de comprendre ce qui se passait au niveau des équipes et aussi pour les équipes, pour qu'elles aient une visibilité de leur charge de travail."

Enfin du côté des équipes c’est carton plein – malgré quelques “frictions” lors de la mise en place de l’outils : elles bénéficient d’une prévisibilité accrue de leur charge de travail, ce qui leur permet de mieux organiser leur semaine et d’éviter les retards.

Grâce à cette solution, SMASH a transformé sa gestion du temps, passant d’un suivi manuel et statique à une gestion dynamique et proactive. Cette transformation a réduit les erreurs et les retards dans les projets, améliorant ainsi la satisfaction des clients et le bien-être des équipes.

Formation & accompagnement

Pour garantir une adoption réussie de l’outil, on a mis le paquet ! D’abord, on a organisé des sessions de formation ultra dynamiques pour montrer toutes les fonctionnalités et les avantages de notre outil. Et ce n’est pas tout ! On assure un support technique continu pour que, même si un problème pointe le bout de son nez, il soit vite résolu.

Mais ce n’est pas fini. On reste en contact régulier avec SMASH pour s’assurer que tout roule comme sur des roulettes et pour prendre en compte leurs retours. Après tout, c’est grâce à ces retours qu’on peut continuer à améliorer notre outil et à le rendre encore plus performant.

Furious & SMASH c’est aussi un meilleur suivi commercial …

Aujourd’hui grâce à Furious on arrive à bien suivre nos leads, les leads transformés, les prospects qu'on a dans le pipe, le temps de transformation du prospect (...), ça nous a permis de progresser et de bien analyser pourquoi on perdait tel ou tel lead et de comprendre nos performances.
Augustin Marcotte
(co-fondateur de SMASH)

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