Las empresas hacen malabarismos con carteras de proyectos, urgentes y estratégicos. ¿Cómo mantener una visión global cuando cada proyecto tiene sus propias misiones y necesidades? Para llevar a cabo las tareas, el gestor de programas necesitará las herramientas de pilotaje adecuadas. Los ERP están diseñados para dar visibilidad y estructurar las operaciones.
Gestor de programas: rol clave y estratégico
El gestor de programas no debe confundirse con un jefe de proyecto. Mientras que este último se ocupa de un proyecto específico, el gestor de programas supervisa una cartera entera, con una misión: alinear los proyectos con la estrategia global.
En la práctica, el gestor de programas se convierte en el garante de la coherencia entre los objetivos de la organización y la ejecución operativa para mejorar la productividad y asegurar una mejor gestión de la calidad. Un estudio realizado por Capterra indica que el 96% de las empresas francesas que han adoptado la inteligencia artificial en la gestión de proyectos constatan beneficios significativos en términos de eficiencia.
Así, el 65% de los encuestados destaca una mejora en la toma de decisiones estratégicas gracias a las capacidades analíticas de la IA, mientras que el 55% menciona una optimización de la planificación.
La gestión de cartera de proyectos (GPP) corresponde a un enfoque estructurado destinado a elegir, priorizar y supervisar el conjunto de los proyectos y programas dentro de una organización. Gracias a este enfoque centralizado, la empresa dispone de un marco de referencia sólido para orientar sus decisiones y mantener una coherencia global.
Las misiones concretas del gestor de programas
El día a día del gestor de programas se basa en varias misiones esenciales:
Planificar y estructurar las carteras: definir las prioridades y organizar los proyectos en función de la estrategia.
Pilotar los recursos: humanos, financieros, materiales. El arbitraje es constante.
Anticipar y gestionar los riesgos: identificar las amenazas antes de que se transformen en crisis.
Asegurar la comunicación y el enlace entre las partes interesadas: director de operaciones, jefes de proyecto, clientes, equipos.
Medir y ajustar el rendimiento: indicadores clave, retroalimentación, informes.
En otras palabras, es un funambulista que avanza sobre un hilo tendido entre la visión estratégica y lo operativo… con una hoja de cálculo bajo el brazo y reuniones en cadena.
Los desafíos diarios: complejidad, priorización, informes
El rol es crucial, pero lejos de ser simple. El gestor de programas debe gestionar:
- Proyectos que se entrecruzan, a veces con objetivos contradictorios.
- Una presión constante sobre los plazos y los presupuestos.
- Partes interesadas exigentes, que quieren resultados rápidos.
Un estudio de McKinsey muestra que el 45% de los grandes proyectos IT superan su presupuesto inicial y muchos de ellos no alcanzan plenamente sus objetivos. En muchos casos, el problema no es una falta de competencia, sino la ausencia de herramientas adaptadas.
La utilidad de los ERP y los PPM para la gestión de programas
Es aquí donde los ERP y los programas de gestión de cartera de proyectos (PPM) entran en juego. No reemplazan la experiencia humana, pero la multiplican.
Los ERP como Furious permiten centralizar los datos, simplificar la gestión financiera, seguir los presupuestos en tiempo real, automatizar los informes y ofrecer una visión consolidada de los recursos. Por su parte, los PPM aportan un enfoque más especializado. Disponen de funcionalidades avanzadas para priorizar los proyectos, simular diferentes escenarios y medir la contribución de cada iniciativa a la estrategia global.
En otras palabras, el ERP asegura una gobernanza integrada en el corazón de la empresa, mientras que el PPM proporciona al gestor una torre de control dedicada exclusivamente a la cartera de proyectos. Las herramientas de gestión tienen varias ventajas. Una vez implementadas, contribuyen a reducir los costes. En el 91% de los casos, impactan positivamente en el ROI.
Llevamos usando Furious desde hace algo más de dos años. [...] Desde que instalamos Furious, hemos duplicado nuestra facturación en dos años. [...] Nos permite dirigir nuestro negocio y hacer que la gente trabaje junta, que vean lo que se está haciendo y que ganemos realmente en fluidez.
¿Cómo elegir la herramienta de gestión de programas adecuada?
No todas las soluciones son iguales, y una mala elección puede transformar rápidamente un software en una fábrica de gas. Estos son algunos criterios clave:
- Adaptabilidad: la herramienta debe reflejar sus necesidades específicas, no al revés.
- Integración: un ERP debe dialogar con sus sistemas internos (finanzas, RR. HH., CRM), mientras que un PPM debe interactuar con sus herramientas de proyecto.
- Simplicidad de uso: una herramienta demasiado compleja desanimará a sus equipos.
- Escalabilidad: ya sea un ERP o un PPM, la solución debe acompañar el crecimiento y la evolución de sus proyectos.
Tomemos un ejemplo: una agencia de servicios digitales que gestiona simultáneamente 15 proyectos de clientes. Sin ERP, depende de archivos Excel dispersos y la dirección solo tiene una visibilidad parcial.
Tener una herramienta que cubra toda la cadena de valor, desde la edición del presupuesto hasta la producción y la entrega, nos permite ser mucho más coherentes y controlar mejor nuestros procesos.
Entre las numerosas soluciones de gestión de cartera que ofrece el mercado, algunos software de planificación se distinguen por sus funcionalidades y su adaptabilidad a las realidades de las empresas. Aquí tienes algunos que a menudo se citan como referencias, útiles de conocer si estás considerando equiparte.
- monday.com: muy flexible, interfaz visual, paneles personalizables, seguimiento de presupuestos, recursos, plazos, etc.
- Triskell Software: solución robusta para medianas empresas y grandes cuentas, combinando dirección estratégica, simulación de escenarios, priorización, seguimiento en tiempo real de proyectos según diferentes metodologías.
- Sciforma: antigüedad, credibilidad, amplia base de usuarios en el mundo, adaptado a grandes carteras de proyectos, gran capacidad de análisis, reporting, planificación avanzada.
Del oficio a la solución: un dúo indisociable
El gestor de programas, el ERP y el PPM forman un trío complementario.
- Sin un gestor competente, las herramientas siguen siendo cáscaras vacías.
- Sin herramientas de dirección adaptadas, el gestor acaba improvisando con archivos dispares, con el riesgo de perder tiempo y tomar malas decisiones.
Un ERP nunca reemplazará el discernimiento humano y un PPM no tomará por sí solo las decisiones correctas. Juntos, dan al gestor la capacidad de transformar múltiples proyectos en resultados tangibles. Un poco como un piloto que dispone tanto de una cabina completa como de un GPS de precisión: uno sin el otro tiene poco interés.
Hacia una gobernanza más eficaz y ágil
El gestor de programas es hoy uno de los actores más estratégicos de la empresa. Su función: transformar una multitud de proyectos en un conjunto coherente y eficaz. Pero para tener éxito, necesita herramientas robustas, capaces de centralizar la información, optimizar la planificación y ofrecer visibilidad en tiempo real.
El ERP Furious proporciona una gobernanza integrada que contribuye a la gestión de cartera de proyectos. La herramienta de dirección permite al gestor de programas controlar y supervisar con lucidez, anticipar los riesgos e implicar a todas las partes interesadas.
¿Quizás te haces estas preguntas?
01 ¿Qué es la clasificación automática de operaciones?
Se trata de una función basada en inteligencia artificial que clasifica automáticamente tus gastos según su naturaleza, para que el seguimiento financiero sea más sencillo y fiable.
02 ¿Cómo funciona la IA de Furious para clasificar las transacciones?
Cada vez que importa o sincroniza una transacción bancaria, la IA analiza la redacción, el importe y el contexto para sugerirle una categoría y etiquetas pertinentes. Tú validas, ajustas si es necesario, y la herramienta aprende de tus elecciones.
03 ¿Cuáles son las ventajas del archivo automático para los equipos financieros?
Menos introducción manual de datos, mayor coherencia contable, menos errores humanos y un considerable ahorro de tiempo en tareas recurrentes.
04 ¿Podemos mantener el control sobre las categorías propuestas por la IA?
Sí, usted sigue controlando las sugerencias: cada clasificación puede aceptarse, modificarse o perfeccionarse. La automatización es un apoyo, no un sustituto.
05 ¿Mejora la IA sus sugerencias con el tiempo?
Por supuesto. Cuanto más utilices la función, más aprenderá la IA de tus correcciones y te sugerirá clasificaciones adaptadas a tus hábitos.
06 ¿A quién va dirigida esta función?
Directores financieros, ejecutivos o cualquier persona que desee automatizar el procesamiento contable, optimizar el flujo de caja y centrarse en el análisis en lugar de en la introducción de datos.
