¿Por qué algunas agencias tienen dificultades para aprovechar las herramientas de staffing?
El staffing es una palanca clave de la rentabilidad de una agencia. Sin embargo, a pesar de la existencia de herramientas eficaces, muchas agencias tienen dificultades para adoptarlas plenamente. ¿El resultado? El caos continúa: proyectos con falta de personal o sobrecargados, planificaciones improvisadas y una visibilidad difusa sobre la capacidad real del equipo.
¿Por qué esta resistencia? A menudo, no son las herramientas las que plantean problemas, sino más bien la forma en que se integran en el día a día de los equipos. Aquí están los tres errores que impiden a las agencias capitalizar realmente su solución de staffing – y cómo corregirlos.
Error n.º 1: Hacer staffing sobre la marcha (y perder valor en el camino)
¿Por qué es un problema?
En muchas agencias, el staffing sigue siendo una etapa secundaria. Se lanza un proyecto y luego se pregunta quién podrá encargarse de él. Resultado:
- Misiones asignadas en el último momento, a menudo a los perfiles equivocados.
- Colaboradores sobrecargados mientras que otros están infrautilizados.
- Una pérdida de valor: sin proyección clara de los recursos, los plazos se alargan, los costes se disparan y la rentabilidad cae.
Este funcionamiento reactivo conlleva una serie de complicaciones: planificaciones en tensión permanente, decisiones de último momento y un equipo que pasa más tiempo gestionando la urgencia que produciendo eficazmente.
¿Cómo evitar este error?
Adoptar un enfoque proactivo y anticipado del staffing permite optimizar la asignación de recursos y evitar las decisiones bajo presión.
- Hacer staffing desde la fase de presupuesto: Antes incluso de firmar un proyecto, prever quién podrá encargarse de él y ajustar la planificación en consecuencia. Esto permite evitar las asignaciones precipitadas y asegurar una mejor distribución de las competencias.
- Proyectar la carga de trabajo durante varias semanas: Al visualizar el impacto de los proyectos por adelantado, se evitan los cuellos de botella y las infrautilizaciones de recursos.
- Priorizar un enfoque ágil: En lugar de esperar a que la situación se complique, utilizar una herramienta que facilite las proyecciones y permita ajustar los recursos según las prioridades reales.
Una buena herramienta de staffing no sirve solo para ver quién está disponible. Debe permitir simular diferentes escenarios, anticipar las necesidades y garantizar que los proyectos avancen sin fricciones.
Error n.º 2: La ausencia de ritmo colectivo (cada uno registra sus tiempos cuando quiere)
¿Cómo evitar este error?
Una herramienta de staffing funciona como un GPS: solo sirve si la información está actualizada. Para evitar los desfases y mantener una gestión fluida, tres acciones son indispensables:
- Fijar un ritual colectivo : Actualizar el tiempo no debe ser una opción. Definir una regla simple – por ejemplo, una actualización diaria antes de las 18h – garantiza que todo el mundo alimente la herramienta en tiempo real.
- Automatizar tanto como sea posible : Cuanto más simple sea indicar el tiempo, mayor es la adhesión. Integrar la herramienta con las soluciones de gestión de proyectos o proponer recordatorios automáticos limita los olvidos.
- Dar sentido: Explicar a los equipos por qué esta actualización es esencial. Un buen staffing no sirve solo a los managers, también permite a los colaboradores evitar la sobrecarga, anticipar mejor sus semanas y trabajar en un marco más estructurado.
Con una actualización regular y un ritmo común, la herramienta se convierte en un verdadero cuadro de mando, y no en una base de datos aproximativa.
Error n.º 3: La falta de rigor (y la ilusión de que funcionará de todos modos)
¿Por qué es un problema?
Una herramienta de staffing, por muy potente que sea, no hará milagros si la agencia no la integra seriamente. Demasiado a menudo, se instala, se hace una formación rápida y luego se espera que todo el mundo la adopte naturalmente. Resultado:
- Un uso parcial: Algunos colaboradores la utilizan, otros no, lo que falsea completamente la visibilidad.
- Decisiones tomadas siempre por instinto: A falta de datos fiables, el pilotaje sigue siendo aproximativo.
- Un retorno a los métodos antiguos: Los managers acaban retomando los Excel y las decisiones por intuición.
Sin marco claro, la herramienta se convierte en un simple gadget en lugar de ser una palanca estratégica.
¿Cómo evitar este error?
La adopción de una herramienta se basa en la disciplina y la claridad de las reglas. Para evitar que el staffing vuelva a convertirse en un quebradero de cabeza, tres acciones son clave:
- Formar e involucrar a los equipos: Una herramienta no debe percibirse como una limitación, sino como un facilitador. Explicar claramente sus beneficios (menos sobrecarga, más visibilidad, menos estrés) favorece su adopción.
- Fijar reglas de uso estrictas: ¿Cuándo registrar los tiempos? ¿Cómo hacer staffing de un proyecto? ¿Quién valida qué? Cuanto más estructurado esté, más se convierte la herramienta en un reflejo cotidiano.
- Apoyarse en datos concretos: Siguiendo KPIs claros (tasa de utilización, tiempo registrado vs tiempo real, equilibrio de la carga), es posible identificar rápidamente las desviaciones y ajustar el uso de la herramienta.
Una buena herramienta de staffing no se contenta con optimizar la gestión de recursos. Estructura una nueva manera de trabajar, más fluida, más predecible y mucho más eficaz.
Transforme su staffing y gane en agilidad
Una herramienta de staffing no es un simple software, es una palanca estratégica que permite optimizar la planificación, mejorar la visibilidad sobre los recursos y aumentar la rentabilidad de los proyectos.
Pero para obtener un beneficio real, no basta con instalarla. Hay que evitar estos tres errores y establecer prácticas rigurosas desde el principio:
- Hacer staffing desde la fase de presupuesto para maximizar el valor de cada misión.
- Instaurar un ritmo colectivo para garantizar datos fiables y explotables.
- Aplicar un rigor de uso para que la herramienta se convierta en un reflejo, y no en una limitación.
Una agencia que estructura su staffing con método gana en fluidez, reduce el estrés de los equipos y toma decisiones más informadas.
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