Que vous soyez une SSII, une ESN, une agence ou même un consultant freelance dans le domaine du développement informatique, suivre le temps d’activité consacré à vos missions est essentiel, notamment lorsque vous vous engagez dans une intervention au forfait. Cela revêt une importance capitale, non seulement pour le suivi de la rentabilité, mais également pour maintenir une relation saine et transparente avec vos clients.
Avoir une idée claire et précise de l’ampleur du travail réalisé par rapport à ce qui a été initialement convenu dans le cahier des charges vous permet de mettre en lumière le « reste à faire » et d’éviter toute surprise ou malentendu avec le donneur d’ordre. Cela est d’autant plus crucial dans le secteur de l’informatique où les projets peuvent rapidement évoluer et devenir complexes, exigeant une assistance technique et un suivi rigoureux.
Bien entendu, la réussite de cette démarche est intrinsèquement liée à votre capacité à intégrer ces pratiques de suivi dans le fonctionnement quotidien de votre société, tout en veillant à renforcer les compétences de vos équipes pour qu’elles puissent évoluer en adéquation avec ces nouvelles méthodes de travail.
Vous vous posez probablement de nombreuses questions : Comment optimiser le suivi du temps d’intervention sans perturber l’ordre établi ? Comment fournir à mes clients une vue exhaustive et sans faille de l’avancement du projet ? Comment assurer la mise en place d’une solution qui répondra aux besoins spécifiques de chaque mission, tout en respectant les délais et le budget établis ?
En prenant en compte ces différents éléments, et en mettant en œuvre les moyens nécessaires, vous serez à même de remporter les défis liés au suivi du temps dans les projets au forfait, tout en minimisant les risques de pénalités et en maximisant vos chances de succès.
Quels sont les freins au suivi du temps passé ?
En effet, bien que ce soit central pour le bon suivi des affaires, il se trouve qu’il y a souvent plusieurs problèmes qui se posent :
- C’est ch*** !!! On ne va pas se mentir, saisir le temps passé au quotidien est souvent vécu par les équipes comme une tâche rébarbative et sans intérêt. Ce qui est compréhensible dans la mesure où les enjeux de rentabilité sont souvent éloignés de ceux qui ont à saisir leur temps tous les jours…
- Le déclaratif est souvent juge et partie. Celui qui fait est celui qui dit, donc s’il dit n’importe quoi ça pose problème. Ou comment faire payer plus de pauses café au client que la réelle avancée de son projet…
- La difficulté à contrôler. En effet, ce genre de déclaratif impose à quelqu’un de contrôler régulièrement (idéalement chaque semaine) que ce qui est saisi a été effectivement fait.
Pourquoi saisir le temps passé est souvent perçu comme une corvée par les équipes ?
La saisie du temps passé sur les projets peut rapidement devenir une source de frustration pour les équipes. Voici quelques raisons expliquant pourquoi cette tâche est souvent perçue comme une corvée :
- Manque de compréhension : les membres de l'équipe ne voient pas toujours clairement en quoi saisir leur temps bénéficie au projet ou à l'entreprise. Ils peuvent avoir l'impression que cela sert uniquement à la surveillance et non à l'amélioration des processus.
- Tâche répétitive et fastidieuse : saisir son temps tous les jours ou toutes les semaines peut sembler répétitif et ennuyeux, surtout si le système utilisé n'est pas convivial.
- Manque de temps : paradoxalement, les membres de l'équipe peuvent se sentir trop occupés par leurs tâches quotidiennes pour prendre le temps de saisir correctement leur temps.
- Perception négative : il peut y avoir une crainte que les informations saisies soient utilisées contre eux, notamment si le projet est en retard ou dépasse le budget.
Comment surmonter le problème du déclaratif dans le suivi du temps ?
Le déclaratif, bien qu’essentiel, pose son lot de défis dans le suivi du temps. Voici quelques stratégies pour surmonter ces problèmes :
- Formation et sensibilisation : assurez-vous que vos équipes comprennent l'importance de saisir leur temps et comment cela peut bénéficier à tous, en améliorant la transparence et en permettant une meilleure gestion des projets.
- Utiliser des outils conviviaux : investissez dans des systèmes de suivi du temps qui sont faciles à utiliser et qui permettent une saisie rapide et sans effort.
- Encourager la régularité : encouragez vos équipes à saisir leur temps de manière régulière, par exemple à la fin de chaque journée ou de chaque tâche, pour que cela devienne une habitude.
- Impliquer les équipes dans le processus : donnez la possibilité à vos équipes de participer à la choix des outils et des méthodes de suivi du temps, afin qu'elles se sentent plus impliquées et responsables.
- Montrer l'exemple : les leaders et managers doivent montrer l'exemple en saisissant eux-mêmes leur temps de manière rigoureuse et transparente.
- Feedback positif : soulignez l'importance du suivi du temps et félicitez les membres de l'équipe qui le font correctement et régulièrement.
En abordant ces aspects, vous contribuerez à créer une culture positive autour de la saisie du temps, transformant une tâche perçue comme une corvée en un élément clé pour la réussite des projets.
Mais alors comment bien saisir son temps sur son projet au forfait ?
Chez Furious, nous avons imaginé quantité de scénarii possibles afin que tout le monde s’y retrouve, dans la joie et la bonne humeur !
- Depuis votre agenda Outlook ou Gmail avec la synchronisation automatique.
- Avec un super widget où indiquer tout ce que vous avez fait dans la semaine (cf capture)
- Avec un time tracker de la mort : play / pause / play / pause…”au tel avec un client” etc…
- Directement depuis le planning avec des notifications intelligentes production vs gestion de projets
- Avec la saisie du temps directement à la clôture d’un ticket.
Comment utiliser votre agenda et les outils de synchronisation pour suivre le temps ?
Utiliser votre agenda peut s’avérer être un moyen efficace et intuitif pour suivre le temps passé sur vos projets. Voici comment maximiser son utilisation :
- Synchronisation automatique : assurez-vous que votre agenda est synchronisé avec vos outils de suivi du temps. Que vous utilisiez Outlook, Gmail ou tout autre agenda, la synchronisation automatique permet d’enregistrer votre temps sans effort supplémentaire.
- Création d’événements dédiés : créez des événements spécifiques pour chaque tâche ou projet. Assurez-vous de les nommer clairement et d’y inclure tous les détails nécessaires.
- Utilisation des catégories et des couleurs : utilisez des catégories et des couleurs pour différencier les types de tâches et de projets. Cela rendra votre suivi visuellement intuitif et facile à analyser.
- Rétrospection : prenez le temps, à la fin de chaque semaine, de revenir sur votre agenda pour vous assurer que tout est bien enregistré et pour ajuster si nécessaire.
L’utilisation de widgets et de time trackers pour une saisie optimisée du temps
Les widgets et les time trackers sont des outils précieux pour une saisie optimisée du temps. Voici comment les utiliser au mieux :
- Widgets sur le bureau ou le mobile : utilisez des widgets accessibles directement depuis votre bureau ou votre mobile pour saisir votre temps rapidement et sans interrompre votre workflow.
- Fonction play/pause : choisissez un time tracker qui propose une fonctionnalité play/pause. Cela vous permet de démarrer et d’arrêter le compteur en un clic, ce qui est idéal pour les tâches qui requièrent une grande précision dans le suivi du temps.
- Catégorisation : assurez-vous que votre widget ou time tracker vous permet de catégoriser vos tâches. Cela facilitera l’analyse de votre temps et vous aidera à identifier les domaines où vous pouvez gagner en efficacité.
- Rapports et analyses : choisissez un outil qui offre des fonctionnalités de rapport et d’analyse. Cela vous permettra de visualiser vos données de temps de manière compréhensible et exploitable.
Comment intégrer la saisie du temps dans le workflow de clôture des tickets ?
Intégrer la saisie du temps directement dans le workflow de clôture des tickets peut grandement optimiser votre processus. Voici comment procéder :
- Automatisation : mettez en place une automatisation qui rappelle à l’utilisateur de saisir son temps au moment de la clôture du ticket.
- Champs obligatoires : rendez la saisie du temps obligatoire pour clôturer un ticket. Cela assure que le temps est comptabilisé pour chaque tâche accomplie.
- Guides et tooltips : fournissez des guides et des tooltips au niveau du champ de saisie du temps pour aider les utilisateurs à comprendre comment et pourquoi saisir leur temps.
- Feedback et améliorations continues : collectez les retours des utilisateurs et améliorez continuellement le processus pour le rendre le plus fluide et intuitif possible.
En suivant ces conseils, vous optimiserez la saisie du temps au sein de votre équipe, contribuant ainsi à une meilleure gestion des projets et une productivité accrue.
Et d’un point de vue RH ?
En interne, on ne saurait trop vous conseiller d’orchestrer tout le process. Pour le savoir, posez-vous ces quelques questions :
-> Valorisez-vous ceux qui saisissent leurs temps ? Par exemple, accès prioritaire au planning de prod etc…
-> Contrôlez-vous systématiquement que les timesheets sont remplis ?
-> Que mettez-vous en œuvre si ce n’est pas fait ? Dans une grande agence de conseil qu’on ne citera pas, si les imputations ne sont pas faites le vendredi soir, c’est au manager de les faire pour le collaborateur le lundi suivant… En général ça n’arrive pas deux fois !
-> Avez-vous gamifié la démarche pour la rendre ludique ?
-> Avez-vous donné du sens “projet” à l’action d’imputer ? Par exemple, prime sur la rentabilité du projet etc…
Comment valoriser et motiver vos équipes à saisir correctement leur temps ?
- Reconnaissance : mettez en place un système de reconnaissance pour les membres de l’équipe qui saisissent correctement et régulièrement leur temps. Cela peut prendre la forme de félicitations publiques, de récompenses ou d’accès prioritaire à certains avantages.
- Formation et accompagnement : assurez-vous que chaque membre de l’équipe sait comment et pourquoi il est important de saisir son temps. Organisez des sessions de formation et mettez à disposition des ressources pour les guider.
- Simplification du processus : rendez le processus de saisie du temps le plus simple et rapide possible. Plus c'est facile, plus vos équipes seront enclines à le faire.
- Feedback positif : montrez à vos équipes comment la saisie correcte de leur temps contribue au succès des projets et à la santé financière de l'entreprise.
Quelles mesures prendre pour assurer la complétude et l'exactitude des timesheets ?
Assurer la complétude et l’exactitude des timesheets est essentiel pour une gestion efficace du temps et des ressources. Voici les mesures à prendre :
- Vérifications régulières : mettez en place des vérifications régulières des timesheets pour vous assurer qu’elles sont complètes et exactes. Cela peut être fait par les managers ou une équipe dédiée.
- Rappels automatiques : utilisez des rappels automatiques pour encourager la saisie régulière du temps.
- Transparence et communication : soyez transparent sur l’importance de la complétude et de l’exactitude des timesheets et communiquez régulièrement à ce sujet.
- Formation continue : offrez des formations continues pour rappeler les bonnes pratiques et les erreurs courantes à éviter.
La gamification du suivi du temps: une stratégie efficace ?
La gamification du suivi du temps peut être une stratégie innovante et motivante pour encourager la saisie précise du temps. Voici comment l’implémenter :
- Système de points et de récompenses : mettez en place un système de points et de récompenses pour récompenser les membres de l’équipe qui saisissent régulièrement et précisément leur temps.
- Compétitions amicales : organisez des compétitions amicales au sein de l’équipe pour encourager la saisie du temps.
- Tableaux de bord et classements : utilisez des tableaux de bord et des classements pour rendre visible les performances de chacun et créer un esprit de compétition saine.
- Feedback immédiat : assurez-vous que le système offre un feedback immédiat pour que les employés puissent voir les conséquences positives de leur action en temps réel.
En mettant en œuvre ces stratégies, vous créerez un environnement où la saisie du temps est non seulement valorisée, mais également encouragée et récompensée, contribuant ainsi à une culture d’entreprise positive et productive.
Stratégies et outils pour un suivi efficace du temps
Un suivi efficace du temps est essentiel pour assurer la rentabilité et la réussite de vos projets. Voici quelques stratégies et outils qui peuvent vous aider :
- Utilisation d'outils de tracking du temps : adoptez des outils spécialisés qui permettent à vos équipes de suivre leur temps de travail de manière précise et en temps réel.
- Intégration avec d'autres outils : assurez-vous que votre outil de suivi du temps peut être intégré à d'autres outils que vous utilisez, comme les systèmes de gestion de projet et les logiciels de facturation.
- Formation et sensibilisation : formez vos équipes à l'utilisation correcte des outils et sensibilisez-les à l'importance du suivi précis du temps.
- Analyse des données : utilisez les données recueillies par votre outil de suivi du temps pour analyser les tendances, identifier les domaines à améliorer et optimiser vos processus.
Comparaison et choix entre projet au forfait et d’autres modèles
Le choix entre un projet au forfait et d’autres modèles contractuels dépend de nombreux facteurs, dont la nature du projet, les besoins du client et vos capacités internes.
Projet au forfait ou régie: comment faire le bon choix ?
- Évaluez la portée du projet : un projet au forfait est souvent plus adapté lorsque la portée et les livrables sont clairement définis. En régie, le client paie pour le temps passé, ce qui peut être plus flexible si les besoins évoluent.
- Considérez les risques : le forfait implique que vous assumez plus de risques, car vous vous engagez sur un prix fixe. En régie, les risques sont plus partagés avec le client.
- Pesez les avantages financiers : le forfait peut offrir une meilleure marge si vous gérez bien le projet, mais il peut aussi entraîner des pertes en cas de mauvaise estimation.
Quels sont les avantages spécifiques du projet au forfait ?
- Prévisibilité financière : le client et le prestataire savent à l’avance combien le projet va coûter.
- Simplicité administrative : une fois le prix fixé, la gestion financière du projet est simplifiée.
- Incitation à l’efficacité : le prestataire est incité à travailler de manière efficace pour maximiser sa marge.
Quelles différences majeures entre contrat au forfait et contrat en régie ?
- Modèle de facturation : dans un contrat au forfait, le prix est fixé à l’avance, tandis qu’en régie, le client paie en fonction du temps passé.
- Répartition des risques : les risques sont plus du côté du prestataire dans un contrat au forfait, et plus partagés en régie.
- Flexibilité : le contrat en régie offre plus de flexibilité pour ajuster la portée et les ressources en cours de projet.
En prenant en compte ces éléments, vous serez mieux armé pour choisir le modèle contractuel le plus adapté à votre projet et à vos besoins.
Bref, le suivi des temps étant un pré-requis indispensable pour une bonne gestion rentable de vos projets, il est essentiel à la fois de s’équiper d’outils permettant à vos équipes de suivre leurs temps de façon simple et efficace, mais également de penser à une communication interne valorisante et motivante !
