webleads-tracker

Les meilleures façons de suivre le temps passé sur un projet au forfait

Que vous soyez une SSII, une ESN, une agence ou même un consultant freelance dans le domaine du développement informatique, suivre le temps d’activité consacré à vos missions est essentiel, notamment lorsque vous vous engagez dans une intervention au forfait. Cela revêt une importance capitale, non seulement pour le suivi de la rentabilité, mais également pour maintenir une relation saine et transparente avec vos clients.

Avoir une idée claire et précise de l’ampleur du travail réalisé par rapport à ce qui a été initialement convenu dans le cahier des charges vous permet de mettre en lumière le « reste à faire » et d’éviter toute surprise ou malentendu avec le donneur d’ordre. Cela est d’autant plus crucial dans le secteur de l’informatique où les projets peuvent rapidement évoluer et devenir complexes, exigeant une assistance technique et un suivi rigoureux.

Bien entendu, la réussite de cette démarche est intrinsèquement liée à votre capacité à intégrer ces pratiques de suivi dans le fonctionnement quotidien de votre société, tout en veillant à renforcer les compétences de vos équipes pour qu’elles puissent évoluer en adéquation avec ces nouvelles méthodes de travail.

Vous vous posez probablement de nombreuses questions : Comment optimiser le suivi du temps d’intervention sans perturber l’ordre établi ? Comment fournir à mes clients une vue exhaustive et sans faille de l’avancement du projet ? Comment assurer la mise en place d’une solution qui répondra aux besoins spécifiques de chaque mission, tout en respectant les délais et le budget établis ?

En prenant en compte ces différents éléments, et en mettant en œuvre les moyens nécessaires, vous serez à même de remporter les défis liés au suivi du temps dans les projets au forfait, tout en minimisant les risques de pénalités et en maximisant vos chances de succès.

En effet, bien que ce soit central pour le bon suivi des affaires, il se trouve qu’il y a souvent plusieurs problèmes qui se posent :

Pourquoi saisir le temps passé est souvent perçu comme une corvée par les équipes ?

La saisie du temps passé sur les projets peut rapidement devenir une source de frustration pour les équipes. Voici quelques raisons expliquant pourquoi cette tâche est souvent perçue comme une corvée :

Comment surmonter le problème du déclaratif dans le suivi du temps ?

Le déclaratif, bien qu’essentiel, pose son lot de défis dans le suivi du temps. Voici quelques stratégies pour surmonter ces problèmes :

En abordant ces aspects, vous contribuerez à créer une culture positive autour de la saisie du temps, transformant une tâche perçue comme une corvée en un élément clé pour la réussite des projets.

Mais alors comment bien saisir son temps sur son projet au forfait ?

Chez Furious, nous avons imaginé quantité de scénarii possibles afin que tout le monde s’y retrouve, dans la joie et la bonne humeur !

Suivez vos temps et optimisez votre productivité :

Comment utiliser votre agenda et les outils de synchronisation pour suivre le temps ?

Utiliser votre agenda peut s’avérer être un moyen efficace et intuitif pour suivre le temps passé sur vos projets. Voici comment maximiser son utilisation :

L’utilisation de widgets et de time trackers pour une saisie optimisée du temps

Les widgets et les time trackers sont des outils précieux pour une saisie optimisée du temps. Voici comment les utiliser au mieux :

Comment intégrer la saisie du temps dans le workflow de clôture des tickets ?

Intégrer la saisie du temps directement dans le workflow de clôture des tickets peut grandement optimiser votre processus. Voici comment procéder :

En suivant ces conseils, vous optimiserez la saisie du temps au sein de votre équipe, contribuant ainsi à une meilleure gestion des projets et une productivité accrue.

Et d’un point de vue RH ?

En interne, on ne saurait trop vous conseiller d’orchestrer tout le process. Pour le savoir, posez-vous ces quelques questions :

-> Valorisez-vous ceux qui saisissent leurs temps ? Par exemple, accès prioritaire au planning de prod etc…

-> Contrôlez-vous systématiquement que les timesheets sont remplis ?

-> Que mettez-vous en œuvre si ce n’est pas fait ? Dans une grande agence de conseil qu’on ne citera pas, si les imputations ne sont pas faites le vendredi soir, c’est au manager de les faire pour le collaborateur le lundi suivant… En général ça n’arrive pas deux fois !

-> Avez-vous gamifié la démarche pour la rendre ludique ?

-> Avez-vous donné du sens “projet” à l’action d’imputer ? Par exemple, prime sur la rentabilité du projet etc…

Comment valoriser et motiver vos équipes à saisir correctement leur temps ?

Quelles mesures prendre pour assurer la complétude et l'exactitude des timesheets ?

Assurer la complétude et l’exactitude des timesheets est essentiel pour une gestion efficace du temps et des ressources. Voici les mesures à prendre :

La gamification du suivi du temps: une stratégie efficace ?

La gamification du suivi du temps peut être une stratégie innovante et motivante pour encourager la saisie précise du temps. Voici comment l’implémenter :

En mettant en œuvre ces stratégies, vous créerez un environnement où la saisie du temps est non seulement valorisée, mais également encouragée et récompensée, contribuant ainsi à une culture d’entreprise positive et productive.

Stratégies et outils pour un suivi efficace du temps

Un suivi efficace du temps est essentiel pour assurer la rentabilité et la réussite de vos projets. Voici quelques stratégies et outils qui peuvent vous aider :

Comparaison et choix entre projet au forfait et d’autres modèles

Le choix entre un projet au forfait et d’autres modèles contractuels dépend de nombreux facteurs, dont la nature du projet, les besoins du client et vos capacités internes.

Projet au forfait ou régie: comment faire le bon choix ?

Quels sont les avantages spécifiques du projet au forfait ?

Quelles différences majeures entre contrat au forfait et contrat en régie ?

En prenant en compte ces éléments, vous serez mieux armé pour choisir le modèle contractuel le plus adapté à votre projet et à vos besoins.

Bref, le suivi des temps étant un pré-requis indispensable pour une bonne gestion rentable de vos projets, il est essentiel à la fois de s’équiper d’outils permettant à vos équipes de suivre leurs temps de façon simple et efficace, mais également de penser à une communication interne valorisante et motivante !

C'est quoi un projet en forfait ?

Un projet en forfait est un modèle contractuel où le prestataire s’engage à réaliser une prestation définie pour un prix fixe, établi à l’avance. Ce modèle est souvent privilégié lorsque la portée du projet, les livrables et les délais sont clairement définis. L’avantage principal pour le client est la prévisibilité des coûts, tandis que le prestataire doit gérer efficacement les ressources pour garantir la rentabilité du projet.

Quelle différence entre contrat au forfait et contrat en régie ?

La différence principale entre un contrat au forfait et un contrat en régie réside dans le mode de facturation et la répartition des risques.

  • Contrat au forfait : prix fixe, défini à l’avance, indépendamment du temps passé. Le prestataire assume la majorité des risques.
  • Contrat en régie : facturation basée sur le temps réellement passé et les ressources utilisées. Les risques sont plus partagés entre le client et le prestataire.

Cette différence implique également une variation dans la flexibilité et la gestion du projet, le contrat en régie offrant généralement plus de souplesse.

Qu'est-ce qu'un projet en régie ?

Un projet en régie est un modèle contractuel où le client paie le prestataire en fonction du temps réellement passé et des ressources utilisées pour réaliser la prestation. Ce modèle offre une grande flexibilité, permettant d’ajuster les ressources et la portée du projet en fonction de l’évolution des besoins. Il est souvent privilégié pour des projets aux besoins fluctuants ou mal définis au départ.

Comment facturer un forfait ?

Facturer un forfait implique plusieurs étapes clés pour assurer la transparence et la satisfaction du client :

  • Définissez clairement la portée et les livrables : avant de commencer, assurez-vous que tous les aspects du projet sont bien compris et acceptés par les deux parties.
  • Établissez un calendrier de paiement : définissez quand et comment les paiements doivent être effectués, souvent avec un acompte au départ, suivi de paiements échelonnés ou un paiement final à la livraison.
  • Fournissez des factures détaillées : chaque facture doit clairement indiquer les services fournis, les montants dus et les modalités de paiement.
  • Soyez prêt à justifier vos coûts : même dans un modèle forfaitaire, le client peut demander des explications sur la manière dont le prix a été défini, soyez donc transparent et prêt à justifier votre tarification.

En suivant ces étapes, vous faciliterez le processus de facturation et contribuerez à établir une relation de confiance avec votre client.

logo Furious

Inscrivez-vous à notre newsletter

Vous recevrez chaque mois toute l’actualité de FURIOUS