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Les meilleures façons de suivre le temps passé sur un projet au forfait.

Que vous soyez un cabinet, une ESN ou une agence, lorsque vous travaillez au forfait, suivre le temps passé est la clé dans le calcul de rentabilité d’un projet. 

Cela vous permet de comparer ce qui a été vendu vs ce qui a été fait et donc le fameux “reste à faire”.

Bien entendu, cette visibilité est directement liée à votre capacité à suivre l’avancement du-dit projet.

Vous vous demandez alors : 

Quelles sont les meilleures façons de suivre le temps passé sur un projet au forfait ?

Quels sont les freins au suivi du temps passé ?

En effet, bien que ce soit central pour le bon suivi des affaires, il se trouve qu’il y a souvent plusieurs problèmes qui se posent :

  • C’est ch*** !!! On ne va pas se mentir, saisir le temps passé au quotidien est souvent vécu par les équipes comme une tâche rébarbative et sans intérêt. Ce qui est compréhensible dans la mesure où les enjeux de rentabilité sont souvent éloignés de ceux qui ont à saisir leur temps tous les jours…
  • Le déclaratif est souvent juge et partie. Celui qui fait est celui qui dit, donc s’il dit n’importe quoi ça pose problème. Ou comment faire payer plus de pauses café au client que la réelle avancée de son projet…
  • La difficulté à contrôler. En effet, ce genre de déclaratif impose à quelqu’un de contrôler régulièrement (idéalement chaque semaine) que ce qui est saisi a été effectivement fait.

Mais alors comment bien saisir son temps sur son projet au forfait ? 

Chez Furious, nous avons imaginé quantité de scénarii possibles afin que tout le monde s’y retrouve, dans la joie et la bonne humeur !

Suivez vos temps :

  • Depuis votre agenda Outlook ou Gmail avec la synchronisation automatique.
  • Avec un super widget où indiquer tout ce que vous avez fait dans la semaine (cf capture)
  • Avec un time tracker de la mort : play / pause / play / pause…”au tel avec un client” etc…
  • Directement depuis le planning avec des notifications intelligentes production vs gestion de projets 
  • Avec la saisie du temps directement à la clôture d’un ticket.

Et d’un point de vue RH ?

En interne, on ne saurait trop vous conseiller d’orchestrer tout le process. Pour le savoir, posez-vous ces quelques questions :

-> Valorisez-vous ceux qui saisissent leurs temps ? Par exemple, accès prioritaire au planning de prod etc…

-> Contrôlez-vous systématiquement que les timesheets sont remplis ?

-> Que mettez-vous en œuvre si ce n’est pas fait ? Dans une grande agence de conseil qu’on ne citera pas, si les imputations ne sont pas faites le vendredi soir, c’est au manager de les faire pour le collaborateur le lundi suivant… En général ça n’arrive pas deux fois  !

-> Avez-vous gamifié la démarche pour la rendre ludique ? 

-> Avez-vous donné du sens “projet” à l’action d’imputer ? Par exemple, prime sur la rentabilité du projet etc…

Bref, le suivi des temps étant un pré-requis indispensable pour une bonne gestion rentable de vos projets, il est essentiel à la fois de s’équiper d’outils permettant à vos équipes de suivre leurs temps de façon simple et efficace, mais également de penser à une communication interne valorisante et motivante  !

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