¿Ha incumplido algún plazo? ¿Ha incumplido un plazo? ¿Ha olvidado que sus equipos no están formados (todavía) por clones incansables capaces de entregarlo todo a tiempo y con una sonrisa? Perfecto. Eso es exactamente lo que vamos a convertir en una ventaja estratégica.
Los errores de planificación son inevitables en la vida de una agencia. Pero lo que distingue a una organización de éxito de otra no es la ausencia de errores. Es la su capacidad para aprender de ella a largo plazoen beneficio del equipo, la rentabilidad y la satisfacción del cliente.
He aquí cómo.
Por qué tus errores valen su peso en oro (si sabes leerlos)
Según el PMIproyectos proyectos mal planificados cuestan de media un 11,4% más de presupuesto. Y, sin embargo, pocas agencias aprovechan realmente sus fracasos.
¿Por qué? Porque a menudo preferimos “pasar página” antes que mirar por el retrovisor. Mal movimiento. Un error que no se analiza es un error que pagarás… dos veces.
He aquí 3 buenas noticias:
- Un error rara vez lo comete un individuo aislado (¡uf!).
- Un error repetido indica una debilidad sistémica (y, por tanto, reparable).
- Un error bien aprovechado crea una cultura de mejora continua (y refuerza la cohesión del equipo).
Los 5 principales errores de planificación
1. Sobrevalorar las capacidades de sus equipos
Puede que ya hayas pensado (o dicho): “Pueden manejarlo, no es tan pesado”.
¿La realidad? La sobrecarga crónica es una de las principales causas de agotamiento en las agencias.
Un recurso nunca está disponible al 100%. La carga mental, el cambio de prioridades, los imprevistos… todo eso consume tiempo.
Qué hacer Base sus horarios en una capacidad realista (70-80% como máximo), especialmente para los perfiles clave.
2. Subestimación de los costes invisibles
Reuniones, informes, aprobaciones internas, coordinación…
Estas tareas nunca figuran en el calendario, pero cuestan mucho dinero en tiempo real.
Un estudio de McKinsey reveló que los directivos dedican una media del 62% de su semana en tareas de coordinación y no de producción real..
Para ello Integre los costes indirectos en cada planificación, como haría con cualquier tarea entregable.
3. Olvidar la dimensión humana
Sus empleados no son intercambiables, infalibles ni están disponibles 365 días al año.
¿Unas vacaciones, una enfermedad, un bajón? Nada excepcional… a menos que todo se deba a esta persona.
Para hacer Planifique con un colchón humano. Y piensa en la redundancia para las competencias críticas.
4. Descuidar las validaciones de los clientes
“Sólo estamos esperando un pequeño empujón del cliente”. – Ya lo ha oído antes.
Excepto que un “pequeño ir” a menudo se convierte en un ida y vuelta durante 10 díaso incluso más.
Acciones: integrar explícitamente plazos para las devoluciones y los cambios en sus horarios. Y negocia con antelación un número máximo de viajes de ida y vuelta.
Estamos empezando a controlar la criticidad de los proyectos y a visualizar fácilmente los excesos. Esto tiene un valor incalculable para reaccionar con rapidez.
5. Reproducir los mismos patrones sin cuestionar
¿El proyecto anterior terminó en un sprint nocturno? Pero ¿mantendremos el mismo calendario para el siguiente?
No hay nada más costoso que repetir errores previsibles.
Para hacer Un circuito sistemático de retroalimentación al final de cada proyecto. Incluso 30 minutos son suficientes para sacar provecho de la situación.
Convertir los errores en inteligencia colectiva
En lugar de castigar, exterioriza tus errores. Es una poderosa palanca para aumentar las competencias de todo el equipo.
1. Organizar “revisiones de proyectos” en frío
Tómate 45 minutos, unos cuantos post-its y ponlo todo sobre la mesa: qué ha funcionado, qué ha fallado, por qué. Haz hablar a los equipos, no a los jefes. Objetivo: lucidez + benevolencia.
2. Crear una base de datos docente compartida
Una Noción, un Impulso o una herramienta interna, no importa. Cada feedback se registra en forma de ficha: “Error – Impacto – Lección – Nueva práctica”.
Tu biblioteca de meteduras de pata se convierte en una mina de oro.
3. Desarrolle sus procesos, no sólo sus calendarios
Si le faltan sistemáticamente dos días para las maquetas, quizá sea su método de cálculo de costes el que deba revisarse, no sólo “añadir margen”.
Situación | Reacción instintiva | Respuesta de aprendizaje |
Campaña entregada con retraso | Culpar al equipo o al cliente | Estamos revisando asignación de recursos y la validación interna |
Sprint explotó el día 2 | «Lo haremos mejor la próxima vez | Analizamos las diferencias entre lo previsto y lo real |
Tarea olvidada en el backlog | “No importa, lo hicimos sobre la marcha”. | Actualizamos las plantillas de planificación |
Devoluciones de clientes no programadas | «No estaba planeado | Revisar el proceso de validación y los márgenes |
Sobrecarga de un perfil de clave | Desplazar una tarea «sobre la marcha | Nos replanteamos la distribución de la carga y las alertas |
Los beneficios de una cultura de aprendizaje basada en los errores
- Menos carga mental para sus gestores de proyectos
- Horarios más realistas = mejor servicio al cliente
- Desarrollo de competencias transversales para equipos
- Un ambiente más sano: nos atrevemos a decir cuando las cosas van mal
- Mayor rentabilidad gracias a la optimización continua
Y la guinda del pastel: sus equipos ya no rehuyen las revisiones de proyectos como si fueran la peste. Las esperan como una oportunidad útil para intercambiar ideas. Una locura, ¿verdad?
El método Furious
¿Quiere ir más lejos? Póngase en contacto con Furiosocada proyecto se convierte en una fuente de verdad. La herramienta le permite :
- D’nálisis de las diferencias entre lo previsto y lo realproyecto por proyecto
- Identificar los cuellos de botella recurrentes
- Agilice la información posterior al proyecto con datos fiables
- Mejore su futuro cálculo de costes gracias a los datos históricos
En resumen, se acabó el pilotaje a ciegas. Puedes convertir cada fracaso pasado en una ventaja competitiva futura.
¿Quiere ver cómo se traduce esto en su contexto? Solicite su demostración personalizada:
Puede que se esté haciendo estas preguntas en .
01 ¿Cómo evitar que los errores se consideren fracasos?
Integrándolos en un proceso de mejora continua. Analizamos, comprendemos, ajustamos. Sin culpar, sólo aprendiendo.
02 ¿Deben revisarse todos los proyectos?
No necesariamente. Concéntrese en los proyectos significativos o en los que hayan experimentado desviaciones importantes. El objetivo es el impacto, no la burocracia.
03 ¿Cómo podemos implicar a nuestros equipos en este proceso?
Situándoles en el centro del proceso. Los errores no vienen “de arriba” o “del campo”: son colectivos. Sus equipos suelen tener las mejores ideas para corregirlos.
04 ¿Qué debo hacer si cometo los mismos errores una y otra vez?
Es una señal clara. O bien no se ha identificado correctamente el problema, o bien no se están aplicando las soluciones propuestas. En ambos casos, es necesaria una revisión más amplia.
05 ¿Existen herramientas para controlar mejor los errores de planificación?
Sí, sobre todo Furious, que permite seguir las desviaciones, el tiempo empleado, los costes reales y ajustar los métodos con indicadores concretos.
