Come Disobey ha snellito la propria gestione in 3 mesi senza intoppi
Autore verificato
27 Maggio 2025
Passare da 3 strumenti scollegati tra loro a una gestione centralizzata.
È questa la svolta strategica che ha intrapreso Disobey, un’agenzia di comunicazione di Nantes con una quindicina di dipendenti. Una trasformazione portata avanti a ritmo serrato da Wendy Joulin, la ”mamma” dell’agenzia – è così che la chiamano internamente.
Il suo obiettivo? Ritrovare chiarezza, efficienza… e soprattutto, smettere di rincorrere le notizie tutto il giorno.
La sfida: destreggiarsi tra troppi strumenti, troppo spesso
Prima di Furious, la vita quotidiana da Disobey sembrava una caccia al tesoro digitale.
- Un sistema ERP ormai obsoleto per la gestione dei progetti e dei tempi (installato in locale, senza aggiornamenti).
- Un software HR per le ferie.
- Trello come strumento di supporto per coordinare i team.
Aggiungici una gestione delle note spese ”alla vecchia maniera” (ovvero: invio delle ricevute via e-mail e archiviazione manuale), e avrai un terreno fertile per errori, dimenticanze e… frustrazioni.
Wendy lo riassume bene:
Dovevo continuamente sollecitare i team. Nessuno voleva usare lo strumento, sembrava che stessimo facendo passi indietro invece che avanti.
Wendy Joulin - Responsabile amministrativa presso Disobey
La svolta: uno strumento all-in-one, pensato proprio per le agenzie
Il cambiamento è iniziato grazie al passaparola. Mentre chiacchierava con un collega, Wendy ha sentito parlare di Furious. Se ne parla un po’ in giro, i commenti sono positivi e la sua curiosità è stata stuzzicata.
Dopo aver visto una demo, Wendy è convinta: lo strumento è moderno, intuitivo, accessibile da cellulare e, soprattutto… permette di centralizzare tutto.
Abbiamo capito subito che avremmo potuto riunire tutto in un unico posto: gestione dei progetti, fatturazione, acquisti, ferie, monitoraggio delle ore… Era esattamente quello che cercavamo.
Wendy Joulin - Responsabile amministrativa presso Disobey
Non c’è bisogno di un integratore esterno: Wendy ha gestito personalmente l’implementazione. In tre mesi, tutto era già configurato e i primi collaboratori erano già stati inseriti nel sistema.
I 3 errori che hanno evitato (e che faresti bene a evitare anche tu)
- Sottovalutare la gestione del cambiamento: Wendy ha coinvolto un responsabile di progetto nella fase di test per assicurarsi che il personale sul campo fosse d’accordo. Ottima scelta.
- Trasferire tutto in una volta sola: Disobey ha scelto un approccio graduale, con un periodo di ”convivenza” tra Trello e Furious. Risultato: nessun panico, un’adozione senza intoppi.
- Ignorare le reali modalità di utilizzo dei team: integrando casi d’uso concreti fin dalla fase di configurazione, Wendy ha anticipato eventuali ostacoli. Il suo segreto? Conosce bene i suoi team…e il suo strumento.
Le fasi chiave dell’implementazione
- Ottobre: Wendy prende in mano Furious, imposta i progetti, i contatti e i diritti.
- Novembre: assume un collaboratore per verificare l’utilizzo sul campo.
- Gennaio: l’intera agenzia passa ufficialmente al nuovo sistema. Non servono più altri strumenti.
Il tutto senza sudori freddi. E senza caffè rovesciato. (Beh, per quanto ne sappiamo).
Cosa ha cambiato Furious nella vita di tutti i giorni
La centralizzazione delle informazioni ha liberato tempo… e spazio mentale. Il risultato: maggiore fluidità, meno microgestione, più autonomia.
Prima: Wendy era il punto di riferimento. Qualsiasi richiesta (pagamenti, ferie, fatture) passava per lei.
Oggi: ognuno ha accesso alle informazioni di cui ha bisogno, quando ne ha bisogno.
Si risparmia un sacco di tempo. I collaboratori aprono il progetto e hanno subito a disposizione la cronologia. Sono integrati persino i post-it.
Wendy Joulin - Responsabile amministrativa presso Disobey
La centralizzazione delle informazioni ha liberato tempo… e spazio mentale. Il risultato: maggiore fluidità, meno microgestione, più autonomia.
3 buone pratiche da tenere a mente da Disobey
Wendy non si è limitata a ”mettere a punto uno strumento”. Ha guidato un vero e proprio processo di ottimizzazione dei flussi di lavoro, con metodo e buon senso. Ecco cosa ogni agenzia farebbe bene a replicare:
- Affidare la gestione a una persona di riferimento: Wendy è stata la forza trainante dall’inizio alla fine.
- Test a due livelli (amministrativo + operativo): per una visione a 360° delle esigenze.
- Basta con la frammentazione: un unico strumento, un unico punto di accesso, un’unica versione della verità.
Ecco cosa permette loro Furious oggi
Già dalle prime settimane, gli effetti della centralizzazione si sono fatti sentire in Disobey. Non c’è stato bisogno di aspettare mesi per notare un cambiamento nella fluidità della routine quotidiana.
Meno tempo perso a passare da uno strumento all’altro
Prima, per approvare un progetto bastava aprire tre applicazioni: una per registrare le ore, un’altra per controllare le ferie e una terza per trovare il file di fatturazione giusto. E a volte… una piccola deviazione dalla casella di posta di Wendy.
Non devo più aprire tre programmi per lo stesso dato. È tutto lì, al posto giusto.
Wendy Joulin - Responsabile amministrativa presso Disobey
Ora è tutto su Furious. I project manager, i responsabili clienti, il reparto creativo, la contabilità: tutti lavorano nello stesso ambiente, con un’unica interfaccia e dati aggiornati in tempo reale.
Meno e-mail, più trasparenza
Su Disobey, ogni progetto raccoglie tutte le informazioni utili: attività da svolgere, commenti, note interne, documenti condivisi, cronologia delle approvazioni, stato della fatturazione… Basta con le continue richieste per sapere se un pagamento è andato a buon fine o se il preventivo è stato firmato.
Ognuno ha accesso a ciò di cui ha bisogno, senza doverlo chiedere
Si risparmia un sacco di tempo. I collaboratori aprono il progetto e hanno subito a disposizione la cronologia. Sono integrati persino i post-it.
Wendy Joulin - Responsabile amministrativa presso Disobey
Meno dipendenza, più autonomia
Prima, Wendy era la torre di controllo. Ogni approvazione, ogni monitoraggio, ogni conferma passava attraverso di lei. Oggi, i collaboratori possono navigare all’interno dello strumento, accedere alle informazioni di cui hanno bisogno e seguire l’andamento dei loro progetti in tempo reale.
Ovviamente tiene d’occhio quello che succede, ma non è più lei a rallentare il processo.
E questo cambiamento è anche di natura psicologica: i team si sentono più responsabili e più coinvolti, perché hanno gli strumenti giusti per agire senza intermediari.
Meno burocrazia, maggiore reattività sul campo
Uno strumento valido è anche uno strumento pensato per l’uso quotidiano. E in un’agenzia dove i team sono spesso impegnati in riunioni o in trasferta, l’app mobile fa davvero la differenza.
Note spese, ricevute, consultazioni veloci: tutto si può fare dal telefono.
Non c’è più bisogno di tenere le ricevute in fondo alla borsa sperando di ricordarsene a fine mese.
Meno confusione, più chiarezza per tutti
Uno dei vantaggi più significativi è l’aggiornamento delle informazioni.
Ogni membro del team condivide ora lo stesso punto di riferimento: un progetto, uno stato e una cronologia comuni. In caso di avvicendamenti o assenze, la continuità è garantita.
Furious diventa il punto di riferimento comune dell’agenzia. Una base su cui poter contare, senza dover fare affidamento sulla memoria di ciascuno.
E tu, quanto tempo perdi ancora a rimettere insieme i pezzi?
Disobey non si è limitata ad adottare uno strumento: ha semplificato il proprio modo di lavorare.
Furious ha permesso loro di unificare i processi, snellire i flussi di lavoro e rendere i team più coinvolti.
E se facessi la stessa scelta che hanno fatto loro?