Passa da 3 strumenti scollegati a una gestione centralizzata.
Questo è il cambiamento strategico che ha compiuto Disobey, un “agenzia di comunicazione di 15 persone con sede a Nantes. Wendy Joulin, la ‘mamma’ dell” agenzia, come viene chiamata all “interno dell” azienda, sta guidando questa trasformazione di bene in meglio.
L’obiettivo? Ritrova la chiarezza, l’efficienza… e soprattutto smetti di inseguire le notizie tutto il giorno.
La sfida: destreggiarsi tra troppi strumenti, troppo spesso
Prima di Furious, la vita quotidiana di Disobey era come una caccia al tesoro digitale.
- Un vecchio ERP per il monitoraggio di progetti e tempi (installato localmente, senza aggiornamenti).
- Software HR per le vacanze.
- Trello per supportare il coordinamento del team.
Se a questo si aggiunge il modo “vecchio stile” di gestire le note spese (ovvero l “invio delle ricevute via e-mail e l” archiviazione a mano), si ottiene un terreno fertile per errori, sviste e… frustrazione.
Wendy riassume bene il concetto:
“Rilanciavo continuamente i team. Nessuno voleva usare lo strumento, quindi ci sembrava di andare indietro invece che avanti.
Le déclic: uno strumento all-in-one progettato appositamente per le agenzie
Il passaggio è iniziato grazie al passaparola. Chiacchierando con un collega, Wendy ha sentito parlare di Furious. Lo strumento circolava nelle conversazioni, il feedback era positivo e la curiosità era stata stuzzicata.
Dopo una demo, Wendy si è convinta: lo strumento è moderno, fluido, accessibile su mobile e soprattutto… ti permette di centralizzare tutto.
“Abbiamo capito subito che saremmo stati in grado di riunire tutto: gestione dei progetti, fatturazione, acquisti, ferie, monitoraggio del tempo, ecc. Era esattamente quello che stavamo cercando.
Non c’è stato bisogno di un integratore esterno: Wendy ha gestito il roll-out in prima persona. Nel giro di tre mesi, tutto era pronto e i primi dipendenti erano stati assunti.
I 3 errori che hanno evitato (e che anche tu faresti bene a evitare)
- Sottovalutare la gestione del cambiamento
Wendy ha coinvolto un project manager nella fase di test per assicurarsi che il lavoro di base fosse seguito. Buona fortuna. - Migrare tutto in una volta
Disobey ha scelto un approccio graduale, con un periodo di “convivenza” tra Trello e Furious. Il risultato: zero panico, adozione senza problemi. - Ignorare gli usi reali dei team
Integrando casi d’uso reali fin dalla fase di configurazione, Wendy ha anticipato eventuali colli di bottiglia. Il suo segreto? Conosce i suoi team… e il suo strumento.
Fasi chiave dell'implementazione
- Ottobre Wendy si occupa di Furious, configurando progetti, contatti e diritti.
- Novembre L’azienda si occupa di un membro del personale per convalidare il suo utilizzo sul campo.
- Gennaio L “intera agenzia passa ufficialmente al sistema. Non c” è bisogno di altri strumenti.
Il tutto senza sudare o rovesciare una tazza di caffè. E niente caffè versato (beh, non che noi sappiamo).
Cosa ha cambiato Furious nella vita di tutti i giorni
La centralizzazione delle informazioni ha liberato tempo… e larghezza di banda mentale. Il risultato: più fluidità, meno micromanagement, più autonomia.
Prima Wendy era il centro nevralgico. Qualsiasi domanda (pagamento, congedo, fattura) passava da lei.
Oggi Tutti hanno accesso alle informazioni di cui hanno bisogno, quando ne hanno bisogno.
La centralizzazione delle informazioni ha liberato tempo… e larghezza di banda mentale. Il risultato: più fluidità, meno micromanagement, più autonomia.
3 buone pratiche da Disobey
Wendy non si è limitata a “implementare uno strumento”. Ha condotto una vera e propria iniziativa di ottimizzazione dei processi, utilizzando metodo e buon senso. Ecco ciò che ogni agenzia potrebbe trarre vantaggio dal replicare:
- Affidare la gestione a una persona dedicata Wendy è stata la forza trainante dall’inizio alla fine.
- Test bidirezionali (amministrativi e operativi) per una visione a 360° dei requisiti.
- Porre fine alla frammentazione Un unico strumento, un unico punto di ingresso, un’unica versione della verità.
Ciò che Furious permette loro di fare oggi
Gli effetti della centralizzazione si sono fatti sentire in Disobey fin dalle prime settimane. Non è necessario aspettare mesi per vedere un cambiamento nel modo in cui le cose vengono gestite quotidianamente.
Meno tempo perso a destreggiarsi tra gli strumenti
In passato, la convalida di un semplice progetto poteva richiedere l “apertura di tre applicazioni: una per tenere traccia del tempo, un” altra per controllare le ferie e una terza per trovare il file di fatturazione giusto. E a volte… una piccola deviazione verso la casella di posta di Wendy.
D’ora in poi, tutto è in Furious. I project manager, gli account manager, il reparto creativo, gli account: tutti lavorano nello stesso ambiente, con un’unica interfaccia e aggiornamenti dei dati in tempo reale.
Meno email, più trasparenza
Con Disobey, ogni progetto contiene tutte le informazioni rilevanti: attività da svolgere, commenti, note interne, documenti condivisi, cronologia delle approvazioni, stato della fatturazione, ecc.
Tutti hanno accesso a ciò di cui hanno bisogno, senza doverlo chiedere.
Meno dipendenza, più autonomia
Wendy era la torre di controllo. Ogni convalida, follow-up e conferma passava da lei. Oggi i dipendenti possono navigare nello strumento, accedere alle informazioni di cui hanno bisogno e seguire i progressi dei loro progetti in tempo reale.
Certo, tiene d’occhio quello che succede, ma non è più il collo di bottiglia.
E questo cambiamento è anche psicologico: i team si sentono più responsabili, più coinvolti, perché sono meglio equipaggiati per agire senza intermediari.
Meno scartoffie, più reattività sul campo
Un buon strumento è anche uno strumento progettato per un uso reale. E in una filiale in cui i team sono regolarmente in riunione o in viaggio, l’applicazione mobile fa la differenza.
Richieste di rimborso spese, ricevute, consulenze rapide: tutto può essere fatto al telefono.
Non c’è bisogno di conservare le ricevute in fondo alla borsa, sperando di ricordarle alla fine del mese.
Meno vaghezza, più chiarezza collettiva
Uno dei vantaggi più profondi è l’aggiornamento delle informazioni aggiornamento delle informazioni.
Ogni membro del team condivide ora la stessa base di riferimento: un progetto, uno stato e una storia comuni. In caso di turnover o di assenza, la continuità è assicurata.
Furious è diventato il quadro di riferimento condiviso dell’agenzia. Una base su cui possiamo costruire, senza fare affidamento sui ricordi degli altri.
E quanto tempo stai perdendo per raccogliere i pezzi?
Disobey non ha semplicemente adottato uno strumento: ha semplificato il suo modo di lavorare.
Furious ha permesso loro di riunire i processi, di semplificare i flussi di lavoro e di coinvolgere maggiormente i team.
E se tu facessi la loro stessa scelta?
