Agenzia di Lione specializzata in marketing territoriale e comunicazione, articolo supporta sia le autorità locali che il settore privato. Il suo DNA? Contenuto, precisione e uno spirito di squadra ben oliato.
Ma quando il team ha voluto fare un salto di qualità in termini di organizzazione interna, ha avuto bisogno di uno strumento in grado di allineare tutti i cursori: produzione, pre-contabilità, visione del cliente, gestione del team… e soprattutto di mettere un po’ di olio nelle ruote.
Un'organizzazione priva di un filo conduttore
Per molto tempo, il team ha operato con una combinazione di strumenti legati all’arredamento, ognuno dei quali rispondeva a un’esigenza specifica ma senza una vera e propria coerenza generale. Il risultato erano riunioni di produzione che si trascinavano per tutta la mattina in un’atmosfera… diciamo così, elettrica.
3 segnali di pericolo si erano manifestati:
- Tempo sprecato per il doppio inserimento tra la gestione del progetto e l’agenda di Outlook.
- Nessuna centralizzazione delle informazioni Ogni volta che qualcuno andava in congedo, si doveva redigere un “testamento” di 5 pagine per passare il testimone.
- Mancanza di visibilità interfunzionale tra progetti, fatturazione, CRM e fornitori di servizi.
Un fattore scatenante: il desiderio di fare meglio, collettivamente
È stata Estelle, Office Manager, a dare il via al passaggio. Rigorosa e pragmatica, ha subito individuato in Furious la soluzione in grado di unificare i flussi di lavoro senza complicare le operazioni quotidiane. Fin dalla prima dimostrazione, i team hanno accettato.
“Fin dalla demo, uno dei responsabili del progetto ha detto: “Questo è ciò che voglio”.
E per garantire l’adozione? Estelle non badò a spese:
- Ha coinvolto un project manager fin dall’inizio,
- Ha organizzato un roll-out rapido ma strutturato,
- Crea un rituale di squadra: il “Punto di Buona Pratica Furioso”un incontro mensile per discutere di eventuali colli di bottiglia e condividere suggerimenti.
Risultato: in meno di 3 mesi, l “intero team è operativo. Sì, anche i più scettici. (Beh, quasi tutti. C” è ancora un foglio di calcolo ribelle, ma ci stiamo lavorando).
Prima / Dopo Furious
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Senza Furioso |
Con Furious |
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Riunioni di produzione di 3 ore |
45 minuti in poco tempo, senza stress |
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“Testamenti di 5 pagine per le vacanze |
Accesso immediato alle informazioni sul progetto |
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Outlook a doppia entrata / gestione dei progetti |
Sincronizzazione fluida |
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Dividere la fatturazione tra gli strumenti |
Monitoraggio integrato, chiaro e controllato |
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Strumenti isolati, ergonomia obsoleta |
Piattaforma intuitiva e centralizzata |
Risultati che possono essere misurati... e percepiti
L’impatto è immediato:
- 75% di riduzione dei tempi delle riunioni di produzione.
- 2 ore risparmiate a settimana per dipendente per la ricerca e la condivisione di informazioni.
- Eliminazione di un manuale che richiede molto tempo ogni volta che si va in ferie.
- Maggiore serenità e responsabilizzazione del team, che si appropria dei processi con facilità.
Una lezione sulla gestione del cambiamento
Cambiare gli strumenti non è mai solo una questione di clic. Si tratta di persone, di cultura dell “agenzia e di cambiare le abitudini. Noi di J” articule abbiamo avuto successo su tre fronti:
- Uno sponsor interno identificato (Estelle),
- Un impiego ritmico e deciso (nessuna fase “a metà”),
- Una cultura del feedback e della proprietà collettivaincarnata dai rituali messi in atto.
Nota bene: è necessario prestare attenzione all’importazione di importare dati storici era fondamentale. Questo è un punto che deve essere anticipato per evitare errori contabili (come ad esempio note di credito non necessarie che devono essere rettificate in un secondo momento).
Furioso ma anche etico
Ho una forte sensibilità ambientale (sono coinvolto nel CEC e ho creato una rivista sulle buone pratiche commerciali). Questo posizionamento è stato ripreso da Furious:
- Un’azienda autofinanziata, lontana dalla corsa alla raccolta fondi,
- Crescita controllata,
Un team di prodotto che ascolta i feedback dal campo.
E se sei tu...
Stai ancora gestendo i tuoi progetti utilizzando diversi strumenti? I tuoi team utilizzano più fogli di calcolo e le riunioni si trascinano all’infinito? Ecco cosa ti consigliamo:
- Mappare il tuo utilizzo effettivo (fatturazione, gestione delle attività, coordinamento dei clienti, ecc,)
- Prova una demo con i tuoi dipendenti chiave,
- Affidati a uno sponsor interno per sostenere la transizione,
- E soprattutto non sottovalutare i micro-guadagni: sono i veri risparmi.
L'ultima parola?
Semplice, diretto, efficace. Furious è ormai un riflesso quotidiano per tutto il team. E anche coloro che all “inizio si sono tirati indietro hanno imparato ad apprezzarlo. Il software è diventato un compagno indispensabile per J” articule.
E tu, quanto tempo perdi ogni settimana per cercare informazioni che non riesci a trovare, per inserire due volte i dati o per gestire lunghe riunioni?
Furious aiuta le agenzie a riprendere il controllo delle loro operazioni. Una sola piattaforma. Una sola fonte di verità. E team che possono respirare (parole dell’Office Manager).
