Il contesto: quando l’innovazione tecnologica incontra gli eventi
Plesh si è inventata un ruolo nuovo nel mondo degli eventi: aiuta organizzatori, agenzie e aziende a integrare la cultura dello sviluppo informatico nella progettazione degli eventi, senza costringerli a crearsi un team interno inefficiente e costoso.
Il loro team? Ingegneri informatici, telecomunicazioni e cinema, super appassionati di eventi, che lavorano su tre fronti:
- Migliorare i processi: semplificare, automatizzare e ottimizzare tutto ciò che serve per progettare ed erogare un evento
- Innovare l’esperienza: tecnologie digitali, software, app, streaming, broadcasting, interazioni audio-video
- Misurare meglio: raccogliere dati per capire il successo dell’evento e progettare eventi migliori per il futuro
Durante e dopo la pandemia, Plesh è stata riconosciuta come protagonista della trasformazione digitale del mercato degli eventi, aiutando le agenzie a trasformare eventi che non avrebbero potuto esistere in presenza in formato digitale o ibrido.
Ma dietro questi successi, c’era un problema strutturale che frenava la crescita.
Prima di Furious: improvvisazione continua
Il problema dei preventivi: una caccia al tesoro infinita
Cambiando spesso pelle come azienda, Plesh non aveva un vero modello di vendita strutturato. I preventivi venivano fatti sulla base del “valore percepito di mercato”, guardando solo il costo esterno e un margine di contribuzione che aiutava poco.
Ogni volta bisognava riguardare il prezzo fatto su progetti simili, o per lo stesso cliente. Era un rompicapo continuo.
Costi sparsi ovunque
Non c’era un unico strumento dove vedere in modo ordinato:
- Tutte le uscite di cassa
- I costi previsionali e consuntivi
- La possibilità di controllarli “in tempo reale” per prendere decisioni di business consapevoli
Allocazione dei tempi? Praticamente inesistente
Nessuna assegnazione precisa dei tempi delle persone sui progetti (interni, esterni o tentata vendita). Di fatto, non la facevano proprio.
Il risultato? Una mancanza totale di controllo strutturato:
- Preventivi non standardizzati e poco confrontabili
- Costi sparsi su strumenti diversi e non incrociati con i progetti
- Nessuna visione chiara di come il tempo delle persone venisse speso
Tutto questo rendeva difficile capire:
- Quanto davvero guadagnassero su un progetto
- Quanto fossero sopra o sotto il pareggio
- Come aggiustare il modello di business
La ricerca: serviva un ERP, non un altro tool di project management
La consapevolezza è arrivata chiara: dovevano cambiare modello di ricavo, passando a un modello basato sulle ore e sul costo interno delle persone, con un controllo reale di marginalità e costi.
Serviva:
- Un unico strumento per preventivi, costi e tempo
- Una base dati solida per prendere decisioni di business
- Un sistema che non fosse solo project management o controllo marginalità, ma qualcosa di più vicino a un ERP
Hanno guardato diverse soluzioni (Paprika, Witold, Yeap, ecc.) e poi sono arrivati a Furious.
Il clic: “Questo può diventare il nostro ERP al 100%”
Il momento decisivo è stato quando hanno capito che Furious, se usato bene, poteva diventare un ERP completo al 100% per loro.
Le uniche cose che oggi tengono fuori da Furious sono:
- La contabilità e parte della fatturazione (per praticità: hanno poche fatture attive, circa 200 l’anno)
- La marketing automation (preferiscono software specializzati)
Capito questo, la scelta di “passare a Furious” è stata naturale.
L’implementazione: quando i dati prendono finalmente forma
L’implementazione è andata bene, con molta attenzione e alta qualità da parte del team Furious, che ha accolto molte delle evoluzioni richieste.
Il momento che ricordano di più? Quando hanno costruito la loro dashboard e si sono trovati davanti:
- Una grande quantità di dati
- Con grande profondità
- E una lettura molto semplice sull’andamento del business e della struttura aziendale (costi, flussi, ecc.)
È stato il momento in cui hanno pensato: “Ok, finalmente abbiamo gli strumenti per leggere davvero la nostra azienda”.
Quando ho capito che Furious, se usato bene, poteva diventare un ERP completo al 100% per noi, la scelta di passare a Furious è stata naturale.
I quick win: dal dato al cambio di business model
1. Accesso immediato al dato
Avere subito:
- Disponibilità del dato
- Possibilità di leggerlo e incrociarlo
- Controllo migliore dei costi e della marginalità
2. Cambio di modello di business strutturato
Furious ha dato a Plesh lo strumento giusto per:
- Passare a un modello basato sul costo interno e sulle ore
- Definire obiettivi chiari:
- Tenere la prima marginalità sempre sopra una certa soglia
- Fare in modo che chi lavora sulle commesse “paghi” con il proprio lavoro il costo di tutto lo staff
- Usare le licenze come cuscinetto di margine per coprire i costi di struttura
Il risultato? Ogni mese un indicatore chiaro di quanto sono sopra o sotto il pareggio rispetto al business plan.
Cosa è cambiato nel quotidiano: da “inventare i prezzi” a “vendere tempo”
Uno strumento unico che fa la differenza
Oggi è molto più semplice:
- Fare e rifare un preventivo quante volte serve, senza perdere il filo
- Gestire rapidamente extra costi e cambi di programma
- Ricostruire la storia di un progetto (cosa è successo, modifiche, tempo speso)
- Vendere “quanto tempo ci metto” invece di inventare i prezzi
Furious “svolta” la situazione ogni giorno
Più che un singolo episodio salvavita, Furious svolta la situazione tutti i giorni:
- Ogni volta che c’è un cambio di programma
- Ogni volta che compare un extra costo
- Ogni volta che un preventivo viene modificato n volte prima di chiudersi
In tutti questi casi, Furious permette di gestire le modifiche in modo velocissimo e strutturato, senza perdere controllo né marginalità.
La cosa che non farebbero mai più senza Furious?
Semplicissimo: un preventivo.
Non farebbero mai più un preventivo senza passare da Furious.
I risultati: meno improvvisazione, più controllo
Cosa fanno in più oggi:
- Molte più cose a livello di controllo e analisi del business
- Impostare obiettivi chiari (marginalità, copertura dei costi, pareggio) e monitorarli mese per mese
- Sfruttare progressivamente nuove funzionalità, con fiducia e motivazione
Cosa fanno in meno:
- Improvvisare sui prezzi
- Perdere tempo a ricostruire i numeri tra file e strumenti diversi
- Vivere stress quando un progetto cambia in corsa, perché sanno di poter ricalibrare in modo rapido e strutturato
In conclusione: buttare il cuore oltre l’ostacolo
Per Plesh, adottare Furious ha significato fare lo sforzo di passare da una gestione “leggera” a una soluzione complessa e strutturata.
All’inizio può sembrare pesante. Ma se hai fiducia, nel medio periodo inizi a vedere i risultati, un pezzo alla volta. E sai sempre qual è il prossimo risultato che vuoi portarti a casa.
E la tua agenzia? Sta ancora improvvisando i prezzi?
Se anche tu:
- Fai preventivi basati sul “valore percepito” invece che su dati reali
- Hai costi sparsi su strumenti diversi
- Non sai con precisione quanto tempo viene speso su progetti fatturabili vs attività interne
- Vivi stress ogni volta che un cliente cambia idea in corsa
…allora forse è il momento di smettere di improvvisare e iniziare a controllare davvero il tuo business.
Scopri Furious e passa dalla caccia al tesoro al controllo strutturato.
