Gestisci un’agenzia. Gestisci team, progetti, clienti, vendite, consegne, report, fatturazione… E a volte ti chiedi: tutto questo è davvero redditizio?
La verità è che molte agenzie lavorano d’istinto. O alla cieca. Perché non hanno il tempo, gli strumenti o, semplicemente, gli indicatori giusti.
Per questo abbiamo deciso di renderti la vita più facile. Ecco le 11 KPI essenziali per riprendere il controllo della tua attività, fare le domande giuste… e ottenere risposte concrete, quantificabili e attuabili.
KPI finanziari
1. Vendite totali
Quello che incassi ogni mese, è la base. Ma è solo l’inizio.
Un aumento delle vendite è sempre rassicurante. Ma attenzione: una singola cifra non racconta mai tutta la storia.
Cosa devi sapere:
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Per mese, trimestre, anno
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Per tipo di offerta o progetto
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Facendo un confronto con N-1 (per anticipare i cali stagionali)
La trappola: affidarsi a un buon fatturato quando il margine sta crollando. Rimani lucido.
2. Vendite per dipendente
Un buon indicatore dell’efficienza collettiva. E dei tuoi margini futuri.
È semplice: se le tue vendite non crescono in proporzione alla tua forza lavoro, diluisci la tua redditività.
Come calcolarlo:
- Fatturato totale ÷ numero di dipendenti produttivi
A cosa puntare: tra i 100.000 e i 130.000 euro all “anno per dipendente in un” agenzia
Al di sotto di questo valore? È il momento di rivedere i tuoi prezzi, il tuo carico di lavoro o i tuoi progetti.
Margine lordo
La cifra che trasforma un “bel progetto” in un “vero motore di profitto”.
Misura quanto guadagni dopo aver pagato le persone che realizzano il progetto, ma prima dei costi fissi. In breve, è il margine operativo.
Soglie chiave :
- 60%: top
- 40-60%: corretto
- <40%: cautela, pericolo
Tracciato sistematicamente per progetto. È il tuo miglior radar per le prestazioni sul campo.
Liquidità disponibile
Il KPI più elementare… ma anche il più vitale.
Stiamo parlando del tuo flusso di cassa reale. Quello che ti permette di dormire sonni tranquilli (o meno). Quello che assorbe gli imprevisti, i ritardi nei pagamenti e i cali di attività.
Da continuare:
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Ogni settimana, non una volta a trimestre
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Con un cruscotto di facile lettura
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Proiezione (liquidità attuale + liquidità residua – spese future)
Suggerimento: monitora anche il tuo WCR (working capital requirement) per anticipare le pressioni future.
KPI operativi
Il tasso di occupazione (o carico)
Un’agenda fitta di impegni, sì. Ma non a qualsiasi prezzo.
Questo KPI misura il tempo effettivamente venduto rispetto al tempo disponibile.
Troppo basso = sottoutilizzo. Troppo alto = rischio di burn-out e calo della qualità.
Obiettivo di salute: tra il 75% e l’85%
Da monitorare: per dipendente, per team, per settimana
Il riflesso giusto: incrociare i dati con il tasso di margine del progetto. Un dipendente occupato che non ha un’assegnazione adeguata non è molto redditizio.
Redditività per cliente
Perché un buon cliente non è solo un nome su una slide.
Alcuni clienti monopolizzano i tuoi talenti migliori per un misero margine. Altri non ti mettono a dura prova, ma ti ripagano profumatamente.
Analizza:
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Tempo impiegato rispetto alle vendite generate
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Tasso di margine complessivo
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Costi di promemoria, riunioni, eventi imprevisti
Azione concreta: suddividi i tuoi clienti in categorie (A-B-C) per dare priorità alle tue energie dove sono davvero utili.
KPI di gestione del progetto
Redditività per progetto
Spoiler: non è sempre il più visibile a dare i frutti migliori.
Un progetto molto visibile può richiedere settimane di lavoro per un ritorno modesto. D’altro canto, un progetto discreto ma ben definito può essere molto redditizio.
Misura :
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Vendite rispetto al tempo effettivo trascorso
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Costo delle risorse mobilitate
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Variazioni tra bilancio e consuntivo
Obiettivo: identificare i progetti campione… e quelli che non dovrebbero mai essere accettati senza averne rivisto l’ambito.
Ripartizione dei progetti per tipologia
Un portafoglio sbilanciato è un castello di carte.
Troppi pacchetti complessi? Troppi progetti piccoli e a basso margine? Troppe attività ripetute ma nessun nuovo cliente? Analizza il tuo mix.
Seguici :
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% progetti ricorrenti vs. progetti one-shot
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dei progetti a prezzo fisso rispetto a quelli a tempo e materiale
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% di clienti strategici vs. clienti opportunisti
Perché è fondamentale: la stabilità della tua agenzia dipende tanto dai tuoi progetti quanto dal tuo flusso di cassa.
Il resto deve essere fatturato
Tutto il lavoro merita di essere pagato. Ma devi comunque fatturare.
A volte… passa troppo tempo tra la fine di un progetto e l’invio della fattura. Il “reste à facturer” ti segnala le fatture in sospeso che sono state dimenticate.
Da seguire ogni settimana:
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Per cliente
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Per project manager
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Per tipo di incarico
Un semplice promemoria: un incarico completato che non viene fatturato = un mese di cassa in meno.
KPI commerciali
Il tasso di conversione dei preventivi
Un buon modo per valutare la tua efficacia commerciale e la chiarezza delle tue offerte.
Inviare 10 preventivi per firmare un progetto è faticoso (e preoccupante). Un buon tasso di conversione significa una pipeline ben qualificata e una proposta che colpisce nel segno.
Obiettivo: >30%
Da monitorare: per rappresentante, per tipo di offerta
Se non sei ancora arrivato a questo punto: rileggi le tue proposte, aggiusta il tuo target o accorcia i tuoi cicli.
Tempo medio di vendita
Quanto tempo ci vuole per firmare un accordo? La risposta può essere molto dolorosa.
Un ciclo di vendita troppo lungo impegna il personale di vendita, indebolisce le previsioni e ritarda gli incassi.
Per misurare :
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Numero di giorni tra il primo contatto e la firma
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Per tipo di progetto
Suggerimento: individua i colli di bottiglia (ad esempio l’attesa di un preventivo, la convalida interna da parte del cliente) e automatizza ciò che può essere fatto.
Ciò che non misuri ti controlla
Non lasciarti fuorviare da impressioni o approssimazioni. I giusti KPI ti danno la possibilità di prendere decisioni informate.
Il trucco è non perdersi in questi indicatori. Ecco perché abbiamo progettato Furious: una cabina di pilotaggio pensata per le agenzie che ti permette di monitorare tutti questi indicatori in tempo reale… senza file Excel, senza reinserire dati, senza mal di testa.
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