Abbiamo la fortuna di accompagnare un’ampia gamma di aziende, che si tratti di start-up dinamiche, agenzie creative, ESN innovative, inserzionisti audaci o studi di consulenza esperti. Attraverso questa diversità, siamo stati in grado di creare un riassunto ricco e preciso delle tendenze osservate nel monitoraggio delle attività. È interessante notare che la maggior parte delle aziende con meno di 20 dipendenti opta per un approccio basato sulla fatturazione, mentre le agenzie con più di 100 collaboratori scelgono una direzione completamente diversa.
Il mondo professionale è in costante evoluzione, e i metodi per rimanere aggiornati sui vari progetti e missioni in corso non fanno eccezione. Ma allora, perché privilegiare l’avanzamento rispetto alla fatturazione? Quali sono i benefici concreti per la vostra azienda e per ogni membro del vostro team?
Furious, con la sua esperienza e competenza, si è posta l’obiettivo di fornirvi le risposte a queste domande cruciali. Siamo qui per guidarvi, per creare con voi il percorso che porterà a una gestione più precisa e più “colorata” dei vostri progetti. Dalla redazione di rapporti alla creazione di diagrammi dinamici, passando per la definizione di tappe chiare e lo svolgimento di riunioni di monitoraggio settimanali, siamo qui per aiutarvi a risolvere i problemi riscontrati e a ottimizzare i vostri processi.
Utilizzando le percentuali per rappresentare l’avanzamento dei vostri progetti, tenendo riunioni settimanali per aggiornare i vostri diagrammi e utilizzando i colori per illustrare l’evoluzione dei vostri progetti, sarete in grado di vedere, a colpo d’occhio, a che punto siete e cosa deve essere fatto. Ciò permetterà a ogni membro del vostro team di comprendere il proprio ruolo e il proprio carico di lavoro, assicurando così che gli obiettivi siano raggiunti e che i progetti giungano a buon fine.
Noi di Furious siamo convinti che questo approccio orientato all’avanzamento sia la chiave per comprendere e padroneggiare sia il flusso di lavoro che i costi associati. Allora, venite a scoprire come possiamo aiutarvi a trasformare i vostri metodi di lavoro e a creare insieme il futuro della gestione dei progetti.
Monitoraggio attività in base alla fatturazione
Che cos’è? Ciò significa che tutto il monitoraggio della produzione si basa sul numero di fatture inviate ai clienti/anno. Il fatturato si definisce generalmente a fine anno. Jean-Mi il contabile che chiede velocemente lo stato delle ultime fatture inviate (sapete, quelle ultime settimane di dicembre in cui tutti i responsabili clienti fatturano a raffica dopo il richiamo di BigBoss o DAFchéri) al fine di collegarlo al fatturato.
Dicembre è quindi sinonimo di liste PCA e FACE da compilare per la contabilità. È anche, curiosamente, per queste agenzie il loro mese migliore…
Il vantaggio? Questa modalità di monitoraggio è semplice e senza complicazioni: basta sommare le fatture inviate e inoltrarle alla contabilità.
Lo svantaggio? È una visione contabile, molto lontana dalla realtà.
Esempio: immaginate di essere in ritardo con la fatturazione di alcuni clienti. Potreste credere che l’azienda stia andando male; e se siete in anticipo, potreste essere tentati di credere – erroneamente – di essere bravi…
Ma la cosa più grave è che correte il rischio che ci siano diverse settimane o addirittura mesi di scarto tra la realtà e ciò che questa modalità di monitoraggio vi fa credere… #fallito
Un altro rischio non trascurabile (e sappiamo che probabilmente vi è già successo… Altrimenti che fortuna!): avete avanzato di più sul progetto rispetto a quanto il cliente ha pagato… E quest’ultimo vi prende in ostaggio per ottenere più tempo di quanto ha acquistato.
In breve, in generale si passa al monitoraggio in base all’avanzamento dopo un “dramma” di progetto…
Monitoraggio attività in base all'avanzamento
Qui non si monitora più il livello di fatturazione sui clienti, si monitora il livello reale di avanzamento del progetto.
Quindi se siamo al 50% dell’avanzamento del progetto → siamo a metà del progetto.
Tutto si chiarisce poiché la somma dell’avanzamento dei progetti vi fornisce in tempo reale il vero livello di produzione. E quindi il fatturato reale della vostra azienda IN TEMPO REALE! Addio alla noiosa revisione di PCA e FAE…
E quindi in tempo reale, vedete tutto: i ritardi e gli avanzamenti di fatturazione, i rischi di progetto, i rischi clienti, i rischi di sotto-organico o di sovra-organico ecc.
Niente più sorprese: tutto diventa più semplice, limpido e le prospettive nel tempo sono evidenti.
Ma come fare? Niente di magico né di impossibile qui. Riconoscere l’avanzamento in tempo reale di un progetto richiede una metodologia robusta. Ciò spiega in particolare che questo metodo sia più utilizzato nella stragrande maggioranza dei casi nelle aziende più strutturate. E quindi di una certa dimensione.
Che peccato allora che una piccola agenzia che iniziasse a lavorare in base all’avanzamento crescerebbe più serenamente e avrebbe quindi più possibilità di riuscire nella sua crescita!
Infatti, per esperienza, le aziende aspettano e si rendono conto del problema una volta raggiunti i 30-50 collaboratori. Lo stadio in cui non avete più tutto a portata di mano, e quindi non percepite più intuitivamente correttamente le cose.
Troppo tardi perché a questo punto diventa difficile far cambiare le abitudini di tutta l’agenzia!
I benefici di un approccio orientato all'avanzamento nel monitoraggio dei progetti
Monitorare un progetto in base all’avanzamento piuttosto che alla fatturazione presenta molteplici vantaggi che possono migliorare significativamente la gestione e la realizzazione dei vostri progetti. Ecco perché questo approccio può essere vantaggioso per voi:
- Migliore visibilità: ottenete una visione d'insieme precisa dello stato di avanzamento dei vostri progetti, il che vi permette di anticipare meglio eventuali ritardi e di reagire in modo proattivo.
- Ottimizzazione delle risorse: comprendendo a che punto è il vostro progetto, potete allocare in modo più efficiente le vostre risorse, sia in termini di tempo, denaro o personale.
- Miglioramento della comunicazione: un monitoraggio basato sull'avanzamento favorisce una comunicazione trasparente ed efficace all'interno del vostro team, ma anche con i vostri clienti e stakeholder.
- Decisioni informate: con dati precisi a vostra disposizione, siete in grado di prendere decisioni più oculate e di aggiustare la vostra strategia se necessario.
- Maggiore soddisfazione del cliente: consegnando i vostri progetti in tempo e rispettando le aspettative, rafforzate la soddisfazione e la fiducia dei vostri clienti.
Così, adottare un approccio orientato all’avanzamento nel monitoraggio dei progetti vi permette di guadagnare in efficienza, trasparenza e soddisfazione del cliente, riducendo al contempo i rischi di deragliamento.
Come si inserisce lo stato di avanzamento nel ciclo di vita di un progetto?
Lo stato di avanzamento gioca un ruolo cruciale lungo tutto il ciclo di vita di un progetto, dall’avvio alla chiusura. Ecco come si integra in ogni fase:
- Avvio: a questo stadio, lo stato di avanzamento aiuta a definire chiaramente gli obiettivi e le aspettative, assicurando che tutte le parti interessate siano sulla stessa lunghezza d'onda.
- Pianificazione: durante la pianificazione, permette di stabilire un piano di progetto realistico, tenendo conto delle risorse disponibili e dei vincoli di tempo.
- Esecuzione: durante l'esecuzione, monitorare l'avanzamento è essenziale per assicurarsi che il progetto rimanga sulla giusta rotta, identificando rapidamente le deviazioni rispetto al piano iniziale.
- Monitoraggio e controllo: in questa fase, lo stato di avanzamento viene utilizzato per monitorare i progressi, controllare la qualità del lavoro svolto e aggiustare il piano se necessario.
- Chiusura: infine, durante la chiusura, la valutazione dell'avanzamento permette di assicurarsi che tutti gli obiettivi siano stati raggiunti e che il progetto possa essere considerato concluso.
Integrando lo stato di avanzamento in ogni fase del ciclo di vita del vostro progetto, massimizzate le vostre possibilità di successo e assicurate una gestione efficace e trasparente dalla A alla Z.
Metodi e strumenti per valutare lo stato di avanzamento
Valutare con precisione lo stato di avanzamento dei vostri progetti è cruciale per garantirne il successo. Fortunatamente, esiste una moltitudine di metodi e strumenti disponibili per aiutarvi in questo compito. Ecco una panoramica per guidarvi:
Gli indicatori chiave di performance per misurare l'avanzamento
Per monitorare l’avanzamento di un progetto, è essenziale concentrarsi su indicatori chiave di performance (KPI). Ecco alcuni dei più pertinenti:
- Percentuale di completamento: stimate la proporzione del lavoro già realizzato rispetto all'intero progetto.
- Valore acquisito (Earned Value): un metodo di gestione di progetto che valuta le performance confrontando il lavoro realizzato con la pianificazione e il budget previsti.
- Indice di performance dei costi (CPI): calcola l'efficienza dei costi del tuo progetto dividendo il valore acquisito per i costi reali.
- Indice di performance dei tempi (SPI): valuta l'efficienza del tempo utilizzato dividendo il valore acquisito per il valore pianificato.
- Ritardo sulla pianificazione: identifica qualsiasi scostamento tra le scadenze previste e la realtà.
Seguendo questi indicatori, sarai in grado di prendere decisioni informate per mantenere il tuo progetto sulla giusta rotta.
Utilizzare i software di gestione dei progetti per un monitoraggio efficace
I software di gestione dei progetti sono alleati preziosi per monitorare l’avanzamento dei tuoi progetti. Offrono:
- Centralizzazione delle informazioni: tutti i dati relativi al progetto sono archiviati nello stesso luogo, facilitando l'accesso e l'aggiornamento.
- Automazione dei report: genera rapidamente report di avanzamento per condividere i progressi con il tuo team e gli stakeholder.
- Collaborazione in tempo reale: permetti al tuo team di collaborare efficacemente, indipendentemente da dove si trovino.
- Monitoraggio delle risorse: assicurati che le tue risorse siano utilizzate in modo ottimale e aggiusta in tempo reale se necessario.
Utilizzando questi strumenti, guadagni in efficienza e precisione nel monitoraggio dell’avanzamento dei tuoi progetti.
Le tecniche manuali: vantaggi e limiti
Sebbene gli strumenti digitali siano molto popolari, alcuni team preferiscono o hanno bisogno di utilizzare tecniche manuali per il monitoraggio dell’avanzamento.
Vantaggi:
- Semplicità: non c'è bisogno di formazione complessa o investimenti in software.
- Flessibilità: facilmente adattabile a diverse situazioni senza vincoli tecnici.
Limiti:
- Meno preciso: il rischio di errore è più elevato senza i calcoli automatizzati.
- Consumo di tempo: gli aggiornamenti e i report richiedono più tempo per essere realizzati.
- Mancanza di centralizzazione: i dati possono essere dispersi, rendendo l'accesso e l'analisi più complicati.
Valutando i vantaggi e i limiti, puoi scegliere il metodo più adatto al tuo progetto e al tuo team.
Strategie per una comunicazione efficace sull'avanzamento del progetto
La comunicazione è un elemento chiave della gestione dei progetti, e ciò si applica in particolare al monitoraggio dell’avanzamento. Ecco come potete ottimizzare questa comunicazione a beneficio di tutti gli attori del progetto.
Come informare gli stakeholder sullo stato di avanzamento?
- Rapporti regolari: fornite aggiornamenti periodici per tenere tutti informati.
- Riunioni di monitoraggio: organizzate riunioni dedicate alla discussione dell'avanzamento e dei prossimi passi.
- Strumenti di comunicazione: utilizzate strumenti appropriati per condividere le informazioni rapidamente ed efficacemente.
- Personalizzazione della comunicazione: adattate la vostra comunicazione in base al pubblico per assicurare chiarezza e pertinenza.
L'importanza della trasparenza e della chiarezza nella comunicazione
- Evitate i gerghi: utilizzate un linguaggio chiaro e semplice affinché tutti capiscano.
- Siate trasparenti: condividete le buone e le cattive notizie per costruire la fiducia.
- Chiarite le responsabilità: assicuratevi che ognuno sappia cosa ci si aspetta da lui per evitare malintesi.
- Fornite esempi concreti: utilizzate esempi reali per illustrare l'avanzamento e le sfide.
Gestire le aspettative e rispondere alle preoccupazioni riguardo all'avanzamento
- Siate proattivi: anticipate le domande e le preoccupazioni e affrontatele prima che diventino un problema.
- Ascoltate attivamente: siate attenti ai feedback e mostrate di prendere in considerazione le preoccupazioni
- Aggiustate la pianificazione se necessario: siate pronti a riadattare i piani per rispondere alle esigenze e alle aspettative.
- Mostrate empatia: comprendete le preoccupazioni degli stakeholder e mostrate di dar loro importanza.
Per monitorare l’avanzamento di un progetto, è essenziale concentrarsi su indicatori chiave di performance (KPI). Ecco alcuni dei più pertinenti:
- Percentuale di completamento: stimate la proporzione del lavoro già realizzato rispetto all'intero progetto.
- Valore acquisito (Earned Value): un metodo di gestione dei progetti che valuta le prestazioni confrontando il lavoro svolto con la pianificazione e il budget previsti.
- Indice di performance dei costi (CPI): calcola l'efficienza dei costi del tuo progetto dividendo il valore acquisito per i costi reali.
- Indice di performance dei tempi (SPI): valuta l'efficienza del tempo utilizzato dividendo il valore acquisito per il valore pianificato.
- Ritardo sulla pianificazione: identifica qualsiasi scostamento tra le scadenze previste e la realtà.
Seguendo questi indicatori, sarai in grado di prendere decisioni informate per mantenere il tuo progetto sulla giusta rotta.
Utilizzare i software di gestione dei progetti per un monitoraggio efficace
I software di gestione dei progetti sono alleati preziosi per monitorare l’avanzamento dei tuoi progetti. Offrono:
- Centralizzazione delle informazioni: tutti i dati relativi al progetto sono archiviati nello stesso luogo, facilitando l'accesso e l'aggiornamento.
- Automazione dei report: genera rapidamente report di avanzamento per condividere i progressi con il tuo team e gli stakeholder.
- Collaborazione in tempo reale: permetti al tuo team di collaborare efficacemente, indipendentemente da dove si trovino.
- Monitoraggio delle risorse: assicurati che le tue risorse siano utilizzate in modo ottimale e aggiusta in tempo reale se necessario.
Utilizzando questi strumenti, guadagni in efficienza e precisione nel monitoraggio dell’avanzamento dei tuoi progetti.
Le tecniche manuali: vantaggi e limiti
Sebbene gli strumenti digitali siano molto popolari, alcuni team preferiscono o hanno bisogno di utilizzare tecniche manuali per il monitoraggio dell’avanzamento.
Vantaggi:
- Semplicità: non c'è bisogno di formazione complessa o investimenti in software.
- Flessibilità: facilmente adattabile a diverse situazioni senza vincoli tecnici.
Limiti:
- Meno preciso: il rischio di errore è più elevato senza i calcoli automatizzati.
- Consumo di tempo: gli aggiornamenti e i report richiedono più tempo per essere realizzati.
- Mancanza di centralizzazione: i dati possono essere dispersi, rendendo l'accesso e l'analisi più complicati.
Valutando i vantaggi e i limiti, puoi scegliere il metodo più adatto al tuo progetto e al tuo team.
Consigli e buone pratiche per un monitoraggio dell'avanzamento efficace
Per assicurare un monitoraggio dell’avanzamento efficace, è essenziale adottare buone pratiche e rimanere vigili riguardo alle potenziali insidie.
Gli errori da evitare nel monitoraggio dell'avanzamento
- Trascurare l’aggiornamento dei dati: assicurati che tutte le informazioni siano aggiornate per una visione precisa dell’avanzamento, al fine di ovviare agli errori da evitare in agenzia.
- Ignorare le piccole deviazioni: anche le piccole deviazioni possono accumularsi, sii vigile.
- Non comunicare i problemi: condividi le sfide e i ritardi non appena vengono identificati per trovare soluzioni rapidamente.
- Mancare di coerenza nel monitoraggio: adotta un metodo di monitoraggio coerente per risultati affidabili.
Consigli per migliorare continuamente il processo di monitoraggio
- Rivaluta regolarmente i tuoi metodi: prenditi il tempo di riflettere su ciò che funziona e su ciò che potrebbe essere migliorato.
- Forma il tuo team: assicurati che tutti abbiano le competenze necessarie per contribuire efficacemente al monitoraggio.
- Utilizza gli strumenti giusti: adotta strumenti di gestione dei progetti che rispondano alle esigenze del tuo team.
- Chiedi feedback: incoraggia il team e gli stakeholder a condividere le loro idee per migliorare il processo.
Utilizzare i feedback per perfezionare il monitoraggio dell'avanzamento
- Analizza i progetti passati: guarda cosa ha funzionato bene e cosa potrebbe essere migliorato per i progetti futuri.
- Crea una cultura dell'apprendimento: incoraggia un approccio in cui gli errori sono visti come opportunità di apprendimento.
- Condividi le lezioni apprese: assicurati che le conoscenze acquisite siano condivise all'interno del team e dell'organizzazione.
- Aggiusta i processi se necessario: sii pronto a cambiare i tuoi metodi e strumenti in base ai feedback e alle lezioni apprese.
Seguendo questi consigli e rimanendo attento alle esigenze di comunicazione del tuo team e dei tuoi stakeholder, puoi assicurare un monitoraggio dell’avanzamento efficace e contribuire al successo dei tuoi progetti.
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