85% da rentabilidade da sua agência depende da boa gestão do tempo gasto nos seus projetos. Mesmo que a sua importância seja identificada por muitos gestores, poucos implementam uma estratégia de otimização eficaz.
Um acesso em tempo real aos planeamentos e às tarefas de cada um facilita a coordenação e melhora a produtividade. Superar estes desafios emocionais e técnicos é essencial para capturar as métricas corretas, evitar o desperdício de recursos e reforçar a rentabilidade da sua agência.
Graças ao feedback de milhares de agências que acompanhámos, reunimos 5 etapas essenciais a aplicar para controlar a gestão do tempo na sua organização.
Meça a rentabilidade em direto: a sua agência está a ganhar dinheiro?
As ferramentas tradicionais como o Excel ou o Google Sheets são práticas, mas atingem rapidamente os seus limites quando uma equipa cresce rapidamente, passando de 5 para 20 colaboradores em pouco tempo. A introdução de dados torna-se então um desafio, necessitando de uma simplificação para gerir eficazmente a expansão. É aqui que se torna crucial controlar o cálculo da rentabilidade de um projeto para avaliar com precisão as suas margens, identificar rapidamente as alavancas de melhoria e validar cada critério de rentabilidade da agência ESN em relação aos seus objetivos. Isto passa nomeadamente pelo cálculo da taxa de margem para rentabilizar, um indicador essencial para orientar as suas decisões financeiras.
Compreender a margem ideal a atingir é essencial para ajustar os seus preços e manter uma rentabilidade duradoura. Ao monitorizar regularmente as suas margens, pode antecipar as perdas potenciais e otimizar os seus resultados financeiros.
Transforme os orçamentos em tempo faturável instantaneamente assim que forem validados e integre-os diretamente nos seus planeamentos. Esta automatização simplifica o processo e economiza tempo valioso para cada membro da equipa.
Controle o desempenho dos seus projetos em tempo real para ver se está a vender com prejuízo ou com lucro assim que o orçamento é gerado. Quer fature à forfait ou em regime de administração, isto oferece-lhe a possibilidade de renegociar com os clientes ou de ativar a faturação por adiantamento para melhor gerir a sua tesouraria.
A introdução de ferramentas de gestão adaptadas pode transformar o dia a dia da sua agência, simplificando as operações e oferecendo uma visão clara das métricas essenciais para uma gestão eficaz.
Uma melhor gestão da produtividade passa por uma centralização das informações, permitindo um acompanhamento preciso do tempo alocado a cada tarefa e uma otimização dos recursos em tempo real. Esta abordagem evita as más práticas de gestão, garante uma melhor alocação do tempo e melhora a rentabilidade global da sua agência.
A “experiência da agência Pop for You (entidade do grupo Humanskills — mais de 400 funcionários), mostrou que a” introdução e a utilização de uma solução à medida melhorou a sua eficácia e a sua rentabilidade.
O primeiro passo para dirigir uma agência rentável está dado: dominou as subtilezas eficazes para introduzir ferramentas e processos precisos, concisos e eficazes.
Afine o seu rácio de tempo vendido: as prestações faturáveis, para a rentabilidade, são indispensáveis!
Otimize a sua rentabilidade afinando o rácio de tempo vendido : aponte para entre 70 e 80% de tempo faturável para garantir uma rentabilidade sustentada. Quando as atividades não faturáveis como o marketing ou a contabilidade se acumulam, podem corroer os seus lucros. Um acompanhamento preciso e em tempo real deste rácio ajuda-o a ajustar rapidamente o equilíbrio entre as tarefas faturáveis e não faturáveis.
Se a sua taxa de utilização cair abaixo dos 70%, isso significa frequentemente uma sobrecarga de tarefas não faturáveis. Neste caso, é crucial reajustar as suas operações para aumentar a parte do faturável, seja aumentando as vendas, seja reduzindo os projetos internos que absorvem demasiados recursos.
Inversamente, uma taxa superior a 80% pode indicar uma boa rentabilidade, mas também uma possível subestimação dos custos ou um subinvestimento para desenvolver setores-chave da sua agência.
Certifique-se de que cada membro da sua equipa trabalha em tarefas que maximizam o valor acrescentado para a sua empresa. Uma análise detalhada por competência pode revelar ineficiências, como programadores a passar demasiado tempo em suporte em vez de em desenvolvimento ativo.
Ao ajustar estes rácios, pode melhorar significativamente a sua rentabilidade global.
Em última análise, manter uma visão clara e contínua sobre as suas prestações faturáveis em relação às que não o são é essencial para identificar rapidamente as áreas a melhorar e ajustar a sua estratégia comercial em conformidade.
Uma comunhão indispensável entre a produção e a força comercial
Alinhar a produção e a força comercial é crucial para maximizar a rentabilidade da sua agência. Uma vez que a gestão das prestações faturáveis é controlada, garantir uma coordenação perfeita entre a taxa de staffing e as vendas torna-se mais simples com as ferramentas certas.
A imputação dos tempos desempenha um papel crucial, mas monitorizar de perto a sua taxa de staffing para maximizar a ocupação das suas equipas e estimular a força de vendas é igualmente importante para a rentabilidade. É essencial manter um pipeline comercial alinhado com o planeamento global da agência para que as capacidades de produção e as necessidades de prospeção comercial sejam claramente visíveis.
Antecipar o staffing é crucial; saber antecipadamente se deve contratar competências externas ou utilizar recursos internos pode influenciar grandemente a sua rentabilidade. Uma perfeita harmonia entre a força de vendas, a capacidade de produção e o staffing é a chave.
Uma sincronização bem-sucedida não só responde às expectativas dos clientes, uma vez que poderá respeitar mais rigorosamente os prazos dos seus projetos, como também otimiza a utilização de todos os seus recursos, permitindo aumentar as vendas e planear os recrutamentos necessários, reforçando assim diretamente a sua rentabilidade.
Gerir o seu cashflow na perfeição
Muitas agências apenas dispõem de uma visibilidade de 1 a 2 semanas sobre o seu planeamento, arriscando assim comprometer a sua agilidade financeira e a sua capacidade de investir serenamente.
A antecipação dos fluxos da sua Necessidade de Fundo de Maneio (NFM) é crucial para navegar com sucesso pelos desafios financeiros, permitindo financiar projetos, reinvestir e manter o operacional sem receio pelo futuro financeiro da sua empresa.
Para controlar esta gestão, é essencial prever e ajustar a sua capacidade de produção em tempo real, manter uma reatividade comercial e analisar continuamente os dados com ferramentas inteligentes e preditivas. Isto inclui o acompanhamento das margens brutas e das FNP.
Ao centralizar os dados da sua empresa numa única plataforma, beneficia de um acompanhamento preciso e realista, simplificando assim a gestão da NFM. Uma gestão eficaz destes elementos garante a saúde financeira da sua agência, sustentando o seu crescimento e a serenidade das suas equipas na gestão dos projetos.
Neste contexto, a utilização de uma ferramenta de gestão adaptada torna-se indispensável, não só para simplificar as operações quotidianas, mas também para garantir um crescimento duradouro da sua empresa.
Furious, o verdadeiro copiloto dos dirigentes que fizeram a escolha da rentabilidade
O Furious é o copiloto indispensável para os dirigentes empenhados numa abordagem de rentabilidade duradoura. Pode automatizar a maioria dos seus processos, desde a transferência dos orçamentos assinados para o seu planeamento até aos reenvios automáticos de faturas, eliminando assim as tarefas repetitivas.
Com o Furious, acede em tempo real às informações cruciais que lhe permitem uma gestão otimizada da sua agência, graças a uma plataforma que oferece mais de 200 widgets de negócio. A nossa interface intuitiva facilita a gestão dos seus projetos, para as estruturas simples ou multiagências.
Coloque as questões certas: cada um dos meus projetos é rentável, incluindo a pré-venda? O meu staffing está adaptado para responder rentavelmente à procura? Os meus processos de venda são suficientes para sustentar o nosso crescimento?
Já adotado por milhares de clientes agências, ESN, consultórios, empresas de engenharia, PME, o Furious substitui em média sete ferramentas tradicionais e reduz em 20% o tempo dedicado à gestão administrativa.
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