L’article “Vous êtes sous l’eau et pourtant votre projet au forfait n’est pas rentable ?” vous a éclairé sur le développement de votre mission d’entreprise. Il a aussi offert des perspectives pour optimiser la rentabilité de votre société.
Aujourd’hui, notre objectif est de vous guider pour choisir les meilleures pratiques de gestion de projets au forfait, quel que soit le type de réalisation.
Pour mener à bien une telle mission, vous devez prendre en compte :
- le budget
- le périmètre,
- le planning
- le/ les logiciels de gestion
Il est possible d’ajuster l’un de ces quatres points, mais jamais au détriment des autres. Cette loi, bien connue des chefs de projet et consultants aguerris, a un effet direct sur la livraison de votre projet.
Jusqu’à présent, tout semble clair.
Cependant, derrière cette théorie, il y a un défi de tous les jours : l’appréciation dynamique du budget, du périmètre et du planning au fur et à mesure de l’avancement de la chose.
C’est généralement à ce stade que les complications surgissent.
Pour réussir, vous devrez éviter de vous enliser dans d’interminables réunions de comité de pilotage, qui, en elles-mêmes, peuvent parfois consommer près de la moitié du temps alloué à certains projets.
Les contrats en régie
Définition et caractéristiques des contrats en régie
Les contrats en régie sont une modalité de prestation de services où le client paie en fonction du temps passé et des ressources mobilisées par le prestataire. Cette approche offre une grande flexibilité, car le client peut ajuster le projet au fur et à mesure de son avancement. Les caractéristiques principales des contrats en régie sont :
- Flexibilité : le client peut apporter des modifications au projet au fur et à mesure de son développement.
- Transparence : le coût est basé sur le temps et les ressources réellement utilisés.
- Adaptabilité : idéal pour les projets où les besoins évoluent fréquemment.
Avantages et inconvénients des contrats en régie
Les contrats en régie présentent à la fois des avantages et des inconvénients :
Avantages :
- Flexibilité totale : le client peut apporter des modifications au projet au fur et à mesure de son développement.
- Transparence des coûts : le client sait exactement à quoi il dépense son argent.
- Réactivité : les ajustements sont rapides, ce qui permet de répondre aux besoins changeants du projet.
Inconvénients :
- Difficulté de prévoir le coût final : le coût total peut être difficile à estimer à l'avance.
- Risque de dérapage budgétaire : si le projet est mal géré, les coûts peuvent augmenter.
- Besoin de suivi constant : les clients doivent s'impliquer activement dans le suivi du projet.
Comment fonctionne une prestation en régie ?
Une prestation en régie fonctionne de la manière suivante :
- Définition des objectifs : le client et le prestataire définissent les objectifs du projet et les ressources nécessaires.
- Estimation du temps : le prestataire estime le temps requis pour chaque tâche.
- Mise en œuvre : le projet démarre, et le client peut apporter des modifications au fur et à mesure.
- Suivi et facturation : le temps réellement passé et les ressources utilisées sont suivis et facturés.
- Ajustements : le projet peut être ajusté en fonction des besoins changeants.
Les contrats en régie permettent une gestion souple des projets, idéale pour les situations où les exigences évoluent fréquemment.
Les contrats au forfait
Définition et caractéristiques des contrats au forfait
Les contrats au forfait sont une modalité de prestation de services où le client et le prestataire conviennent d’un prix fixe pour un projet déterminé, indépendamment du temps ou des ressources nécessaires. Les caractéristiques clés des contrats au forfait sont les suivantes :
- Prix fixe : le client paie un montant convenu à l'avance, indépendamment du temps passé.
- Engagement sur les résultats : le prestataire s'engage à fournir un résultat spécifique.
- Périmètre défini : le projet est clairement délimité avec des objectifs précis.
Avantages et inconvénients des contrats au forfait
Les contrats au forfait ont leurs propres avantages et inconvénients :
Avantages :
- Prévisibilité budgétaire : le client sait exactement combien coûtera le projet.
- Engagement sur les résultats : le prestataire est incité à fournir un travail de qualité.
- Gestion simplifiée : moins de suivi nécessaire pour le client.
Inconvénients :
- Manque de flexibilité : les changements peuvent être coûteux et complexes.
- Risque de mauvaise estimation : si les exigences sont mal évaluées, le projet peut dépasser le budget.
- Pression sur les délais : le respect des délais peut devenir prioritaire au détriment de la qualité.
Comment fonctionne une prestation au forfait ?
Une prestation au forfait fonctionne de la manière suivante :
- Définition des exigences : le client et le prestataire définissent clairement les exigences du projet.
- Établissement du prix : les deux parties conviennent d'un prix fixe pour le projet.
- Mise en œuvre : le prestataire travaille sur le projet en respectant le périmètre convenu.
- Vérification des résultats : le client évalue si les résultats correspondent aux exigences.
- Finalisation : une fois les objectifs atteints, le projet est clos.
Les contrats au forfait sont adaptés aux projets dont les exigences sont stables et bien définies à l’avance, offrant une grande prévisibilité budgétaire pour le client.
Les contrats mixtes : une alternative polyvalente
Explication des contrats mixtes qui combinent régie et forfait
Les contrats mixtes sont une approche polyvalente qui combine des éléments des contrats en régie et des contrats au forfait. Ils offrent une flexibilité accrue en permettant des ajustements tout en garantissant un certain niveau de prévisibilité budgétaire. Les caractéristiques des contrats mixtes comprennent :
- Combinaison de flexibilité et de prévisibilité : ces contrats permettent des modifications tout en définissant un périmètre et un prix fixe.
- Adaptation aux projets complexes : ils sont adaptés aux projets dont les exigences évoluent, mais où une certaine structure est nécessaire.
Avantages des contrats mixtes pour les projets complexes
Les contrats mixtes présentent des avantages significatifs pour les projets complexes :
- Flexibilité contrôlée : les ajustements sont possibles, mais dans des limites prédéfinies.
- Prévisibilité budget : le client peut gérer son budget de manière plus stable.
- Adaptabilité aux évolutions : ils conviennent aux projets où les exigences évoluent, mais nécessitent une structure.
Flexibilité et maîtrise du budget
Les contrats mixtes permettent d’allier la flexibilité et la maîtrise du budget. Ils sont idéaux pour les projets complexes où l’agilité est nécessaire tout en respectant des contraintes budgétaires.
Avantages d'un travail en régie par rapport au forfait
Avantages d'un travail en régie
Le travail en régie présente de nombreux avantages, notamment :
- Adaptation aux évolutions des besoins : la régie permet de répondre aux changements fréquents des exigences du projet.
- La difficulté de définir un livrable mesurable : dans les projets où le résultat final est difficile à prédire, la régie offre une solution flexible.
Maximisation des bénéfices de la régie par la priorisation et les tests
Pour maximiser les avantages de la régie, il est essentiel de :
- Définir un budget et un délai pour une première version du produit : cela permet de fixer des objectifs clairs.
- Tester les fonctionnalités régulièrement et revoir les priorités en fonction : cela garantit une progression efficace du projet.
- Définir les échéances importantes : la planification est essentielle pour le suivi du projet.
Le travail en régie est particulièrement adapté aux projets où les besoins évoluent fréquemment et où la flexibilité est cruciale pour la réussite du projet.
Comment choisir entre régie et forfait ?
Pour décider entre un contrat en régie et un contrat au forfait, il est essentiel de comprendre les différences et de prendre en compte les besoins spécifiques de votre projet. Voici une comparaison des contrats en régie et au forfait pour vous aider à faire le meilleur choix.
Comparaison des contrats en régie et au forfait
Pour prendre une décision éclairée, il est essentiel de comprendre les caractéristiques distinctives des contrats en régie et au forfait. Voici une comparaison des deux approches :
Contrats en Régie :
- Adaptés aux projets dont les besoins évoluent fréquemment.
- Offrent une grande flexibilité pour ajuster le périmètre du projet.
- Le client paie en fonction du temps et des ressources réellement utilisés.
- Idéaux pour les projets où il est difficile de définir un livrable précis dès le départ.
Contrats au Forfait :
- Convient aux projets avec des exigences stables et un périmètre bien défini.
- Le prix est fixe, offrant une prévisibilité budgétaire.
- Moins flexible pour les modifications en cours de projet.
- Le client paie un montant prédéfini, quel que soit le temps ou les ressources utilisées.
La comparaison des contrats en régie et au forfait vous aidera à déterminer quelle approche est la mieux adaptée à votre projet. Une fois que vous avez une compréhension claire de ces deux méthodes, vous pouvez envisager les questions essentielles à poser pour un projet au forfait.
Quelles sont les meilleures pratiques de la gestion de projets au forfait ?
On vous glisse nos tips.
Gestion de projets au forfait : les bonnes questions à se poser
Tout d’abord êtes-vous capable de répondre à ces quelques questions sur les derniers projets que vous avez mené ? (si vous répondez “oui” à toutes les questions alors vous êtes un MASTER PROJECT LEADER AMBASSADOR WARRIOR).
- Le périmètre est-il clair ? Avez-vous détaillé tout ce qu’il y a à faire et savez-vous mettre un chiffrage de temps en face de chaque item ?
- Ce premier document de périmètre vs temps à passer est-il partagé avec le client ?
- Est-il partagé avec celui qui va devoir le faire ? 🙂
- Avez-vous intégré l’ensemble dans un planning ?
- Est-ce que ça rentre dans le planning de celui qui va devoir le faire ?
Jusqu’ici vous avez échappé à la guerre commerce vs production #bravo
- Avez-vous identifié les achats éventuels sur le projet ? Les avez-vous provisionnés ? Autrement dit : avez-vous un objectif écrit de marge brute à atteindre sur votre projet ?
- Partagez-vous chaque semaine les états d’avancement avec votre client ?
- Savez-vous en temps réel ce qu’il vous reste à faire sur le projet ?
- Votre client le sait-il chaque semaine ?
- Réévaluez-vous la date de fin de planning chaque semaine ?
- Avez-vous facturé autant que vous avez produit ?
- Etes-vous capable en temps réel de connaître le temps engagé sur le projet vs le vendu? D’ailleurs voici les meilleures façons de suivre le temps passé sur un projet au forfait
- Sondez-vous la satisfaction de votre client durant le projet de manière quantifiable et additionnable ?
- Savez-vous combien vous avez produit sur le projet ? On vous recommande de (re)lire notre article sur les avantages de suivre votre activité à l’avancement plutôt qu’à la facturation
- Pour tous ces contrôles et suivis, avez-vous passé moins de 20% du temps vendu du projet ?
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Avec Furious, toutes ces questions trouvent réponses de manière automatique et sans aucune charge de travail supplémentaire !
Vous suivez en temps réel les critères principaux :
- charge (temps passé par rapport au vendu)
- planning (ce que j’ai dit à mon client)
- avancement (où j’en suis vraiment)
- facturation (où j’en suis)
L’enjeu pour vous étant d’être toujours aligné sur ces 4 critères et de les partager chaque semaine à votre client. Vous anticipez ainsi toute possibilité de réajustement du planning / périmètre ou budget 😉
