Já contou o número de ferramentas que usa diariamente? Quanto mais uma empresa cresce, mais ferramentas acumula para responder às suas diversas necessidades (mais de 12 ferramentas só para uma equipa de marketing!).
No entanto, racionalizar a utilização das suas ferramentas é essencial para melhorar a sua rentabilidade, agilizar as suas operações e dar às suas equipas tempo para se concentrarem no que realmente importa: os clientes e a boa gestão dos projetos.
Mas como conseguir isso? Siga o guia em 3 etapas-chave.
A multiplicidade das ferramentas
Porque é perigoso
Para alguns, mais ferramentas significam mais funcionalidades, mais flexibilidade e, teoricamente, mais eficiência. Mas na realidade, frequentemente acontece o oposto.
A proliferação de ferramentas leva a silos de informação e redundâncias que complicam a gestão diária. Em média, um funcionário perde 1 hora por dia a procurar dados relevantes em diferentes aplicações, segundo um estudo da Qatalog e do Ellis Idea Lab da Universidade de Cornell.
Resultado? As equipas passam um tempo precioso a alternar entre estas ferramentas, o que prejudica a produtividade e aumenta os riscos de erros. Além disso, 44% dos funcionários acreditam que os seus colegas duplicam o trabalho, agravando ainda mais a situação.
- Para os operacionais e gestores de projeto, é ter de gerir um projeto sem ter podido antecipar as férias do designer. Descobre-se tarde demais que o visual final não está pronto, colocando em risco toda a campanha do cliente, enquanto atrasa a faturação.
- Para a direção de produção, é a impossibilidade de sincronizar os esforços dos comerciais e das equipas de produção. Poderá ter comerciais a vender mais projetos do que a sua equipa consegue gerir, ou inversamente, períodos vazios não antecipados. Quem sofrerá? A sua rentabilidade.
- Do lado da direção financeira, é a incapacidade de acompanhar em tempo real o progresso dos projetos para saber quando faturar. Sem esta informação, é difícil manter um fluxo de tesouraria regular e saudável que permita manter o navio a flutuar até aos EUA (e além!)
David Aït-Ali, co-fundador da Rébellion
O mais difícil quando se procura uma ferramenta como esta é ter uma ferramenta que seja completamente tudo-em-um, pensada para ir do início ao fim. E isto, tivemos muita dificuldade em encontrar. Vimos realmente muitos concorrentes e em todos eles, não havia nenhum que abordasse realmente o problema no seu conjunto.
Racionalizar para melhor gerir
Os benefícios
Um ambiente de trabalho unificado apresenta vantagens significativas:
- Uma melhor visibilidade: Uma visão geral clara dos projetos, dos recursos alocados e dos custos envolvidos.
- Uma reatividade aumentada: Capacidade de reagir rapidamente aos imprevistos.
- Uma redução dos erros: Menos silos de informação, menos redundâncias.
- Um ganho significativo de tempo: Racionalizar as suas ferramentas permite ganhar em média 30% de tempo em back-office.
O caso da agência Hula-Hoop
A Hula-Hoop, uma agência de estratégia de marca com mais de 15 anos e 70 funcionários distribuídos por vários países, enfrentava desafios de organização e transversalização das profissões. Antes do Furious, a agência utilizava diferentes ferramentas para gestão, planeamento e relacionamento com o cliente, o que limitava a visibilidade sobre o tempo gasto nos projetos.
Desde a adoção do Furious há 4 anos, a Hula-Hoop centralizou a sua atividade numa única plataforma. Esta unificação permitiu ligar eficazmente as diferentes estruturas da agência, facilitando assim a identificação e o acompanhamento do tempo dedicado por cada funcionário a um projeto. Isto não só melhorou a coordenação entre as equipas situadas em Montreal e Nantes, como também apoiou o crescimento global da agência.
Problemáticas antes do Furious:
- Gestão fragmentada dos projetos.
- Falta de transversalidade nas profissões e nos países.
- Multiplicação das ferramentas e falta de coerência.
- Falta de visibilidade sobre o tempo gasto e os projetos.
Soluções proporcionadas pelo Furious:
- Centralização dos dados de gestão dos projetos (numa única plataforma).
- Simplificação e ganho de tempo através da automatização dos processos administrativos.
- Acompanhamento regular dos KPIs em tempo real para monitorizar os dados económicos e sociais.
- Melhoria da coordenação entre as equipas.
Graças ao Furious, tenho painéis de controlo absolutamente incríveis que extraem dados em tempo real e permanentemente. Criei um painel de acompanhamento de todos os dados económicos, sociais e comparações ano após ano que saem em direto e que verifico diariamente.
Esta centralização das ferramentas também foi benéfica para a Progress Partners, outra empresa de serviços em pleno crescimento.
O caso da Progress Partners
A Progress Partners, dirigida por Pascal VanBerten, experimentou um forte crescimento, necessitando de uma melhor gestão e um pipeline de prospeção sólido. Antes do Furious, a empresa utilizava dois sistemas distintos, resultando em lacunas no planeamento e na faturação.
Problemáticas antes do Furious:
- Utilização de dois sistemas distintos
- Lacunas na faturação, com até 30% de faturas não pagas.
- Crescimento mal controlado devido à falta de centralização dos dados.
Soluções proporcionadas pelo Furious:
- Centralização das ferramentas: Uma única plataforma para o planeamento e faturação.
- Automatização das cobranças: Redução das faturas não pagas de 30% para 9%.
- Ganho de tempo e eficiência aumentada: 20 a 30% de tempo ganho na gestão diária permitindo crescimento sem necessidade de contratar.
Harmonizar sem perturbar: as 3 etapas
1. Identificar as ferramentas subaproveitadas
Comece por uma auditoria completa das ferramentas atualmente utilizadas:
- Análise das ferramentas: Liste todas as ferramentas em uso.
- Deteção de redundâncias: Identifique as que são redundantes ou subutilizadas e as que não comunicam entre si.
- Diálogo com as equipas: Converse com as suas equipas para compreender os seus hábitos, necessidades e tarefas repetitivas que possam ser automatizadas.
- Caderno de encargos: Redija um documento que resuma as conclusões e as necessidades profundas, visando melhorar a rentabilidade.
2. Racionalizar os processos
Faça um balanço das suas ferramentas atuais: alguma delas pode preencher todas as características que procura? Se a resposta é sim, perfeito! Caso contrário, opte por uma plataforma única que centralize os dados de gestão de projetos, tempo gasto e faturação. Uma ferramenta profissional tudo-em-um.
3. Utilizar o pleno potencial do seu parque de ferramentas
Utilize ferramentas que ofereçam funcionalidades de automatização para as tarefas repetitivas.
Em seguida, integre plenamente a sua nova ferramenta nos processos diários.
Certifique-se de que todas as equipas estão formadas para explorar todo o seu potencial. Isto permitirá reduzir os erros, melhorar a eficiência e libertar tempo para tarefas de maior valor acrescentado.
Operar uma transição suave
Passar de várias ferramentas para uma única pode parecer intimidante. No entanto, as empresas de serviços que adotaram esta abordagem testemunham uma melhoria significativa da sua rentabilidade.
Ao centralizar as suas ferramentas de gestão, conseguiram:
- Reduzir o tempo gasto em tarefas administrativas (uma redução de 10% em média).
- Melhorar a precisão dos relatórios financeiros.
- Otimizar a utilização dos recursos.
Esta transição permite simplificar os processos, eliminar redundâncias e ganhar em eficiência. Ao unificar as ferramentas, as empresas criam um ambiente de trabalho mais fluido e reativo, capaz de se adaptar rapidamente aos imprevistos e às necessidades em mudança do mercado.
O caso da consultora SMASH
O SMASH Group, uma consultora em forte crescimento, optou pelo Furious para centralizar e otimizar a sua gestão. Antes do Furious, a empresa utilizava ficheiros Excel para gerir o tempo de trabalho e as tarefas administrativas, o que limitava a visibilidade e a eficiência.
Monitorizávamos através de ficheiros Excel mas que não refletiam realmente a realidade das coisas, que eram muito estáticos. E com a chegada do Furious, passámos para uma era muito mais dinâmica também com monitorização. E obviamente, a segurança dos dados.
Para saber mais sobre a experiência da SMASH com o Furious, consulte o seu testemunho completo para aprender como passaram do Excel para o Furious.
David Aït-Ali, co-fundador da Rébellion
Penso que graças ao Furious, poupamos e ganhamos cerca de dez por cento do tempo geral da agência. Parece pouco, mas quando a agência começa a crescer, 10% é muito. É uma verdadeira mais-valia. Há muitas coisas que automatizámos graças ao Furious e agora temos a capacidade de ter indicadores regulares que são excelentes.
Furious: o seu aliado para uma gestão otimizada
No Furious, compreendemos os desafios que vocês, empresas de serviços, enfrentam. 78% dos gestores e dirigentes que chegam até nós expressam a necessidade de unificar o seu conjunto de ferramentas por falta de visibilidade.
Os nossos clientes lutam diariamente para garantir que as suas equipas respeitam os processos e para obter indicadores precisos que lhes permitam gerir com todas as chaves à disposição. Perdem muito tempo com ferramentas múltiplas e desconectadas, o que complica a gestão dos projetos e o planeamento dos recursos.
A nossa solução profissional, tudo-em-um, permite-lhe acompanhar em tempo real o progresso dos seus projetos, gerir eficazmente os recursos e centralizar todos os seus dados de gestão.
Com todos os fluxos no mesmo local, o Furious substitui em média 7 ferramentas, faz poupar 30% de tempo em assuntos de back-office e poupa 20% do tempo de gestão.
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