O que são as operações de agência e por que são importantes? No coração de cada agência próspera encontra-se uma máquina bem oleada d “esforços coordenados, de planeamento estratégico e d”execução eficiente. Estas operações são o coração da organização, assegurando um funcionamento fluido e uma prestação de serviços eficiente aos clientes. Mas à medida que o panorama digital evolui, as operações das agências também têm de evoluir.
Desde a priorização da produção da equipa e a promoção de uma cultura de trabalho colaborativa até à utilização da tecnologia e da automação, existem muitas estratégias para racionalizar os processos e promover o sucesso. Ferramentas como a Furious oferecem soluções completas adaptadas às necessidades dinâmicas dos setores criativos e de consultoria, permitindo às agências melhorar as suas operações, aumentar a produtividade e alcançar um crescimento sustentável.
Vamos mergulhar mais profundamente nestas estratégias, com perspetivas valiosas, exemplos concretos e passos práticos para o guiar no caminho da excelência operacional.
O que são as operações de agência e por que são importantes?
As operações de agência englobam as engrenagens essenciais que giram dentro de uma organização: o esforço coordenado de planeamento, execução e gestão das tarefas que impulsionam a agência em direção aos seus objetivos, assegurando um funcionamento fluido e uma prestação de serviços eficiente.
Compreender a essência das operações de agência no panorama digital atual
As operações de agência são diversas por natureza mas unificadas por um objetivo. Mas as coisas estão a mudar, e as operações de agência estão a passar por uma transformação profunda impulsionada pela tecnologia.
O planeamento estratégico deve agora incluir a antecipação das disrupções digitais e a utilização das tecnologias emergentes.
A administração é sinónimo de transformação digital, racionalizando os processos e automatizando os fluxos de trabalho.
A gestão de dados tornou-se crucial para proteger e explorar os ativos digitais.
A comunicação transcende as fronteiras tradicionais, alcançando novos horizontes através de plataformas digitais inovadoras e colaborativas.
Os recursos humanos devem agora concentrar-se em equipar a força de trabalho com competências digitais.
As tecnologias e os sistemas de informação tornaram-se a espinha dorsal das operações modernas, permitindo a agilidade, a tomada de decisões baseada em dados e a inovação.
Como é que as operações de agência impactam a satisfação dos clientes e o crescimento da empresa?
As operações de agência são a coluna vertebral da satisfação dos clientes e do crescimento da empresa. Ao otimizar os processos, fornecer uma comunicação clara, estimular a inovação, capacitar os colaboradores e explorar insights baseados em dados, as agências criam experiências fluidas que superam as expectativas dos clientes.
Deve comprometer-se a si próprio e à sua agência com a excelência – isto não só garantirá a satisfação dos clientes como também alimentará o seu sucesso e crescimento a longo prazo num mercado em rápida evolução.
10 perguntas a fazer antes de otimizar as operações da sua agência
As nossas operações atuais são suficientemente eficientes para atingir os nossos objetivos de crescimento?
Antes de otimizar as operações da sua agência, é crucial d “avaliar se são suficientemente eficientes para suportar os seus objetivos de crescimento. Comece por examinar os indicadores-chave de desempenho (KPI) como a taxa de aquisição de clientes, a taxa de retenção de clientes, o crescimento das receitas, a margem de lucro… e pense em realizar uma análise SWOT para identificar os pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças. Recolha feedback dos colaboradores, clientes e partes interessadas para compreender os pontos problemáticos e as áreas a melhorar. É também aconselhável d”analisar o seu desempenho financeiro e compará-lo com as normas do setor para avaliar a eficiência da sua agência.
Com uma imagem clara, pode priorizar as áreas a otimizar, assegurando que as suas operações estão alinhadas com as suas aspirações de crescimento. Não se trata apenas de racionalizar processos; trata-se de preparar o terreno para a inovação e o sucesso no seu percurso futuro.
Como podemos melhorar os nossos processos de gestão de projeto para aumentar a satisfação dos clientes?
Manter os clientes satisfeitos deve estar no centro de tudo o que faz. Está a estabelecer canais abertos e a adotar métodos ágeis para que os seus clientes se sintam envolvidos e valorizados ao longo do processo? Clientes satisfeitos significam mais negócios recorrentes, menos tempo gasto a corrigir erros e mais recomendações no futuro.
Que estratégias podemos implementar para minimizar a rotatividade e maximizar a produtividade da equipa?
A eficiência prospera quando os fluxos de trabalho são racionalizados e os obstáculos são eliminados, garantindo que as tarefas são claras e realizáveis. Equipe a sua equipa d “ferramentas de produtividade, automatizando tarefas repetitivas e libertando tempo precioso. Priorize o seu bem-estar oferecendo horários flexíveis e incentivando pausas para prevenir l” esgotamento. A nossa dica número um? Utilize software de monitorização do tempo para acompanhar o progresso, permitindo um planeamento preciso dos projetos e alocação de recursos.
Caroline Vignand Olivier - Co-fundadora da Pop For You
Antes da Furious, o grande problema que enfrentávamos era o acompanhamento do tempo de projeto e, consequentemente, a gestão da rentabilidade. Baseávamo-nos na intuição e em estimativas para o tempo gasto. Desde a adoção da Furious, este problema foi largamente resolvido
Existem gargalos nas nossas operações que nos estão a atrasar?
Para uma gestão eficaz da agência, é essencial identificar os desafios-chave. Monitorize de perto coisas como as ineficiências dos fluxos de trabalho, as falhas de comunicação, os processos demasiado complexos, os problemas tecnológicos…
Jérôme Balmain, COO e co-fundador da La Haute Société
Os pedidos de férias são agora melhor geridos. Num sistema de gestão de produção global, ter todos os planeamentos consolidados e os pedidos de férias visíveis, com os indivíduos em espera de aprovação, poupa um tempo considerável.
Como podemos alocar melhor os nossos recursos para garantir uma utilização otimizada e rentabilidade?
Prever as necessidades de recursos antecipadamente, como pessoal e equipamento, ajudará a evitar atrasos desnecessários. Certifique-se de que não tem excesso de pessoal, fazendo corresponder as competências aos requisitos do projeto. Otimizar a utilização dos recursos alinhando a produção com a procura não só aumenta a rentabilidade como também garante que as necessidades dos clientes são satisfeitas eficientemente.
A nossa pilha tecnológica atual suporta eficazmente as nossas operações de agência, ou está na hora de a atualizar?
Jérôme Balmain, COO e co-fundador da La Haute Société
Anteriormente, as informações estavam centralizadas numa pessoa, limitando a visibilidade para todos. Agora, podemos facilmente aceder ao planeamento de todos os membros da equipa sem ter de o solicitar, pois as informações já são partilhadas com toda a equipa.
Certifique-se de que toda a tecnologia e ferramentas utilizadas na sua agência lhe permitem identificar e acompanhar os diversos problemas mencionados acima. Estas ferramentas são universalmente adotadas e compreendidas por todos os membros da equipa? São utilizadas no seu pleno potencial? Estão alinhadas com as necessidades específicas do seu setor?
Caroline Vignand Olivier - Co-fundadora da Pop For You
Antes da Furious, utilizávamos várias ferramentas, mas sem as explorar plenamente. Utilizar várias ferramentas fazia com que todos abandonassem rapidamente a ideia de as compreender, deixando-nos um pouco sem direção.
Hoje, 52% das agências ainda dependem de múltiplas ferramentas, uma prática que se revela ineficaz pois estas ferramentas permanecem frequentemente subutilizadas, não conseguindo atingir o seu pleno potencial. Esta abordagem fragmentada não só leva a ineficiências, mas também dificulta a capacidade de identificar e resolver problemas críticos nas operações da agência. É imperativo que toda a tecnologia e ferramentas empregues na sua agência permitam l “identificação e o acompanhamento dos diversos desafios operacionais. Ao substituir em média sete ferramentas, a Furious não só racionaliza as operações como também permite às agências d” poupar em média 30% do tempo de back-office.
Que medidas podemos tomar para melhorar a comunicação interna e a colaboração entre as equipas?
Os seus membros de equipa gastam tempo precioso em métodos de comunicação informais? Considere selecionar uma ferramenta unificada para todas as equipas, que envie automaticamente alertas e sincronize informações em toda a organização, racionalizando assim a comunicação e poupando tempo.
Como podemos automatizar as tarefas repetitivas para libertar tempo para trabalhos de maior valor acrescentado?
Por exemplo, quando um contrato é assinado, a Furious atribui imediatamente os membros da equipa disponíveis ao planeamento com base nas horas acordadas para uma competência específica em cada mês. Também envia lembretes automáticos se os projetos ultrapassarem os prazos ou encontrarem outros problemas. Que outras tarefas lhe fazem perder tempo?
Estamos a monitorizar e analisar eficazmente os nossos dados operacionais para tomar decisões informadas?
Caroline Vignand Olivier - Co-fundadora da Pop For You
Usar a Furious faz-me poupar cerca de 5 horas por semana!
Segundo o relatório “The State of Project Management Report” da Wellingtone (2020), apenas 25% das organizações utilizam um software de gestão de projetos – o que significa que 75% das organizações não têm acesso a análises KPI em tempo real. Quer destacar-se? Certifique-se de que tira o melhor partido do que tem, mantendo um olho nas métricas que são importantes para si, como o tempo vendido, o tempo orçamentado, o tempo gasto, o tempo planeado…
Como podemos criar uma estrutura operacional mais ágil e reativa para nos adaptarmos às exigências em mudança do mercado?
Está a utilizar grelhas tarifárias personalizáveis e software de gestão de recursos humanos avançado? Esta abordagem permitir-lhe-á racionalizar os processos de definição de preços e identificar proativamente as competências emergentes necessárias, assegurando respostas rápidas às necessidades do mercado em evolução e mantendo assim a competitividade.
Quais são os indicadores-chave de que as operações da nossa agência precisam de ser melhoradas?
Está a vender com lucro? Como pode otimizar o fundo de maneio e os processos de planeamento? Quanto custam os seus esforços de pré-venda? Quais são os custos dos projetos? O seu pessoal é adequado? Fazer estas perguntas e acompanhar os KPI correspondentes ajudá-lo-á a tomar decisões informadas, racionalizar as operações e promover um crescimento e sucesso sustentáveis.
Otimizar as operações da agência para eficiência e crescimento
Agora que fez o ponto da situação atual e a ajustou se necessário, é altura de ver o que pode fazer concretamente para otimizar as operações da sua agência.
Preparar o terreno para a excelência operacional
Pesquisas da Social Market Foundation sugerem que os colaboradores mais felizes tendem a ser cerca de 12% mais produtivos do que os seus colegas infelizes. Se quer que as coisas funcionem o melhor possível: cuide da sua equipa.
Priorizar a sua equipa para uma produção máxima e criatividade aumentada
Garantir que as competências são utilizadas eficazmente é crucial para manter a rentabilidade. Pense num criativo na sua agência: em vez de passar tempo precioso em projetos de branding internos, que podem não contribuir diretamente para as receitas, não deveria priorizar o trabalho em projetos de clientes externos?
Esta abordagem estratégica não só melhorará o seu desempenho financeiro, mas também garantirá que o talento criativo é utilizado da melhor forma possível. Ao alinhar os seus esforços com projetos faturáveis, pode maximizar o seu potencial de receitas e oferecer maior valor aos seus clientes. Uma situação vantajosa para todos!
Promover uma cultura de trabalho colaborativa e um planeamento realista dos recursos
A colaboração estimula a criatividade e a inovação, transformando projetos comuns em extraordinários – ao criar um ambiente de equipa dinâmico onde todos trabalham em conjunto sem problemas, está a alimentar o sucesso da sua agência. Adicione um pouco de planeamento realista, e evitará catástrofes importantes como falhar prazos, esgotamento, desperdiçar dinheiro, perder oportunidades…
Caroline Vignand Olivier - Co-fundadora da Pop For You
Concentrámos a nossa atenção na antecipação, especialmente no planeamento de recursos. Agora antecipamos melhor as nossas ações, o que significa que conseguimos prever melhor as nossas necessidades de pessoal.
Aproveitar a tecnologia e a automação para a escalabilidade
Apresentámos-lhe uma série de considerações, e é natural sentir-se um pouco sobrecarregado com a complexidade de tudo isto. No entanto, existe uma solução simples para gerir eficazmente estes aspetos e obter uma visão geral completa da sua empresa: aproveitar o poder das ferramentas digitais! Em vez de lutar com tarefas manualmente, porque não utilizar um software bem concebido que as pode gerir rápida e eficazmente? É uma forma inteligente de otimizar o seu fluxo de trabalho, poupando tempo precioso e garantindo que nada passa despercebido.
Jérôme Balmain, COO e cofundador da La Haute Société
Utilizar uma ferramenta que abrange toda a cadeia de valor, desde a centralização nas primeiras etapas até à produção e entrega, ajuda-nos a manter a consistência e a melhorar o controlo dos processos.
Melhorar as operações com automação e as soluções de software adequadas
O Furious é uma ferramenta especificamente adaptada para responder às necessidades dinâmicas dos setores criativos e de consultoria. Como solução de negócios especializada, oferece uma gama completa de funcionalidades, desde a geração de orçamentos até à faturação, mantendo-se adaptável às rápidas mudanças da indústria. Com o Furious, está tudo num só lugar – e demora uma fração do tempo:
Visualize o desempenho e a rentabilidade dos projetos através de painéis de controlo intuitivos, facilitando a monitorização em tempo real dos KPI e a tomada de decisões informadas. Facilite a colaboração entre os membros da equipa com uma plataforma centralizada e visualmente intuitiva, melhorando o trabalho de equipa e permitindo-lhe antecipar problemas emergentes. Otimize os processos de produção, acompanhe o progresso e antecipe os resultados de forma eficaz.
Racionalize a gestão do progresso com ferramentas de planeamento conversacional, aliviando 80% da carga de trabalho de planeamento. Garanta o controlo de qualidade através de sistemas de classificação automática para clientes e funcionários. Simplifique os procedimentos de faturação e contabilidade automatizando tarefas críticas, projetando resultados futuros e garantindo a conformidade com os regulamentos futuros.
Equilibrar eficiência e rentabilidade: Perspetivas da Furious Squad
Melhorar as operações da agência e garantir a utilização eficaz de uma ferramenta tudo-em-um por toda a equipa é essencial para o sucesso no panorama empresarial acelerado de hoje.
Eis o porquê:
- Ganho de eficiência : Uma ferramenta tudo-em-um racionaliza as operações, eliminando a necessidade de alternar entre várias plataformas e ferramentas. Isto poupa tempo e reduz o risco de erros, permitindo que os funcionários se concentrem mais nas suas tarefas e menos nos problemas administrativos.
- Aumento da produtividade : Ao fornecer funcionalidades integradas como gestão de projetos e ferramentas de comunicação, uma ferramenta tudo-em-um permite que os funcionários trabalhem de forma mais eficiente. Isto significa menos interrupções e atrasos, resultando numa maior produtividade em toda a organização.
- Tomada de decisões baseada em dados: As funcionalidades integradas de análise e relatórios fornecem informações valiosas sobre o desempenho da agência. Ao incluir ferramentas para calcular o retorno sobre o investimento, pode ir ainda mais longe na otimização das suas operações. Isto permite medir com precisão a eficácia das suas iniciativas, identificar os projetos mais rentáveis e priorizar os esforços estratégicos. Ao analisar estes dados, os líderes podem tomar decisões informadas para impulsionar o crescimento e maximizar a rentabilidade.
- Colaboração fluida : A colaboração é essencial em qualquer agência. Uma ferramenta tudo-em-um cria um centro centralizado para comunicação de equipa, partilha de ficheiros e colaboração em projetos, promovendo uma cultura de trabalho em equipa e partilha de conhecimentos.
- Consistência dos resultados : A padronização de processos e ferramentas garante consistência na qualidade do trabalho entregue aos clientes. Com uma ferramenta tudo-em-um, as agências podem manter um alto nível de serviço, independentemente da equipa ou indivíduo que trabalha num projeto.
- Adaptabilidade : Numa indústria em rápida evolução, as agências precisam de ferramentas capazes de se adaptar às necessidades e tecnologias em mudança. Uma ferramenta tudo-em-um regularmente atualizada e melhorada garante que as agências possam permanecer competitivas e responder às exigências dos clientes e do mercado.
Então, por que se contentar com a mediocridade quando pode desbloquear todo o potencial da sua agência com o Furious? Junte-se às fileiras das agências líderes que abraçaram a inovação e alcançaram um sucesso sem precedentes. É hora de levar as operações da sua agência para o próximo nível – escolha o Furious e embarque numa jornada rumo à excelência hoje mesmo.
